Ausstellungsmanagement

Was ist Ausstellungsmanagement?

Ausstellungsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Entwicklung, Planung und Durchführung von Ausstellungen, während ein nahtloses Erlebnis für Sponsoren, Aussteller, Teilnehmer und Kunden geboten wird. Die Planung des Ausstellungsmanagements umfasst die Planung des Ausstellungsraums, die Förderung der Aussteller, die Zusammenarbeit mit Künstlern, die Planung von Sponsoren und die Entwicklung von Ausstellungsstrategien. Weitere Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, sind Logistik, Betriebsmanagement und die Installation der Ausstellung vor Ort.

Event-Management-Software verfügt über Funktionen für das Ausstellungsmanagement und hilft Ausstellern:

• Entwerfen und Teilen des Ausstellungsplans
• Optimierung der Betriebsabläufe und Logistik des Veranstaltungsortes
• Verwaltung von Aussteller- und Sponsorenanträgen
• Hochladen, Abrufen und Verwalten von Dokumenten und Formularen
• Verwaltung des Personals und Planung von Reiserouten für das gesamte Team
• Steigerung des Bestellvolumens mit einem speziellen E-Commerce-Modul
• Verwaltung von Verkäufen und Partnerschaften mit einem Customer Relationship Management (CRM)-Modul

Ausstellungsmanagement Software

Software, die ausstellungsmanagement als Funktion oder Begriff erwähnt.

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Arten von Ausstellungen

Sowohl kommerzielle als auch nicht-kommerzielle Ausstellungen erfordern starke Fähigkeiten im Ausstellungsmanagement, um das richtige Publikum zu erreichen, Markenbewusstsein zu schaffen, das Markenimage zu verbessern und Produkte zu verkaufen. Je nach Art des Publikums kategorisieren Organisatoren Ausstellungen in folgende Typen:

• Fachmesse: Eine Plattform für branchenspezifische Hersteller, um Produkte und Dienstleistungen Mitgliedern der Branche und Investoren zu präsentieren und zu demonstrieren. Diese Ausstellungen sind auch als kommerzielle Ausstellungen bekannt.
• Verbraucherausstellung: Ermöglicht es verschiedenen Branchen, ihre Produkte, Prototypen und Erfindungen potenziellen Käufern und der allgemeinen Öffentlichkeit zu präsentieren. Verbraucherausstellungen sind auch als Expos bekannt.
• Kunst-Ausstellung: Präsentiert Kunstobjekte, neue Medienkunst, interaktive Kunst, Performance oder Skulpturen für die Öffentlichkeit und Künstler. Sie findet normalerweise in Galerien oder Museen statt.
• Interpretative Ausstellung: Zeigt wissenschaftliche und historische Gegenstände, die Interaktion und Beteiligung der Besucher zur Interpretation erfordern.
• Digitale Ausstellung: Digitale Betrachtung physischer Exponate, Kunstgalerien, Museen und anderer kultureller Einrichtungen für Online-, interaktive und multimediale Erlebnisse.

Überlegungen zum Ausstellungsmanagement

Ausstellungsplaner haben viel zu berücksichtigen, abhängig von der Natur, Kapazität, Sicherheit, dem Aufbau und der Art einer Ausstellung. Einige wichtige Überlegungen bei der Planung und Verwaltung von Ausstellungen sind:

• Logistik: Berücksichtigen Sie Platzanforderungen, interaktive Technologie, Beschilderung und Gesundheits- und Sicherheitsverfahren, bevor Sie eine Ausstellung planen
• Timing: Bestimmen Sie den richtigen Zeitpunkt, wie Wochentage oder Monate im Jahr
• Audio-visuelle (AV) Anforderungen: Bewerten Sie Mikrofon-, Laptop-, Staffelei-, Telekonferenz-, Präsentationsbildschirm- und Monitorbedürfnisse
• Sprechermanagement: Kontaktieren Sie Ausstellungssprecher und -panelisten
• Marketing: Überwachen Sie die Produktion von Werbe- und Kommunikationsmaterialien

Beste Praktiken im Ausstellungsmanagement

Gut geplante Ausstellungen erfordern, dass Ausstellungsmanager im Voraus planen, einen Dialog mit allen Beteiligten herstellen und die besten Praktiken befolgen, die für die Verbesserung des Besuchererlebnisses unerlässlich sind.

• Zielsetzung und Budgetverfolgung: Die Ausrichtung der Ausstellungsziele an den Unternehmenszielen bildet die Grundlage für die Ausstellungsplanung und Leistungsbewertungsmaßstäbe. Die Planung eines Budgets und von Veranstaltungszielen hilft Ausstellungsmanagern, Ausgaben zu verfolgen und den Return on Investment (ROI) zu berechnen.
• Nutzung von Automatisierungstools: Die Organisation großer Ausstellungen erfordert, dass Ausstellungsmanager mehrere Aufgaben jonglieren. Die Wahl der richtigen Event-Management-Tools hilft ihnen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und die Produktivität zu steigern. Diese Tools können verschiedene Aspekte der Ausstellungsplanung wie Ticketing, Webinare, Live-Streaming, Marketing, Teilnehmermanagement, Check-in, Networking, Analysen und Ausstellungsfeedback abwickeln.
• Begeisterung der Teilnehmer: Wege zu finden, um das Engagement und die Zufriedenheit des Publikums zu steigern, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Show. Ausstellungen nutzen Umfragen, Q&A, Live-Chat und Gamification, um die Besucher zu engagieren.
• Schaffung personalisierter und unvergesslicher Erlebnisse: Die Personalisierung von End-to-End-Reisen begeistert die Teilnehmer und veranlasst sie, an kommenden Ausstellungen teilzunehmen. Kuratierte Agenden, Treffen und thematische Networking-Sitzungen sind großartige Möglichkeiten, Ausstellungen zu personalisieren und Erinnerungen zu schaffen.

Ausstellungsmanagement vs. Eventmanagement

Es ist üblich, Ausstellungsmanagement mit Eventmanagement zu verwechseln, aber die beiden Begriffe sind unterschiedlich.

Ausstellungsmanagement umfasst die Planung und Durchführung einer bestimmten Art von Veranstaltung, nämlich einer Ausstellung. Das Management von Ausstellungen erfordert die Handhabung der kreativen, logistischen und technischen Elemente einer Ausstellung.

Eventmanagement bezieht sich auf die Planung einer Veranstaltung, unabhängig von ihrer Art. Oft als Eventplanung bekannt, umfasst das Eventmanagement die Verwaltung von Logistik, die Handhabung von Projekten und die Koordination mit verschiedenen Interessengruppen. Ein Eventmanager oder -planer entwirft, richtet ein und führt eine Veranstaltung durch.