O que é videoconferência?
Videoconferência é uma reunião online onde os participantes usam software de vídeo e áudio para se encontrarem em tempo real e de qualquer local em uma sala de reunião digital ou virtual.
Popular entre grupos remotos ou distribuídos, a videoconferência permite que indivíduos e equipes se encontrem face a face sem precisar estar na mesma localização física ou até mesmo no mesmo fuso horário.
Smartphones, tablets ou computadores de mesa conectados ao mesmo software de videoconferência tornam a realização desses tipos de reuniões mais simples e acessível para qualquer pessoa que precise participar.
Tipos de videoconferência
A videoconferência pode ser usada para os mesmos tipos de reuniões organizadas presencialmente. Elas simplesmente acontecem em um espaço digital em vez de uma sala física. Os usos mais comuns para videoconferência são:
- Conversas individuais: Seja um gerente conversando com um único funcionário ou um representante de recursos humanos (RH) contatando um potencial funcionário para uma entrevista, reuniões individuais são uma situação típica para usar chamadas de conferência, especialmente quando ambos os indivíduos estão em dois locais diferentes.
- Reuniões internas de equipe: É importante manter todos em uma equipe informados e se reunir regularmente para compartilhar atualizações de projetos ou notícias. Para empresas com funcionários remotos, a videoconferência em grupo é provavelmente a melhor solução para garantir que todos recebam as informações de que precisam em tempo real.
- Chamadas com fornecedores ou clientes: A maioria das empresas trabalhará com outras empresas ou clientes baseados em uma cidade ou estado diferente. A videoconferência permite que esses grupos se conectem face a face e construam relacionamentos comerciais mais profundos e significativos.
Elementos básicos da videoconferência
Algumas empresas usam tecnologia de videoconferência altamente sofisticada para colaborar entre locais, mas nem toda empresa precisa desse nível de software. Para reuniões de vídeo bem-sucedidas, os componentes básicos que uma empresa deve ter são:
- Uma câmera para cada participante: Qualquer pessoa envolvida na reunião deve ter acesso a uma webcam ou outra câmera conectável para que todos os participantes possam ver seus rostos.
- Um microfone e saída de áudio para cada participante: Da mesma forma, para que outros participantes ouçam os palestrantes individuais, cada pessoa deve ter um microfone conectado ao seu dispositivo e alto-falantes para acompanhar a conversa.
- Iluminação adequada: Uma vez que uma câmera está configurada, aqueles na reunião devem verificar a iluminação da sala e como isso é refletido na câmera. Sentar-se em frente a uma janela pode gerar luz natural que torna o rosto de alguém mais fácil de ver. Mas sentar-se de costas para a janela pode fazer com que a câmera foque apenas na luz e projete uma sombra no rosto, tornando difícil vê-los.
- Software de videoconferência: Dependendo do número de pessoas envolvidas na videoconferência, pode ser necessário um software especializado para hospedar um grande número de participantes, criar salas de discussão ou gravar a reunião para compartilhamento posterior.
Benefícios da videoconferência
Com o mercado global de videoconferência previsto para dobrar de valor de agora até 2027, é certamente uma área de comunicação que muitas empresas estão considerando adotar. Existem muitos benefícios na videoconferência, incluindo:
- Economiza dinheiro: Pedir aos membros da equipe que venham ao escritório, especialmente se moram longe, para uma única reunião pode custar ao indivíduo ou à empresa quantias significativas de dinheiro por membro da equipe. Em vez disso, a videoconferência custa apenas o valor da plataforma utilizada e quaisquer custos de equipamentos para preparar os membros da equipe com a capacidade de participar de reuniões de sua localização.
- Aumenta a produtividade da equipe: Poder se encontrar face a face pode muitas vezes melhorar a produção colaborativa de uma equipe. Com a videoconferência, isso ainda é possível como se a equipe estivesse junta pessoalmente. Há também o benefício adicional de não perder tempo viajando para a reunião, deixando mais tempo para trabalho produtivo.
- Mais acessível: Membros individuais da equipe podem ter requisitos pessoais que tornam o trabalho em um ambiente de escritório desafiador, especialmente se precisarem se deslocar entre andares do prédio ou para diferentes sedes corporativas. A videoconferência significa que eles ainda podem participar de reuniões de equipe, mas de um local e ambiente que funciona melhor para eles.
Melhores práticas para videoconferência
Particularmente quando há mais de um punhado de pessoas em uma reunião de vídeo, pode se tornar difícil se concentrar e participar efetivamente. Seguir várias melhores práticas, no entanto, pode manter as videoconferências no caminho certo e produtivas. Estas incluem:
- Minimizar o ruído na sala: Microfones são incrivelmente sensíveis e captarão qualquer ruído de fundo quando alguém estiver falando. É melhor usar um fone de ouvido ao fazer chamadas de vídeo em um local movimentado, desligar qualquer música de fundo ou áudio que possa estar tocando, ou pedir a outros na casa para manter o ruído baixo enquanto estiver em uma chamada.
- Silenciar participantes que não estão falando: Com muitos participantes, pode rapidamente se tornar caótico e difícil de ouvir se várias pessoas tentarem falar ao mesmo tempo. Manter todos na reunião no mudo até que precisem falar reduz o ruído de fundo geral e dá foco total à pessoa que está falando.
- Optar por gravar reuniões: A maioria dos softwares de videoconferência oferece a opção de gravar reuniões. Embora isso nem sempre seja necessário, especialmente em reuniões individuais, gravar e compartilhar a chamada de vídeo pode ser útil se alguns indivíduos não puderem participar.
- Lembrar-se da cortesia comum em reuniões: Assim como qualquer pessoa faria em uma reunião presencial, é importante lembrar-se das regras básicas de etiqueta em reuniões. Não interrompa as pessoas que estão falando, preste atenção total ao que está acontecendo na reunião e sempre se despeça dos outros participantes no final.
Facilite uma maior colaboração e produtividade da equipe com software de gestão de reuniões que mantém as reuniões no caminho certo.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
