Che cos'è una capacità di carico di lavoro?
La capacità di carico di lavoro misura i compiti, le attività o i progetti che un dipendente o un team può intraprendere in un determinato periodo di tempo. Considera il numero di sotto-compiti all'interno di un compito, le loro complessità e il tempo necessario per completarli.
Analizzare la capacità di carico di lavoro aiuta le aziende a comprendere l'ambito, l'importanza e la priorità nell'esecuzione di compiti e processi per migliorare la produttività, rimanendo efficienti ed efficaci. Molte organizzazioni utilizzano software di gestione dei progetti per gestire in modo ragionevole ed efficiente il carico di lavoro del loro team. Il software di gestione dei progetti aiuta i team a pianificare meglio, allocare risorse e garantire che tutti i dipendenti siano concentrati a contribuire al progetto in base alla loro esperienza.
Vantaggi della pianificazione della capacità di carico di lavoro
Le organizzazioni devono pianificare e gestire efficacemente la capacità di carico di lavoro per allocare le persone ai progetti e garantire che siano concentrate e produttive.
Ci sono vari vantaggi nella pianificazione della capacità di carico di lavoro, tra cui:
- Migliore gestione delle risorse: L'allocazione delle risorse è una parte cruciale nella pianificazione di qualsiasi progetto. Le aziende dovrebbero indirizzare le persone con competenze pertinenti al carico di lavoro che meglio si adatta ai loro interessi e competenze. È meglio pianificare in anticipo ed evitare sorprese che potrebbero emergere a causa della non disponibilità di risorse qualificate. Molte imprese sfruttano software di gestione delle risorse per tracciare, programmare e ottimizzare le risorse umane e materiali necessarie per la gestione dei progetti.
- Maggiore efficienza: La pianificazione della capacità di carico di lavoro aiuta le aziende a stabilire le giuste aspettative dalle persone coinvolte. Con una capacità di carico di lavoro pre-calcolata, i dipendenti sono più concentrati su compiti e attività importanti che rientrano nell'ambito del progetto. Aiuta le aziende a evitare di sovraccaricare i dipendenti con molti compiti, prevenendo il burnout. Al contrario, garantisce che vengano assegnati compiti ottimali alle persone, rendendolo stimolante e un po' impegnativo per loro.
- Miglioramento della pianificazione strategica: Le organizzazioni lavorano su più progetti contemporaneamente. La pianificazione della capacità di carico di lavoro aiuta le imprese a prevedere i requisiti di risorse per il futuro prevedibile. Aiuta a pianificare e allocare le risorse ben prima che il loro requisito diventi critico per i progetti in corso.
Passaggi essenziali per trovare la capacità di carico di lavoro
La condivisione della conoscenza è un aspetto cruciale della pianificazione della capacità di carico di lavoro. Permette a tutti di essere consapevoli dell'allocazione attuale del carico di lavoro, condividere intuizioni ed esperienze da progetti passati.
Ci sono cinque passaggi essenziali che bisogna intraprendere per pianificare e gestire la capacità di carico di lavoro:
- Analizzare i carichi di lavoro attuali: Ottenere una panoramica di tutti i compiti su cui i membri del team trascorrono il loro tempo. I project manager possono inviare un sondaggio in cui ogni collaboratore compila il numero di ore trascorse su compiti particolari in una piccola azienda. Tuttavia, le imprese possono utilizzare software di gestione dei compiti per calcolare il tempo trascorso.
- Valutare il tempo richiesto: Trovare il tempo totale necessario per completare un progetto basato sull'analisi dei carichi di lavoro attuali. Per ogni ruolo, elencare i compiti individuali, mapparli al loro corrispondente requisito di tempo e sommare. Controllare la somma rispetto alla durata totale di qualsiasi progetto passato e vedere se i calcoli tornano.
- Prioritizzare i prerequisiti: Valutare le dipendenze in un progetto e prioritizzare i compiti e le attività prerequisiti. Durante la pianificazione della capacità di carico di lavoro, le aziende dovrebbero considerare la disponibilità di risorse, l'esperienza dei dipendenti e la frequenza desiderata di esecuzione dei compiti.
- Adottare una strategia di pianificazione della capacità di carico di lavoro: Le organizzazioni dovrebbero decidere una strategia di pianificazione della capacità di carico di lavoro per accogliere eventuali cambiamenti imprevisti nel corso del progetto. Le aziende possono aggiungere capacità di carico di lavoro prevedendo un aumento della domanda, seguire un approccio conservativo e aggiungere capacità solo quando le risorse attuali sono completamente utilizzate, o fare piccole aggiunte in risposta alle dinamiche di mercato in evoluzione.
- Monitorare la capacità di carico di lavoro: Le aziende devono monitorare il loro piano di capacità di carico di lavoro quando viene messo in atto, garantire che i dipendenti non siano sovraccaricati e prioritizzare i compiti prerequisiti in base al programma del progetto.
Migliori pratiche per una gestione efficace della capacità di carico di lavoro
Pianificare la capacità di carico di lavoro è un'attività impegnativa e può essere opprimente a volte. Le organizzazioni possono garantire una gestione efficace della capacità di carico di lavoro seguendo queste migliori pratiche:
- Mettere il giusto impegno e tempo nella pianificazione: Prendere tempo per pianificare compiti e progetti. Questo aiuta le aziende a riflettere e prioritizzare le attività critiche che devono essere gestite. Stabilire una stima per ogni compito con le loro date di inizio e fine, definire la loro frequenza e stabilire un traguardo specifico.
- Garantire una corretta allocazione delle risorse: Le aziende dovrebbero conoscere le loro risorse disponibili e pianificare i compiti in anticipo in base alla capacità di carico di lavoro. I manager dovrebbero essere consapevoli di tutti i vincoli, incluso se qualcuno ha pianificato di prendere ferie retribuite durante il progetto. In base a queste considerazioni, i manager possono assegnare risorse a un progetto in anticipo.
- Stabilire aspettative e scadenze realistiche: I manager devono stabilire scadenze raggiungibili per il completamento dei compiti. Anche quando la capacità di carico di lavoro dei membri del team indica il tempo disponibile per gestire più compiti, è una buona pratica stabilire un margine per gestire eventuali situazioni impreviste che possono sorgere.
- Stabilire aspettative oggettive: I manager dovrebbero stabilire aspettative oggettive dopo aver valutato la capacità di carico di lavoro dei loro team, tranne per i progetti in cui i compiti sono di natura soggettiva. È meglio fornire una visione granulare ai membri del team dividendo i grandi compiti in sotto-compiti più piccoli e stabilendo una stima per ciascuno.
- Valutare le dipendenze dei compiti e misurare i tassi di utilizzo: I piani dovrebbero prioritizzare i compiti prerequisiti per completare altri compiti. Identificare le co-dipendenze in anticipo è molto utile nella gestione del carico di lavoro. Le aziende dovrebbero anche misurare il tasso di utilizzo per analizzare la produttività e verificare se il lavoro è effettivamente richiesto. Aiuta i manager a ottimizzare la gestione della capacità di carico di lavoro in modo migliore.
Pianificazione della capacità di carico di lavoro vs. pianificazione delle risorse
La pianificazione della capacità di carico di lavoro e la pianificazione delle risorse sono concetti simili. Tuttavia, la prima viene adottata durante la pianificazione ad alto livello mentre la seconda viene utilizzata a livello operativo granulare.
La pianificazione della capacità di carico di lavoro è un compito di livello superiore che aiuta i team a comprendere la quantità di lavoro che possono assumere in un determinato periodo di tempo. Pesa la disponibilità di risorse rispetto ai requisiti del progetto che un'organizzazione può assumere in un dato momento.
La pianificazione delle risorse, nota anche come allocazione delle risorse, è un compito a livello operativo che si concentra sul coordinamento e l'allocazione efficiente delle risorse tra i progetti. Coinvolge l'allocazione delle persone a diversi progetti in base alle loro competenze e ai requisiti del progetto.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
