Che cos'è la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori è una fase del processo di approvvigionamento che supervisiona tutte le relazioni della catena di fornitura aziendale e trova modi per migliorare le strategie dei fornitori.
Le industrie sfruttano la gestione dei fornitori per assicurarsi che tutti i membri della catena di fornitura soddisfino le aspettative, identificare aree di miglioramento e aumentare l'impegno per garantire che tutte le aree funzionino in modo efficiente e coeso. Il processo di gestione dei fornitori racchiude ogni fase principale nella scoperta, ottenimento, gestione e mantenimento dei contatti con i fornitori.
Le aziende utilizzano software di gestione delle relazioni con i fornitori per migliorare i processi della catena di fornitura e garantire interazioni efficaci ed efficienti. Le soluzioni per i fornitori offrono alle aziende gli strumenti per organizzare le informazioni sui fornitori, valutare le prestazioni della catena di fornitura, garantire che tutto il lavoro esternalizzato sia conforme e identificare potenziali problemi prima che diventino costosi.
Tipi di relazioni con i fornitori
Ci sono cinque diversi tipi di relazioni con i fornitori che le aziende implementano per ottimizzare il modo in cui creano connessioni con i membri della catena di fornitura.
- Acquistare dal mercato: Il rapporto più comune tra acquirente e venditore. Questo di solito comporta un accordo contrattuale e include poca o nessuna comunicazione tra le parti.
- Relazione continuativa: Quando c'è una preferenza per un fornitore rispetto ad altri e si crea una relazione continua tra le due parti.
- Partnership: Un rapporto contrattuale a lungo termine in cui la fiducia viene costruita attraverso la condivisione di informazioni sensibili.
- Alleanza strategica: Un contratto a lungo termine in cui le parti coinvolte concordano di lavorare insieme in esclusiva. Questa relazione richiede una stretta collaborazione per ottenere successo.
- Integrazione a ritroso: Un rapporto in cui l'azienda possiede il fornitore come parte del proprio business.
Il processo di gestione dei fornitori
Il processo di gestione dei fornitori delinea l'intera specifica, approvvigionamento, onboarding, collaborazione e valutazione di un fornitore che si unisce alla catena di fornitura di un'azienda. Questo processo aiuta le aziende a scegliere il fornitore giusto e garantire un successo continuo.
- Qualificazione: Questa fase comporta la scoperta di potenziali fornitori e la ricerca necessaria per determinare se hanno le qualifiche adeguate. Questi requisiti dovrebbero essere scelti in anticipo e includere standard di budget e prestazioni.
- Classificazione: In questa fase, l'azienda ha identificato alcuni potenziali fornitori. Questa fase include il confronto dei fornitori con i criteri precedentemente determinati e la lettura di preventivi e proposte. Alla fine di questa fase, l'azienda ha fatto una selezione e ha concluso che il fornitore scelto può produrre i beni e i servizi di cui ha bisogno.
- Onboarding: A questo punto, le negoziazioni sono terminate e viene redatto e firmato un contratto. Questa fase introduce il fornitore scelto nella catena di fornitura dell'azienda. Questo include informare le parti interessate necessarie e adattare i processi aziendali attuali per accogliere le risorse in arrivo fornite dal nuovo fornitore.
- Collaborazione: Questa fase è continua, in cui l'azienda si impegna a colmare i divari di collaborazione e comunicazione tra i fornitori e i venditori esistenti. Garantire che questi divari siano efficacemente colmati aiuterà ad aumentare le prestazioni e ridurre le opportunità di confusione o errori.
- Valutazione: Una volta che il nuovo fornitore si è stabilito e sta svolgendo i suoi compiti regolari, l'azienda deve valutare regolarmente le sue prestazioni. La valutazione dovrebbe misurare l'efficienza del fornitore, l'accessibilità economica, il servizio, la qualità del lavoro e l'esecuzione degli indicatori chiave di prestazione (KPI) predeterminati.
Vantaggi di una gestione efficace dei fornitori
La gestione dei fornitori porta molto valore alle aziende che la eseguono efficacemente. L'intero processo aiuta le aziende a identificare dove si trovano le loro priorità di prestazione, quindi trovare e gestire fornitori che le aiuteranno a avere successo.
- Controllo della qualità: La gestione dei fornitori consente alle aziende di selezionare e supervisionare da vicino ogni fase della catena di fornitura. Questa supervisione aiuterà le aziende a garantire che ogni bene o servizio completato soddisfi o superi gli standard attuali.
- Ridurre i costi: Più le aziende monitorano i loro processi esistenti, più è probabile che riescano a identificare opportunità per ridurre i costi senza sacrificare la qualità.
- Gestire la conformità: La selezione e la gestione attenta nel processo di gestione dei fornitori aiuterà le aziende a scegliere fornitori che soddisfano le loro qualifiche legali. Questo include la completa conformità con i processi richiesti dall'azienda.
- Valutare le prestazioni: Forse il vantaggio più ovvio, la valutazione delle prestazioni è un must quando si tratta di gestione dei fornitori. Gestire efficacemente aiuterà le aziende a garantire che i fornitori aderiscano alla qualità del lavoro concordata e potenzialmente scoprire margini di miglioramento.
- Ridurre i rischi: Gestire le relazioni con i fornitori costringe le aziende a esaminare criticamente ogni fase della catena di fornitura. Questa cura extra aiuterà a esporre eventuali problemi o aree in cui la qualità potrebbe essere compromessa.
Le migliori pratiche di gestione dei fornitori
Trascurare la gestione dei fornitori può portare le aziende a scegliere un fornitore che non soddisfa le loro esigenze, non è conveniente o non promuove il progresso. Seguire le migliori pratiche di seguito aiuta le aziende a prepararsi per un processo di gestione dei fornitori efficace e mantenere una catena di fornitura che promuove il successo.
- Misurare le prestazioni utilizzando i KPI. Più che una buona pratica, questa è semplicemente una necessità. Per determinare quale fornitore aumenterebbe il successo, un'azienda deve definire cosa significa successo per loro. Questo include delineare chiaramente quali criteri devono essere soddisfatti affinché le prestazioni siano considerate efficaci.
- Promuovere la comunicazione aperta. Il modo migliore per aiutare un nuovo fornitore a integrarsi nella catena di fornitura è mettere la collaborazione e la comunicazione in primo piano. Questo include garantire che tutti i fornitori e venditori esistenti siano informati sui cambiamenti e le aggiunte alla catena di fornitura. La comunicazione efficace include anche coinvolgere i fornitori nelle decisioni importanti e essere vocali con problemi o preoccupazioni.
- Seguire rigorosamente il processo. Evitare di deviare dal processo di gestione dei fornitori. Il processo è stato creato per fornire alle aziende una guida chiara per selezionare, integrare e valutare i fornitori. Un'azienda che non segue attentamente i passaggi potrebbe finire con un fornitore che non soddisfa le aspettative o una catena di fornitura confusa e ritardata a causa di un nuovo fornitore che non promuove il successo.
- Condurre analisi di valutazione dei costi. Pur essendo comunemente combinato con i KPI generali, allocare un budget è estremamente importante e dovrebbe essere fatto con la massima cura e considerazione. Alcune aziende conducono valutazioni complete dei loro costi attuali e proposti per garantire che tutte le decisioni sui fornitori siano prese tenendo conto dell'accessibilità economica.
- Creare accordi legali. Quando si affida a un esterno informazioni e processi sensibili, un'azienda deve garantire che gli accordi legali siano completi e pratici. Questi contratti legali dovrebbero includere eventuali protocolli di riservatezza necessari, accordi di non divulgazione (NDA) e obblighi di conformità.
Gestione dei fornitori vs. gestione dei venditori
La gestione dei fornitori e la gestione dei venditori sono spesso confuse perché condividono l'obiettivo di offrire i beni e i servizi necessari per avere successo. Le loro differenze significative risiedono in chi sono i fornitori e i venditori, a chi offrono questi beni e servizi e in quale fase della catena di fornitura sono più richiesti.
La gestione dei fornitori supervisiona i fornitori, che sono aziende esternalizzate che forniscono materie prime per le aziende per produrre prodotti. I fornitori si trovano all'inizio della catena di fornitura per assistere nella creazione di beni fin dal primo giorno. I fornitori spesso lavorano direttamente con altre aziende e raramente interagiscono con l'utente finale. La gestione dei fornitori si concentra maggiormente sul favorire una partnership di successo che impatti l'intera catena di fornitura.
La gestione dei venditori supervisiona i venditori o le aziende che acquistano beni da un produttore e li distribuiscono all'utente finale. I venditori si trovano alla fine della catena di fornitura per allocare i prodotti completati e garantire che raggiungano il loro mercato di riferimento. Mentre alcuni venditori vendono ad altre aziende, interagiscono principalmente direttamente con il cliente.
La gestione dei venditori assicura che i prodotti siano distribuiti in modo efficiente e conveniente. Alcune aziende utilizzano software di gestione dei venditori per creare un archivio digitale per gestire i progetti dei venditori, emettere buste paga della catena di fornitura, trovare venditori, supervisionare la gestione del tempo e altro ancora.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
