O que é Classificação de Dados? Como é útil para as empresas

Todas as empresas gerenciam grandes quantidades de dados. Todos os dias, novos documentos são criados, arquivos antigos são atualizados e o trabalho colaborativo é compartilhado entre os funcionários.

Os dados empresariais geralmente contêm informações sensíveis e privadas às quais usuários não autorizados nunca devem ter acesso. Isso é particularmente importante se você trabalha em um campo regulamentado. Mas mesmo que não trabalhe, você precisa entender quais dados são mais críticos e como priorizá-los por meio da classificação de dados para mantê-los seguros.

Melhorar a segurança empresarial e proteger informações como registros financeiros, registros de saúde de clientes ou informações pessoalmente identificáveis (PII) requer um processo confiável de classificação de dados. Isso envolve marcar e categorizar a documentação para facilitar o rastreamento e a pesquisa, eliminando a necessidade de manter cópias de arquivos importantes em vários locais.

Ao organizar seus dados empresariais de acordo com a estrutura predeterminada estabelecida em sua política de classificação de dados, você pode classificar essas informações de acordo, encontrar o que precisa mais facilmente e investir mais recursos de segurança nas informações mais críticas. A maioria das empresas considera o uso de software de segurança centrado em dados a maneira mais eficiente de fazer isso, pois essas ferramentas ajudam as empresas a proteger os próprios dados, em vez de focar em servidores ou outros dispositivos onde os dados estão armazenados.

Níveis de classificação de dados

A classificação de dados pode ser organizada em dois tipos de níveis com base no tipo de dados que sua empresa possui e no tamanho da sua organização. O primeiro método usa um sistema simples que organiza os dados por sensibilidade.

Alto

Também conhecido como confidencial ou restrito, este é o dado mais crítico que uma organização possui. As operações empresariais sofreriam grandes retrocessos se esses dados fossem perdidos ou comprometidos. Registros financeiros, documentação de inteligência empresarial ou registros de saúde qualificam-se como alta sensibilidade.

Médio

Essas informações podem ser classificadas como uso interno apenas ou sensíveis. Dados no nível médio são informações que permanecem dentro de uma organização, mas podem ser compartilhadas com a maioria da equipe. E-mails, informações gerais de negócios e documentos que não contêm informações sensíveis ou privadas se enquadram nesta categoria.

Baixo

Também conhecido como dados públicos ou irrestritos, esta categoria inclui informações que podem ser compartilhadas com o público; é considerada de baixa sensibilidade. Isso pode incluir comunicados de imprensa, conteúdo de sites ou materiais de marketing.

Outras abordagens para níveis de classificação de dados

Para empresas que possuem uma ampla gama de dados, ajuda dividir os níveis em categorias mais definidas.

• Público: Qualquer informação pesquisável que pode ser usada livremente pelo público
• Interno: Informações que devem ser vistas apenas pelos funcionários ou contratados de uma empresa, como memorandos, e-mails ou propriedade intelectual corporativa
• Confidencial ou restrito: Segredos comerciais, conhecimento empresarial proprietário e documentos legais
• Privado: Normalmente pertence a indivíduos, como informações de contato, dados biométricos ou registros de saúde.
• Crítico: Dados essenciais para as operações diárias da empresa, como planos de resposta a emergências, dados de configuração e infraestrutura do sistema e bancos de dados de clientes
• Regulatório: Qualquer informação que se enquadre nas regras de conformidade nacionais ou internacionais, como PII, registros financeiros ou registros médicos
• Arquivado: Dados inativos que precisam ser mantidos por razões legais, regulatórias ou financeiras

Tipos de classificação de dados

Uma vez que os dados foram marcados de acordo com seu nível de sensibilidade, eles podem ser arquivados com base em seu tipo. Isso geralmente tem três categorias.

• Classificação baseada em conteúdo. Ferramentas de segurança de dados escaneiam as informações para procurar detalhes potencialmente sensíveis. Isso pode ser feito usando o sistema de nível de marcação, em que os dados são revisados para detalhes pessoais ou privados.
• Classificação baseada em contexto. Esta abordagem analisa os metadados, que são informações sobre a aplicação e localização dos dados no sistema, juntamente com detalhes do criador. Essencialmente, esse tipo de classificação analisa as partes não sensíveis do arquivo de dados.
• Classificação baseada no usuário. Dados classificados por usuário são baseados principalmente em como as informações são usadas. Este não é um processo automatizado; o usuário final deve escolher esta categoria manualmente. Esses indivíduos utilizam seu próprio conhecimento dos dados para determinar quão sensíveis são as informações após revisá-las.

Indústrias que usam classificação de dados

A classificação de dados é essencial para empresas em campos que trabalham com altos padrões de conformidade e regulamentação, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) ou a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA).

Finanças e seguros

A conformidade regulatória nas indústrias de finanças e seguros é crítica para lidar com grandes quantidades de PII. A classificação de dados nesses campos foca em manter as informações de forma segura para mitigar ameaças cibernéticas, ao mesmo tempo em que garante conformidade com o GDPR e o padrão de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento (PCI DSS).

Agências governamentais

O governo detém informações sobre cidadãos privados e protege informações sensíveis que são críticas para a segurança nacional e a segurança pública. Esses dados representam algumas das informações mais sensíveis do mundo e requerem o mais alto nível de segurança. A agência também deve cumprir regulamentos como a Lei de Liberdade de Informação (FOIA) em nível nacional, estadual e local.

Saúde

PII e informações de saúde protegidas (PHI) de pacientes são informações extremamente sensíveis que se enquadram nos regulamentos da HIPAA. A classificação de dados garante conformidade e reduz o risco de essas informações serem vazadas em uma violação de dados.

Nem todas as informações de saúde são do mais alto nível de sensibilidade, no entanto. Dados como informações sobre medicamentos ou estudos médicos concluídos podem ser divulgados ao público.

Educação

Registros de estudantes, dados de desempenho acadêmico e outras informações relacionadas a professores e funcionários são mantidos em bancos de dados em instituições educacionais. Além disso, certos escritórios do campus podem manter outras informações sensíveis, como detalhes fiscais de estudantes e suas famílias. Nem todas as informações precisam ser compartilhadas com todos os departamentos, então a classificação de dados protege esses arquivos de usuários não autorizados.

Varejo

Tanto lojas online quanto físicas possuem uma grande quantidade de informações de clientes, como dados de transações de vendas e detalhes de pagamento, juntamente com arquivos críticos para operações, como informações de inventário. Elas podem ser usadas para esforços de marketing direcionado e melhoria da experiência do cliente, mas devem ser protegidas para cumprir com regulamentos de privacidade e segurança de pagamentos.

Benefícios da classificação de dados

Organizações que não classificam ativamente seus dados se colocam em maior risco de ameaças cibernéticas e multas baseadas em conformidade. É por isso que incorporar um processo de classificação de dados em sua empresa é essencial, não importa quanto e que tipo de dados sua empresa mantém.

Melhora a proteção e segurança dos dados

A classificação de dados oferece uma camada adicional de segurança. Ela ajuda sua organização a priorizar dados com base em sua sensibilidade, o que significa que você pode focar seus recursos e orçamento para proteger os ativos mais críticos. Isso economiza dinheiro e também ajuda a evitar multas caras caso sua empresa sofra uma violação de dados.

A classificação de dados também ajuda sua equipe de TI com a gestão de identidade e acesso, pois saber o nível de classificação dos documentos permite que eles atribuam acesso de acordo com o papel. Isso também ajuda a prevenir o roubo de informações internas.

Não são apenas os reguladores e funcionários internos que estão preocupados com a segurança dos dados da sua empresa. Uma política de classificação de dados forte que se encaixa em sua estratégia de segurança mais ampla é uma das melhores maneiras de construir e manter a confiança com seus clientes. Quando eles entregam seus detalhes de pagamento ou pessoais à sua empresa, querem saber que estão seguros contra a exploração por cibercriminosos.

Ajuda a atender aos padrões de conformidade

Nem todos os padrões regulatórios se aplicam ao seu negócio, mas é provável que você tenha que cumprir com algo. Se você vende para clientes europeus, precisa estar em conformidade com o GDPR. Se você aceita pagamentos digitais de qualquer forma, precisa cumprir com o PCI DSS. Usando a classificação de dados, você pode identificar quais informações ajudam a manter a conformidade e evitar penalidades significativas.

A classificação de dados, em conjunto com outras ferramentas de segurança de dados que você possa estar usando, pode ajudá-lo a manter um registro de como as informações foram usadas em sua empresa, quem tem acesso a esses arquivos e quando as atualizações foram feitas pela última vez. Isso é essencial se você enfrentar uma auditoria de conformidade e precisar provar que os dados estão sendo devidamente protegidos.

Melhora a eficiência operacional

Classificar dados acelera e simplifica a análise e o relatório para funcionários internos. Você pode encontrar facilmente os dados mais relevantes sem ter que vasculhar informações desnecessárias.

Essa abordagem à segurança de dados também melhora a retenção e avaliação de registros. Arquivos arquivados podem ser movidos para servidores ou redes de armazenamento de menor prioridade para conservar espaço valioso nos dispositivos mais usados e seguros.

Decifrando o código dos dados da sua empresa

Manter os dados da empresa bem organizados e seguros deve ser uma prioridade para qualquer organização, independentemente do tamanho. Com a classificação de dados, você pode aumentar a segurança da sua empresa e criar um sistema de organização de dados mais eficiente que beneficie toda a sua equipe.

Procurando mais maneiras de proteger seus dados? Com software de descoberta de dados sensíveis, seus funcionários podem localizar suas informações empresariais mais sensíveis em vários sistemas, bancos de dados e aplicativos da empresa.