Recursos de M-Files

Fornece funcionalidade que gerencia a sincronização de arquivos entre PC e dispositivos móveis para garantir que os arquivos estejam atualizados, independentemente de quem ou em qual dispositivo eles são atualizados

Capacidade de acessar documentos através de uma interface web sem que um cliente seja instalado em um dispositivo

Suporta todos os tipos de arquivos necessários, incluindo, mas não limitado a: Google Docs, MS Office, imagens, vídeos, etc.

Pode facilmente encontrar arquivos através de uma pesquisa simples e / ou avançada

Os aplicativos para iOS, Android e Windows Phone fornecem funcionalidades que permitem que o usuário execute as mesmas funções que faria em um PC

Suporta todos os tipos de arquivos necessários, incluindo, mas não limitado a: Google Docs, MS Office, imagens, vídeos, etc.

Adiciona automaticamente metadados descritivos, como tamanho do arquivo e data de carregamento, tem campos de metadados padrão, como palavras-chave, e permite a definição de campos personalizados e vocabulário.

Pode estruturar dados não estruturados por meio de Reconhecimento Óptico de Caracteres ou outros processos automatizados de arquivamento/marcação de documentos digitalizados.

Acompanhe as versões que mudam incrementalmente do mesmo arquivo.

Vários usuários podem colaborar na criação, anotação e revisão de documentos.

Gere automaticamente documentos com base em modelos e envio de formulários.

Capaz de criar e gerenciar formulários de usuário enviáveis.

Capaz de criar portais de usuário e sites.

Arquive, exclua ou revogue automaticamente o acesso a arquivos que chegaram ao fim de seu ciclo de vida.

Pode facilmente encontrar arquivos através de uma pesquisa simples e / ou avançada.

Capacidade de acessar documentos através de uma interface web sem que um cliente seja instalado em um dispositivo.

Os aplicativos para iOS, Android e Windows Phone fornecem funcionalidades que permitem que os usuários executem as mesmas funções que fariam em um computador.

Permite que os usuários recebam atualizações quando os arquivos tiverem sido atualizados, adicionados, excluídos ou movidos.

Permite que os usuários compartilhem arquivos/pastas individuais com pessoas fora ou dentro da organização. Capacidade de atribuir privilégios de edição ou exibição somente.

Os usuários podem trabalhar simultaneamente em arquivos.

Fornece um log de auditoria de alterações e permite que os usuários revertam para uma versão específica

Fornece um log de auditoria de alterações e permite que os usuários revertam para uma versão específica

Permite que os usuários trabalhem simultaneamente em arquivos.

Permite que os usuários compartilhem arquivos/pastas individuais com pessoas fora ou dentro da organização de maneira segura

Permite adição de comentários digitalmente ao documento e facilita a manutenção de uma trilha de auditoria de comentários no sistema

Permite que o administrador forneça acesso segmentado à ferramenta com base na função. Fácil de criar novos usuários e remover usuários.

Capacidade de controlar por usuário/grupo o acesso a arquivos/pastas, permissões de compartilhamento externo, políticas de edição, restrições de localização de dispositivos, compartilhamento por dispositivo, etc.

Os administradores podem restringir o acesso a arquivos por dispositivo em caso de perda/roubo de dispositivos, bem como usuários que não trabalham por muito tempo para a organização. Também pode fornecer a capacidade de apagar arquivos de dispositivos remotamente.

Administrar limites de armazenamento por usuário ou grupo

Escolha o data center em que seus arquivos devem ser armazenados

Armazena e transfere arquivos em ambiente seguro

O software está consistentemente disponível (up-time) e permite que os usuários concluam tarefas rapidamente porque não estão esperando que o software responda a uma ação que tomaram.

Acesse relatórios pré-criados e personalizados para monitorar a atividade e o armazenamento do usuário

Integra a sistemas outros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint

Permite integração personalizada com sistemas externos

Permite que organizações multinacionais usem a ferramenta de forma eficaz em vários idiomas e moedas.

O software está consistentemente disponível (up-time) e permite que os usuários concluam tarefas rapidamente porque não estão esperando que o software responda a uma ação que tomaram.

Acesse relatórios pré-criados e personalizados para monitorar a atividade e o armazenamento do usuário.

Integra-se com outros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.

Permite integração personalizada com sistemas externos.

Especificar uma série de condições e ações pode automatizar processos internos, é personalizável para as complexidades das necessidades da organização e fácil de configurar e executar.

O mecanismo de fluxo de trabalho fornece condições relevantes e personalizáveis para executar regras.

Qualquer ação que um usuário possa executar no sistema pode ser especificada como uma ação automatizada.

O sistema fornece as ferramentas e a funcionalidade necessárias para manter evidências de atividades de negócios e cumprir com requisitos governamentais ou padrões do setor.

O sistema fornece funcionalidade especializada para agregar conteúdo estruturado e não estruturado, automatizando processos adaptativos e multipessoais e definindo prazos para casos abertos. Além disso, os casos podem ser concluídos e encerrados com as informações associadas armazenadas e auditáveis.

Fornecer atividades e tarefas padrão que podem ser personalizadas pelos usuários

Os usuários podem facilmente criar fluxos usando recursos de arrastar e soltar

Definir e gerenciar dependências entre tarefas e fluxos de trabalho

Incluir alterações que podem ser usadas com fluxos de trabalho

Capacidade de atualizar vários fluxos de trabalho ao mesmo tempo

Manter um histórico de todas as alterações no fluxo de trabalho

Integre com ERP ou software de gerenciamento de projetos

Permite a fácil identificação de documentos usando um número de documento exclusivo, referência de versão ou outros recursos.

Inclui fluxos de trabalho e define as funções dos usuários que precisam criar, revisar e aprovar cada tipo de documento.

Rastreia versões e alterações em um projeto, armazena e monitora essas versões online.

Gera relatórios baseados em recursos sobre o tempo planejado e real gasto em documentos para destacar inconsistências.

Permite recursos de visualização e análise de dados

Gera relatórios baseados em qualidade nos documentos para diagnosticar problemas, tomar medidas corretivas e/ou evitar complicações futuras

Gera painéis e relatórios automatizados sobre as informações do documento e o progresso do fluxo de trabalho

Controla o acesso às informações, permitindo apenas que usuários autorizados pesquisem, visualizem e recuperem documentos de engenharia

Facilita a verificação da autenticidade do documento através do recurso de digitalização de código QR

Gera notificações automatizadas para informar os usuários durante eventos especificados, possíveis problemas ou ao se aproximar das datas e horários de escalonamento automático.

Permite que os usuários gerem texto com base em um prompt de texto.

Fornece filtragem poderosa, marcação e indexação para localizar rapidamente documentos relevantes em ambientes de TI complexos.

Mantém um histórico de alterações e permite que os administradores revertam a documentação para uma versão anterior.

Garante que apenas o pessoal autorizado possa visualizar ou editar o conteúdo.

Conecta-se perfeitamente com plataformas existentes de gerenciamento e monitoramento de serviços de TI, simplificando a resolução de tickets e garantindo atualizações em tempo real.

Oferece modelos prontos para uso e fluxos de trabalho automatizados, padronizando a criação de documentação e acelerando procedimentos de rotina.

Fornece painéis e relatórios para acompanhar a qualidade da documentação, conformidade regulatória e alinhamento com políticas internas.

Capacidade de realizar tarefas complexas sem a necessidade constante de intervenção humana

Engaja-se em conversas semelhantes às humanas para delegação de tarefas

Tome decisões informadas com base nos dados disponíveis e nos objetivos

Capacidade de realizar tarefas complexas sem a necessidade constante de intervenção humana

Funciona em vários sistemas de software ou bancos de dados

Engaja-se em conversas semelhantes às humanas para delegação de tarefas

Capacidade de realizar tarefas complexas sem a necessidade constante de intervenção humana

Capacidade de decompor e planejar processos em várias etapas

Funciona em vários sistemas de software ou bancos de dados

Melhora o desempenho com base no feedback e na experiência

Engaja-se em conversas semelhantes às humanas para delegação de tarefas

Antecipe necessidades e ofereça sugestões sem ser solicitado

Tome decisões informadas com base nos dados disponíveis e nos objetivos