Guía del Comprador de Software HRMS y HCM 2024 | G2

¿Qué son los software HRMS y HCM? 

Los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) y el software de gestión de capital humano (HCM) son plataformas tecnológicas de recursos humanos compuestas por múltiples módulos conectados que gestionan una variedad de funciones de RRHH. Ayudan a las empresas a gestionar tareas administrativas y estratégicas clave, incluyendo el almacenamiento y organización de datos de empleados, reclutamiento de nuevos talentos, evaluación del desempeño de los empleados y gestión de programas de formación. Estas grandes suites de RRHH combinan funciones administrativas más tácticas con la gestión del talento a largo plazo y la planificación de la fuerza laboral. Combinar todas estas funciones en un solo sistema facilita la transferencia fluida de datos entre módulos y ofrece oportunidades para la automatización, ayudando a los empleados a ofrecer servicios de RRHH de manera más eficiente.

¿Qué significa HRMS?

HRMS significa sistemas de gestión de recursos humanos. Además de HRMS, los compradores también pueden ver otros acrónimos que se utilizan para describir suites de software de RRHH. Estos términos a menudo se usan indistintamente para referirse a suites de RRHH con múltiples módulos, y diferentes empresas de software que ofrecen productos con funcionalidades similares pueden usar términos diferentes. Pero puede haber diferencias, como las siguientes: 

• HRIS significa sistema de información de recursos humanos. Estos son típicamente plataformas que gestionan la información del personal, políticas y procedimientos para una organización. Incluyen un módulo de RRHH central para recopilar y almacenar datos de empleados y también pueden incluir módulos para plataformas de nómina, plataformas de beneficios y portales de cumplimiento, entre otras funciones.
• HCM significa gestión de capital humano. Estas son plataformas que generalmente incorporan funciones de un HRIS, pero añaden funcionalidad para la gestión del talento y la planificación de la fuerza laboral. Esto podría incluir gestión del desempeño, compromiso de los empleados, planificación de carrera, seguimiento de tiempo y asistencia, previsión de necesidades laborales y planificación de sucesiones.
• HRMS o sistemas de gestión de recursos humanos ofrecen módulos que pueden gestionar todo el ciclo de vida del empleado, desde el reclutamiento hasta la planificación de sucesiones. 

A efectos de esta guía, HRMS se refiere a sistemas de múltiples módulos que gestionan una variedad de funciones de RRHH.

¿Qué tipos de sistemas de gestión de recursos humanos y gestión de capital humano existen?

Suite de RRHH empaquetada

Algunos productos HRMS se venden como un paquete único, lo que significa que el sistema incluye múltiples módulos para diferentes funciones de RRHH y que los módulos deben comprarse juntos en una sola plataforma. 

Suite de RRHH modular

En este modelo, un producto HRMS incluye múltiples módulos que pueden comprarse en ciertas combinaciones o niveles de paquete, o individualmente, según las funciones que el comprador necesite. 

HRMS y HCM para pequeñas y medianas empresas

Mientras que una suite de RRHH integral puede haber sido accesible solo para grandes empresas, hay un número creciente de productos HRMS en el mercado que atienden específicamente a pequeñas o medianas empresas. Estos ofrecen muchos de los mismos beneficios de los productos diseñados para empresas más grandes, pero están diseñados para servir a empresas con números de empleados en las docenas o cientos en lugar de miles.

HRMS y HCM para empresas

Un HRMS diseñado para empresas a nivel empresarial (aquellas con más de 1,000 empleados) ofrecerá módulos similares a los diseñados para empresas más pequeñas. Sin embargo, los productos empresariales deben poder escalar para atender a miles de empleados, algo que no todos los productos HRMS están diseñados para hacer. Pueden ofrecer más personalización para necesidades de nómina y cumplimiento que cambian porque la empresa está en múltiples jurisdicciones. Los compradores empresariales también necesitan herramientas para apoyar estructuras organizativas complejas y análisis avanzados para interpretar grandes volúmenes de datos.

HRMS y HCM para empresas multinacionales

Las empresas que abarcan múltiples países necesitan un HRMS que pueda ayudar a la empresa a mantenerse en cumplimiento con diferentes leyes y regulaciones. Estas plataformas pueden gestionar el reclutamiento, beneficios, nómina y otras áreas con flujos de trabajo personalizados según las necesidades de la empresa y los países en los que operan.

¿Cuáles son las características comunes del software HRMS y HCM?

HCM & HRMS son a menudo grandes suites, a veces consistentes en más de una docena de módulos. Las características de estos productos varían dependiendo de los tipos de módulos que están disponibles. Cada módulo es como un producto individual por sí solo, con un conjunto de características distintivo. 

Cada HCM & HRMS incluirá alguna combinación de estos módulos: 

• RRHH central: Una parte básica de cualquier software HRMS o HCM es su base de datos central de información de empleados, también conocida como RRHH central. Estos módulos almacenan registros de empleados, incluyendo información personal, beneficios, clasificación de trabajo, historial de empleo e información de compensación. Las plataformas comúnmente incluyen funcionalidad de autoservicio para que los empleados puedan ver y actualizar su información según sea necesario.
• Administración de beneficios: Desde definir paquetes de beneficios hasta simplificar las inscripciones de beneficios, los módulos de gestión de beneficios en un HCM o HRMS ayudan a los profesionales de RRHH a simplificar los procesos de beneficios para ellos mismos y para los empleados. Estos módulos permiten a los especialistas en RRHH personalizar las ofertas de beneficios de su empresa, incluyendo la creación de reglas para diferentes grupos de empleados o usuarios específicos. Los empleados pueden luego acceder a un portal de autoservicio donde pueden inscribirse en beneficios en el momento adecuado, ver sus elecciones existentes y hacer cambios según sea necesario.
• Nómina: Procesar la nómina con la ayuda del módulo de nómina en un HRMS ayuda a los profesionales de RRHH a asegurar que sus cálculos sean precisos y que los pagos sean eficientes. Los módulos de nómina permiten a los administradores configurar procesos de nómina, automatizar cálculos y enviar pagos a los empleados.
• Reclutamiento: Dependiendo del producto, un HCM o HRMS podría tener funcionalidad básica de reclutamiento o una gama de herramientas para ayudar a los usuarios a buscar, atraer, entrevistar y finalmente contratar candidatos para puestos vacantes. La mayoría de los sistemas tendrán al menos un sistema de seguimiento de candidatos para organizar la información de los candidatos y gestionar los flujos de trabajo durante el proceso de contratación. Algunos sistemas añaden funciones adicionales como capacidades de marketing de reclutamiento, páginas de carrera, búsqueda automatizada y funciones de comunicación para ponerse en contacto con los candidatos.
• Incorporación: El módulo de incorporación en un HRMS ayuda a los equipos de RRHH a agilizar el proceso de formación de empleados para que los nuevos empleados estén listos para ser productivos en sus roles. Estos módulos rastrean tareas que los empleados recién contratados deben completar, organizan documentos y facilitan la comunicación entre la empresa y el nuevo empleado antes de su primer día de trabajo.
• Gestión del desempeño: Una parte clave de las herramientas de gestión del talento en un HCM o HRMS, los módulos de gestión del desempeño gestionan procesos alrededor de la evaluación y desarrollo de empleados. Las funciones básicas incluyen realizar evaluaciones de desempeño, dar retroalimentación a los empleados y gestionar objetivos. 
• Gestión del aprendizaje: Muchos productos HCM y HRMS tienen un sistema de gestión del aprendizaje corporativo (LMS) incorporado, que puede agilizar la entrega de materiales de formación en línea y cursos. Las funciones principales en un LMS incluyen hacer que el material del curso esté disponible en línea, ofrecer una herramienta de creación de contenido o integrarse con una, y rastrear el progreso del aprendiz. Un LMS también mantiene registros de qué formación han completado los empleados para fines de cumplimiento. Los módulos LMS más robustos también pueden incluir capacidades avanzadas de autoría de cursos, una biblioteca de contenido a demanda, la capacidad de gestionar formaciones presenciales y compatibilidad con dispositivos móviles.
• Gestión de la fuerza laboral: Desde gestionar horarios de empleados hasta prever necesidades laborales, los productos HCM & HRMS vienen con una gama de funciones tanto para la gestión diaria de la fuerza laboral como para la planificación estratégica de la fuerza laboral. Las funciones de tiempo y asistencia ayudan a las empresas a calcular automáticamente las horas de los trabajadores, gestionar ausencias de empleados, programar vacaciones de empleados y gestionar horas extras. Las empresas también utilizan estas herramientas para crear horarios de empleados, permitir que los empleados se inscriban en turnos y gestionar conflictos y cambios de horarios. Las herramientas de análisis rastrean varias métricas de la fuerza laboral para dar a los gerentes una visión del desempeño de la fuerza laboral a lo largo del tiempo. Algunas plataformas también tienen capacidades predictivas para que las empresas puedan prever demandas laborales futuras y planificar en consecuencia.
• Gestión de la compensación: También dentro del paraguas de gestión del talento, los módulos para gestionar la compensación de empleados a menudo se incluyen en un HRMS. Las herramientas de compensación ayudan a las organizaciones a establecer presupuestos de compensación, ver niveles de compensación existentes, revisar aumentos por mérito y generar informes que proporcionan una visión de la compensación en toda la empresa. Debido a que estos módulos están integrados con el resto del HRMS, facilitan la transferencia fluida de datos de compensación actualizados a otras partes del sistema, incluyendo nómina y RRHH central.
• Cumplimiento de RRHH: Una responsabilidad clave de los departamentos de RRHH es mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. Los módulos de gestión de cumplimiento ayudan a las empresas a mantenerse al tanto de los cambios en las regulaciones en áreas como elegibilidad laboral, atención médica e informes de datos y aseguran que las políticas de la empresa cumplan con el cumplimiento regulatorio. Estos módulos gestionan documentación como formularios de reconocimiento del manual del empleado o papeleo de la Ley de Licencia Médica y Familiar. Tener toda la información de cumplimiento alojada en un solo sistema que se integra con el resto de los datos de RRHH de una organización ayuda a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento con las regulaciones de su jurisdicción.
• Análisis de RRHH: Un beneficio importante de un sistema HRMS o HCM es poder recopilar y almacenar grandes cantidades de datos organizacionales centralizados en un sistema conectado. Pero además de recopilar los datos, los productos HRMS ayudan a las organizaciones a convertirlos en ideas accionables a través de la generación de informes analíticos o paneles de control. Estos informes pueden analizar una variedad de métricas, como rotación de empleados, niveles de compensación, tendencias laborales, demografía de empleados y uso de tecnología de RRHH. Los líderes pueden usar estos datos para tomar decisiones que impacten la retención de empleados o el crecimiento del negocio.

¿Cuáles son los beneficios del software HRMS y HCM?

• Consolidar datos de RRHH: Usar una plataforma HRMS o HCM que incluya módulos para gestionar todas las funciones de RRHH de una empresa también significa que los datos recopilados por esos módulos se almacenan en una sola base de datos. Uno de los beneficios de ese enfoque es la reducción de errores de datos, ya que el sistema HRMS central proporciona una única fuente de verdad, lo que significa que múltiples módulos pueden confiar en los mismos datos. Eso significa que los datos de los empleados solo necesitan ingresarse una vez y luego pueden ser accedidos por todos los módulos interconectados o software que se integra con el HRMS. La reducción de la entrada de datos ahorra tiempo a los profesionales de RRHH y también reduce el potencial de errores humanos. El software HCM también te permite obtener los datos que deseas a demanda.
• Mejorar la eficiencia del personal de RRHH: Tener un solo sistema que contenga todos o la mayoría de los procesos de RRHH de una empresa significa menos cambios entre aplicaciones para realizar una tarea y fácil monitoreo de empleados. Por ejemplo, al incorporar a un nuevo empleado, un profesional de RRHH podría cambiar rápidamente entre los módulos de reclutamiento, incorporación, RRHH central y administración de beneficios en el HRMS, en lugar de tener que usar cuatro aplicaciones diferentes para esas tareas. Centralizar los datos también agiliza el trabajo que el personal de RRHH tiene que hacer para asegurar el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables, ya que necesitan confiar en un solo sistema en lugar de monitorear y recopilar información de múltiples sistemas. Otra característica del software HCM es la automatización de los procesos de RRHH existentes.
• Optimizar las operaciones comerciales con análisis: Centralizar los procesos en un HRMS facilita informes y paneles de control analíticos más avanzados, brindando a los líderes empresariales ideas que podrían no haber estado disponibles si los datos de múltiples fuentes no estuvieran integrados en un solo sistema. Los productos HRMS a menudo tienen un número sustancial de informes preconstruidos para que las empresas puedan comprender mejor diferentes aspectos de sus operaciones, como la rotación de personal, la adopción de iniciativas de formación o las necesidades laborales. Los usuarios también pueden personalizar estos informes y paneles de control para analizar métricas específicas que les interesen. Muchos productos HRMS & HCM también se integran con software de terceros, por lo que si una empresa quiere agregar una nueva herramienta a su pila de software, podrán compartir datos entre sistemas.
• Agilizar el reclutamiento: Reclutar nuevos talentos para una organización puede ser un esfuerzo complejo, con reclutadores teniendo que gestionar la búsqueda de candidatos, organizar entrevistas y realizar evaluaciones, todo mientras compiten con otras organizaciones que buscan llenar roles similares. HCM & HRMS centralizan múltiples funciones de reclutamiento para que el proceso se desarrolle sin problemas, tanto para los candidatos como para el personal de reclutamiento.
• Mejorar la experiencia del empleado: Los módulos de gestión del talento robustos se han convertido en una oferta más común en los productos modernos de HCM & HRMS, brindando a los gerentes de RRHH un nuevo conjunto de herramientas para proporcionar una experiencia superior al empleado. Esto incluye realizar conversaciones de desempeño efectivas, ofrecer experiencias de aprendizaje significativas, proporcionar una compensación justa y ayudar a los empleados a planificar sus trayectorias profesionales. Junto con esas características, a menudo vienen informes analíticos que ayudan a los gerentes a identificar problemas que pueden llevar a la rotación de empleados y tomar medidas para evitar que los empleados se vayan.

¿Quién usa el software HRMS y HCM?

Los departamentos de RRHH, el personal y los miembros del equipo de empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta empresas de tamaño empresarial, utilizan el software HRMS & HCM para mantener funciones de RRHH centrales y estratégicas. Las pequeñas empresas y las startups a menudo tienen una persona o un pequeño equipo de RRHH dedicado a gestionar los procesos de RRHH. Las empresas más grandes probablemente tienen departamentos de RRHH que utilizan un HRMS para gestionar procesos en toda la organización, quizás incluso en múltiples países. Los empleados y gerentes dentro de una empresa también pueden usar ciertos aspectos de un HRMS, como su sistema de gestión del desempeño o sistema de gestión del aprendizaje, mientras que otros, como el módulo de nómina, serían utilizados principalmente por el equipo de RRHH.

¿Cuáles son las alternativas a los sistemas de gestión de recursos humanos?

En algunos casos, los compradores pueden encontrar que un cierto módulo en un software HRMS o HCM no proporciona la misma funcionalidad robusta que una versión independiente del mismo software ofrecería. En ese caso, la empresa podría querer comprar el producto independiente para obtener las funciones que su organización necesita e integrarlo con su HRMS. 

Las empresas más pequeñas también pueden no necesitar todos los módulos en un HRMS y pueden optar en su lugar por un software de RRHH central con un conjunto de características más limitado. 

Desafíos con los sistemas de gestión de recursos humanos

Si bien HCM & HRMS pueden beneficiar a los equipos de RRHH, también vienen con sus propios desafíos: 

• Falta de integraciones: Parte del atractivo de un HRMS es que los módulos que forman parte del sistema se integran entre sí automáticamente. Pero a veces, una empresa quiere agregar un producto de software hecho por un proveedor diferente porque el módulo en el HRMS no satisface las necesidades de la empresa. Por ejemplo, un HRMS podría incluir un sistema básico de seguimiento de candidatos en sus funciones de reclutamiento, pero el usuario puede querer comprar una plataforma de automatización de reclutamiento para agregar capacidades de búsqueda de candidatos más avanzadas. Sin embargo, el HRMS podría carecer de la capacidad de integrarse sin problemas con ese nuevo producto. Los compradores deben considerar elegir un HRMS que se integre con una variedad de sistemas de terceros para que comparta datos de manera efectiva con la pila tecnológica existente del comprador, así como con productos que puedan comprar en el futuro.
• Falta de personalización: Las suites de software de recursos humanos a menudo se comercializan como productos "todo en uno" que cubren cualquier función que el departamento de RRHH necesite. Pero los compradores deben asegurarse de que "todo en uno" no signifique "talla única para todos". La capacidad de personalizar un sistema HRMS o HCM para adaptarse a los procesos existentes de una empresa es un factor crucial en si la nueva tecnología de RRHH será ampliamente adoptada por la organización y utilizada con éxito por sus empleados. Por ejemplo, el módulo de nómina en un HRMS debería poder personalizarse según las prácticas específicas de nómina de esa empresa. Sin la capacidad de personalizar los módulos en un HRMS, los usuarios podrían encontrarse buscando productos adicionales para llenar esos vacíos en funcionalidad. 
• Costo: Un HCM o HRMS a nivel empresarial en las instalaciones probablemente sea demasiado caro para ajustarse a los presupuestos de las pequeñas empresas. Para servir a clientes más pequeños, muchos proveedores ofrecen sus plataformas en ediciones escalonadas, a menudo en un modelo SaaS en el que los compradores pagan mensualmente por software de RRHH basado en la nube. Esto puede reducir la inversión inicial requerida para licenciar un sistema heredado en las instalaciones. Aún así, el precio podría ser una barrera de entrada para algunas empresas.
• Implementación: Un HRMS es una inversión significativa para cualquier empresa, tanto en dinero como en tiempo. La implementación de un sistema de RRHH completamente nuevo lleva meses, si no años, dependiendo del tamaño de la organización. Los compradores deben considerar qué tipo de soporte proporciona el vendedor del HRMS para asegurar que la implementación sea eficiente y efectiva y si tiene sentido contratar a una firma de consultoría externa para ayudar con la implementación.

Cómo comprar sistemas de gestión de recursos humanos

Recolección de requisitos (RFI/RFP) para sistemas de gestión de recursos humanos

Al recopilar requisitos para un HRMS, los compradores deben considerar toda la gama de procesos de RRHH en toda la organización y cómo un nuevo HRMS idealmente les ayudaría a gestionar mejor esos procesos. Este proceso debe involucrar a las partes interesadas que supervisan diferentes tareas relacionadas con RRHH, como nómina, aprendizaje y desarrollo, y evaluación de empleados. Los compradores deben evaluar qué módulos de HRMS (y características dentro de esos módulos) son esenciales y cuáles son agradables de tener. Por ejemplo, una empresa podría querer un HRMS con capacidades sólidas de autoservicio de RRHH, pero está planeando retener su LMS existente, por lo que encontrar un HRMS con una gestión de aprendizaje robusta no es tan importante.

Comparar productos de sistemas de gestión de recursos humanos

Crear una lista larga

Hay cientos de productos tipo HRMS en el mercado, por lo que las etapas iniciales de comparación de productos HRMS requerirán la elaboración de una lista inicial de soluciones que cumplan con los requisitos básicos de características de la empresa. Esto debería incluir módulos imprescindibles como nómina y RRHH central, pero también podría incluir módulos que sean importantes para el negocio, como módulos de gestión del talento. En esta etapa, también considera la reputación de la empresa y la experiencia de otros compradores que están en empresas similares leyendo reseñas de usuarios reales en G2.com.

Crear una lista corta

Después de crear una lista larga, es hora de mirar cada producto en más detalle para determinar si cumplirá con las necesidades de la empresa y merece ser incluido en su lista corta. Esto debería incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional beneficiaría a la organización. En esta etapa, los compradores también deben considerar qué tan bien se integra cada HRMS con software de terceros, y considerar eliminar productos que no se integrarían bien con otro software que el comprador planea seguir usando. Los compradores pueden usar la función de comparación en G2.com para evaluar las diferencias entre sus productos preseleccionados.

Realizar demostraciones

Para cuando la empresa esté lista para realizar demostraciones, los compradores deben tener una idea de las características que ofrecen los productos en la lista corta y estar listos para evaluar qué tan efectivamente esas características satisfacen las necesidades de la organización. Los vendedores deben guiar a los compradores a través de cómo funciona cada módulo HRMS y cómo los módulos trabajan juntos para crear una gran experiencia de usuario. Considera qué tan fácil es usar la interfaz y qué tan rápido los empleados podrían implementarla en su flujo de trabajo diario. Los compradores también deben preguntar sobre la capacidad de personalizar ciertos módulos para satisfacer las necesidades específicas de su negocio. 

Selección de sistemas de gestión de recursos humanos

Elegir un equipo de selección

El equipo de selección debe incluir a varias partes interesadas del equipo de RRHH, que será el mayor usuario del sistema. También podría ser prudente invitar comentarios de otras partes de la organización, ya que los empleados y gerentes en otras partes del negocio probablemente usarán algunos de los módulos HRMS.

Negociación

Después de centrarse en un producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa de licencia única por el software o una tarifa mensual basada en cuántos empleados usarán el producto. Los vendedores de HRMS a menudo agrupan módulos en diferentes paquetes, por lo que una empresa necesita considerar qué paquete de funcionalidad satisfará mejor sus necesidades. Podría haber espacio para negociar para agregar ciertas funciones de un paquete superior sin aumentar el precio del contrato. Los compromisos a varios años también crean espacio para negociar descuentos.

Decisión final

Debido a que un HRMS toca tantos aspectos de las operaciones de una empresa, la decisión final debe ser revisada por el liderazgo de la empresa, en consulta con el equipo de RRHH y otras partes interesadas relevantes.

¿Cuánto cuestan los sistemas HRMS y HCM?

Cómo se fijan los precios de los sistemas HRMS y HCM varía dependiendo del vendedor. Algunos vendedores ofrecen su software en un modelo de licencia perpetua: pagar una tarifa inicial y obtener los derechos para instalar el software, ya sea en los servidores de una empresa o con un proveedor de alojamiento. Recientemente, muchos proveedores de HRMS han pasado a un modelo SaaS, en el que los compradores pagan una tarifa mensual que varía dependiendo de cuántos usuarios o empleados tiene la empresa y de qué módulos HRMS quiere la empresa como parte de su paquete.

Retorno de la inversión (ROI)

Al calcular el ROI, los compradores deben considerar si su software HRMS o HCM contribuirá a aumentar la productividad o eficiencia en su equipo de RRHH, ahorrando tiempo y dinero en comparación con sus métodos anteriores de llevar a cabo procesos esenciales de RRHH. Esas mejoras de eficiencia tendrán que sopesarse contra los costos iniciales y continuos del HRMS y si otras soluciones en el mercado podrían lograr los mismos objetivos.