La frase “il tempo è denaro” non è mai stata più vera di quanto lo sia ora.

Le aziende cercano costantemente di migliorare l'efficienza riducendo i costi, risparmiando denaro e automatizzando il maggior numero possibile di processi, il che può essere realizzato con il software di automazione dei conti da pagare (AP). L'AP, una parte vitale di qualsiasi organizzazione, offre anche una visione di altri metriche cruciali, tra cui la gestione del flusso di cassa, il riconoscimento delle frodi e le relazioni con i fornitori.

Implementare un software di automazione AP consente alle aziende di tutte le dimensioni di automatizzare e semplificare i loro processi di contabilità fornitori, il che aiuta a eliminare compiti manuali noiosi fornendo un migliore controllo e visibilità sui dati finanziari e dei fornitori importanti.

Cos'è il software di automazione AP?

Il software di automazione AP aiuta le aziende con la gestione delle fatture, permettendo loro di gestire grandi volumi di fatture e transazioni finanziarie tra loro e i loro fornitori. Inoltre, queste soluzioni consentono alle organizzazioni di catturare e processare le fatture dei fornitori con interazione umana limitata o nulla, fornendo un processo digitale precedentemente gestito da un team di contabilità.

Questo software può essere utilizzato da contabili e membri del dipartimento contabile responsabili dei conti da pagare. Può anche essere utilizzato da manager ed esecutivi per monitorare le attività di elaborazione AP. Le soluzioni di automazione AP possono essere fornite come prodotti autonomi o come parte di suite contabili che includono anche software di automazione dei conti da ricevere (AR), software di fatturazione, gestione delle fatture e funzionalità di elaborazione dei pagamenti. Questo tipo di software è integrato con software contabile o moduli contabili di sistemi ERP.

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Il primo passo nell'automazione AP comporta la cattura dei dati in formato digitale, di solito attraverso una forma di scansione o metodo di cattura, come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Il software AP indirizza la fattura attraverso un flusso di lavoro predeterminato che segue una serie di passaggi logici creati dall'organizzazione. La fattura e i suoi dati rilevanti vengono inviati al sistema ERP di un'azienda, che organizza e memorizza tutte le informazioni rilevanti, permettendo di accedervi facilmente in futuro. Infine, il sistema ERP paga la fattura, di solito trasferendo elettronicamente i fondi al fornitore. Un buon software di automazione AP consente di eseguire report e altre metriche informative da qualsiasi fase del processo.

Perché sempre più aziende si rivolgono al software di automazione AP?

Sebbene la maggior parte delle soluzioni contabili includano funzionalità AP, molte non forniscono funzionalità per gestire processi AP complessi.

Questo software semplifica le attività AP complesse e aiuta i contabili a gestire grandi volumi di fatture dei fornitori. Migliora l'efficienza e l'accuratezza del dipartimento AP e aiuta con altre attività contabili come facilitare l'uso del software di chiusura finanziaria.

Un altro motivo per cui più aziende adottano il software di automazione AP è eliminare l'intervento manuale non necessario che può rallentare i processi e le efficienze di un team AP. Quando si utilizzano flussi di lavoro e procedure AP manuali, dalla ricezione della fattura al pagamento, ci sono troppi passaggi che richiedono l'intervento umano. Ciascuno di questi passaggi manuali aumenta il tempo necessario per elaborare le fatture, ottenere l'approvazione corretta e, infine, effettuare il pagamento finale. Inoltre, ogni mediazione manuale consente errori contabili, che possono costare a un'azienda tempo e denaro preziosi durante la chiusura di fine mese mentre correggono gli errori. Il software di automazione AP può aiutare a eliminare la maggior parte di questi passaggi manuali, consentendo ai team di contabilità fornitori di fare più che semplicemente rintracciare e pagare le bollette.

Caratteristiche comuni dell'automazione AP

I prodotti di automazione AP più votati su G2 condividono tutti attributi automatizzati simili che aiutano le organizzazioni a semplificare i processi per i loro professionisti contabili e AP.

Alcuni di questi elementi includono:

• Approvazioni/abbinamenti delle fatture
• Integrazione con software contabile o ERP
• Cattura dei dati
• Pagamento

Creare flussi di lavoro automatizzati per l'approvazione delle fatture e l'abbinamento degli ordini di acquisto elimina la necessità di contatto umano in questo punto del processo. Con il software di automazione AP, le fatture vengono automaticamente inviate all'approvatore appropriato e possono fornire promemoria automatici delle scadenze imminenti. Alcuni software hanno anche la funzionalità di confrontare gli ordini di acquisto con le loro fatture corrispondenti e segnalare eventuali incongruenze per un follow-up.

Il software contabile e ERP deve ricevere le informazioni finanziarie di un'azienda, quindi è fondamentale che il software di automazione AP si integri perfettamente con questi sistemi. Le organizzazioni devono assicurarsi che il loro nuovo software AP sia una buona corrispondenza per i sistemi che già possiedono. Ad esempio, entrambi dovrebbero avere livelli simili di sicurezza e dovrebbero essere in grado di comunicare tra loro. Il sistema AP deve essere in grado di ricevere informazioni sui fornitori e sugli ordini di acquisto dal software ERP o contabile.

Inserire manualmente i dati delle fatture in un sistema contabile è noioso e vulnerabile agli errori umani. Gli esseri umani potrebbero non notare alcuni di questi errori e creare costi evitabili. Le aziende utilizzano il software di automazione AP per evitare questo processo di inserimento dati, permettendo al software di catturare automaticamente i dati dalle fatture e quindi collegare queste informazioni al loro sistema contabile.

L'ultimo passo nell'automazione AP è il pagamento. Una volta che un pagamento è approvato dalla parte appropriata, il pagamento può essere programmato e inviato automaticamente in una data specificata. Questo processo consente alle aziende di evitare che una persona rintracci la fattura, le date di scadenza del pagamento e le scadenze degli sconti di una particolare fattura. L'automazione AP rende più facile l'elaborazione dei pagamenti e fornisce anche diverse opzioni di pagamento, rendendo più facile pagare elettronicamente. Questo elimina la possibilità di frodi o i costi eccessivi di tagliare fisicamente un assegno.

Lenta adozione del software di automazione AP

Anche se il software di automazione AP può ridurre i costi, gli errori e l'interferenza umana, il 59% delle aziende non ha implementato alcuna forma di automazione AP. Ciò significa che solo circa il 40% delle aziende ha sfruttato i vantaggi di questo software, lasciando un'enorme opportunità di crescita per questa categoria.

Con tutte le possibili funzionalità di risparmio di denaro e tempo di questo software, perché non più organizzazioni adottano l'automazione AP? Diversi motivi potrebbero influenzare la lenta adozione, tra cui: non abbastanza denaro, non interessati, avversi al cambiamento o alla nuova tecnologia, o il loro dipartimento di servizi contabili semplicemente non è abbastanza grande. Anche con questi vincoli e preoccupazioni, sarebbe importante per qualsiasi azienda che non ha automatizzato il proprio processo di contabilità fornitori valutare ciò che ha rispetto a ciò di cui ha bisogno. In base ai loro risultati, dovrebbero informarsi sul software di automazione AP e determinare se è il software giusto per loro.