Technologie kann die Funktionalität eines Büroraums verbessern. Der Trick besteht darin, ein einheitliches Technologiesystem zu finden, das zusammenarbeitet, um das Leben aller zu erleichtern.

Unternehmen können viel davon profitieren, Werkzeuge zu implementieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Wir bei G2 sind kürzlich in ein größeres und besseres Büro umgezogen. Während der zusätzliche Raum hilfreich ist, bringt der Übergang kleinere Konsequenzen mit sich. Es ist nicht ungewöhnlich, einen Kollegen im Büro umherirren zu sehen, der versucht, den Raum zu finden, in dem er sich für ein Meeting befinden soll. Unnötiger Stress verursacht Ineffizienz; es gibt Lösungen, die Unternehmen dabei helfen können, das zu beheben. Glücklicherweise hat G2 auch diese Idee aufgegriffen, was zu deutlich weniger einsamen Wanderern im Büro geführt hat.

Wie man die Büroeffizienz verbessert

Je nach Art des Büros, in dem Sie arbeiten, können einige Werkzeuge nützlicher sein als andere. Ein Unternehmen mit vielen externen Besuchern könnte Besuchermanagement-Software implementieren, um den Überblick darüber zu behalten, wer kommt und geht. Für ein Unternehmen, in dem viele Meetings angesetzt werden, macht ein Buchungssystem für Besprechungsräume Sinn. Diese Werkzeuge sind einige der vielen nützlichen Lösungen, die ein Büro in Betracht ziehen kann, um eine effiziente, komfortable Umgebung zu schaffen. Als nächstes werden wir die vier Hauptwerkzeuge durchgehen, die für Unternehmen empfohlen werden, die ihre Arbeitsumgebung verbessern möchten.

Buchung von Besprechungsräumen

Diese Werkzeuge sind so programmiert, dass sie jeden verfügbaren Raum innerhalb eines Büros widerspiegeln, was genau darstellt, ob ein Raum verfügbar ist oder von jemand anderem gebucht wurde. Zehn für Meetings vorgesehene Räume helfen niemandem, wenn niemand weiß, in welchem Raum sein Meeting stattfindet. Buchungssysteme für Besprechungsräume (MRBS) helfen dabei und bieten viele weitere Vorteile. Diese Software ist besonders hilfreich für Unternehmen, die häufig aufeinanderfolgende Meetings abhalten. Buchungssysteme für Besprechungsräume helfen nicht nur den Mitarbeitern, Räume für Meetings zu buchen, das Tool hilft auch bei der Buchung von Konferenzräumen oder anderen Besprechungsräumen. Darüber hinaus fördert MRBS die Transparenz im Büro, indem es den Mitarbeitern Einblick gibt, wer mit wem trifft, und gleichzeitig Doppelbuchungen verhindert.

Kalender

Kalender sind eine grundlegende Notwendigkeit in jeder Büroumgebung. Kalendersoftware arbeitet zusammen mit MRBS, um sicherzustellen, dass Meetings für die relevanten Mitarbeiter transparent sind. Benutzer können sehen, zu welcher Zeit ein Raum für ein Meeting reserviert ist und die Liste der Teilnehmer, alles innerhalb derselben Ansicht ihres persönlichen Kalenders, was es einfach macht, eigene Meetings zu planen, indem man die Verfügbarkeit der Kollegen mit den verfügbaren Räumen vergleicht. Kalender fügen den Buchungssystemen für Besprechungsräume ein einfaches und visuelles Element hinzu.

Besuchermanagement

Jedes Büro, das Besucher hat, sei es Kunden oder Mitarbeiter, hat einen Grund, Besuchermanagement-Software zu verwenden. Die Verfolgung der Personen, die das Gebäude betreten und verlassen, ist ein großes Sicherheitsplus und stellt sicher, dass Besucher erfasst werden. Insgesamt macht Besuchermanagement-Software jeden für seinen Besuch verantwortlich und trägt zur Transparenz des Unternehmens bei.

Digitale Beschilderung

Wir haben Transparenz mit den vorherigen drei Lösungen besprochen, und digitale Beschilderungssoftware schließt dieses integrierte Technologiesystem ab. Um einen einheitlichen Büroraum zu schaffen, ist Transparenz der Schlüssel. Digitale Beschilderungssoftware präsentiert Informationen, die von MRBS in einem digitalen Format bereitgestellt werden, wie z.B. auf einem Fernsehbildschirm oder iPad. Durch die Installation von Hardware außerhalb eines Besprechungsraums und die Implementierung von digitaler Beschilderungssoftware zeigt die Hardware an, ob der vorgesehene Raum frei ist. Digitale Beschilderung ist öffentlich, was bedeutet, dass sie eine perfekte Möglichkeit für Mitarbeiter ist, leicht zu überprüfen, ob ein Raum frei ist.

Hurra für Effizienz!

Die Vereinheitlichung der Technologie ist eine wunderbare Errungenschaft, die sofortigen ROI zeigt, sobald sie implementiert ist. Da die Technologie weiterhin fortschreitet, könnten Unternehmen vergessen, dies in ihrem physischen Büroraum widerzuspiegeln. Mitarbeiter mit High-End-Computern, aber ineffizienten Buchungsmethoden, verpassen eine erhöhte Effizienz. Durch die Erhöhung der Technologie im Büroraum haben alle den Vorteil verbesserter Transparenz und Arbeitsproduktivität.

Möchten Sie die Bürotechnik auf die nächste Stufe heben? Schauen Sie sich diesen Artikel darüber an, was Büroautomatisierung ist und wie sie Ihren Arbeitsplatz verändern kann.