Che cos'è la gestione delle offerte?
La gestione delle offerte è un servizio di supporto pre-vendita per la creazione e la presentazione di proposte in risposta a questionari di pre-qualificazione (PQQ), richieste di preventivi (RFQ), inviti a presentare offerte (ITT), richieste di proposte (RFP) e richieste di informazioni (RFI). Una gestione efficace delle offerte aiuta le organizzazioni a presentare proposte con successo e a vincere costantemente contratti.
Un processo di offerta ben ponderato aiuta un responsabile delle offerte a comprendere i requisiti aziendali di un cliente, massimizzare i profitti e minimizzare i rischi aziendali. I responsabili delle offerte che presentano proposte per progetti di costruzione utilizzano software di gestione delle offerte per creare stime professionali delle offerte, monitorare i progressi del progetto e integrarsi con altri software di gestione delle costruzioni.
Importanza della gestione delle offerte di costruzione
Le offerte coinvolgono diversi stakeholder, tra cui azionisti, project manager, subappaltatori, fornitori, redattori di offerte, dipendenti e altri contributori. Un coordinamento efficiente degli stakeholder è essenziale per evitare sprechi di tempo e massimizzare l'efficienza. I sistemi di gestione delle offerte aiutano le aziende a navigare queste sfide con una gestione delle offerte sensibile al tempo, coinvolgimento degli stakeholder, monitoraggio dei parametri di selezione delle offerte e soluzioni di creazione delle offerte accurate.
I contraenti utilizzano soluzioni di gestione delle offerte per gestire i progetti in corso che hanno vinto. Il miglior software di gestione delle offerte aiuta le aziende a rispettare scadenze strette anche in ambienti stressanti.
Il monitoraggio finanziario e il controllo dei costi sono altrettanto essenziali per la consegna di progetti di successo. Molti team integrano i loro sistemi di offerte con software di contabilità per le costruzioni per gestire in modo efficiente budget, fatture e spese di progetto in tempo reale.
Tipi di offerte di costruzione:
- Gara aperta è un metodo di offerta competitivo e che richiede tempo. Permette a qualsiasi contraente di presentare offerte indipendentemente dall'esperienza. Sia il governo che i settori privati utilizzano questo processo di gara per dare ai contraenti un'opportunità equa.
- Gara selettiva invita contraenti selezionati a presentare offerte. I contraenti che partecipano a tali gare sfruttano la loro esperienza e competenza per aumentare le loro possibilità di vincita.
- Gara negoziata utilizza la negoziazione come elemento critico durante tutto il progetto, dalla fase iniziale alla risoluzione delle controversie. Tali gare considerano i contraenti come parte dei progetti e richiedono contraenti specialisti aperti a estensioni di lavoro.
- Gara seriale si basa su un computo metrico o un programma di lavoro per determinare il valore del progetto. Le aziende con lavori regolari e ripetitivi utilizzano questo metodo di offerta di costruzione per nominare contraenti basati su un piano tariffario.
Tipi di approvvigionamento per la costruzione
Trovare i giusti contraenti per la costruzione è cruciale per migliorare la qualità del prodotto e mitigare i rischi. Esistono sei tipi di percorsi di approvvigionamento per la costruzione basati sulla complessità della gestione delle offerte.
- Approvvigionamento tradizionale utilizza il metodo di consegna del progetto design-bid-build. Un proprietario d'azienda procura servizi di costruzione e lavoro di progettazione separatamente in questo modello di offerta. L'offerta di costruzione inizia dopo la fine della fase di progettazione.
- Approvvigionamento a offerta bassa o più bassa assegna un contratto all'offerente più basso. Sia i governi che le istituzioni pubbliche utilizzano questo metodo di offerta per prevenire la corruzione e dimostrare l'ottenimento del servizio al miglior prezzo possibile.
- Approvvigionamento a due fasi prima seleziona e poi sposta le offerte qualificanti da offerenti tecnicamente validi al secondo turno. L'offerta qualificante più bassa riceve il contratto in questo modello di approvvigionamento. Le linee guida federali per l'acquisizione utilizzano questo metodo di offerta per assegnare contratti di costruzione a consegna indefinita e quantità indefinita (IDIQ).
- Approvvigionamento a punteggio di valore migliore considera prezzo e prestazioni per assegnare contratti. In questo modello, le aziende specificano e definiscono criteri che aggiungono valore a un'offerta.
- Approvvigionamento negoziato non invita pubblicamente proposte. Invece, seleziona contraenti favorevoli dopo aver negoziato sui requisiti tecnici e sui prezzi.
- Approvvigionamento a fonte unica o contratto senza offerta è un metodo di offerta non competitivo che le aziende utilizzano quando solo un contraente può soddisfare i requisiti del progetto.
Struttura del team di gestione delle offerte
Mentre le strutture del team di gestione delle offerte variano a seconda della gerarchia organizzativa e delle dimensioni, le grandi organizzazioni multi-territoriali si affidano a persone dedicate con competenze specialistiche. Di seguito sono riportati i ruoli tipici del team di gestione delle offerte.
- Responsabile della vincita del lavoro: Bilancia l'investimento delle risorse e genera vendite da nuovi e vecchi clienti
- Responsabile dello sviluppo aziendale: Cerca nuovi clienti strategici e fa crescere il business esistente
- Direttore delle offerte: Lavora a stretto contatto con il responsabile dello sviluppo aziendale per navigare nelle esigenze della società di contratti
- Responsabile delle offerte: Guida il processo di creazione delle offerte e coordina con i team per unire un'offerta
- Responsabile commerciale: Guida le negoziazioni delle offerte e sviluppa i prezzi delle gare
- Coordinatore delle offerte: Assiste il responsabile delle offerte nella scrittura, modifica e revisione delle offerte
- Designer del marchio delle offerte: Crea un'identità di offerta convincente e progetta il concetto di offerta
- Designer digitale: Digitalizza la versione stampata della copia dell'offerta
- Esperto di materia (SME): Fornisce al proponente una guida tecnica e competenza in materia
- Scrittore di offerte: Risponde a domande relative alle offerte e migliora la leggibilità delle offerte
- Correttore di bozze: Rivede e corregge la copia dell'offerta
Processo di gestione delle offerte
Il processo di gestione delle offerte si basa sulla collaborazione interdisciplinare per creare storyboard, analizzare i concorrenti, creare strategie di offerta, raccogliere contenuti, stabilire il posizionamento delle offerte e infine presentare le offerte. Comprende cinque fasi principali.
- Ricerca: Questa è la fase di raccolta delle informazioni. In questa fase, le organizzazioni che partecipano alle offerte valutano le risorse e le competenze necessarie per soddisfare i requisiti delle offerte. La ricerca coinvolge anche lo sviluppo di un piano strategico di offerta basato sugli obiettivi del progetto.
- Preparazione dell'offerta: Le aziende che partecipano alle offerte considerano diversi fattori per preparare e perfezionare le offerte. Questi fattori sono i costi dei materiali, i costi del lavoro, i servizi premium, i benefici e gli sconti.
- Presentazione dell'offerta: I responsabili delle offerte rivedono l'offerta finale e la presentano tramite portali online o altri metodi di comunicazione.
- Valutazione delle offerte: Le agenzie di contrattazione rivedono e valutano le offerte partecipanti in base ai criteri di assegnazione pre-annunciati insieme a controlli di conformità e raccomandazioni.
- Raccomandazione di assegnazione del contratto: Il comitato di valutazione delle offerte raccomanda e assegna i proponenti.
Strategie di gestione delle offerte
Una strategia di gestione delle offerte efficiente è fondamentale per vincere le gare. Le aziende utilizzano quanto segue per avere successo nelle gare:
- Letteratura aziendale: Mostra l'esperienza e la competenza organizzativa con politiche, casi studio, licenze e accreditamenti
- Linee guida del marchio: Assicurano un'impressione professionale con loghi coerenti, colori del marchio, caratteri, immagini, icone e modelli
- Analisi della domanda dell'acquirente: Rafforza le presentazioni delle gare con informazioni specifiche per l'azienda e rilevanti per la gara
- Valutazione delle capacità: Identifica l'esperienza precedente adatta e la capacità finanziaria per adempiere agli impegni contrattuali
- Analisi dei prezzi: Specifica la capacità di un offerente di soddisfare in modo sostenibile i requisiti di prezzo, inclusi i costi organizzativi, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e altre spese
- Correzione di bozze: Formatta il contenuto con controlli di coerenza, problemi di apostrofi, problemi di sintassi, parole mancanti ed errori grammaticali
- Banca delle presentazioni: Monitora le risorse e gli individui responsabili della pianificazione e dell'implementazione dei compiti
Migliori pratiche di gestione delle offerte
I responsabili delle offerte coordinano con i team per creare proposte competitive utilizzando software RFP. Seguire le migliori pratiche di seguito è cruciale per vincere clienti potenziali.
- Collabora con gli stakeholder per assemblare il team giusto, definire la strategia di offerta e mettere il miglior piede in avanti
- Valuta l'RFP per comprendere i requisiti del progetto, le tempistiche e i potenziali ostacoli
- Utilizza le librerie di offerte per trovare e riutilizzare modelli di proposte precedenti
- Personalizza le risposte alle offerte mentre affronti i requisiti della proposta
- Delega compiti e responsabilità per risparmiare tempo per cose più grandi e aiutare i dipendenti a crescere
- Concentrati sullo sviluppo continuo per affinare le competenze di gestione delle offerte e di scrittura delle proposte
Gestione delle offerte vs. pre-vendita
È importante, quando si apprende la gestione delle offerte, sapere come differisce dalla pre-vendita.
La gestione delle offerte include la qualificazione delle opportunità, l'analisi competitiva, la strategia di soluzione, la determinazione dei costi e la consegna. I responsabili delle offerte utilizzano anche piramidi di risorse e guadagni di produttività per negoziare la migliore e ultima offerta (BAFO) nella fase decisionale.
La pre-vendita coinvolge l'architettura delle soluzioni, la progettazione di prezzi di ordine di grandezza approssimativa (ROM), la dimostrazione di prove di concetti (POC) ai clienti e la risoluzione delle loro preoccupazioni. Avviene prima che i clienti acquistino prodotti o servizi.
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Sudipto Paul
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