Che cos'è la Matrice di Eisenhower?
La Matrice di Eisenhower è un metodo di priorizzazione a quattro quadranti per strutturare i compiti in base all'importanza e all'urgenza. Utilizzando questo metodo, individui e aziende adattano le loro liste di cose da fare e pianificano i compiti utilizzando due criteri.
Le aziende sfruttano la potenza del software di gestione dei compiti per coordinare i compiti individuali e le liste di cose da fare quotidiane. La prioritizzazione dei compiti all'interno della Matrice di Eisenhower consente ai team di tenere traccia delle loro attività con una migliore produttività ed efficienza.
Storia della Matrice di Eisenhower
Il 34° Presidente degli Stati Uniti e generale a cinque stelle della Seconda Guerra Mondiale, Dwight David "Ike" Eisenhower, sviluppò il concetto alla base della Matrice di Eisenhower. Dopo aver servito come Presidente, tenne un discorso nel 1954, citando un presidente universitario anonimo: "Ho due tipi di problemi, l'urgenza e l'importanza. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti."
Decenni dopo, Stephen Covey, autore di The 7 Habits of Highly Effective People, ripropose le intuizioni di Eisenhower dal suo discorso in una matrice a quattro quadranti ora conosciuta come La Matrice di Eisenhower. Viene anche chiamata la Scatola di Eisenhower, il Metodo di Eisenhower e la Matrice Urgente-Importante.
Tipi di compiti della Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower utilizza due criteri per categorizzare i compiti: urgenza e importanza. Sebbene le parole possano sembrare simili, la differenza nelle definizioni è cruciale quando si utilizza questo metodo per dare priorità ai compiti.
- Compiti urgenti richiedono attenzione immediata, e ci sono conseguenze chiare per non farlo. Ad esempio, rispondere a un cliente arrabbiato o risolvere problemi di codifica malfunzionanti sono considerati compiti urgenti.
- Compiti importanti raggiungono obiettivi o si allineano con i valori. Nella maggior parte dei casi, richiedono un'attenta considerazione e pianificazione perché ciò che è importante per una persona potrebbe non esserlo per un'altra, poiché questi compiti sono spesso soggettivi. Non tutti i compiti importanti sono urgenti. Pianificare i passi che portano a una promozione e partecipare a eventi di formazione per la crescita professionale sono compiti importanti.
I quattro quadranti della Matrice di Eisenhower
Comprendere cosa significa ciascun quadrante e come gestire i compiti in ciascuno dei quattro quadranti è essenziale. Di seguito è riportata una suddivisione di ciascun quadrante, insieme ai modi per affrontarli.
- Urgente e importante: A volte ci si riferisce a questo quadrante come al quadrante fai, il che significa che gli individui dovrebbero occuparsi immediatamente di qualsiasi compito che rientra in questa categoria. I compiti urgenti e importanti sono sensibili al tempo, hanno conseguenze chiare e influenzano significativamente tutti coloro che sono coinvolti in queste azioni.
- Importante e non urgente: Il secondo quadrante è il quadrante programma. Questi compiti influenzano gli obiettivi a lungo termine, ma possono essere svolti in un secondo momento o far parte di un processo continuo. I compiti in questa categoria non sono sensibili al tempo, ma i professionisti dovrebbero comunque essere consapevoli delle date di scadenza e delle tempistiche rilevanti.
- Urgente e non importante: A volte ci si riferisce a questo quadrante come al quadrante delega. I compiti in questa categoria devono essere completati immediatamente, ma poiché non sono significativi, gli esperti raccomandano di delegarli ad altri membri del team quando possibile.
- Non urgente e non importante: I compiti rimanenti che non rientrano in uno dei tre quadranti precedenti cadono nella categoria elimina. Gli elementi che non sono urgenti o importanti possono essere significativi perditempo, e gli individui dovrebbero valutare se questi compiti devono davvero essere svolti.
Vantaggi della Matrice di Eisenhower
Utilizzare la Matrice di Eisenhower rende la vita professionale più facile e organizzata. Le aziende che si affidano a questo processo possono sfruttare questi vantaggi.
- Interfaccia utente semplice. A differenza di alcune strategie complesse di gestione del tempo, la Matrice di Eisenhower è facile da affrontare. Richiede poco sforzo per iniziare a usarla e non richiede conoscenze pregresse o strumenti aggiuntivi.
- Applicazioni per qualsiasi ruolo, settore o anzianità. La Matrice di Eisenhower è preziosa per qualsiasi posizione junior o senior. Funziona bene anche per individui di diversi settori poiché l'urgenza e l'importanza sono considerazioni per tutti i tipi di lavoro.
- Decisioni meglio informate. Invece di enfatizzare semplicemente il completamento di un'intera lista di cose da fare in un periodo stabilito, la Matrice di Eisenhower costringe gli individui a considerare l'essenza di ciascun compito. Questo consente ai team di prendere decisioni migliori su come spendere il loro tempo, il che aiuta a stabilire confini e pianificare la crescita.
- Efficienza migliorata. Quando implementata correttamente, la Matrice di Eisenhower può migliorare l'efficienza nel tempo poiché i compiti vengono eliminati dalla lista delle cose da fare secondo il piano. La Matrice di Eisenhower può anche aiutare i lavoratori a sentirsi come se avessero il controllo del loro tempo, il che è potenziante.
Le migliori pratiche della Matrice di Eisenhower
Per ottenere il massimo dalla Matrice di Eisenhower, le aziende utilizzano le seguenti migliori pratiche e suggerimenti per l'implementazione.
- Imposta limiti per i quadranti. Gli individui possono utilizzare alcuni quadranti più di altri. È utile impostare limiti approssimativi per ciascun quadrante per evitare di collocare troppi compiti in una sola casella.
- Separa i compiti personali e professionali. Per quanto sia allettante combinare tutti i compiti e ordinarli utilizzando una sola Matrice di Eisenhower, è meglio creare matrici diverse. Separare i compiti previene sovrapposizioni di impegni e chiarisce gli elementi d'azione che devono essere realizzati durante la giornata lavorativa o al di fuori dell'orario di lavoro.
- Abbinala al time blocking. Ordinare i compiti utilizzando la Matrice di Eisenhower aiuta gli individui a ordinare le loro liste di cose da fare, ma non aiuta a determinare quando i compiti vengono svolti. Per la massima efficacia, la Matrice di Eisenhower può essere abbinata al time blocking.
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Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
