Wie man eine bezahlte Urlaubsrichtlinie erstellt, die Mitarbeiter belohnt

Egal, wer Sie sind oder in welcher Branche Sie arbeiten, früher oder später werden Sie eine Pause brauchen.

Wenn wir zu lange arbeiten, ohne von unseren Jobs Abstand zu nehmen, besteht die Gefahr, dass wir uns überarbeitet und unterbewertet fühlen.

Als HR-Experte ist es Ihre Aufgabe, die Interessen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen. Oft bedeutet das, zu entscheiden, welche Mitarbeitervergünstigungsprogramme am besten zu Ihrem Vergütungs- und Leistungsplan passen. Es gibt viel zu berücksichtigen, einschließlich der Art des bezahlten Urlaubs, den Sie einbeziehen möchten.

Wie viel Sie anbieten oder wann Sie den Mitarbeitern erlauben, ihren PTO zu nutzen, kann variieren. Die Verwendung von Software zur Verwaltung von Leistungen kann nicht nur dabei helfen, eine Richtlinie für bezahlten Urlaub für Mitarbeiter zu erstellen, sondern auch den Überblick darüber zu behalten, wie viel PTO die Mitarbeiter nutzen.

Arten von bezahltem Urlaub

Bevor Sie bestimmen können, wann Mitarbeiter ihren PTO nutzen können, müssen Sie ein vollständiges Verständnis der Arten von bezahltem Urlaub haben, die Sie in Ihrer Richtlinie anbieten können.

Urlaubszeit

Diejenigen mit Fernweh neigen dazu, die Urlaubszeit am meisten zu nutzen. Urlaubsgeld ist eine Form von Freizeit, die Mitarbeiter nutzen, um zu reisen oder Zeit mit Familie und Freunden zu verbringen. Oder einfach, um eine dringend benötigte Pause von der Arbeit zu machen, um Burnout zu vermeiden.

Die Anzahl der Tage, die Sie für Ihre Unternehmensurlaubsrichtlinie anbieten, wird variieren und sollte Ihren Mitarbeitern während ihres Onboardings Prozesses ausführlich erklärt werden. Details sollten auch im Mitarbeiterhandbuch zu finden sein. Beispielsweise können Sie erwarten, dass Mitarbeiter mindestens 30 Tage im Voraus Bescheid geben, bevor sie diese Art von PTO nutzen.

Persönliche Zeit

Ihre Mitarbeiter werden Arzttermine, familiäre Notfälle, Autoprobleme und andere kurzfristige Ereignisse haben, für die sie nicht immer viel Vorlaufzeit haben. Diese Art von bezahltem Urlaub fällt unter persönliche Zeit, die nicht für etwas Spezifisches verwendet werden muss.

Mitarbeiter können persönliche Tage nutzen, ohne von ihren Urlaubstagen nehmen zu müssen, und diese Art von PTO wird bei Bedarf, oft kurzfristig, genutzt.

Krankheitsurlaub

Sie möchten nie, dass ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass er zur Arbeit kommen muss, wenn er krank ist, weil er nicht den benötigten bezahlten Urlaub hat, um dies abzudecken. Wenn ein Mitarbeiter verletzt ist oder sich unwohl fühlt, kann er seine Krankheitstage nutzen und wird ermutigt, zu Hause zu bleiben, sich auszuruhen und zu erholen.

Ob im Büro oder im Homeoffice, Mitarbeiter werden einfach nicht auf höchstem Niveau arbeiten, wenn sie nicht gesund sind. Mit anderen zu arbeiten, während man krank ist, könnte das gesamte Büro Krankheiten aussetzen, und das Arbeiten von zu Hause aus, während man krank ist, wird letztendlich unproduktiv sein – daher die Notwendigkeit für Krankheitsurlaub.

Trauerurlaub

Trauerurlaub ist bezahlter Urlaub, den Mitarbeiter nutzen, wenn ein Familienmitglied oder Freund verstirbt. Dieser kann genutzt werden, um den Verlust eines geliebten Menschen zu verarbeiten, notwendige Vorkehrungen zu treffen und an Trauerfeiern teilzunehmen.

Die Menge an Trauerzeit, die den Mitarbeitern angeboten wird, kann manchmal je nach Beziehung zu der verstorbenen Person variieren. Beispielsweise kann Ihr Unternehmen mehr Zeit für einen Elternteil oder Geschwister als für eine Tante oder einen Cousin bereitstellen. Dies sollte speziell im Abschnitt Ihres Mitarbeiterhandbuchs festgelegt werden, der Ihre Urlaubsrichtlinie erklärt.

Feiertage

Wie der Name schon sagt, wird Feiertagsgeld an bestimmten Feiertagen an Mitarbeiter gezahlt.

Ihr Unternehmen kann auch Tage außerhalb der Bundesfeiertage wählen, wie den MLK Jr. Day, den Präsidententag, Ostern, den Kolumbustag und den Veteranentag, um Ihren Mitarbeitern freizugeben. Es gibt auch flexible Feiertage, die zu jedem Zeitpunkt im Jahr genutzt werden können.

Jury-Dienst

Wenn ein Mitarbeiter zur Teilnahme an einer Jury aufgerufen wird, können Sie ihm bezahlten Urlaub anbieten, um dies zu tun. Wenn ein Mitarbeiter eine Benachrichtigung vom Bundes-, Landes- oder Kommunalgericht über seine offizielle Vorladung erhält, können Sie verlangen, dass Ihre Mitarbeiter dieses Schreiben vorlegen, um sich für diesen PTO zu qualifizieren.

Elternzeit

Bezahlte Elternzeit kann entweder Mutterschaftsurlaub, Vaterschaftsurlaub oder Adoptionsurlaub sein. Beachten Sie, dass Sie je nach Größe Ihres Unternehmens gesetzlich verpflichtet sein könnten, unbezahlte Elternzeit anzubieten.

Darüber hinaus könnte Ihr Bundesstaat mehr Einschränkungen in Bezug auf Elternzeit haben als andere, daher ist es immer im besten Interesse Ihres Unternehmens, seine Sorgfaltspflicht in Bezug auf Elternzeitgesetze zu erfüllen.

Wahlzeit

Ob bei lokalen oder Präsidentschaftswahlen, Wahlzeit ist PTO, die Mitarbeitern angeboten wird, um bei diesen Wahlen zu wählen. Normalerweise ist diese Art von Freizeit auf ein paar Stunden begrenzt, da der ganze Tag in der Regel nicht benötigt wird.

Dies ist eine weitere Art von PTO, die von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren kann, ob sie als bezahlte oder unbezahlte Zeit von der Arbeit weg gilt.

Militärurlaub

Ihr Unternehmen kann sich entscheiden, PTO für Mitarbeiter im aktiven Dienst, im aktiven Diensttraining oder im inaktiven Diensttraining anzubieten. Es gibt spezifische Richtlinien für diese Freizeit, die durch das Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act festgelegt sind, das Unternehmen verpflichtet, Mitarbeitern im Militär bis zu fünf kumulative Jahre unbezahlten Urlaub zu gewähren.

Vorteile der Bereitstellung von bezahltem Urlaub

Eine vollständig ausgearbeitete PTO-Richtlinie kann nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch den Unternehmen Vorteile bieten.

Ein klarer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter die Flexibilität des bezahlten Urlaubspakets zu schätzen wissen. Zu wissen, dass Ihr Unternehmen sie genug wertschätzt, um ein PTO-Paket mit ihren besten Interessen im Sinn zu erstellen, kann einen langen Weg gehen, um nicht nur Top-Talente zu halten, sondern auch anzuziehen.

Darüber hinaus werden Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie ehrlich mit ihren Managern und HR-Führungskräften sein können, wenn sie zu krank sind, um zur Arbeit zu kommen, wenn sie einen Arzttermin haben und wenn sie sich ausgebrannt fühlen und einfach einen Tag frei nehmen müssen.

Teamleiter und Manager werden auch im Voraus informiert, wenn ein Teammitglied nicht im Büro ist, da bezahlter Urlaub es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Abwesenheit im Voraus zu planen. Diese Vorankündigung kann bei der Erstellung eines Zeitplans oder der Planung von Projekten in der Zukunft nützlich sein.

Sie werden wahrscheinlich auch eine Verbesserung der psychischen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter, ihrer Einstellung zur Arbeit und ihrer Produktivität feststellen, wenn sie ausreichend Freizeit haben, um sie nach Belieben zu nutzen, um ein gesundes Work-Life-Balance sicherzustellen.

Nachteile der Bereitstellung von bezahltem Urlaub

Es gibt einige Nachteile bei der Bereitstellung von bezahltem Urlaub, die bei der Entwicklung eines Plans wichtig zu berücksichtigen sind.

Zum Beispiel verlangen viele Bundesstaaten von Arbeitgebern, ungenutzten bezahlten Urlaub an Mitarbeiter auszuzahlen, wenn sie kündigen oder in den Ruhestand gehen, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht nur die angesammelte Zeit für seine Mitarbeiter verfolgen muss, sondern ihnen auch Geld für ungenutzte Zeit schuldet, wenn sie für ihre nächste Gelegenheit gehen.

Darüber hinaus haben bezahlte Urlaubsrichtlinien, die von den Mitarbeitern verlangen, ihre zugewiesene Zeit zu nutzen oder sie am Ende des Jahres zu verlieren, oft mit vielen Mitarbeitern zu tun, die am Jahresende Urlaub nehmen, was zu massiven Abwesenheiten am Arbeitsplatz und einer hohen Belastung der verbleibenden Mitarbeiter führt.

Manchmal betrachten bestimmte Mitarbeiter bezahlten Urlaub als Urlaubszeit und kommen oft zur Arbeit, wenn sie krank sind, um zu verhindern, dass sie einen bezahlten Urlaubstag nutzen. Um dies zu vermeiden, muss Ihr Unternehmen auch Krankheitstage in seinen PTO-Plan aufnehmen.

Und einige Mitarbeiter betrachten bezahlten Urlaub als Vorteil, sodass viele von ihnen ihre gesamte Freizeit nutzen, unabhängig davon, ob sie einen Urlaub geplant hatten oder nicht. Die „Nutze es oder verliere es“-Politik anstelle einer Übertragungsrichtlinie ermutigt die Mitarbeiter, die Zeit zu nutzen, anstatt sie zu verlieren.

Wie man eine Richtlinie für bezahlten Urlaub erstellt

Jetzt, da Sie die Vor- und Nachteile einer PTO-Richtlinie und alle verschiedenen Arten von Tagen und Feiertagen, die Sie einbeziehen können, kennen, lassen Sie uns erkunden, wie man mit der Erstellung einer Richtlinie beginnt.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Richtlinien von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche variieren, aber hier sind einige grundlegende Schritte, um Sie zum Nachdenken zu bringen.

Zuerst sollten Sie sich eingehend mit den Vorschriften in Ihrem Bundesstaat befassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie HR-Compliance in Ihrer Richtlinie berücksichtigen.

Vergleichen Sie dann, was Sie einbeziehen möchten, mit dem, was Ihre Wettbewerber ihren Mitarbeitern anbieten. Über das Angebot Ihrer Wettbewerber hinauszugehen, was Ihren PTO-Plan betrifft, kann Ihnen einen Vorteil bei der Einstellung von Top-Talenten verschaffen.

Sie müssen dann entscheiden, ob Ihre Richtlinie für bezahlten Urlaub mit der Zeit Ihrer Mitarbeiter akkumuliert werden soll und ob ungenutzte Tage in das nächste Geschäftsjahr übertragen werden. Sobald alles geklärt ist, setzen Sie die Richtlinie schriftlich fest, vorzugsweise in Ihrem Mitarbeiterhandbuch. Sie sollten auch die richtigen Tools nutzen, wie Zeit- und Anwesenheitssoftware, die alles in Bezug auf den PTO-Plan Ihrer Organisation an einem Ort hält.

Wie viel bezahlten Urlaub sollten Sie Ihren Mitarbeitern anbieten?

Eine Möglichkeit, zu bestimmen, wie viel PTO Sie anbieten sollten, besteht darin, zu berücksichtigen, wie lange sie in Ihrer Organisation sind. Die meisten Arbeitgeber verwenden eine gleitende Skala, die Mitarbeiter belohnt, die lange im Unternehmen sind, mit mehr bezahlten Urlaubstagen.

Verwenden Sie das folgende Beispiel als Grundlage für die Erstellung Ihrer eigenen Richtlinie für bezahlten Urlaub:

• Weniger als ein Jahr Dienst: 14 Tage
• 1-3 Jahre Dienst: 16 Tage
• 5+ Jahre Dienst: 18 Tage
• 10+ Jahre Dienst: 24 Tage
• 15+ Jahre Dienst: 27 Tage
• 20+ Jahre Dienst: 30 Tage

Erholen, entspannen und verjüngen

Ein wenig Zeit weg von der Arbeit hat noch niemandem geschadet. Tatsächlich kann es einen langen Weg gehen, um Ihre Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter zu zeigen. Ob Ihre direkten Berichte irgendwo am Strand sitzen, ihren Hund zum Tierarzt bringen oder für unseren nächsten Präsidenten stimmen, es ist wichtig, dass sie die Möglichkeit dazu haben.

Schließlich wird ihr Posteingang da sein, wenn sie zurückkommen.

Während Sie in der Stimmung sind, Ihre Mitarbeiter zu schätzen, erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Leistungsprämien für eine gut gemachte Arbeit vergeben können.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2020 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.