Was ist die Bestandsverfolgung?
Die Bestandsverfolgung ist der Prozess der Überwachung und Nachverfolgung des Lagerbestands eines Unternehmens. Dies umfasst die Überwachung von Inventarteilen, Standorten und Mengen. Die Bestandsverfolgung ist notwendig, um Unternehmensbudgets effektiv zu nutzen und Kundenanforderungen effizient zu erfüllen.
Die Rolle der Bestandsverfolgung im Supply-Chain-Management-Prozess liegt darin, die Genauigkeit in jeder Phase der Lieferkette aufrechtzuerhalten. Die Bestandsverfolgung und -verwaltung wird als einer der ersten Schritte in der Lieferkette angesehen. Sie legt den Grundstein, um sicherzustellen, dass verfügbare Ressourcen letztendlich als fertige Produkte in den Händen der Verbraucher am Ende der Lieferkette landen.
Wenn Artikel den Inventarprozess durchlaufen, steigt die Notwendigkeit einer sorgfältigen Überwachung. Die Implementierung eines erfolgreichen Verfolgungssystems kann Unternehmen die Werkzeuge geben, die sie benötigen, um ihre Bestandsstrategien und die gesamte Unternehmensstruktur zu optimieren.
Die Bestandsverfolgung ist nur ein Aspekt der Bestandsverwaltung. Die Verfolgung von Bestandsmengen und die Sicherstellung vollständiger Präzision kann äußerst zeitaufwändig und mühsam sein. Aus diesem Grund nutzen einige Unternehmen Bestandsverwaltungssoftware, um diesen Prozess zu automatisieren. Bestandsverwaltungssoftware ermöglicht es einem Unternehmen, Verkäufe, Einkäufe, Lieferungen zu überwachen und sogar Fehler im Verfolgungsprozess aufzudecken, alles in einer Benutzeroberfläche.
Arten von Beständen zum Verfolgen
Bevor ein geeignetes Bestandsverfolgungsverfahren gefunden wird, muss ein Unternehmen identifizieren, welche Artikel es verfolgen möchte. Bestandskategorien können je nach Unternehmensbedarf und Produktportfolio variieren, aber die meisten Unternehmen können ihre Inventarmaterialien in vier verschiedene Typen kategorisieren.
- Rohmaterialien: Materialien, die für die Produktion von Unternehmensvermögen verwendet werden. Dazu gehören direkte Materialien zur Herstellung von Produkten und indirekte Materialien, die nicht physisch Teil eines Produkts sind, aber im Produktionsprozess benötigt werden.
- Projektbedarf: Artikel, die im Prozess laufender Unternehmensprojekte verwendet werden. Dazu gehören Arbeitskräfte, Baugeräte sowie Verpackungs- und Versandmaterialien.
- Fertige Artikel: Waren, die durch Produktion und Herstellung gegangen sind und als erfüllt gelten.
- Reparaturbedarf: Materialien, die im Inventar aufbewahrt werden, um bei notwendigen Reparaturen oder regelmäßiger Produktionswartung verwendet zu werden.
Vorteile der Bestandsverfolgung
Ein erfolgreicher Bestandsverfolgungsplan sollte Unternehmen helfen, ihren Bestand mühelos zu verwalten. Die Vorteile der Bestandsverfolgung beschreiben, was sie tun kann, um einem Unternehmen zu helfen, effizienter zu arbeiten, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Bestandsverwaltungsprozesses.
- Genauigkeit verbessern. Durch besondere Sorgfalt bei der Bestandsverfolgung entstehen weniger Gelegenheiten für Diskrepanzen in den Bestandsmengen. Eine Liste zu erstellen und sie zweimal zu überprüfen, ermöglicht insgesamt einen präziseren Bestandsverwaltungsprozess.
- Produktivität steigern. Die Bestandsverfolgung schafft eine Umgebung, in der alle Bestandsstatistiken und -daten zuverlässig und aktuell sind. Wenn Informationen zuverlässig sind, können Unternehmen mit Agilität und Leichtigkeit agieren. Ungenaue Bestände führen zu Rückschlägen, und es wird mehr Zeit damit verbracht, Fehler zu korrigieren, als bei der Sache zu bleiben.
- Kundenloyalität erhöhen. Da die Bestandsverfolgung Effizienz ermöglicht, wird das Produkt des Unternehmens reibungslos durch den Bestandsprozess bewegt. Wenn die Auftragsabwicklungsgeschwindigkeit aufgrund dieser Effizienz zunimmt, erhält der Kunde sein Produkt schneller als erwartet. Diese Kundenzufriedenheit schafft zukünftige Kundenloyalität.
- Übermäßige Kosten reduzieren. Wenn der Bestand nicht angemessen gepflegt wird, besteht ein höheres Risiko für Engpässe und Überschüsse. Ein Unternehmen kann sich entscheiden, Artikel zu kaufen oder nicht zu kaufen, wenn es annimmt, dass es bereits eine bestimmte Menge auf Lager hat. Eine ungenaue Bestandszählung kann zusätzliche Kosten oder weniger verfügbare Ressourcen bedeuten.
- Kosten effektiv zuweisen. Da die Kosten reduziert werden, können Unternehmen das Inventarbudget konstruktiver zuweisen. Die Bestandsverfolgung schafft mehr Raum, um Geld für Inventarbedürfnisse auszugeben. Die Bedürfnisse werden auch durch die Bestandsverfolgung klarer, da aktuelle Informationen die Bestandsbedürfnisse deutlicher machen.
- Verluste verhindern. Mit der Verbesserung des Bestandsverfolgungssystems ist ein Unternehmen weniger wahrscheinlich, Artikel zu verlieren oder zu verlegen. Infolgedessen werden die Zeit und das Geld, die möglicherweise für die Suche nach oder den Ersatz dieser Artikel aufgewendet wurden, nicht mehr verschwendet.
- Sichtbarkeit der Lieferkette gewinnen. Durch die Aufdeckung von Problemen im Bestandsverfolgungsprozess kann ein Unternehmen erkennen, welche Systeme der gesamten Lieferkette neu entwickelt werden müssen. Feedback von Lieferkettenteams wie Lieferanten und Stakeholdern kann auch Möglichkeiten für eine allgemeine Verbesserung aufzeigen.
Bestandsverfolgungstechniken
Wenn ein Unternehmen Bestände hat, kann es einen Bestandsverfolgungsprozess implementieren. Die genaue Aufzeichnung des Unternehmensbestands ist nicht auf die Größe eines Unternehmens oder das für den Bestand zugewiesene Budget beschränkt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seinen Bestand je nach Zielen und Bedürfnissen verfolgen kann.
- Manuelle Verfolgung ist die grundlegendste Methode der Bestandsverfolgung, die normalerweise mit einem einfachen Stift und Papier durchgeführt wird. Die manuelle Verfolgung, wenn sie täglich durchgeführt wird, kann einem Unternehmen helfen, mehr Sichtbarkeit in offensichtliche Probleme oder notwendige Einkäufe zu gewinnen. Diese Methode ist bei kleinen Unternehmen am beliebtesten.
- Tabellenkalkulationen könnten die richtige Wahl sein, wenn ein Unternehmen die manuelle Verfolgung bevorzugt, aber eine organisiertere Methode wünscht. In einer Tabellenkalkulation können Bestandsinformationen aktualisiert und berechnet werden, ohne Raum für mathematische Fehler oder Missverständnisse.
- Ein Kartensystem kann verwendet werden, um alle über bevorstehende Bestandsbedarfe zu informieren. Die „Kanban“-Karte im Kartensystem hilft dem Bestands-Team, die Einkäufer des Unternehmens über niedrige Bestände zu informieren. Wenn Mitarbeiter bemerken, dass ein Artikel nachgekauft oder aufgefüllt werden muss, wird die Karte mit Informationen wie Artikelbeschreibung, Menge, Kaufdatum, Standort, Teilenummer und erwartetem Datum für den Nachkauf ausgefüllt.
- Ein Barcode-System gibt Unternehmen die Möglichkeit, Barcodes basierend auf ihren Bestandsorganisationsstandards anzupassen. Die Barcodes werden auf jedem Artikel angebracht und können mit einem Softwaresystem oder einer App synchronisiert werden, die den Standort des Artikels in Echtzeit aktualisiert. Die Barcodes können dann gescannt werden, während sie den Bestandsprozess durchlaufen und in einem Barcode-Softwaresystem erfasst werden, um sicherzustellen, dass sie in jedem Schritt berücksichtigt werden.
- Ein Radiofrequenz-Identifikationssystem (RFID) kann verwendet werden, um Unternehmen einen relativ freihändigen Ansatz zur Bestandszählung zu bieten. RFID-Tags werden auf jedem Artikel im Bestand angebracht und senden ein Funksignal aus, das alle wesentlichen Informationen über das Teil enthält. Diese Informationen können an ein Softwaresystem oder eine App gesendet werden, die die Bewegungen des Artikels mithilfe dieser Funkfrequenzen verfolgt.
- Cloud-basierte Software ist ideal für Unternehmen, die möglicherweise von überall auf der Welt auf Bestandsinformationen zugreifen müssen. Die Bestandsmengen können ständig aktualisiert werden, wobei alle Informationen mit jedem Gerät synchronisiert werden, das die Software verwendet. Einige cloudbasierte Software bietet sogar die Möglichkeit, Bedarfsplanung-Funktionen zu nutzen, was nur dazu beitragen wird, die Effizienz der Bestandsverwaltung zu erhöhen.
Best Practices für die Bestandsverfolgung
Selbst nach der Wahl der idealen Verfolgungstechnik gibt es noch Dinge, die getan werden können, um die Genauigkeit der Bestandszählung in jedem Schritt sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Tipps, die bei der Bestandsverfolgung zu beachten sind:
- Priorisieren Sie die Kennzeichnung. Beim Empfang eines Artikels, der in das Unternehmensinventar aufgenommen werden soll, sollte die Kennzeichnung dieses Artikels so schnell wie möglich höchste Priorität haben. Je nach Methode der Bestandsverfolgung, wie Barcoding oder RFID-Tagging, kann die Kennzeichnung unterschiedlich aussehen. Die Organisation der Artikel gemäß dem Unternehmenssystem wird den Prozess erheblich erleichtern, wenn sie in ihren Bestandsraum zugewiesen werden.
- Nutzen Sie die Bedarfsprognose. Die Bedarfsplanung der Kunden kann einem Unternehmen helfen, vorherzusagen, wie viel Inventar zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden könnte. Darüber hinaus ist es wichtig, historische Nachfragedaten zu speichern, um sich auf Inventarkäufe vorzubereiten. Die Verwendung historischer Daten hilft, Markttrends zu erkennen und was der ideale Plan für die Reaktion auf sich ändernde Bedingungen in Bezug auf zukünftige Bestände sein könnte.
- Halten Sie einen Backup-Bestand. Während die Bedarfsplanung äußerst nützlich ist, ist sie nicht garantiert. Daher sollten Unternehmen in Betracht ziehen, einen Backup-Bestand zu halten, der bei einem plötzlichen Nachfrageanstieg helfen kann. Dieser Bestand sollte aus nicht verderblichen Materialien bestehen, die für einen regnerischen Tag aufbewahrt werden können.
- Inventar in Transit aufnehmen. Viele Unternehmen priorisieren die Zählung des Bestands, während er sich im primären Lagerort befindet. Wenn Dinge den Bestandsprozess durchlaufen, steigt die Wahrscheinlichkeit, eine genaue Zählung zu verlieren. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Bestand in jedem Schritt gezählt wird, insbesondere während des Transports.
- Regelmäßige Überprüfungen durchführen. Selbst nach der Wahl einer geeigneten Verfolgungstechnik sollte ein Unternehmen ein System für die konsistente Bestandszählung erstellen. Dies umfasst die Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass alle verfügbaren Bestände verwendbar sind. Die Bestandsinformationen so aktuell wie möglich zu halten, ermöglicht einen viel reibungsloseren Verwaltungsprozess in jedem Schritt.
- Automatisieren Sie das Verfolgungssystem. Mit den fortschreitenden Fortschritten in der künstlichen Intelligenz wird die Bestandsverfolgungssoftware immer zuverlässiger. Erwägen Sie die Nutzung dieser Software, um den Zählprozess zu rationalisieren und die Bestandsverwaltung insgesamt effizienter zu gestalten.
Bestandsverfolgung vs. Asset-Tracking
Bestandsverfolgung und Asset-Tracking werden häufig verwechselt, da sie ähnlich in der Organisation von Unternehmensressourcen angewendet werden; der größte Unterschied zwischen den beiden liegt jedoch darin, was verfolgt wird und warum.
Bestandsverfolgung ist die Organisation von Artikeln, die ein Unternehmen aktiv nutzt oder in der Produktproduktion verwenden wird. Diese Artikel werden ständig überwacht und müssen nachgefüllt werden, wenn Produkte hergestellt werden.
Asset-Tracking ist die Organisation von wertvollen Gegenständen. Physische Gegenstände können Unternehmensmöbel, Fahrzeuge und Computer umfassen. Andere Vermögenswerte, die verfolgt werden können, umfassen Softwarelizenzen, Patente und Verträge. Diese Artikel sind normalerweise konstant verfügbar und erfordern wenig Nachfüllung.
Im Gegensatz zur Bestandsverfolgung unterhalten Unternehmen in der Regel nicht zu viele Optionen, wie sie ihre Vermögenswerte verfolgen. Heutzutage bevorzugen Unternehmen es, ihre Vermögenswerte digital mit Asset-IDs und einem virtuellen Verfolgungssystem oder Asset-Tracking-Software zu verfolgen. Vermögenswerte erfordern umfangreiche Informationen aufgrund ihrer Rolle in den Finanzen des Unternehmens. Vermögenswerte müssen effizient verfolgt werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine übermäßigen Steuern zahlt und Versicherungsansprüche so schnell wie möglich geltend gemacht werden können, wenn ein Artikel als verloren oder gestohlen identifiziert wird.
Asset-Tracking und Bestandsverfolgung sind in vielerlei Hinsicht ähnlich. Eine dieser Ähnlichkeiten umfasst, wie sie organisiert sind. Sowohl Asset-Tracking als auch Bestandsverfolgung können mit Methoden wie Barcoding und RFID-Tagging organisiert werden. Beide können Verfolgungssoftware nutzen, um den Zähl- und Kategorisierungsprozess zu automatisieren. Asset-Tracking und Bestandsverfolgung werden auch verwendet, um Engpässe und Überschüsse zu vermeiden, Budgets effektiv zuzuweisen und wertvolle Zeit zu sparen.
Asset-Tracking und Bestandsverfolgung sind beide notwendig, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen über alle Unternehmensressourcen informiert ist und die Produktproduktion effizient mit allen notwendigen Artikeln zur Erfüllung der Ziele abläuft.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
