O software SmartGrant é projetado em torno de uma coleção de perfis-chave que ajudarão nas funções de preparação de propostas e gestão de prêmios. Com perfis cuidadosamente desenvolvidos, a maior parte dos dados necessários para completar propostas federais (e a maioria das estaduais, locais e de fundações) será automaticamente inserida nos formulários dos patrocinadores, aliviando assim os investigadores e administradores de pesquisa patrocinada dessa tarefa mundana.