eDiscovery

Che cos'è l'eDiscovery?

Poiché la maggior parte delle prove nei casi legali è ora archiviata elettronicamente, l'eDiscovery è diventata una componente essenziale della pratica legale moderna. Condurre l'eDiscovery richiede competenze specializzate e tecnologia per esaminare i documenti archiviati elettronicamente.

I professionisti utilizzano software di eDiscovery per esaminare documenti e informazioni elettroniche durante il contenzioso. Lo scopo dell'eDiscovery è trovare, preservare, raccogliere, esaminare e produrre informazioni archiviate elettronicamente (ESI) che potrebbero essere rilevanti per un'indagine legale o regolatoria.

L'ESI include email, messaggi istantanei, messaggi di testo, post sui social media, video, file audio, documenti e altri tipi di dati elettronici. L'eDiscovery è importante perché i dati elettronici sono diventati il mezzo principale di comunicazione e archiviazione delle informazioni nel mondo di oggi.

In molti studi legali, gli strumenti di eDiscovery lavorano a stretto contatto con il software di gestione della pratica legale e software di gestione dei casi legali per organizzare i materiali del caso, tracciare le tempistiche e mantenere la conformità tra i team. Nel frattempo, il software di fatturazione legale aiuta ad automatizzare la fatturazione per le ore relative alla scoperta, garantendo precisione e trasparenza durante tutto il processo.

Tipi di eDiscovery

Le aziende generalmente si affidano a due tipi di eDiscovery. Entrambi richiedono una pianificazione, gestione ed esecuzione attenta affinché i dati rilevanti siano raccolti e analizzati in modo efficiente. Le organizzazioni potrebbero dover lavorare con fornitori o consulenti esterni di eDiscovery per aiutare a gestire questi processi, in particolare nei casi che coinvolgono grandi volumi di dati o problemi tecnici complessi.

• eDiscovery proattiva coinvolge la raccolta, elaborazione e analisi di dati elettronici in modo routinario e continuo per gestire potenziali rischi, come violazioni dei dati o violazioni normative.
• eDiscovery reattiva è la forma più tradizionale di eDiscovery, che comporta la compilazione e revisione di dati elettronici in risposta a una richiesta legale specifica o indagine. L'eDiscovery reattiva può essere dispendiosa in termini di tempo e costosa. Richiede il riconoscimento e l'accumulo di dati potenzialmente rilevanti da varie fonti, l'elaborazione e l'analisi dei dati, e la loro produzione in un formato ammissibile in tribunale.

Vantaggi dell'eDiscovery

L'eDiscovery può aiutare le organizzazioni a gestire più efficacemente il processo di scoperta, ridurre i costi e i rischi, e migliorare le loro strategie complessive di contenzioso e gestione del rischio. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi comuni dell'eDiscovery.

• Precisione: Gli strumenti e le tecniche di eDiscovery garantiscono che i dati elettronici siano raccolti e analizzati in modo accurato e completo, riducendo il rischio di perdere informazioni importanti o commettere errori nel processo di scoperta.
• Accessibilità: I dati elettronici possono essere facilmente cercati, ordinati e analizzati, rendendo più facile per le organizzazioni estrarre informazioni rilevanti da grandi volumi.
• Conformità: Le aziende si rivolgono alle leggi locali e federali per mantenere la conformità con i requisiti legali e normativi per la conservazione e la produzione di dati elettronici, riducendo il rischio di sanzioni.
• Gestione del rischio: Gestire i potenziali rischi legati alla privacy dei dati, sicurezza e conformità e ridurre il rischio di violazioni dei dati, violazioni normative o altri problemi legali sono contenuti sotto l'ombrello della gestione del rischio.
• Strategia di contenzioso: L'eDiscovery consente alle organizzazioni di costruire una strategia di contenzioso più efficace identificando documenti e prove chiave, valutando la forza del loro caso e valutando le opzioni di risoluzione potenziali.

Processo di eDiscovery

Inizialmente, il processo di recupero e revisione delle informazioni archiviate elettronicamente faceva scarso uso del software di eDiscovery. Ma man mano che la tecnologia è diventata più pervasiva nella vita quotidiana e sul posto di lavoro, le soluzioni si sono ampliate per includere l'intero processo di eDiscovery. Un ampio mercato è stato creato a causa dell'aumento delle soluzioni complete e dell'accettazione dei file elettronici, come dimostrato dal sistema legale.

• Governance delle informazioni (IG): L'IG è gestita dal modello di riferimento per la governance delle informazioni (IGRM), che offre un quadro a cui le agenzie possono aderire. L'IG descrive i processi, le politiche e i controlli per la raccolta dei dati.
• Identificazione: La conservazione delle prove è essenziale per un processo di successo. I team lavorano sulla fase di identificazione parlando con gli stakeholder importanti, rivedendo i fatti del caso ed esaminando le prove digitali per determinare quali dati dovrebbero essere conservati. Un blocco legale viene posto su un file una volta che è stato determinato che è pertinente a un caso. I file non possono essere eliminati, distrutti o alterati in alcun modo. Dopo che i file sono soggetti a un blocco legale, il software di eDiscovery identifica quelli che potrebbero essere rilevanti, li rimuove e li archivia in un database.
• Conservazione: Una volta che i dati pertinenti sono stati individuati, i proprietari conservano in modo sicuro le informazioni. Il programma scansiona i file, quindi separa le informazioni salienti e irrilevanti. I file pertinenti sono archiviati in un luogo digitale sicuro.
• Raccolta dati: A seconda delle esigenze, la raccolta dei dati può essere effettuata utilizzando varie tecnologie, ma l'applicazione deve aderire alle procedure legali. Le prove digitali e i dati non devono essere compromessi o modificati.
• Elaborazione: Dopo che i dati sono stati raccolti, potrebbero non essere organizzati e non possono essere presentati nella loro forma attuale agli avvocati del tribunale. Il software di eDiscovery automatizzato, l'organizzazione dei dati e l'elaborazione possono tutti aiutare a garantire la rilevanza e l'estrazione di informazioni utili. Alcuni documenti vengono convertiti in un formato di file diverso, spesso un PDF, per rimuovere informazioni privilegiate. Le redazioni possono impedire che informazioni irrilevanti vengano visualizzate in un file altrimenti rilevante.
• Revisione: Esaminare e registrare i dati prima di presentarli è cruciale. Il processo di revisione può essere eseguito manualmente o con intelligenza artificiale. Questo passaggio identifica i documenti protetti dal privilegio cliente-avvocato. Avvocati e paralegali esaminano la documentazione.
• Analisi: L'ordinamento dei dati per argomento consente di vedere modelli e il contesto generale in questa fase. Le informazioni archiviate (SI) sono valutate nel contesto e nel contenuto, inclusi tendenze importanti, discussioni e individui.
• Produzione: Durante questa fase, le informazioni vengono consegnate all'avversario nel formato richiesto secondo il programma e la strategia di consegna predeterminati. A questo punto, le informazioni dovrebbero essere organizzate, esaminate a fondo per privilegio e rilevanza, e selezionate in modo che non siano cumulative o ridondanti.
• Presentazione: Le informazioni archiviate elettronicamente (ESI) vengono mostrate al pubblico durante deposizioni, udienze, processi, ecc., in particolare in forme native come la creazione di video tutorial, ecc. e forme quasi native per ottenere ulteriori informazioni e confermare convinzioni o posizioni già detenute.

eDiscovery vs. informatica forense

Il processo di localizzazione e protezione dell'ESI per utilizzarlo in un procedimento legale è noto come eDiscovery. Tipicamente comporta l'analisi dei dati e l'esame di grandi volumi di documenti o altri tipi di dati.

Ogni caso ha una procedura e un obiettivo di eDiscovery unici. L'eDiscovery può coprire una vasta gamma di questioni, dalle indagini aziendali su frodi ai casi legali che coinvolgono controversie sulla proprietà intellettuale, reclami di lavoro o controversie tra azionisti. Queste tecniche sono applicate anche nei casi di conformità che coinvolgono leggi antitrust, ambientali o sulla privacy. Poiché le aziende conducono la loro due diligence durante fusioni e acquisizioni, spesso utilizzano una procedura di eDiscovery per esaminare i documenti.

Informatica forense è l'applicazione di tecniche scientifiche per la conservazione, raccolta, validazione, identificazione, analisi, interpretazione, documentazione e presentazione dell'ESI come componente di indagine in attività illegali. L'informatica forense richiede una comprensione approfondita di molti metodi investigativi diversi. Trovare file eliminati e ricostruire cronologie utilizzando artefatti come sistemi operativi e cronologie web sono tipici.

A differenza dell'informatica forense, l'eDiscovery non affronta esplicitamente l'ESI che è stato rimosso, alterato o nascosto. D'altra parte, l'informatica forense entra spesso in gioco non appena l'ESI è inaccessibile o non disponibile. In poche parole, l'informatica forense mira a localizzare e enumerare l'ESI. Di conseguenza, rispetto all'eDiscovery, l'informatica forense tende ad essere un compito più tecnico che richiede attrezzature, competenze e formazione diverse.

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