Come Lasciare il Miglior Messaggio in Segreteria per Attirare Potenziali Clienti

C'è molto in gioco quando si lascia un messaggio dopo il segnale acustico.

Poiché non puoi fare affidamento sull'energia e la spontaneità che una conversazione a due vie può fornire, il successo di un messaggio vocale di vendita dipende dalla persona che lo lascia. Rappresentanti di vendita, stiamo parlando con voi.

C'è molta pressione quando si lascia un messaggio per un potenziale cliente, sollevando la domanda: "Vale la pena stressarsi per un messaggio vocale sciocco che potrebbe non essere nemmeno ascoltato?" La risposta è sì.

Cercare ogni opportunità per convertire i tuoi "forse" in "sì" richiede un po' di sforzo in uscita. Potenziare il tuo servizio di messaggi vocali interattivi all'interno di un software di coinvolgimento delle vendite può migliorare l'approcciabilità e farti sembrare più sicuro e orientato all'azione.

Se qualcuno ha chiamato le linee telefoniche del tuo ufficio, è probabile che possa essere a un isolato di distanza o a un clic di distanza dal prendere una decisione, motivo per cui questi messaggi vocali sono presi molto sul serio.

Se ricevi una richiamata, sii certo che quella persona è davvero disposta a informarsi sui tuoi servizi. Anche se può sembrare noioso lasciare messaggio vocale dopo messaggio vocale alla tua lista di potenziali clienti, quando ti richiamano, c'è un ulteriore livello di certezza che potrebbero convertirsi in clienti.

Quindi sì, vale la pena lasciare un messaggio vocale quando si fa prospezione. E vale anche la pena affinare le tue abilità prima di comporre il numero.

Come lasciare un messaggio vocale

Ci sono alte probabilità che un potenziale cliente disconnetta una chiamata nel momento in cui sente una risposta standardizzata. Il primo e più importante passo nel lasciare un messaggio vocale è creare uno script utilizzando le seguenti tecniche. Essere personalizzati in ogni fase della creazione del tuo messaggio vocale di vendita ridurrebbe il tasso di disconnessione e aumenterebbe il tempo di ascolto.

Fai la tua ricerca

La differenza tra un messaggio vocale efficace e uno che viene dimenticato nel momento in cui riattacchi è la ricerca. La cosa peggiore che puoi fare quando lasci un messaggio vocale di vendita è offrire informazioni generiche e parlare in un modo che potrebbe applicarsi a qualsiasi azienda. Se lo fai, il potenziale cliente potrebbe scambiarti per un robot.

Prima di chiamare, ricerca il tuo potenziale cliente. Conduci un'indagine approfondita del loro sito web e trova informazioni riguardanti la loro storia, missione e soluzioni. Presta attenzione ai loro canali social media in modo da avere un'idea di cosa sta succedendo all'interno dell'azienda in questo momento.

Con le informazioni che hai raccolto dalla tua ricerca, trova una connessione con il potenziale cliente. Potrebbe essere un alma mater o una partnership che avete in comune. Qualsiasi cosa che funzioni come una ragione abbastanza buona per iniziare una conversazione professionale, usala.

Anche se non sarai in grado di inserire tutte le informazioni che hai raccolto su di loro e sulla loro azienda nel tuo breve messaggio vocale, i piccoli dettagli che decidi di includere si distingueranno.

Oltre a creare quella connessione, un altro scopo primario della ricerca del tuo potenziale cliente è identificare eventuali influencer e decisori all'interno dell'azienda, aiutandoti a capire a chi dovresti effettivamente rivolgerti.

Sii strategico con il numero di telefono che scegli. Non vuoi essere passato di mano in mano prima di parlare con la persona giusta. Più mappatura del percorso del cliente fai, più è probabile che venga creato un richiamo.

Pratica

Anche se i tuoi messaggi vocali di prospezione di vendita seguiranno tipicamente uno script, dovrai comunque adattare ciò che stai per dire per includere i dettagli personali che hai trovato durante la tua ricerca. Poiché questo cambierà ciò che dici durante il tuo messaggio vocale di vendita da un potenziale cliente all'altro, praticare prima della telefonata è cruciale.

Quando pratichi, fallo con intenzione. Esegui lo script e fallo suonare esattamente come vuoi prima di fare effettivamente la chiamata. Nel tuo script, evidenzia o sottolinea alcune frasi chiave a cui vorrai tornare se perdi il filo o ti allontani involontariamente dal messaggio.

Non c'è mai troppa pratica.

Chiama alla fine della giornata

Man mano che la giornata avanza, la nostra motivazione diminuisce. Ciò che sembrava un compito entusiasmante al mattino potrebbe trasformarsi in uno che temiamo una volta che sono le 14:00. Non c'è vergogna in questo. È semplicemente il modo di vivere in ufficio.

Quando pianifichi le tue chiamate di prospezione, pensa a quando saranno in grado di darti la loro piena attenzione senza pensare al milione di altre cose che hanno nella loro lista di cose da fare.

Spoiler: è alla fine della giornata.

Al mattino, ci sediamo con una tazza di caffè fresco, facendo la nostra lista di cose da fare con la nostra energia e prontezza per la giornata al massimo. Se dovessi ricevere una chiamata di prospezione di vendita in quel momento, probabilmente alzeresti gli occhi al cielo e li chiuderesti abbastanza rapidamente per poter arrivare a quella lista di attività predeterminate per la giornata.

Chiama i tuoi potenziali clienti alla fine della giornata. Statistiche alla mano, il momento migliore per chiamare un potenziale cliente è quando stanno concludendo la loro giornata, che di solito è tra le quattro e le cinque del pomeriggio. Devi anche essere strategico con il giorno in cui li chiami. Evita i lunedì e i venerdì, poiché quei giorni includono molti recuperi e chiusure anticipate, abbassando il tasso di risposta.

Non riattaccare

Chiamare un potenziale cliente può essere un po' snervante. Alcuni potrebbero provare un senso di sollievo quando la tua chiamata a freddo va alla segreteria telefonica perché hai l'opzione di riattaccare ed evitare una conversazione un po' difficile e scomoda.

Quando una telefonata va alla segreteria telefonica, possono succedere due cose:

1. Puoi decidere di non lasciare un messaggio vocale. Il potenziale cliente vedrà che ha una chiamata persa da te, ma nient'altro lo spingerà a richiamarti.
2. Lasci un messaggio vocale. Il potenziale cliente vedrà che ha una chiamata persa e un messaggio vocale da te, segnalando che la chiamata era importante. Potrebbero ascoltare il messaggio vocale e sentire qualcosa che suscita il loro interesse, ispirandoli a richiamarti per saperne di più.

Se la tua chiamata a freddo viene inviata alla segreteria telefonica, non riattaccare. Anche se non ci sono garanzie, non lasciare un messaggio vocale offre una possibilità zero percento di iniziare una conversazione con quel potenziale cliente. Se lasci un messaggio vocale, quelle possibilità aumentano.

Condividi il tuo nome, azienda e motivo della chiamata

È una verità sfortunata che il tuo potenziale cliente potrebbe non ascoltare il tuo messaggio vocale fino alla fine. Tuttavia, per renderlo utile, è importante che tu dichiari il tuo nome, azienda e motivo della chiamata sia all'inizio che alla fine del messaggio, specialmente se questo è un potenziale cliente con cui non hai mai parlato prima.

Metti da parte le parti noiose su di te in modo da poter indirizzare la conversazione verso il vero motivo per cui stai chiamando, che sia per ottenere una risposta a una domanda che non hai trovato online o per raccomandare una soluzione che può aiutare il potenziale cliente a migliorare la propria attività. Dichiaralo chiaramente in modo che sappiano come procedere una volta ascoltato il messaggio vocale.

Mostra la tua personalità

L'ultima cosa che qualsiasi potenziale cliente vuole ascoltare è un messaggio vocale che sembra lasciato da un robot senza intelligenza emotiva. Questa è una ricetta per non ottenere una richiamata, garantito.

Assicurati di far trasparire la tua personalità attraverso i tuoi messaggi vocali di vendita. Fai in modo che la passione che provi per la tua attività, la soluzione e la vendita nel suo complesso sia ovvia. Usa le connessioni che hai trovato durante la tua ricerca pre-chiamata, entusiasmati per loro e rendi chiaro al potenziale cliente che hai fatto i compiti e vuoi sinceramente aiutare la loro attività. Fai una battuta o menziona qualcosa di personale.

“Una piccola battuta leggera mi rende un umano, non un robot delle vendite.”

Mikey Henninger
Direttore delle vendite presso Accelity Marketing

In breve, vuoi che il tuo potenziale cliente immagini di essere chiamato da un essere umano che può offrirgli qualcosa di valore, non da un rappresentante di vendita robotico che cerca di raggiungere la sua quota.

Pur volendo far trasparire la tua personalità mentre lasci messaggi vocali per i tuoi potenziali clienti, non esagerare e sembrare falso. Troppo entusiasmo può sembrare forzato e inautentico, aumentando le possibilità che il potenziale cliente alzi gli occhi al cielo e riattacchi senza nemmeno considerare di richiamarti.

Mantienilo breve

Quando lasci un messaggio vocale di vendita, l'ultima cosa che vuoi fare è dilungarti per un paio di minuti. I potenziali clienti si chiederanno quando arriverai al punto, diventeranno impazienti e probabilmente riattaccheranno prima di ascoltare l'intero messaggio.

La lunghezza ideale di un messaggio vocale di vendita è tra i 18 e i 30 secondi. Ogni secondo che aggiungi oltre a quello diminuisce le tue possibilità di creare una connessione con il potenziale cliente. Inoltre, quando un messaggio è troppo breve, potrebbe passare così velocemente che non ricorderanno nemmeno il tuo nome, azienda o motivo della chiamata.

I telefoni di oggi mostreranno la durata del tuo messaggio vocale. Se il tempo è troppo breve, potrebbero pensare che hai sbagliato numero e il messaggio vocale è di pochi secondi di statico. Se è troppo lungo, potrebbero dare la vecchia scusa "Ci penserò più tardi" per non ascoltarlo. Ma, se colpisci quel punto dolce di 18-30 secondi che suscita il loro interesse senza richiedere troppo tempo, potrebbero ascoltarlo.

Rendilo diverso dall'email

Bene, prima ancora di iniziare il tuo contatto di vendita, ti trovi di fronte alla decisione di quale metodo utilizzare, telefono o email. Qualunque tu decida (probabilmente il telefono in questa situazione poiché stai leggendo questo articolo), entrambi richiederanno un approccio diverso.

Assicurati che il messaggio vocale di vendita che lasci abbia contenuti diversi da quelli che includeresti in un'email. Le email sono spesso un po' più generiche dei messaggi vocali di vendita. Contengono ancora un po' di personalizzazione, ma a parte alcuni dettagli qua e là, possono essere aggiornate, riutilizzate e inviate a più potenziali clienti.

I messaggi vocali, d'altra parte, dovrebbero essere così specifici che lo stesso non potrebbe essere utilizzato per due persone diverse. Fai in modo che le tue domande siano così specifiche e dirette verso quella persona che si sentano inclini a rispondere. Questo vale non solo per le informazioni presentate ma anche per le domande che poni e le risposte che darebbero.

Supponiamo che tu stia vendendo software di gestione dei progetti. Durante il messaggio vocale, potresti chiedere al potenziale cliente quali strumenti di gestione dei progetti utilizzano attualmente. Anche se la domanda potrebbe essere la stessa, la risposta varierà da azienda a azienda.

Torna sempre al valore

Mentre lasci il messaggio vocale, potrebbe apparire nella tua testa un pensiero casuale, facendoti andare un po' fuori tema e allontanarti dall'idea principale del messaggio. Questo non è il peggiore dei mali, purché tu possa reindirizzare senza problemi la conversazione verso l'idea principale, che dovrebbe ruotare intorno a informare il potenziale cliente su come la tua soluzione può beneficiare la loro attività.

Se mai inizi a sentirti perso nella conversazione e ti trovi a divagare, affidati a tornare all'idea principale del messaggio. Torna sempre, sempre, sempre al valore.

Una buona tattica per concentrarsi sul valore all'interno del tuo messaggio vocale di vendita è menzionare un'azienda simile a quella del potenziale cliente che hai aiutato in passato.

“Qualcosa come, 'Oh, a proposito, l'Azienda X è riuscita a chiudere 1 milione di dollari di affari utilizzando il nostro software. Se vuoi sapere come, fammi sapere e preparerò una demo gratuita per te.'”

Petra Odak
CMO presso Better Proposals

Considera l'uso di una serie

I messaggi vocali di vendita potrebbero sembrare semplici e diretti, ma c'è un ulteriore livello di strategia che puoi implementare che potrebbe rendere il processo più efficace. Se non stai vedendo molto successo con i tuoi attuali metodi di messaggi vocali di vendita, o se senti il bisogno di cambiare le cose, considera l'uso di una serie di messaggi vocali di vendita con due messaggi diversi.

Anche se potrebbe richiedere un po' di sforzo extra, assicurati di non lasciare lo stesso messaggio due volte. Offri informazioni uniche in ogni messaggio vocale in modo da non sembrare che ti sia dimenticato di aver già chiamato questo potenziale cliente. Lasciare più di un messaggio vocale toccherà di nuovo il potenziale cliente sulla spalla, facendogli dare la sua attenzione.

Non parlare troppo velocemente

È facile iniziare un messaggio vocale piuttosto lentamente e poi accelerare man mano che si procede. I nervi si manifestano, l'urgenza di controllare un altro numero dalla lista si fa sentire, e potresti essere al limite di quel limite di tempo di 18-30 secondi e sentirti sotto pressione per finire in tempo.

Controllare il tuo ritmo trasmette un'atmosfera sicura, articolata e professionale. Parlare troppo velocemente può far sentire il potenziale cliente come solo un altro numero sulla lista, che potrebbe essere per te, ma per loro, vogliono sentirsi speciali e valorizzati. Anche se potresti essere sotto pressione per raggiungere un certo metriche di attività di vendita, è meglio aver fatto un numero minore di chiamate di vendita solide che un numero maggiore di messaggi vocali affrettati.

Fornisci una chiamata all'azione

Quindi stai per concludere la tua chiamata. Hai agganciato con successo il potenziale cliente, e ti hanno seguito fino alla fine di questo viaggio selvaggio che è il tuo messaggio vocale di vendita.

Prima di riattaccare, lascia un'azione per il potenziale cliente da intraprendere. Se perdi questa opportunità, riattaccheranno e si chiederanno: "E adesso?" Questa è l'ultima cosa che vuoi.

Stabilisci una chiamata all'azione chiara e semplice per il potenziale cliente alla fine del tuo messaggio vocale di vendita. Dagli qualcosa da fare. Non limitarti a ripetere il tuo numero di telefono. Digli di richiamarti. O di mandarti un'email. Qualunque azione tu voglia che intraprendano, digli di farlo. Potrebbero non seguire quel piano desiderato, ma vale la pena provare.

Menziona che seguirai

Dopo la chiamata all'azione, dagli un'idea di quando seguirai. Non deve essere super specifico, ma fai sapere al potenziale cliente che non ha sentito la fine di te.

Comunque tu decida di seguire è una tua scelta - può essere un'altra telefonata, un'email, o qualsiasi altro metodo di contatto con cui ti senti a tuo agio per contattare il tuo potenziale cliente. Puoi anche usare la chiamata di vendita iniziale come avviso che ti metterai in contatto su un altro canale, come email o LinkedIn.

“Il mio obiettivo non è ottenere una richiamata. Uso il messaggio vocale per avvisare un potenziale cliente che gli sto inviando qualcos'altro.”

AJ Alonzo
Direttore del marketing presso demandDrive

Qualunque sia il caso, fai sapere al potenziale cliente che sentiranno di nuovo da te e il canale in cui avverrà.

Termina con le tue informazioni di contatto

Di nuovo? Sì, di nuovo.

Termina il messaggio vocale con un'altra ripetizione delle tue informazioni di contatto. Assicurarti che il tuo numero di telefono o email sia l'ultima cosa che il potenziale cliente sente è un buon modo per essere sicuro che lo ricorderanno.

Inoltre, gli smartphone possono trascrivere l'audio, quindi assicurati di dirlo in modo chiaro e lento. In questo modo, il telefono del potenziale cliente lo rileverà e potranno cliccare sulla trascrizione per richiamarti.

Come lasciare un messaggio vocale senza chiamare

Potresti rabbrividire al pensiero di impostare un messaggio vocale senza impostare un centro di telefonia cloud, o semplicemente noto come call center. I messaggi registrati sono ben accolti dai potenziali clienti che chiamano personalmente la tua linea di assistenza. Segui questi passaggi per impostare un messaggio vocale senza suoneria e non sembrare invadente mentre proponi i tuoi servizi.

Se stai cercando di impostare un messaggio vocale per i consumatori con un provider di rete simile, devi contattare il supporto del servizio comunitario dell'operatore. Avere diversi provider di rete è il primo passo per impostare questa funzione. Seguito da:

• Componi il tuo numero di accesso alla segreteria telefonica
• Se stai usando un telefono fisso, premi (*) dopo aver sentito il benvenuto.
• Dopo aver sentito "per contattare qualcuno", premi #
• Dopo aver sentito, "se conosci l'estensione", premi #
• Inserisci il numero di telefono
• Premi # per comporre e lasciare un messaggio.

Questo servizio può essere impostato anche con strumenti come T-Mobile, WhatsApp call, Verizon e AT&T.

I migliori script per messaggi vocali di vendita

Se quei consigli non ti hanno necessariamente convinto e stai cercando un po' più di ispirazione, non cercare oltre. Abbiamo alcuni script diversi per messaggi vocali di vendita che possono funzionare per il tuo contatto, a seconda dell'atmosfera che vuoi trasmettere.

È importante notare che, sebbene questi script possano essere un buon punto di partenza, non dovresti fare affidamento su di essi completamente. Dagli un'occhiata e poi vedi come puoi personalizzare lo script per la tua particolare attività.

Se vuoi sembrare familiare

Sfortunatamente, una delle chiavi per un messaggio vocale di vendita di successo è non sembrare un rappresentante di vendita. Quindi fare del tuo meglio per sembrare familiare è una buona tattica.

Sfrutta quella connessione che hai trovato durante la tua ricerca o menziona una storia condivisa e usala per far sembrare il messaggio vocale qualsiasi cosa tranne un messaggio di chiamata a freddo. Ecco un esempio.

Questo è un altro buon metodo se hai già parlato con il cliente dell'acquisto della tua soluzione, quindi sei effettivamente familiare per loro. Potrebbe suonare qualcosa del genere.

Se vuoi andare dritto al punto

A seconda del tuo stile, alcuni rappresentanti potrebbero voler andare dritti al punto. Nella situazione di vendita, questo "punto" è il valore che la tua soluzione può offrire alla loro attività.

Ecco uno script per quel metodo.

Se vuoi mantenerlo semplice

Non c'è niente di sbagliato nel mantenere il tuo messaggio vocale semplice. Potrebbe essere rinfrescante e attraente per alcuni potenziali clienti che sono stanchi e stufi di tutti che cercano di essere subdoli quando vendono.

Se ti senti di tornare alle basi, ecco il tuo script.

Lascia un messaggio dopo il segnale acustico

Il fatto che il tuo messaggio vocale di vendita possa fare o rompere le tue possibilità di creare una connessione significativa con un potenziale cliente è molta pressione. Quel primo punto di contatto è fondamentale, e vuoi che i tuoi sforzi producano risultati.

Potrebbe non essere perfetto dall'inizio, ma non c'è vergogna nell'imparare mentre si va avanti e fare aggiustamenti dove necessario. E ricorda, la pratica rende perfetti.

Dopo aver padroneggiato un metodo di messaggio vocale di vendita, assicurati di aggiungerlo al tuo manuale di vendita.