Che cos'è la gestione dell'ambito?
La gestione dell'ambito, o gestione dell'ambito del progetto, è la quantità totale di lavoro che deve essere svolta per fornire un prodotto, un risultato o un servizio specifico, con particolari caratteristiche e funzionalità. È tipicamente la fase iniziale del processo di pianificazione del progetto.
Il processo di gestione dell'ambito dettaglia tutto ciò di cui un progetto ha bisogno e definisce il successo del progetto. Il suo obiettivo principale è definire e controllare ciò che è incluso e ciò che non è incluso nel progetto.
Una gestione efficace dell'ambito rende possibile determinare:
- Obiettivi del progetto
- Requisiti
- Strategia
- Giustificazione
- Vincoli
- Stime dei costi e del budget
- Consegne
- Scadenze
Senza un piano di gestione dell'ambito completo, i team sono più propensi a dedicare tempo a lavori che potrebbero non essere necessari per completare il progetto. Quando viene eseguita correttamente e con un efficace software di gestione del progetto, la gestione dell'ambito assicura che l'ambito di un progetto sia chiaramente definito e mappato.
Passi della gestione dell'ambito
Ci sono cinque processi coinvolti in una gestione efficace dell'ambito. Questi sono:
- Pianificazione: I piani sono creati basandosi sui contributi del pianificatore del progetto e dei principali stakeholder del progetto. Il piano include anche dettagli su come gestire circostanze impreviste durante il progetto.
- Raccolta: Dopo la pianificazione, i requisiti del progetto dovrebbero essere definiti attraverso conversazioni con gli stakeholder, conducendo interviste, sondaggi e altro per aiutare a gestire le aspettative. Questo documento dettaglia esattamente ciò che è previsto e può aiutare a evitare ostacoli durante il progetto.
- Definizione: Successivamente, creare una dichiarazione dell'ambito del progetto basata sui requisiti e sviluppare una base per tutte le attività del progetto. Questa dichiarazione serve come guida durante il progetto, e i membri del team dovrebbero poterla consultare per ricordare cosa è incluso e cosa non lo è. Questo dovrebbe essere utilizzato per creare una struttura di scomposizione del lavoro (WBS), che suddivide l'intero progetto in compiti più piccoli.
- Controllo: Prenditi il tempo per documentare, tracciare e approvare o disapprovare eventuali modifiche che devono avvenire in base alle lacune esistenti all'interno di un'organizzazione. Le consegne vengono quindi esaminate per l'approvazione da parte di un cliente, manager o stakeholder.
- Chiusura: Infine, condurre un audit delle consegne e valutare i risultati del piano originariamente sviluppato e vedere cosa può essere migliorato per progetti futuri.
Vantaggi della gestione dell'ambito
Quando si dedica il giusto tempo e sforzo alla creazione di un piano di gestione dell'ambito del progetto ben definito, le organizzazioni e i pianificatori di progetto possono evitare problemi comuni.
Questi problemi includono:
- Modificare costantemente i requisiti necessari affinché il progetto abbia successo
- Cambiare la direzione del progetto, anche quando il team è già a metà del lavoro
- Rendersi conto che il risultato finale non è quello che ci si aspettava o che era stato promesso al cliente
- Superare il budget concordato o stimato
- Rimanere molto indietro rispetto alle tappe e alle scadenze del progetto
I team vedono il beneficio di una gestione efficace dell'ambito avendo un'idea chiara del tempo, del lavoro e dei costi coinvolti nel completamento di un progetto.
Elementi di base della gestione dell'ambito
Una parte critica di una gestione efficace dell'ambito è la creazione di una dichiarazione dell'ambito accurata. Questo documento delinea obiettivi, scadenze e relazioni che modelleranno il progetto dall'onboarding alla conclusione. Più questo documento è completo, meno rischi e interruzioni il team incontrerà lungo il percorso.
Gli elementi principali di questo documento includono:
- Business case: Perché un'organizzazione richiede questo specifico progetto e i benefici attesi.
- Descrizione del progetto: Una panoramica dettagliata della consegna finale del progetto.
- Criteri di successo: I componenti indispensabili che renderanno il progetto un successo, concordati da clienti, stakeholder e clienti.
- Limitazioni: Una spiegazione delle risorse o dei problemi che possono limitare il progetto, ritardare il risultato finale o causare al team di superare il budget.
- Assunzioni: Qualsiasi cosa si creda possa influenzare il risultato finale del progetto.
Migliori pratiche per la gestione dell'ambito
Quando si conduce la gestione dell'ambito, segui questi suggerimenti e migliori pratiche per garantire il successo.
- Sviluppa una struttura di scomposizione del lavoro per fornire al team una suddivisione della dichiarazione dell'ambito in compiti più piccoli e gestibili.
- Definisci l'ambito il più chiaramente possibile per evitare lavori e stress non necessari.
- Crea un processo collaborativo quando definisci l'ambito per prevenire qualsiasi malinteso, promesse eccessive o confusione con i requisiti.
- Consulta tutti gli stakeholder rilevanti ed essenziali riguardo all'ambito del progetto.
- Assicurati che il documento dell'ambito effettivo non venga alterato, modificato o modificato durante l'esecuzione del progetto per evitare qualsiasi confusione su ciò che era stato inizialmente discusso o promesso.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
