Che cos'è una firma elettronica?
Una firma elettronica, o e-signature, è un modo per verificare che una persona abbia accettato il contenuto di un documento senza richiedere loro di firmare fisicamente un documento cartaceo. Le firme elettroniche sono spesso utilizzate in transazioni legali, finanziarie e commerciali per risparmiare tempo ed eliminare la necessità di scambio di documenti fisici.
I professionisti possono crearla utilizzando vari metodi, come digitare un nome o disegnare una firma su un touchscreen, o utilizzare software per firme elettroniche. Le firme elettroniche sono spesso legalmente vincolanti, a condizione che vengano soddisfatti determinati requisiti, come l'uso di un servizio di terze parti per verificare l'identità del firmatario e mantenere l'integrità del documento.
Tipi di firme elettroniche
Il tipo di firma elettronica che si utilizza dipenderà dal livello di sicurezza e riconoscimento legale necessario per i propri documenti elettronici. Le firme elettroniche di base sono generalmente le meno sicure e riconosciute legalmente, mentre quelle qualificate offrono la massima sicurezza e riconoscimento legale. Esistono tre principali tipi di firme elettroniche:
- Firme elettroniche semplici: Una firma elettronica semplice è qualsiasi segno, simbolo o suono elettronico logicamente associato a un record elettronico e può indicare l'intento del firmatario. Esempi includono un nome digitato o un'immagine di una firma.
- Firme elettroniche avanzate: Una firma elettronica avanzata è unicamente collegata al firmatario. Può identificare il firmatario ed è creata utilizzando mezzi che il firmatario può mantenere sotto il proprio controllo esclusivo. Esempi includono firme digitali, che utilizzano metodi crittografici per garantire l'autenticità della firma.
- Firme elettroniche qualificate: Una firma elettronica qualificata è creata utilizzando un dispositivo certificato e approvato. Queste firme si basano su un certificato qualificato per firme elettroniche. Il regolamento eIDAS dell'UE riconosce le firme elettroniche qualificate come aventi lo stesso effetto legale di una firma autografa.
Vantaggi delle firme elettroniche
Anche se la maggior parte delle persone sa quanto siano convenienti le firme elettroniche, potrebbero trascurare o dare per scontate certe cose. Le firme elettroniche offrono i seguenti vantaggi:
- Accessibilità: I firmatari possono fornire firme elettroniche da qualsiasi luogo, sia in ufficio che all'estero.
- Sicurezza: Le firme elettroniche sono piuttosto sicure se utilizzate correttamente da tutte le parti.
- Automazione: Le firme elettroniche sono cruciali per un flusso di lavoro digitale semplificato per molte organizzazioni. I team possono passare immediatamente alla fase successiva dopo aver raccolto le firme.
- Mantenimento dei record: Le copie dei documenti possono essere salvate localmente dalle parti per i loro record dopo la firma.
- Risparmio di tempo: Le firme elettroniche sono rapide. Quando una parte invia un documento, tutti ricevono immediatamente una notifica e possono firmarlo immediatamente.
Come creare firme elettroniche
I passaggi esatti e le funzionalità possono variare a seconda della piattaforma di firma elettronica utilizzata, ma questi passaggi generali dovrebbero dare un'idea di cosa aspettarsi quando si utilizzano le firme elettroniche.
Il processo dietro la creazione di una firma elettronica varia a seconda della piattaforma utilizzata. Generalmente, l'utente carica il documento sulla piattaforma di firma elettronica, aggiunge i campi di firma dove ogni parte deve firmare, aggiunge gli indirizzi email dei firmatari e invia il documento alle persone rilevanti.
A seconda della piattaforma, i firmatari possono firmare il documento digitando il loro nome, disegnando la loro firma o utilizzando una firma digitale preesistente. Una volta completato, la piattaforma notificherà l'utente e lo strumento memorizzerà in modo sicuro il documento firmato, fornendo all'utente l'accesso per scaricarlo o visualizzarlo quando necessario.
Migliori pratiche per le firme elettroniche
Implementare firme elettroniche aiuta le aziende a tenere il passo con gli stili di lavoro in evoluzione dei dipendenti. Tuttavia, le organizzazioni devono stabilire fiducia e garantire che tutti siano familiari e utilizzino facilmente le firme elettroniche.
- Scegli un fornitore di firme elettroniche affidabile: Scegli un fornitore che sia affidabile e ben noto nel settore per garantire che le firme elettroniche degli utenti siano sicure e legalmente vincolanti.
- Comprendi i requisiti legali: Paesi e giurisdizioni diversi possono avere requisiti legali diversi per le firme elettroniche. Comprendi le leggi e i regolamenti nella propria area per garantire la conformità.
- Autentica i firmatari: Usa un metodo affidabile per autenticare le identità dei firmatari, come email, telefono o verifica dell'identificazione.
- Definisci il processo di firma: Comunica chiaramente il processo di firma a tutte le parti per evitare confusione e garantire che il documento sia firmato correttamente.
- Usa la crittografia: Usa crittografia per garantire la riservatezza e l'integrità dei documenti firmati.
- Mantieni i record: Mantieni i record di tutti i documenti firmati, incluso il processo di firma e qualsiasi metodo di autenticazione utilizzato.
- Educa i firmatari: Educa i firmatari sull'uso della piattaforma di firma elettronica per evitare confusione o errori durante il processo.
- Rivedi e aggiorna regolarmente le politiche e le procedure delle firme elettroniche: Rivedi e aggiorna regolarmente le politiche e le procedure delle firme elettroniche per garantire che siano aggiornate ed efficaci.
Firme elettroniche vs. firme digitali
Alcuni potrebbero confondere le firme elettroniche con le firme digitali, ma le due sono diverse.
Firma elettronica è una parola collettiva per qualsiasi segno, simbolo o suono elettronico che trasmette l'intenzione di un firmatario ed è una rappresentazione digitale della firma di una persona. Le firme elettroniche includono un nome digitato, un'immagine scansionata di una firma autografa o un segno di spunta che indica l'accordo.
D'altra parte, le firme digitali sono firme elettroniche che utilizzano tecniche crittografiche per garantire la legittimità, l'integrità e la non ripudiabilità di un documento firmato. Per convalidare la firma e identificare eventuali modifiche al documento, le firme digitali utilizzano un metodo matematico per generare un codice digitale speciale applicato al testo.
Anche se i documenti elettronici possono essere firmati con entrambe le firme elettroniche e digitali, queste ultime offrono maggiore sicurezza e riconoscimento legale. Molte giurisdizioni, inclusi gli Stati Uniti e l'UE, riconoscono le firme digitali come una forma più sicura e legalmente vincolante di firme elettroniche.
Scopri di più su la firma dei documenti e quale ruolo gioca nella gestione dei contratti.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
