Formulários W-9 vs. 1099: Qual é a diferença?

Existe algo mais confuso ou estressante do que fazer seus próprios impostos?

Os formulários intermináveis e a papelada confusa são suficientes para abalar até mesmo o matemático mais confiante. E se você é proprietário de uma pequena empresa, há uma chance de estar lidando com alguma papelada nova com a qual não está familiarizado.

Embora possa parecer confuso à primeira vista, esses formulários fiscais são muito fáceis de entender uma vez que você conhece a diferença. Além disso, com o software de contabilidade certo, você pode simplificar seu processo de preparação de impostos, reduzir erros e economizar dinheiro.

A diferença entre esses dois formulários é simples em um nível muito alto. O serviço de receita interna (IRS) usa um formulário W-9 para coletar informações sobre contratantes independentes para que seus ganhos possam ser relatados no final do ano. Por outro lado, um formulário 1099 é a papelada usada para relatar quanto esse contratante ganhou no final do ano.

Quando usar um W-9 vs. 1099

Agora você conhece a diferença entre esses formulários, mas quando é o momento certo para usá-los? Quando você assume um trabalho com um cliente como contratante independente, deve preencher um formulário W-9. Este formulário coleta seu Número de Identificação do Contribuinte (TIN) e outras informações relevantes.

O 1099 só precisa ser preenchido junto com sua outra papelada fiscal antes do final de janeiro. É importante notar que existem diferentes tipos de formulários 1099, e você vai querer selecionar o correto para o seu trabalho.

Abaixo está uma análise detalhada das diferenças entre o Formulário W-9 e o Formulário 1099:

Essas diferenças sutis entre um W-9 e o Formulário 1099 são importantes de se notar. Fique atento a quem é responsável por cada formulário, quando ele precisa ser arquivado e quais informações são necessárias. Um simples erro em um desses formulários pode custar uma fortuna em impostos atrasados.

O que é um contratante independente?

Um contratante independente é essencialmente um funcionário temporário. Eles assinam um contrato separado com uma empresa para trabalhar por um período limitado de tempo, muitas vezes em um projeto específico.

Contratantes independentes não passam pelo mesmo processo de contratação que os funcionários e não são pagos da mesma forma que os funcionários são pagos. Por essa razão, a papelada arquivada para contratantes independentes é diferente da dos funcionários em tempo integral.

Por que você precisa de diferentes formulários fiscais para trabalhadores contratados

O IRS não está apenas enviando diferentes papéis por diversão. Como proprietário de uma empresa, você não é obrigado a reter ou pagar impostos ao fazer a folha de pagamento para contratantes independentes.

Espera-se que você reúna, rastreie e relate seus ganhos porque o IRS exige que eles paguem impostos de forma independente. Embora você não seja responsável por garantir que seu contratante pague seus impostos, você deve garantir que eles recebam informações precisas sobre seus ganhos até 31 de janeiro do ano seguinte.

Sem essas informações, seus trabalhadores contratados não podem pagar seus impostos, e o IRS provavelmente o considerará responsável se for decidido que você não arquivou os formulários corretos.

Como preencher um W-9

Se você é um contratante, será responsável por preencher um W-9 e devolvê-lo ao proprietário da empresa após a conclusão. Se você é um cliente, é responsável por garantir que tenha um W-9 completo de funcionários contratados antes de começarem a trabalhar.

Aqui estão cinco passos simples para preencher um formulário W-9:

• Forneça seu nome legal completo e nome comercial, se tiver um como contratante independente. Caso contrário, você pode deixar a segunda linha em branco.
• Por favor, marque a caixa que descreve mais precisamente seu negócio. Muitas vezes será a caixa "indivíduo ou proprietário único", mas há exceções.
• Forneça suas informações pessoais e endereço.
• Complete seu número de segurança social (SSN) e número de identificação do empregado (EIN).
• Finalize com sua assinatura.

Vamos dar uma olhada em como isso se parece no próprio formulário:

Depois de preencher este formulário, você deve devolvê-lo ao proprietário da empresa para quem está fazendo seu trabalho contratado. Se você possui uma empresa de responsabilidade limitada (LLC) ou seu próprio negócio como contratante, você vai querer prestar muita atenção à seção do formulário W-9. Se você é um proprietário de empresa, mantenha uma cópia do W-9 fornecido por seus contratantes independentes. Você precisará deste formulário para completar o Formulário 1099.

Como completar o Formulário 1099

Como proprietário de uma empresa que emprega contratantes independentes, você será obrigado a completar um 1099 para qualquer contratante independente que tenha em sua folha de pagamento.

Usando as informações que você forneceu no formulário W-9, você completará o formulário 1099 e enviará uma cópia ao contratante independente e ao IRS. Isso deve ser feito antes do final de janeiro, antes que os impostos sejam devidos. Também é inteligente manter uma cópia para si mesmo caso surja um problema com sua declaração de impostos.

Como preencher o Formulário 1099

Para completar o formulário 1099, você precisará das seguintes informações: seu número de identificação fiscal federal, que pode ser seu SSN ou EIN, e as informações do contratante, que incluem seu SSN ou EIN. As informações do contratante podem ser encontradas no W-9 preenchido por ele.

Aqui estão quatro passos simples para preencher um formulário 1099:

• Complete seus dados pessoais na caixa no canto superior esquerdo, incluindo seu nome completo, endereço residencial, número de contato, etc.
• Preencha seu número de identificação fiscal. Se você é um contratante independente, use seu número de segurança social. Se você é um proprietário de empresa, use seu número de identificação fiscal empresarial.
• Como proprietário de empresa, insira o número de identificação fiscal e as informações pessoais do contratante sob esta caixa. O formulário W-9 fornece todas essas informações.
• Insira o valor total que você pagou ao contratante independente na caixa 7. Se você é autônomo, pode inserir o valor total ganho do empregador na caixa 7, se ainda não estiver preenchido.

Aqui está como isso pode parecer no próprio formulário:

Cada 1099 deve incluir o valor pago ao contratante, inserido na Caixa 7 sob o título "Compensação de não funcionário". Se você reter qualquer ganho do contratante, também deve preencher a Caixa 4 ou 11 sobre qualquer imposto de renda federal ou estadual que você reteve.

Finalmente, confirme se todas as informações fornecidas pelo contratante independente estão corretas. Você precisará completar este processo para cada contratante com quem trabalhou no último ano. Muitas empresas de grande porte com muitos contratantes empregarão uma solução de software de imposto corporativo para automatizar o processo.

Essas soluções de software permitem que essas informações sejam geradas e inseridas automaticamente para você, economizando tempo e reduzindo qualquer potencial de erro humano. Se você tiver contratantes suficientes em sua folha de pagamento, isso pode economizar tempo e dinheiro.

Como arquivar um formulário 1099 com o IRS

Depois de completar o formulário 1099 para seus contratantes, é hora de enviar tudo para as pessoas certas. Todos esses formulários devem ser preenchidos e arquivados antes de 31 de janeiro. O IRS e o contratante independente devem receber uma cópia do Formulário 1099.

O processo para arquivar o formulário 1099:

• Para ser enviado ao IRS: Cópia A
• Para ser enviado ao departamento de impostos estaduais: Cópia 1
• Para ser enviado ao contratante: Cópia B e Cópia 2
• Para manter para seus próprios registros: Cópia C

Finalmente, você também deve enviar um formulário 1096 ao IRS como uma empresa. Este formulário resume os formulários 1099 que você enviou para cada contratante independente. O formulário 1096 também deve ser enviado até 31 de janeiro.

Erros comuns a evitar

Evitar erros comuns ao preencher os formulários W9 e 1099 pode prevenir problemas com o IRS:

Erros no Formulário W9

• TIN incorreto ou ausente: Verifique a precisão do seu número de identificação do contribuinte.
• Informações incompletas: Certifique-se de que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos corretamente.
• Não assinar o formulário: Sempre assine e date o formulário para validá-lo.

Erros no Formulário 1099

• Valores de pagamento incorretos: Verifique os pagamentos totais feitos durante o ano fiscal.
• Informações do destinatário erradas: Certifique-se de que o nome, endereço e TIN do destinatário estejam corretos.
• Prazos perdidos: Envie o formulário ao IRS e ao destinatário a tempo para evitar penalidades.

Perguntas frequentes sobre os formulários W9 e 1099

Qual é a diferença entre um formulário W9 e um formulário 1099?

Um formulário W9 coleta informações de identificação do contribuinte, enquanto um formulário 1099 relata pagamentos a não funcionários.

Quem é responsável por emitir um formulário 1099?

A empresa que faz pagamentos a um contratante independente ou freelancer é responsável por emitir um formulário 1099.

O que acontece se eu não preencher um formulário W9?

Não fornecer um formulário W9 pode resultar na retenção de backup de seus pagamentos em 24%.

Agora vamos obter inFORMação

A verdade é que, uma vez que você complete um combo de W-9 e 1099, você será um profissional na próxima vez que tiver que fazê-lo. Essas coisas podem ser tediosas, mas é importante fazê-las corretamente! Você sempre pode verificar o site do IRS para obter informações mais detalhadas se tiver dúvidas.

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Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Foi atualizado com novas informações.