Você já deu uma festa apenas para descobrir que ninguém vai comparecer?

Essa cena é o pior pesadelo de um profissional de relações públicas. Junto com uma preparação imensa, o sucesso de uma coletiva de imprensa é baseado na presença e na qualidade da cobertura.

Você certamente já assistiu a coletivas de imprensa para anúncios esportivos e explicações sobre tragédias. Como a informação viaja tão rapidamente, muitas vezes é necessário se antecipar às notícias com sua história, em vez de esperar que as pessoas criem suas próprias narrativas.

No entanto, você nem sempre precisa de uma coletiva de imprensa. O uso excessivo de coletivas de imprensa levará a públicos menores e menos confiabilidade entre os repórteres e seu público, assim como o menino que gritava lobo.

Aprenda tudo o que você precisa saber sobre coletivas de imprensa para ter a melhor chance de sucesso. No entanto, se você está aqui para os detalhes específicos, sinta-se à vontade para pular adiante usando os links abaixo:

• Importância de uma coletiva de imprensa
• Como realizar uma coletiva de imprensa bem-sucedida
• Antes de uma coletiva de imprensa
• Durante uma coletiva de imprensa
• Após uma coletiva de imprensa

Importância de uma coletiva de imprensa

Uma coletiva de imprensa é uma das maneiras mais eficazes de se comunicar com a mídia e atrair sua atenção.

Outros materiais de RP como comunicados de imprensa, boilerplates e kits de mídia são ótimas maneiras de fazer suas mensagens serem ouvidas, mas quando se trata de uma ocasião especial ou questão urgente, as coletivas de imprensa são o caminho a seguir.

O orador em uma coletiva de imprensa geralmente é um político, celebridade, advogado, atleta ou chefe de polícia, e é usado como uma oportunidade para contar seu lado da história em vários meios de comunicação. A pessoa que planeja este evento é, na maioria das vezes, um profissional de relações públicas.

Saber quando realizar uma coletiva de imprensa requer prática. Se a situação em questão se enquadra em uma ou mais das instâncias abaixo, então é hora de começar a planejar sua coletiva de imprensa:

Como realizar uma coletiva de imprensa bem-sucedida

Você já sabe que uma coletiva de imprensa é um evento de mídia onde jornalistas cercam um orador fazendo perguntas sobre sua declaração. Mas como chegar a esse ponto?

Ao fazer seu plano de ataque para realizar uma coletiva de imprensa, comece elaborando uma lista e dividindo-a em três seções — antes, durante e depois da coletiva de imprensa.

Antes de uma coletiva de imprensa

O tempo ideal para começar a se preparar para uma coletiva de imprensa é de duas semanas, mas às vezes é necessário agir antes disso. Preparar-se para uma coletiva de imprensa leva muito mais tempo do que a própria coletiva de imprensa.

Agende uma data, hora e local que não coincidam com outros eventos maiores. Certifique-se de reservar um local que seja relevante para os tópicos a serem abordados.

Depois que os aspectos logísticos forem determinados, você precisa alinhar com seu cliente a mensagem e garantir que ela esteja de acordo com o objetivo final. Escreva claramente essas mensagens e pontos-chave para garantir que seu orador cubra as informações de forma eficaz. Definir a mensagem pode ser o mais difícil, então faça isso primeiro para que você saiba seus objetivos enquanto organiza o restante da conferência.

Em seguida, você precisa preparar seu(s) orador(es). Faça com que eles aprendam os pontos-chave e diga ao(s) orador(es) para reiterar os pontos ao longo da coletiva de imprensa. A pessoa que vai falar em nome do seu cliente ou empresa deve estar ciente de possíveis críticas e hostilidade dos repórteres ao lidar com um assunto sensível.

Dica: Prepare-se para uma crise de RP antes que ela aconteça, para que planejar sua coletiva de imprensa seja mais fácil.

Agora para a parte mais importante — contatar a mídia. Se você seguir e entender as informações já abordadas, estará em um bom lugar para começar a entrar em contato com os participantes desejados. Entre em contato com repórteres com quem você tem um relacionamento pessoal, bem como estações de TV, jornais e quaisquer outras organizações de mídia que você gostaria que participassem do seu evento.

Ao entrar em contato, certifique-se de destacar o tema principal e os detalhes sobre o orador. Se você estiver convidando a mídia com uma semana ou mais de antecedência, faça um lembrete para seguir no dia anterior.

Dica: Se lançar para a mídia não é seu ponto forte, aprenda como escrever uma proposta que não será ignorada.

Se o seu orçamento permitir, crie um kit de imprensa ou comunicado de imprensa que contenha uma visão geral do evento e informações que possam ser úteis para o repórter. Você pode até usar software de distribuição de comunicados de imprensa para divulgar suas notícias em massa para repórteres.

No dia da coletiva de imprensa, comece preparando a sala. Teste toda a tecnologia que você usará, faça cartões de nome, prepare assentos extras e forneça bebidas como água e café.

Isso foi muita informação, então eu dividi as informações em etapas fáceis de seguir:

Durante uma coletiva de imprensa

O dia chegou e você fez tudo o que podia para se preparar. Quando a mídia começar a chegar, receba-os e peça que assinem com suas informações de contato. Mostre-lhes seus assentos e então comece o evento no horário.

Ninguém gosta de perder tempo, então começar no horário é crucial para o sucesso do seu evento e imperativo para fazer com que os repórteres queiram vir à sua próxima coletiva de imprensa.

Uma vez que a coletiva de imprensa comece, o orador deve fazer seus principais pontos nos primeiros 15 minutos. Em seguida, ele deve abrir o espaço para perguntas. Não permita que as perguntas durem mais de 45 minutos, pois você só quer ocupar uma hora de tempo. É sempre uma boa ideia ter um moderador para controlar o tempo e chamar os repórteres, isso especialmente ajuda a tirar um pouco da pressão do orador para que ele ou ela possa se concentrar em responder às perguntas de maneira calma e tranquila.

Após uma coletiva de imprensa

Parabéns! A parte mais estressante acabou, e se você seguiu essas etapas ao longo de todo o caminho, estou disposto a apostar que sua coletiva de imprensa foi um grande sucesso.

Certifique-se de fazer contatos pessoais com os jornalistas, pois essas conexões o acompanharão ao longo de sua carreira em RP.

Prepare-se para o pior, espere o melhor

As coletivas de imprensa são destinadas a melhorar sua imagem pública, não a danificá-la. A preparação é fundamental para garantir que seu orador represente bem sua empresa ou cliente. Ao separar a preparação para a coletiva de imprensa em três etapas, você certamente realizará um evento amplamente assistido.