DigitalDrawer é um software de arquivamento digital seguro e local, projetado para ajudar pequenas e médias empresas a fazer a transição de sistemas baseados em papel para uma gestão eficiente de documentos eletrônicos. Ao digitalizar e organizar documentos, o DigitalDrawer aumenta a produtividade, garante a segurança dos dados e otimiza o espaço do escritório.
Principais Funcionalidades e Características:
- Captura de Documentos: Digitalize rapidamente documentos em papel diretamente no DigitalDrawer usando qualquer scanner compatível com TWAIN. O software suporta digitalização em lote, permitindo o processamento eficiente de grandes volumes de documentos. Além disso, os usuários podem importar arquivos eletrônicos existentes através de métodos de arrastar e soltar ou copiar e colar.
- Organização: Utilize uma estrutura de pastas baseada no Windows para criar múltiplos armários de arquivos personalizáveis. Esta configuração permite que os usuários armazenem e categorizem documentos de forma sistemática, garantindo fácil recuperação.
- Busca e Recuperação: Aproveite as capacidades de busca por palavras-chave e texto completo, impulsionadas pelo Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) automático, para localizar documentos rapidamente. O sistema indexa o texto dentro dos documentos, facilitando buscas rápidas e precisas.
- Gestão de Documentos: Adicione anotações como destaques, notas, carimbos e redações sem alterar o arquivo original. O software também oferece controle de versão para documentos do Microsoft Word e Excel, permitindo que os usuários revertam para versões anteriores, se necessário.
- Segurança: Implemente controles de acesso baseados em permissões para restringir o acesso a documentos a usuários autorizados. Monitore a atividade do sistema e o acesso a documentos através de trilhas de auditoria abrangentes. Os documentos são armazenados usando criptografia AES de 128 bits, garantindo a proteção dos dados e conformidade com regulamentações como a HIPAA.
Valor Principal e Soluções Oferecidas:
O DigitalDrawer aborda os desafios associados à gestão de documentos físicos ao oferecer um sistema de arquivamento eletrônico centralizado, seguro e eficiente. Ele elimina a necessidade de armazenamento físico, reduz o risco de perda ou dano de documentos e melhora a segurança dos dados. Ao simplificar os processos de captura, organização e recuperação de documentos, o DigitalDrawer melhora significativamente a eficiência operacional, permitindo que as empresas se concentrem em atividades principais sem o ônus da gestão manual de documentos.
