Wie man asynchrone Kommunikation am Arbeitsplatz nutzt

Effektive Kommunikationswege zu finden, kann eine echte Herausforderung sein.

Mit dem Aufstieg von Remote-Teams und globalen Organisationen entwickeln sich traditionelle Kommunikationsmethoden weiter. Während der Bedarf an Telefonaten und Meetings konstant bleibt, gibt es eine wachsende Vorliebe für asynchrone Kommunikationsmethoden.

Diese Kommunikationsstile, die keine sofortigen Antworten erfordern, werden für viele von uns stillschweigend zur Norm, ob wir es erkennen oder nicht.

Die Zeitverzögerung zwischen dem Senden der ursprünglichen Kommunikation und dem Erhalt einer Antwort kann von Sekunden bis zu mehreren Tagen oder Monaten reichen.

Selbst wenn sich Personen im selben Gebäude befinden, kann asynchrone Kommunikation Teams helfen, fokussierter zu bleiben und Ablenkungen im Laufe des Tages zu vermeiden. Sie wird häufig von hybriden oder Remote-Teams übernommen, die an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

E-Mail, eine Form der asynchronen Kommunikation, ist in nahezu jeder Branche beliebt. Andere nutzen jedoch möglicherweise fortschrittlichere Technologien wie Message Queue (MQ) Software, um Nachrichten nach dem Senden von Antworten zu priorisieren und zu speichern.

Synchrone vs. asynchrone Kommunikation

Während asynchrone Kommunikation nicht von einer sofortigen, Echtzeitantwort abhängt, ist bei synchrone Kommunikation das Gegenteil der Fall. Hier sind sofortige Antworten erforderlich, und in vielen Fällen sind persönliche Interaktionen notwendig.

Synchrone Kommunikation findet typischerweise über Telefonate und persönliche oder virtuelle Meetings statt, bei denen von allen Teilnehmern erwartet wird, in Echtzeit zu antworten. Alternativ dazu gehören zu den Beispielen für asynchrone Kommunikation E-Mails, Textnachrichten oder aufgezeichnete Videos.

Arten der asynchronen Kommunikation

Heutzutage gibt es viele verschiedene Optionen für Unternehmen, die asynchrone Kommunikation in ihrer Organisation nutzen möchten. Zu den am häufigsten verwendeten gehören:

• E-Mail
• Slack oder andere Instant-Messaging-Tools
• Kommentare in Projektmanagement-Software
• Aufgezeichnete Videos
• Markierte Dokumente in cloudbasierter Software
• Textnachrichten
• Sprachnotizen

Obwohl einige dieser Methoden auch als synchrone Kommunikation angesehen werden könnten, da schnelle Antworten möglich sind, erlauben sie dennoch Verzögerungen in der Antwortzeit.

Vorteile der asynchronen Kommunikation

Asynchrone Kommunikation ist sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich zunehmend verbreitet. Technologische Fortschritte haben einen Wandel von traditionellen Kommunikationsmethoden ermöglicht und die Art und Weise, wie wir interagieren und zusammenarbeiten, verändert.

Verbesserte Produktivität

Unterbrechungen bei der Arbeit können unglaublich ablenkend sein. Ob es das Klingeln eines eingehenden Anrufs, das Summen einer Benachrichtigung oder ein Kollege ist, der für ein kurzes Gespräch vorbeikommt, es stört die Konzentration und bringt den Arbeitsfluss durcheinander.

Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Einzelpersonen sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren können und zu einem für sie passenden Zeitpunkt auf Kommunikation reagieren können. Dies ermöglicht nicht nur eine produktivere Konzentration auf ihre Aufgaben, sondern auch flexible Arbeitszeiten.

Bessere Kommunikation für Remote-Teams

In einem Remote-Setup, selbst wenn Teammitglieder in derselben Zeitzone sind, kann die Koordination von Meetings aufgrund von widersprüchlichen Zeitplänen und persönlichen Verpflichtungen eine Herausforderung sein. Asynchrone Methoden überbrücken die Lücke, indem sie verteilten Teams ermöglichen, effektiv zusammenzuarbeiten, unabhängig vom Standort.

Dokumentierte Kommunikation

Wenn Teams ausschließlich über Telefonate oder persönliche Meetings arbeiten, hängen alle wichtigen Ergebnisse von den Notizfähigkeiten der Beteiligten ab. Ohne gründliche Dokumentation können wichtige Informationen übersehen oder vergessen werden.

Mit asynchroner Kommunikation werden alle Rückmeldungen und wesentlichen Details in der verwendeten Software aufgezeichnet. E-Mails können gespeichert, Kommentare in Projektmanagement-Software behalten und in vielen Fällen können Informationen innerhalb dieser Tools durchsucht werden, was es einfach macht, Details später zu überprüfen.

Erhöhte Reflexion und Klarheit

Nicht jeder kann spontan Antworten geben. Asynchrone Kommunikation ermöglicht die Zeit für Recherchen, sodass wertvolle Erkenntnisse die Projekte vorantreiben können.

Anstatt sich auf instinktive oder impulsive Reaktionen zu verlassen, können Menschen die Vor- und Nachteile abwägen, verschiedene Optionen evaluieren und ihre Gedanken klarer artikulieren. Das Ergebnis sorgt für eine produktivere Teamzusammenarbeit.

Best Practices für die Nutzung asynchroner Kommunikation

Eine ordnungsgemäße Anleitung zur effektiven Nutzung asynchroner Methoden kann bessere Entscheidungsfindung und Engagement für die Ziele des Teams fördern.

Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan

Jede Kommunikationsmethode, die verwendet werden soll, sollte in einem Kommunikationsplan des Unternehmens dokumentiert werden. Dieser Plan sollte festlegen, wann asynchrone Methoden im Gegensatz zu synchronen eingesetzt werden sollen, wie die Kommunikation priorisiert werden sollte und alle Informationen zu erwarteten Antwortzeiten.

Integrieren Sie synchrone Kommunikation

Selbst mit den besten asynchronen Tools ist manchmal der beste Weg, zu kommunizieren, das Telefon in die Hand zu nehmen und direkt mit jemandem zu sprechen. Dies gilt insbesondere in dringenden Situationen, die eine sofortige Antwort erfordern.

Kommunikationsrichtlinien sollten angeben, wann synchrone Kommunikation erwartet wird, und vorgeschlagene Grenzen bieten, die die Produktivität der Teams aufrechterhalten. Beispielsweise können Vorschläge wie das Halten von Anrufen oder Meetings unter 30 Minuten helfen, unnötig lange Meetings zu vermeiden, die wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

Kommunizieren Sie Arbeitszeiten klar

Für Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, ist es wichtig, zu kommunizieren, wann Sie online und verfügbar sind, um Nachrichten zu überprüfen.

Viele asynchrone Tools verbinden sich jetzt mit Kalenderplattformen, sodass Ihr Status automatisch aktualisiert und synchronisiert wird. Wenn Sie also in einem Meeting oder außer Haus sind, können die Teammitglieder entsprechend verzögerte Antworten erwarten.

Planen Sie fokussierte Zeit

Das Einplanen von Zeit für fokussierte Arbeit kann helfen, Ablenkungen zu managen und Kreativität zu fördern. Das Hinzufügen von Zeitblöcken zu Ihrem Kalender signalisiert Unverfügbarkeit während dieses bestimmten Zeitraums, insbesondere wenn Ihre Tools synchronisiert sind.

Einige asynchrone Tools wie E-Mail-Postfächer oder Instant-Messaging-Plattformen haben auch Stummschaltungsfunktionen, was bedeutet, dass Sie weiterhin verbunden sein können, aber keine Benachrichtigungen für einen bestimmten Zeitraum erhalten. Dies begrenzt Ablenkungen, während Sie tiefgehende Arbeit erledigen.

Erstellen Sie gemeinsame Arbeitsbereiche

Der beste Weg, um mit asynchroner Kommunikation transparent zu sein, ist die Nutzung gemeinsamer Arbeitsbereiche. Diese machen jede abgeschlossene Arbeit für das gesamte Team sichtbarer und halten alle Kommunikation an einem Ort. Es ist wichtig für einfache asynchrone Antworten und die Dokumentation aller Gespräche rund um Arbeitsprojekte.

Beste Message Queue Software für asynchrone Kommunikation

Mit Message Queue Software kann die Kommunikation zwischen verschiedenen IT-Systemen effizienter gestaltet werden, sodass Teams auf Nachrichten reagieren können, wo und wann sie möchten. Diese Systeme werden typischerweise von IT-Profis wie Systemadministratoren und Softwareentwicklern verwendet, um ihre Kommunikationstasks zu automatisieren. Darüber hinaus priorisieren sie Nachrichten, die innerhalb verschiedener IT-Systeme gesendet werden.

Um in die Kategorie der Message Queue Software aufgenommen zu werden, müssen Plattformen:

• Asynchrone Nachrichtenübermittlung ermöglichen
• Nachrichten speichern, liefern und löschen
• Kommunikationsinformationen dokumentieren
• Administrative Kontrolle über Nachrichtenberechtigungen ermöglichen

* Unten sind die fünf führenden Message Queue (MQ) Softwarelösungen aus dem G2 Spring 2024 Grid Report aufgeführt. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. IBM MQ

IBM MQ verbindet Anwendungen über Multi-Cloud- und Hybridumgebungen hinweg, um Unternehmen jeder Größe eine effizientere Kommunikation zu ermöglichen. Nachrichten zwischen Anwendungen werden einmalig geliefert, um sicherzustellen, dass Antworten rechtzeitig von den Personen abgeschlossen werden, die diese Informationen dringend benötigen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Mit seinen leistungsstarken, skalierbaren und sicheren Funktionen vereinfacht IBM MQ den Integrationsprozess und erleichtert den effizienten Datenaustausch über verschiedene Umgebungen hinweg. Die intuitive Benutzeroberfläche und die umfassenden Verwaltungstools machen es einfach, Messaging-Workflows zu konfigurieren, zu überwachen und zu beheben.“

- IBM MQ Review, Sanket J.

Was Benutzer nicht mögen:

„Benötigt mehr Anwendungs-Coding- und Tracing-Optionen & Beispiele: Springboot, Python usw. Ich möchte auf API-Ebene nach MQ-Objekten für fokussiertes Debugging nachverfolgen. Auf Netzwerkebene möchte ich, dass IBM-Software TCP-Traceroute integriert.“

- IBM MQ Review, Frank B.

2. MuleSoft Anypoint

Ähnlich wie ein Projektmanagementsystem verbindet MuleSoft Anypoint mehrere asynchrone Messaging-Plattformen in einer einzigen Anwendung, um einen einzigen Überblick über Hunderte von Systemen oder Anwendungen zu ermöglichen. Mit No-Code- und Pro-Code-Optionen können Teams Automatisierungen erstellen, die das Messaging effizienter machen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Die MuleSoft Anypoint Platform ist eine leicht zu erlernende Integrationsplattform, auf der das gesamte API-Lebenszyklusmanagement von einer einzigen Plattform aus durchgeführt werden kann. Sie können Ihre APIs mit RAML entwerfen, was sehr leicht zu verstehen ist, und dann können Sie APIs mit Anypoint Studio entwickeln und Tests durchführen. Das Anwenden von Richtlinien auf mehrere APIs ist ebenfalls sehr leicht zu erlernen.“

- MuleSoft Anypoint Review, Yash G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die MuleSoft Anypoint Platform muss ihre Bereitstellungsstrategie verbessern. Derzeit bietet sie keinen Rollback der Bereitstellung auf die vorherige Version an. Das Zugriffsmanagement sollte vereinfacht werden.“

- MuleSoft Anypoint Review, Kavyasree S.

3. RabbitMQ

RabbitMQ ist eine Open-Source-Nachrichtenbroker-Anwendung mit einem leichten und einfach zu implementierenden System, das sowohl in der Cloud als auch auf mehreren großen Betriebssystemen funktioniert. Die Software unterstützt die meisten Entwicklerplattformen und macht asynchrone Arbeit und Messaging schnell und einfach.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Ich mag, wie einfach es für mich war, RabbitMQ zu implementieren. Es war super einfach einzurichten, es läuft auf Docker, es hat ein Admin-Panel und so viele Client-Bibliotheken.“

- RabbitMQ Review, Tomasz J.

Was Benutzer nicht mögen:

„Einige Kunden könnten den Einrichtungs- und Konfigurationsprozess von RabbitMQ anfangs als komplex empfinden, insbesondere für diejenigen, die neu in Nachrichtenwarteschlangenstrukturen sind. Darüber hinaus kann die Fehlersuche bei Problemen im Zusammenhang mit Netzwerken oder Clustering für Kunden, die in diesen Bereichen nicht gut versiert sind, schwierig sein.“

- RabbitMQ Review, Akash M.

4. Apache Kafka

Apache Kafka ist eine Open-Source-Stream-Processing-Plattform, die sowohl in Scala als auch in Java geschrieben ist. Die Software wird hauptsächlich in der Fertigungs-, Banken-, Versicherungs- und Telekommunikationsbranche eingesetzt. Sie sammelt und teilt Stream-Analysen asynchron und betreibt Hochleistungs-Datenpipelines und Integrationen für geschäftskritische Anwendungen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Es ist Open Source, ausfallsicher und einfach zu bedienen. Sie bieten auch Schulungen an, um Kafka zu lernen. Sie können es problemlos in Ihre Produktionsumgebung integrieren.“

- Apache Kafka Review, Sanchit J.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die Integration von Kafka in bestehende Anwendungen ist eine etwas komplexe Aufgabe, da sie die Notwendigkeit eines technisch versierten Teams erfordert, um die Kafka-Infrastruktur tatsächlich einzurichten, was letztendlich Kosten und Aufwand erhöht.“

- Apache Kafka Review, Mahesh P.

5. Google Cloud Pub/Sub

Google Cloud Pub/Sub ist ein asynchroner Nachrichtendienst, der typischerweise für Streaming-Analysen und Datenintegration verwendet wird. Ereignisproduzenten und -konsumenten können innerhalb des Systems erstellt werden, um während Streaming-Ereignissen asynchron zu kommunizieren, während gleichzeitig Echtzeitverteilung und Datenanalysen bereitgestellt werden.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Es ist sehr einfach, alle Google-Cloud-Tools zu integrieren, und jedes Tool kann einfach miteinander verbunden werden, und jedes Tool kann einfach durch Authentifizierung verwaltet werden.“

- Google Cloud Pub/Sub Review, Pardeep D.

Was Benutzer nicht mögen:

„Der Preis ist pro gesendetem Byte etwas hoch, was uns dazu zwingt, in Bezug darauf, wie viele verschiedene Apps wir die Daten senden können und wie viel wir senden können, Abstriche zu machen.“

- Google Cloud Pub/Sub Review, Matthew W.

Kommunizieren Sie in Ihrer eigenen Zeit

Ob Sie sich an traditionelle asynchrone Methoden wie E-Mail halten oder neue Technologien wie Instant Messaging integrieren, die Möglichkeit für Teams, in ihrem eigenen Tempo zu antworten, kann Ihrer Organisation erhebliche Vorteile bringen. Auch wenn sie nie eine Einheitslösung sind, können asynchrone Tools eine hilfreiche Möglichkeit sein, die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Team zu steigern.

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