Che cos'è la pianificazione collaborativa dei progetti?
La pianificazione collaborativa dei progetti è una gestione dei progetti gestita dal team piuttosto che da un project manager dedicato. È un metodo utilizzato per pianificare e coordinare il lavoro di squadra distribuito. Quando le barriere gerarchiche vengono rimosse e il team utilizza il giusto software di gestione dei progetti, le decisioni vengono prese in modo più efficiente.
Questo metodo è una tecnica di pianificazione dei progetti inclusiva, che offre a ogni membro del team la possibilità di prendere decisioni critiche. Poiché la pianificazione collaborativa dei progetti è una strategia di pianificazione dei progetti incentrata sul team che utilizza prospettive diverse ed elimina la necessità di un project manager tradizionale, è un approccio efficace in vari settori e organizzazioni.
Vantaggi della pianificazione collaborativa dei progetti
La pianificazione collaborativa dei progetti è un processo innovativo particolarmente vantaggioso per le piccole aziende con team che lavorano a stretto contatto. Alcuni dei principali vantaggi che la pianificazione collaborativa dei progetti può portare alle organizzazioni sono:
- Combatte i confini dipartimentali. Elimina la necessità per i project manager di pianificare i progetti a porte chiuse. I membri del team non devono aspettare ordini e sono coinvolti nel processo di pianificazione dall'inizio alla fine.
- Aumenta la produttività. La collaborazione nella pianificazione dei progetti offre ai membri del team una solida comprensione del loro ruolo e delle loro responsabilità nel progetto. Aspettative e obiettivi chiari, combinati con la collaborazione, aiutano i dipendenti a produrre un lavoro di qualità superiore più rapidamente e in modo più efficiente.
- Aumenta l'innovazione. I membri del team sono propensi a includere stakeholder esterni come freelance, partner, clienti, fornitori e altri nel processo. Discutere elementi con stakeholder esterni porta prospettive diverse nel processo, portando all'innovazione.
- Migliora la comunicazione. Quando i team pianificano i progetti su un piano di parità, le idee fluiscono liberamente e la comunicazione diventa più onesta ed efficiente. La risoluzione dei problemi è più facile quando l'intero team unisce le forze e lavora come uno solo.
Elementi di base della pianificazione collaborativa dei progetti
La pianificazione collaborativa dei progetti coinvolge elementi simili alla pianificazione tradizionale dei progetti. La principale differenza è l'enfasi sulla comunicazione efficace. Ecco gli elementi di base della pianificazione collaborativa dei progetti:
- Dichiarazione dell'ambito del progetto: Delinea le fondamenta della pianificazione del progetto. L'ambito è dove vengono delineati i dettagli importanti del progetto, i passaggi di base e i requisiti.
- Elenco delle consegne e delle scadenze: Il team delinea tutti gli elementi necessari, le pietre miliari e le scadenze. Qui il team dividerà e assegnerà i compiti a ciascun membro.
- Programma del progetto: Il programma delinea quando i compiti e il progetto finale saranno completati. Dovrebbe prevedere eventuali ritardi potenziali e definire chiaramente le date di inizio e fine per ciascun compito.
- Ruoli e responsabilità definiti: Specificare ruoli e responsabilità per ciascun membro del team mantiene tutti responsabili e in linea per completare la loro parte del progetto in tempo.
- Allocazione delle risorse: I team allocano risorse, tempo e budget per completare il progetto nel modo più efficiente possibile.
- Piano di comunicazione: Delinea come i membri del team comunicheranno tra loro durante il progetto. Delineerà anche chi riporta a chi, quando questi rapporti sono dovuti e dove vengono archiviati le informazioni e le conoscenze del progetto.
Migliori pratiche per la pianificazione collaborativa dei progetti
La pianificazione collaborativa dei progetti richiede sistemi per una comunicazione chiara e una corretta organizzazione. Per trarre vantaggio, le aziende dovrebbero aderire alle seguenti migliori pratiche:
- Usa gli strumenti giusti: Il software di pianificazione collaborativa dei progetti è necessario per abilitare la comunicazione e l'organizzazione all'interno dei team interni e distribuiti. Gli strumenti adeguati creano uno spazio per discussioni di brainstorming, gestione dei compiti, gestione delle risorse, calendari e altro. Questi strumenti consentono ai team di pianificare i progetti insieme senza bisogno di un project manager.
- Decentralizza la condivisione delle conoscenze: La pianificazione collaborativa richiede che le conoscenze siano aperte e disponibili per l'intero team. Se i membri del team devono richiedere materiali ad altri per completare compiti o responsabilità, alcuni vantaggi vengono persi nell'attesa. Le informazioni dovrebbero essere facilmente accessibili ai membri del team per una pianificazione del progetto fluida.
- Incoraggia e premia l'onestà: La veridicità è cruciale per la collaborazione in qualsiasi formato. Promuovere che i dipendenti parlino onestamente di eventuali problemi che sorgono durante il processo di pianificazione del progetto risulterà in una comunicazione e collaborazione di migliore qualità. Quando i dipendenti non hanno paura di parlare, i problemi che ostacolano il progresso possono essere risolti prima che si presentino, e i team possono collaborare per trovare le migliori soluzioni.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
