Che cos'è il budgeting di progetto?
Il budgeting di progetto è il processo di stima di quanto costerà un progetto dall'inizio alla fine. Per determinare il budget di un progetto, i team considerano il costo di completare ogni fase del progetto, approssimativamente quanto tempo ci vorrà per completarlo e i potenziali ostacoli che potrebbero ostacolare il progresso.
I budget sono essenziali perché aiutano a stabilire le aspettative e sono anche fondamentali per ottenere l'approvazione del progetto da parte dei principali stakeholder. Un budget assicura anche che i fondi adeguati siano disponibili e aiuta a misurare le prestazioni del team. Il documento che delinea i dettagli del budget dovrebbe essere monitorato, aggiornato e rivisto durante tutto il progetto.
Software di gestione dei progetti è spesso utilizzato quando si sviluppa un budget. Questi strumenti aiutano a gestire obiettivi e vari progetti a lungo termine, oltre a coordinare i singoli compiti che compongono un budget.
Approcci al budgeting di progetto
Non è facile stimare la dimensione e il costo di un progetto, ma ci sono diversi approcci per semplificarlo. Queste sei tecniche miglioreranno l'accuratezza di un budget di progetto e renderanno l'intero processo più fluido.
- Stima analoga: Utilizzare i dati di budget e le migliori pratiche di progetti passati per sviluppare un'opinione o una strategia su quanto costerà l'attuale. Trovare le somiglianze e le differenze tra progetti passati e presenti rende possibile questo approccio.
- Stima a tre punti: Un approccio sensato e pragmatico che include una media ponderata basata sugli scenari di budget peggiori, migliori e più probabili. Questo metodo costringe il team di progetto a considerare più prospettive quando determina un budget, permettendo una stima dei costi più realistica.
- Analisi del valore guadagnato: Stimare l'accuratezza del budget di un progetto mentre il progetto è in esecuzione. Il team confronta costantemente il costo di ogni fase con le stime precedenti.
- Stima parametrica: Prendere le variabili di costo e i punti dati da alcune parti di progetti correlati e applicarli a quello attuale, permettendo al team di progetto di creare un budget basato sui dati. Osservare la relazione statistica tra elementi comuni rende un budget di progetto più accurato.
- Metodo bottom-up: Stimare gli elementi individuali di un progetto, come le pietre miliari, i compiti e le fasi, e sommarli per ottenere il costo del progetto. Questo approccio è utilizzato se viene creato un statement of work e il team di progetto conosce tutti i dettagli del progetto in anticipo.
- Metodo top-down: Stimare il totale del budget del progetto in anticipo e determinare gli elementi individuali da lì. Questo approccio è meglio utilizzato quando c'è un prezzo fisso per il progetto e il budget è fissato. La previsione può essere utilizzata per avere una chiara comprensione di come ogni elemento influenzerà il prezzo.
Elementi di base del budgeting di progetto
Ci sono elementi specifici e costi associati alla definizione di un budget di progetto. Generalmente, questi elementi sono:
- Costi del lavoro: Considerare quanto costerà a un dipendente completare il progetto, cioè salari, tasse sui salari, benefici e eventuali spese generali.
- Costi di approvvigionamento dei materiali: Considerare gli oggetti tangibili necessari per completare il progetto, come forniture, attrezzature e vari beni.
Oltre a questi elementi principali, questi costi possono rientrare in due categorie complete:
- Costi fissi: I dettagli del budget stabiliti per il progetto che non cambieranno. Un esempio di costo fisso è un preventivo di prezzo da un fornitore basato sulla quantità di un particolare articolo di cui il team avrà bisogno per completare il progetto.
- Costi variabili: I dettagli del budget che potrebbero cambiare in base all'attività. Un esempio di costo variabile è un freelance che accetta di lavorare al progetto per un totale di 40 ore. Se il progetto va in straordinario, il costo aumenterà.
Vantaggi del budgeting di progetto
Quando il team di progetto si prende il tempo per stimare il budget e i costi associati, può portare a molti vantaggi. Tieni a mente questi vantaggi quando non sei sicuro se il budgeting di progetto valga la pena per il team.
- Garantisce il finanziamento del progetto: I budget di progetto presentano informazioni che gli stakeholder vogliono sapere riguardo a quanto denaro è necessario in anticipo per garantire il progetto prima che inizi. Dettaglia anche quando il denaro è necessario.
- Migliore processo decisionale: Avere un budget prima che un progetto sia ufficialmente avviato aiuta a determinare quanto investire in piccoli passi all'interno del progetto. Può anche aiutare un'organizzazione a determinare in quali altri progetti investire durante l'anno.
- Promuove il pensiero e la pianificazione futuri: Conoscere il budget per un progetto può aiutare a stimare un budget per progetti futuri in cantiere. Coloro che sono coinvolti nella pianificazione di un budget sono meglio preparati per essere parte delle conversazioni in futuro.
Migliori pratiche per il budgeting di progetto
È una buona idea tenere a mente queste migliori pratiche mentre il team di progetto crea un budget. Farlo aiuterà a garantire che la stima sia il più vicino possibile al numero finale.
- Concentrarsi sulle esigenze dell'azienda: Quando si crea un budget, ricordare che l'obiettivo finale di qualsiasi progetto è aiutare un'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi e avere successo. Sapere quanto vale un progetto per l'organizzazione è un passo verso il miglioramento dell'accuratezza del budget.
- Scomporre il progetto in fasi e pietre miliari: Per stimare accuratamente il costo di un progetto, il team spesso lo scompone in fasi o pietre miliari più piccole. Questo aiuta a fornire una comprensione di ciò che è previsto o dietro l'angolo.
- Aggiungere contingenze e tasse: È sempre meglio essere prudenti, quindi per assicurarsi che il team non superi il budget, aggiungere contingenze e tasse per pianificare ciò che potrebbe cambiare nel tempo. Farlo aiuta anche a garantire che la stima sia vicina al budget finale.
- Mantenere la comunicazione aperta con gli stakeholder: La comunicazione costante con le persone che traggono il massimo beneficio da un completamento di successo è un must quando si stabilisce un budget. Gli stakeholder chiave possono anche aiutare a garantire che il budget sia accurato e apportare potenziali aggiustamenti all'ambito.
- Adattarsi ai parametri in cambiamento: Situazioni, eventi e scenari imprevisti possono verificarsi dal momento in cui un progetto è budgetato fino a quando non è completo. Avere un piano per questo dà al team la flessibilità di adattarsi al cambiamento, sia esso esterno o interno.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
