Como Conduzir uma Verificação de Antecedentes de Emprego da Maneira Certa

Há algo a ser dito sobre encontrar o candidato perfeito para um emprego.

Depois de todo o trabalho árduo em criar uma descrição de trabalho e entrevistar candidatos, está quase na hora de fazer uma oferta. Mas antes de poder fazer isso, é do interesse da sua empresa realizar uma verificação de antecedentes de emprego.

É crucial realizar uma verificação de antecedentes de emprego em todos que você contratar. Como parte do processo de triagem pré-emprego, eles podem ajudar a confirmar que você está tomando uma decisão de contratação inteligente antes de começar a integração.

Você também pode optar por realizar verificações de antecedentes anuais ou semestrais em funcionários atuais como um esforço contínuo para proteger a empresa e garantir que os membros da equipe continuem a ter um histórico limpo, seja qual for a definição da sua empresa.

Há muito a saber sobre a realização de verificações de antecedentes de emprego, e é provável que você tenha que responder a algumas perguntas feitas pelo candidato. Mergulhe nos detalhes abaixo para aprender tudo sobre verificações de antecedentes de emprego.

O que é necessário para realizar uma verificação de antecedentes de emprego?

Para realizar uma verificação de antecedentes pré-emprego, você precisará de certos detalhes do candidato, incluindo:

• Nome completo
• Data de nascimento
• Número de Seguro Social (SSN)
• Endereço atual ou anterior
• Consentimento para realizar a verificação

Preste atenção especial a esse último ponto. O Fair Credit Reporting Act responsabiliza todos os empregadores a cumprir regulamentos específicos para garantir que o processo de realização de uma verificação de antecedentes seja feito de forma justa.

Por exemplo, você, como potencial empregador, deve obter permissão por escrito de candidatos e funcionários atuais para realizar uma verificação de antecedentes. Os empregadores também devem informá-los sobre como as informações podem ser usadas ao tomar decisões relacionadas ao emprego deles.

Como empregador, você pode optar por não contratar alguém com base nas informações encontradas em uma verificação de antecedentes. Se for esse o caso, você deve enviar ao candidato um aviso que inclua uma cópia do relatório que foi usado para tomar essa decisão de contratação.

Como empregador, você também pode decidir realizar uma verificação de caráter, que envolve conversar com conhecidos pessoais ou referências do candidato.

O que está incluído em uma verificação de antecedentes de emprego?

As informações que aparecerão em uma verificação de antecedentes de emprego concluída vão depender do tipo de pesquisa solicitada, já que vários conjuntos diferentes de registros e dados podem ser obtidos. Normalmente, uma verificação de antecedentes de emprego inclui informações de registros baseados nos últimos sete anos, embora alguns estados permitam que isso alcance até 10 anos.

Informações encontradas em uma verificação de antecedentes de emprego incluem:

• Verificação de identidade
• Histórico de trabalho
• Confirmação de educação
• Histórico de crédito
• Registro de condução
• Registro criminal
• Histórico médico
• Uso de mídias sociais
• Teste de drogas

Se a posição para a qual está se candidatando for especializada, é possível que os candidatos passem por triagens adicionais. Por exemplo, se a posição para a qual está se candidatando for de consultor financeiro, contador público ou qualquer tipo de trabalho em um banco, o empregador também pode verificar seu histórico financeiro, bem como se possuem as certificações e licenças apropriadas necessárias para o trabalho.

O teste de drogas nem sempre faz parte de uma verificação de antecedentes de emprego, mas é exigido para muitos trabalhos que envolvem operar veículos motorizados, equipamentos perigosos e qualquer função relacionada à segurança geral do público.

Também é importante ter em mente que leis estaduais e federais específicas podem limitar as informações listadas em verificações de antecedentes de emprego com base em um salário anual.

Se você estiver lidando com uma vaga de emprego que paga menos de $75.000 como salário anual, informações sobre sanções governamentais, julgamentos civis e medidas disciplinares relacionadas a qualquer licença profissional não estarão presentes nos resultados de uma verificação de antecedentes. Se o salário para a vaga aberta pagar $75.000 ou mais como salário anual, essas informações podem estar presentes nos resultados.

Verificações de antecedentes de emprego e registros criminais

Uma área específica dentro da verificação de antecedentes de funcionários à qual os empregadores devem prestar atenção especial é o registro criminal (que também pode incluir o registro de condução de um candidato).

O que aparece nesta seção da verificação de antecedentes pode ajudar a proteger um proprietário de negócios ao revelar históricos de condenações criminais de um candidato. Também pode fazer uma grande diferença na proteção da sua empresa, de outros funcionários e clientes.

Os resultados da verificação de antecedentes de emprego podem mostrar delitos criminais nos níveis municipal, estadual e federal. Alguns delitos que podem ser relatados na verificação de antecedentes incluem:

• Acusações pendentes atuais
• Acusações arquivadas
• Acusações absolvidas
• Condenações por crime
• Condenações por contravenção

O que é uma verificação de antecedentes por impressão digital?

As verificações de antecedentes por impressão digital foram lançadas pela primeira vez em 1999 pelo Sistema Automatizado de Identificação de Impressões Digitais (AFIS), que armazena mais de 35 milhões de conjuntos de impressões digitais. Uma verificação de antecedentes por impressão digital, ou Resumo de Histórico de Identidade, é usada em parte com uma variedade de verificações de antecedentes, mas é mais frequentemente parte do processo de triagem pré-emprego.

Este tipo de verificação de antecedentes às vezes é considerado obrigatório, dependendo do estado, para licenças profissionais dentro de imóveis, finanças, cuidados médicos, farmácias e cassinos.

O que é uma verificação de antecedentes de Nível 2?

Dentro das verificações de antecedentes por impressão digital, há um tipo especializado de verificação, chamado de Nível 2. Esta verificação de antecedentes é para candidatos que se candidatam a empregos que envolvem trabalhar com indivíduos vulneráveis, como pessoas com deficiência, crianças ou idosos. Estas também podem ser exigidas para aqueles que se candidatam a voluntariar em escolas, creches ou centros para idosos.

Uma verificação de antecedentes de Nível 2 irá examinar as aplicações em bancos de dados específicos para informações sobre prisões, condenações ou qualquer comportamento relacionado à detenção, bem como crimes contra crianças. Os empregadores devem estar cientes de que as verificações de Nível 2 revelarão registros que foram selados pelos tribunais relacionados a condenações ou detenções juvenis.

Quanto tempo leva uma verificação de antecedentes de emprego?

Não há como negar que o processo de contratação pode levar muito tempo, mas a maioria dos proprietários de empresas quer encontrar os melhores funcionários o mais rápido possível. A maneira como você realiza uma verificação de antecedentes de emprego vai depender das suas necessidades e cronograma, mas a maioria dos empregadores tem a mentalidade de "quanto mais cedo, melhor".

Quando se trata de quanto tempo leva uma verificação de antecedentes de emprego, vai depender do serviço e do software de verificação de antecedentes que você decidir usar. Você pode obter resultados em qualquer lugar, desde alguns minutos até mais de uma semana.

Deste processo, Alyssa Kowalczyk, Coordenadora de Recursos Humanos na Control Solutions, LLC, disse: "Você deve sempre realizar uma verificação de antecedentes em um novo candidato antes que ele comece no trabalho. Antes que ele possa começar, tanto a verificação de antecedentes quanto o teste de drogas precisam ser aprovados." 

“Isso pode levar algum tempo, então eu forneço uma data de início antecipada para que eles estejam cientes como uma forma de incentivar uma comunicação clara de ambos os lados do processo de contratação.”

Alyssa Kowalczyk
Coordenadora de Recursos Humanos na Control Solutions, LLC

Os serviços tradicionais de verificação de antecedentes geralmente oferecem uma variedade de relatórios dentro da verificação de antecedentes, razão pela qual pode levar mais de uma semana para obter os resultados de volta. Se você optar por seguir a rota de uma opção de triagem online, você pode obter uma visão rápida e abrangente do histórico do candidato.

Existem muitas razões pelas quais uma verificação de antecedentes tradicional pode levar mais de uma semana para retornar. Algumas incluem:

• Imprecisão nos formulários: Quando o empregador comete um erro ao preencher o formulário.
• Identificadores incorretos: Quando um candidato a emprego comete um erro no formulário, como listar um apelido em vez de seu nome legal.
• Verificações criminais em nível municipal: Dependendo do que a verificação de antecedentes de emprego revela, pode ser necessário que uma pessoa visite um tribunal para visualizar registros criminais, o que pode levar até 30 dias para retornar resultados.
• Informações necessárias: Dependendo do tipo de função que precisa ser preenchida, pode ser necessário um exame mais extenso. Mais informações significam mais relatórios, o que também significa levar mais tempo.

Com que frequência você deve realizar verificações de antecedentes de emprego?

Embora uma verificação de antecedentes de emprego geralmente ocorra quando alguém se candidata a um emprego, elas não devem ser um tipo de verificação "uma vez e pronto". Por exemplo, não é incomum que um empregador exija testes de drogas anuais ou semestrais ou verificações de antecedentes criminais para manter um ambiente de trabalho seguro para todos os seus funcionários.

Como suas práticas de verificação de antecedentes e padrões de conformidade não devem parar no ponto de uma oferta de emprego, é do interesse da sua empresa implementar uma política em relação às verificações de antecedentes pós-contratação. Certifique-se de especificar o que fará parte da triagem pós-contratação, como se incluirá uma verificação atualizada de registros criminais. Determine com que frequência e quando essas triagens ocorrerão.

Lembre-se de que, assim como nas verificações de antecedentes pré-emprego, é necessário consentimento. Se você estiver implementando verificações de antecedentes de emprego contínuas, considere uma linguagem perene em seu formulário de consentimento inicial, se seu estado permitir. Certifique-se de mencioná-lo no manual do funcionário também.

Não importa com que frequência você decida realizar verificações de antecedentes de emprego, informe todos os funcionários atuais e novos contratados sobre essa política, especialmente se for nova. Os funcionários devem saber com quem entrar em contato, com que frequência ocorrerão e que a comunicação em torno das verificações de antecedentes será contínua.

Verificações de antecedentes de emprego e ações adversas

Ao realizar verificações de antecedentes de emprego, é provável que você encontre algo menos do que ideal, resultando em uma decisão de recusar um candidato ou demitir um funcionário atual. Quando isso ocorre, a lei federal exige que você informe esse indivíduo em um documento chamado aviso de ação adversa. Se você não cumprir, sua empresa pode enfrentar uma penalidade financeira ou até mesmo enfrentar um processo por contratação injusta.

Este aviso permitirá que você informe um candidato a emprego sobre o motivo pelo qual ele não será contratado para uma função específica dentro da sua empresa com base nas descobertas em uma verificação de antecedentes. Ou informará a um funcionário atual que seu emprego, status de trabalho ou promoção está sob revisão.

Também deve informar o candidato ou funcionário sobre seu direito de contestar a decisão, bem como dar a eles a chance de obter uma cópia de seu relatório de verificação de antecedentes dentro de 60 dias após receber o aviso de ação adversa. Para cumprir o Fair Credit Reporting Act, os empregadores também devem descartar todos os documentos sensíveis relacionados à verificação de antecedentes, sejam cópias em papel ou digitais.

Software de verificação de antecedentes

O software de verificação de antecedentes fornece às empresas uma maneira de simplificar o processo de triagem para novos contratados e voluntários, além de ajudar a organizar os dados coletados. O software dentro desta categoria geralmente realiza verificações de antecedentes de emprego, histórico de crédito, educação e antecedentes criminais, enquanto alguns também facilitam testes de drogas.

* Abaixo estão as cinco principais soluções de software de verificação de antecedentes do Relatório Grid® de Verão de 2020 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para maior clareza.

1. Paycom

Paycom é um sistema completo de RH contido em um único banco de dados. Isso significa que a tecnologia usada para contratar novos funcionários é a mesma tecnologia usada para pagar a força de trabalho da empresa, cumprir regulamentos, treinar funcionários e mais. Os usuários do Paycom têm o benefício de todos os dados da força de trabalho da organização em um único sistema, eliminando a entrada de dados redundante e a integração de várias interfaces.

O que os usuários gostam:

“Adoro ter acesso a tantos relatórios diferentes. Eles nem sempre são fáceis de encontrar, mas uma vez que você descobre, há praticamente um relatório para tudo. Ter um representante de serviço ao cliente dedicado tem sido bom também. É bom saber que quando eu ligo e tenho perguntas ou estou confuso, tenho uma pessoa para conversar. Sempre há alguém disponível na equipe que está designada para ajudar com todas as perguntas.”

- Revisão do Paycom, Karey L.

O que os usuários não gostam:

“Alguns dos processos são tão detalhados que partes de certos aspectos parecem sobrecarregadas com repetição. Há uma configuração necessária para qualquer novo empreendimento, pessoa ou projeto, mas melhorar a acessibilidade para adicionar novas pessoas ou aspectos em um ponto mais adiante no fluxo seria uma boa adição."

- Revisão do Paycom, Megan D.

2. GoodHire

Os usuários do GoodHire recebem um fluxo de trabalho de verificação de antecedentes fácil de ponta a ponta, além de ter recursos que ajudam os profissionais de RH a realizar suas verificações de antecedentes rapidamente, de forma acessível e de uma maneira que minimiza o incômodo da conformidade.

O que os usuários gostam:

“Podemos integrar facilmente o Goodhire em nosso processo de contratação através do nosso ATS e os resultados sempre retornam rapidamente e são muito fáceis de ler. Se algo surgir como um sinal vermelho, então ele tem um sistema automático para permitir que o candidato forneça mais informações sem que você precise solicitar, o que ajuda a evitar aquelas conversas constrangedoras.”

- Revisão do GoodHire, Sara C.

O que os usuários não gostam:

“Seria bom poder baixar ou imprimir vários relatórios de uma vez. Nossa empresa precisa executar relatórios anuais de veículos motorizados e ter que baixar e imprimir os relatórios um por um é um pouco incômodo. No grande esquema das coisas, isso é menor em comparação com tudo o que o GoodHire oferece.”

- Revisão do GoodHire, Elizabeth C.

3. Checkr

Seja sua empresa uma pequena startup ou uma empresa, o Checkr fornece triagens de antecedentes simples, rápidas e em conformidade. Os usuários do Checkr terão tecnologia avançada de verificação de antecedentes junto com produtos inovadores de contratação e risco para ajudar os clientes a tornar a contratação mais segura, mais eficiente e mais inclusiva.

O que os usuários gostam:

“É extremamente útil ter uma equipe colocada como suporte do início ao fim. Integrar um novo produto em uma operação existente não é uma tarefa fácil, mas a equipe de suporte estava lá para nós quase todo o caminho. Cada obstáculo ao longo do caminho recebeu atenção indivisível.”

- Revisão do Checkr, Shayna Q.

O que os usuários não gostam:

“Os testes de drogas podem ser lentos e não tão transparentes. Muitas vezes precisamos verificar trabalhadores em dias, não semanas, e se há tipicamente um obstáculo, é sobre testes de drogas. Às vezes, tivemos testes de drogas que nunca produzem qualquer resultado, mesmo que o candidato tenha completado o teste de drogas. Eu também gostaria de ver que o Checkr seguisse nos níveis municipais, caso contrário, tivemos algumas verificações que apenas ficam com status aberto.”

- Revisão do Checkr, Jennifer B.

4. VICTIG Screening Solutions

VICTIG Screening Solutions é um fornecedor inovador e amplamente integrado de verificação de antecedentes de emprego, testes de drogas, verificação e I-9 para profissionais de recrutamento e RH. Esta ferramenta se destaca em facilidade de uso, conformidade com o FCRA e tempos de resposta rápidos. Também é credenciada pela Professional Background Screening Association.

O que os usuários gostam:

“As verificações de antecedentes do VICTIG retornam muito rapidamente e com precisão. Seu serviço ao cliente é útil e está sempre disponível para responder a perguntas quando necessário. Eles têm ótimos produtos adicionais para complementar todos os requisitos de triagem da minha empresa.”

- Revisão do VICTIG Screening Solutions, Amy H.

O que os usuários não gostam:

“Uma coisa que eu mudaria - seria ótimo se o VICTIG exibisse a data esperada dos resultados. Isso seria extremamente útil para que eu pudesse informar meus clientes e candidatos sobre uma data de início mais precisa.”

- Revisão do VICTIG Screening Solutions, Tate J.

5. HireRight

HireRight é um fornecedor de verificações de antecedentes de emprego sob demanda, testes de drogas, Formulário I-9 e verificações de emprego e educação. Eles se especializam em ajudar organizações de todos os tamanhos e locais a implementar, utilizar e refinar seus programas de triagem de antecedentes de forma eficiente, com mais de 150 serviços únicos de verificação de antecedentes.

O que os usuários gostam:

“O HireRight nos permite entrar em contato com um indicado para completar e fornecer seus dados pessoais sem verificações em papel. Acho especialmente útil para inspeções pré-emprego e verificação de treinamento. Também gosto que o HireRight tenha um recurso de chat instantâneo disponível, então, quando precisamos de feedback, o receberemos imediatamente e acompanharemos o ambiente, facilitando para nossos clientes acompanhar os testes.”

- Revisão do HireRight, Sid P.

O que os usuários não gostam:

“O tempo que leva para concluir verificações para candidatos internacionais e triagem pré-emprego pode levar algum tempo se você cometer um erro na aplicação do candidato. O suporte ao cliente poderia ser mais rápido, mas, caso contrário, estou bastante satisfeito. Às vezes, quando nossos candidatos inserem suas informações incorretamente, leva um tempo para obter planilhas atualizadas e é um desperdício de dinheiro porque o candidato completou um formulário incorreto.”

- Revisão do HireRight, Sylvanna B.

Quanto mais você sabe!

Encontrar o candidato certo para o trabalho não é uma tarefa simples, e realizar uma verificação de antecedentes de emprego não precisa ser uma etapa complicada no processo de contratação. Com o software certo, é fácil tomar decisões de contratação melhores que beneficiarão sua empresa a longo prazo.

Depois que o candidato passar na verificação de antecedentes de emprego, faça uso dessas três ideias de treinamento e desenvolvimento para acelerar o tempo de adaptação.