Che cos'è la firma dei documenti?
La firma dei documenti è il processo di aggiunta di una firma digitale o elettronica a un documento per fornire l'identità del mittente. La firma dei documenti elimina elettronicamente la necessità di documenti cartacei fisici e accelera notevolmente il processo di firma.
La firma dei documenti è spesso una parte critica di qualsiasi contratto e svolge un ruolo importante all'interno del software di gestione dei contratti e dello software di proposta. La firma dei documenti semplifica il flusso dei documenti con molteplici funzionalità progettate per semplificare la creazione dei documenti, stabilire flussi di lavoro e ricordare alle parti di inviare documenti firmati. Molte industrie, tra cui il settore bancario e immobiliare, dipendono dalla firma dei documenti per supportare le loro operazioni aziendali quotidiane e finalizzare i contratti in modo tempestivo.
Tipi di firma dei documenti
Le aziende utilizzano varie forme di firma digitale dei documenti per finalizzare diversi tipi di contratti e documenti. È importante comprendere sia il software che fornisce agli utenti la possibilità di firmare documenti sia i vari standard che sono stati stabiliti per la firma dei documenti. In termini di software, ci sono generalmente due tipi comuni:
- Firme elettroniche: Le firme elettroniche sono il modo più comune per firmare elettronicamente un documento, che viene realizzato utilizzando il software di firma elettronica. È una forma digitale di firma che è legalmente vincolante e sicura, ma non incorpora alcun codice o standard. Le aziende utilizzano le firme elettroniche quando hanno solo bisogno di verificare il documento. Ad esempio, una firma elettronica può includere una fotocopia di una firma manoscritta, una firma disegnata digitata o anche solo cliccando un "pulsante di accettazione".
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Firme digitali: Le firme digitali sono un'altra forma comune di firma dei documenti, ma in contrasto con le firme elettroniche, le firme digitali sono generalmente più sicure. Con una firma digitale, gli utenti sono tenuti ad avere un certificato digitale in modo che lui o lei possa essere collegato al documento. Una firma digitale è spesso autorizzata da autorità di certificazione che sono responsabili di fornire certificati digitali che possono essere paragonati a licenze o passaporti. Un certificato digitale viene utilizzato per convalidare il documento per determinarne l'autenticità. Questo è fondamentale per verificare l'identità della persona originale con la firma.
Oltre al software, ci sono anche diversi standard stabiliti per la firma dei documenti in termini di sicurezza e validità. Questi standard sono stabiliti dalle normative dell'Unione Europea e vengono lentamente adottati a livello mondiale. Quegli standard sono i seguenti:
- Firme elettroniche standard: Le firme elettroniche standard non richiedono la verifica dell'ID utente. Possono essere utilizzate con il software di firma elettronica e includono firme scansionate e l'uso di un pulsante "Accetto".
- Firme elettroniche avanzate (AES:): L'AES è utilizzato per firme elettroniche legalmente valide. Queste firme sono unicamente collegate al firmatario, possono identificare il firmatario e possono rivelare eventuali modifiche nei dati firmati. Questo tipo di firma dei documenti viene spesso completato utilizzando la verifica in due passaggi che fornisce quel secondo livello di verifica. Un esempio di ciò può essere un'applicazione sul tuo telefono cellulare che un firmatario deve utilizzare per convalidare che la loro firma su un documento elettronico sia stata effettivamente fatta da loro stessi.
- Firme elettroniche qualificate (QES): Le QES forniscono i più alti requisiti di sicurezza e legalità di tutte le firme digitali. Le firme qualificate forniscono una sicurezza aggiuntiva da parte di un fornitore di servizi fiduciari di terze parti (TSP). Queste possono essere necessarie per documenti che richiedono alta sicurezza come trasferimenti di proprietà, contratti legali, incorporazioni e molte altre interazioni aziendali e governative.
Vantaggi della firma dei documenti per le aziende
È importante delineare i vantaggi del processo di firma dei documenti così come i vantaggi del software di firma digitale:
- Permette agli utenti di autenticare un contratto o un accordo vincolante
- Fornisce agli utenti un documento di registrazione per dimostrare ciò che è stato concordato
- Fornisce un mezzo di comprensione tra un acquirente e un venditore
- Fornisce un tempo di risposta del contratto più veloce, una riduzione dei colli di bottiglia e conformità normativa in tempo reale.
Elementi di base della firma dei documenti
Alcuni elementi fondamentali per la firma dei documenti includono:
- Firma dei documenti: La firma dei documenti consente al firmatario di firmare facilmente e intuitivamente i documenti.
- Promemoria e scadenze: Questa funzione ricorda ai firmatari i documenti che aspettano di essere firmati e le date di scadenza dei documenti.
- Processo di accesso: Il processo di accesso o il processo di autenticazione è sicuro e senza soluzione di continuità.
- Firme mobili: Gli utenti possono facilmente inviare e firmare documenti su dispositivi mobili.
- Flusso di lavoro delle firme: I mittenti, gli amministratori o entrambi possono facilmente impostare e tracciare i documenti attraverso più fasi di firma.
- Firme digitali di massa: La firma dei documenti fornisce la possibilità di inviare documenti che richiedono migliaia di firmatari contemporaneamente.
- Reportistica: La funzione di reportistica aiuta a fornire report standard e facilita la creazione facile di report personalizzati per gestire il processo di firma.
- Creazione di documenti di firma: La firma dei documenti fornisce blocchi di firma facili da creare su tutti i tipi di documenti elettronici o moduli richiesti.
- Conformità normativa: Il software soddisfa la conformità normativa richiesta.
- Storia e audit delle firme: Questa funzione aiuta a tracciare tutta la storia della firma dei documenti per conformarsi alle normative richieste.
- Scalabilità aziendale: La firma dei documenti fornisce funzionalità per consentire la scalabilità per grandi organizzazioni.
- Branding personalizzato: Il branding personalizzato può essere applicato attraverso il processo di firma.
Migliori pratiche per la firma dei documenti
Per fare il miglior uso delle soluzioni di firma dei documenti, le aziende dovrebbero seguire queste migliori pratiche:
- Fai domande su eventuali clausole che possono sembrare discutibili
- Considera obiettivi aziendali particolari nella firma del documento
- Fai esaminare il documento da più stakeholder per assicurarti che non manchi nulla di significativo
- Comprendi di chi sono necessarie le firme per completare il documento
Michael Gigante
Mike is a former market research analyst focusing on CAD, PLM, and supply chain software. Since joining G2 in October 2018, Mike has grounded his work in the industrial and architectural design space by gaining market knowledge in building information modeling, computer-aided engineering and manufacturing, and product and machine design. Mike leverages his knowledge of the CAD market to accurately represent the space for buyers, build out new software categories on G2, and provide consumers with data-driven content and research. Mike is a Chicago native. In his spare time he enjoys going to improv shows, watching sports, and reading Wikipedia pages on virtually any subject.
