Cómo Utilizar el Autoservicio de Empleados: Tu Equipo de RRHH Te Lo Agradecerá

Día tras día, los gerentes de recursos humanos están inundados de solicitudes.

Desde responder las mismas preguntas sobre el tiempo de vacaciones hasta proporcionar las últimas actualizaciones sobre las declaraciones de impuestos, puede llevar mucho tiempo y energía asegurar que todos los empleados tengan acceso a la misma información.

Si esto te suena familiar, puede ser el momento de asegurarte de que tu equipo de recursos humanos deje de ser el intermediario mientras tu organización mueve todo a digital en forma de autoservicio para empleados.

Normalmente, el ESS se puede encontrar dentro de los portales de recursos humanos y sistemas de gestión de la fuerza laboral como una función a la que los empleados tienen acceso. Desde nóminas, horarios e información de beneficios, los empleados pueden actualizar su propia información cuando sea necesario.

Elementos comunes de los portales de autoservicio para empleados

El equipo dentro del departamento de recursos humanos de tu empresa tiene una larga lista de tareas en su plato día tras día, y solo se hace más larga si tienen que hacer constantemente pequeños cambios en los detalles de los empleados. Afortunadamente, los portales de autoservicio para empleados pueden liberar su día ya que pueden permitir que el empleado haga los cambios en su propio tiempo.

Un HRMS típico contiene una larga lista de datos e información sobre tus empleados. Lo que tus empleados pueden hacer en el sistema ESS dependerá de lo que permita el software, pero algunos de los detalles comunes que los empleados pueden cambiar con un portal ESS incluyen:

• Información personal: Esto incluye información de contacto como su dirección de casa, número de teléfono, contactos de emergencia y nombre.
• Datos de nómina: Cualquier cosa relacionada con sus talones de pago, depósito directo, detalles de retención de impuestos, seguridad social, información bancaria y más.
• Políticas de la empresa: Políticas, procedimientos o cualquier cosa relacionada con el manual de la empresa.
• Control de tiempo y programación: Si tus empleados llevan un registro de sus horas trabajadas, pueden hacerlo aquí. Algunos portales también permiten que los empleados dejen una solicitud de PTO y lleven un registro de las bajas por enfermedad aquí también. También pueden ver el tiempo de vacaciones acumulado.
• Gastos de viaje y reembolso: Cuando un empleado lleva a un cliente a cenar o ha viajado a una conferencia fuera del estado, los portales ESS facilitan que presenten todos los detalles y recibos para que puedan ser reembolsados fácilmente.
• Detalles de beneficios: Cada vez que un empleado quiera inscribirse en algún tipo de programa de beneficios, inscripción abierta o póliza de seguro de salud, puede hacerlo directamente dentro del portal.

Muchos de los detalles enumerados anteriormente pueden considerarse información altamente sensible. Debido a esto, la seguridad es un elemento crucial en un portal de autoservicio para empleados, ya que no quieres que cualquiera vea, edite y gestione estos detalles. Afortunadamente, muchos sistemas ESS están diseñados con esto en mente y vienen con elementos de privacidad y seguridad integrados.

Por ejemplo, antes de que se puedan hacer cambios, un empleado debe pasar por una página de inicio de sesión con cortafuegos. Muchos portales ESS también utilizan autenticación dual o multifactor, además de un ID de usuario, para una mayor seguridad.

Beneficios del autoservicio para empleados

¿Te preguntas qué puede aportar un portal de autoservicio para empleados a tu organización? Descubre las ventajas que pueden aportar a tu departamento de recursos humanos y a los empleados por igual.

Mejora de la eficiencia

Desde registrar horas de trabajo hasta solicitar tiempo libre, todo en un solo lugar, los portales de autoservicio para empleados hacen que los empleados sean más eficientes. Ya no es necesario enviar múltiples correos electrónicos a diferentes personas pidiendo aprobación o caminar por la oficina tratando de encontrar a la persona que necesitas para firmar un formulario.

Además, cuando recursos humanos necesita recopilar información, se puede hacer rápidamente y sin la necesidad de múltiples recordatorios en las reuniones de los lunes por la mañana.

Cuando se utiliza un portal ESS, tanto los empleados como los profesionales de recursos humanos pasan menos tiempo en tareas mundanas y más tiempo trabajando en tareas que mejoran el crecimiento de la empresa. Esto también reducirá la carga de trabajo de los profesionales de recursos humanos, ya que cualquier cosa que los empleados puedan hacer por sí mismos ayuda a reducir el trabajo ocupado.

Información actualizada de los empleados

¿Alguien de tu personal ha cambiado su nombre, se ha mudado a otra ciudad o ha actualizado su número de teléfono? Es probable que suceda eventualmente. Y si tu oficina consta de cientos de personas, esto podría potencialmente llevar a numerosos cuellos de botella al tratar de contactar a la persona adecuada.

Cuando tu empresa utiliza portales ESS, no solo tu equipo de recursos humanos no tendrá que pasar incontables horas asegurándose de que esta información sea precisa, sino que el empleado puede actualizar su información personal dentro del directorio del personal en su propio tiempo a medida que cambia, asegurándose de que siempre sea correcta. Si hay un error, pueden actualizarlo en tiempo real en lugar de tener que enviar un mensaje o correo electrónico a recursos humanos para que lo arreglen en su nombre.

Transparencia en toda la información

En cualquier momento, un empleado puede iniciar sesión en el portal de autoservicio para empleados, mirar en los almacenes de información y confirmar que es auténtica. Documentos relacionados con sus propios beneficios, revisiones de su salario o título, actualizaciones de la política de la empresa y más, pueden almacenarse en un solo lugar, lo que facilita su visualización en un momento dado.

Además, la información sobre registros de permisos y asistencia está accesible para todos los empleados, lo que significa que no tendrán que buscar a alguien de tu equipo de recursos humanos con interminables preguntas sobre si su tiempo libre fue aprobado o si una persona en particular está fuera de la oficina.

“En el lado de recursos humanos, nos ayuda a ser transparentes al documentar todas nuestras políticas y procesos. Además, reduce significativamente el tiempo administrativo para nosotros."

Dave Faulk
Director de Desarrollo de Talento y Organizacional en G2

Dave Faulk continuó compartiendo sus pensamientos sobre el autoservicio para empleados agregando: "En el lado del empleado, elimina la confusión y les da el poder de obtener lo que quieren cuando lo necesitan, sin tener que esperar a que un representante de recursos humanos responda a su solicitud o pregunta." 

Además, compartir y resaltar los cambios en la política de la empresa es más fácil que nunca. Debido a que puede ser difícil alertar a todos los empleados de los cambios manualmente, y los folletos generalmente se encuentran en la basura, un ESS puede hacer que alertar a todos sobre un cambio sea tan fácil como enviar un mensaje o alerta dentro del portal.

Mejora de la moral de los empleados

Además de los formularios de tiempo libre y los detalles sobre los programas de bienestar de tu empresa, un portal de sistema de autoservicio para empleados también puede albergar un directorio de empleados con un calendario para cumpleaños, aniversarios de trabajo y otros hitos. También pueden servir como un lugar donde los empleados y los miembros del equipo pueden comunicarse y compartir ideas y trabajar juntos en proyectos similares.

Un portal de autoservicio para empleados puede ser un lugar todo en uno para que los empleados interactúen entre sí y mejoren las relaciones.

Desventajas del autoservicio para empleados

No se puede negar todas las ventajas que el ESS puede aportar a tu organización, pero también debes estar al tanto de algunas de las posibles desventajas.

Capacitación adicional

Cuando tu empresa implementa por primera vez un ESS, representa otra solución de software en la que tus empleados necesitarán ser capacitados. Puede haber muchos aspectos diferentes, formularios y secciones del sistema, lo que significa que la capacitación puede llevar más tiempo de lo que estás acostumbrado con otras herramientas. Además, cualquier persona dentro de recursos humanos y TI necesitará capacitación adicional en el nuevo sistema para ayudar a resolver problemas cuando surjan o cuando los miembros del equipo tengan preguntas.

Error humano

Como cualquier cosa que sea actualizada por un humano en lugar de una máquina, existe la posibilidad de error. Estos errores podrían ocurrir cuando se actualiza la información dentro de los archivos de personal, pero también si el usuario no está familiarizado con el sistema y no ha recibido la capacitación adecuada.

Costo

Un portal de autoservicio para empleados, al igual que cualquier otra aplicación que use tu empresa, va a (generalmente) costar dinero. Echa un vistazo al presupuesto de software de tu empresa y delimita el rango de precios de un ESS que agilice tus procesos sin romper el banco.

Configuración del autoservicio para empleados

Una vez que decidas sobre una herramienta de gestión de la fuerza laboral que incluya autoservicio para empleados, es hora de configurar a tus empleados. Hacerlo es relativamente simple después de haber decidido sobre una aplicación.

Primero, el equipo de recursos humanos debe agregar documentos al portal ESS a los que quieras que todos los empleados tengan acceso. Una vez que estén todos los formularios relacionados con políticas y procedimientos, crearás una cuenta para cada empleado. Puedes crear contraseñas generales en su nombre y luego enfatizar que depende de ellos configurar una contraseña más segura que puedan recordar.

Una vez que hayan iniciado sesión, asegúrate de que cada empleado se tome el tiempo para verificar la precisión de su información. Ya sea en una reunión, un correo electrónico o un documento instructivo, explica a tus empleados lo que pueden hacer dentro de sus cuentas ESS, lo que podrán cambiar y qué documentos pueden encontrar a su disposición.

Asegúrate de referirte a este portal cada vez que los empleados hagan preguntas relacionadas con recursos humanos y nómina, para que puedan familiarizarse con el portal y verlo como su única fuente de verdad. Todos los gerentes de recursos humanos y gerentes de otros departamentos deben trabajar juntos para hacer que la utilización del portal por parte de los empleados sea lo más común y extendida posible.

Más tiempo para lo que importa

Cuando se utilizan correctamente, los sistemas de autoservicio para empleados pueden hacer que el rol diario de un profesional de recursos humanos sea más eficiente. Ya no serán el intermediario y no recibirán numerosas solicitudes para actualizar información personal o se les hará la misma pregunta numerosas veces sobre solicitudes de tiempo libre.

¿Buscas hacer tu oficina aún más eficiente? Descubre los entresijos de la planificación de la fuerza laboral y cómo puedes mantener a tus empleados en línea con los cambios, objetivos y misiones de la empresa.