Analizzare le prestazioni del tuo team di vendita può portarti in un buco nero di misurazione dei dati che diventa sempre più specifico man mano che si va più a fondo.
Questo non significa che essere dettagliati danneggerà il tuo approccio nel calcolare le metriche di vendita. C'è molto da dire sull'analisi di aree precise della tua strategia di vendita per identificare eventuali processi o tattiche che stanno portando al successo o al fallimento.
Tuttavia, a un certo punto, devi essere in grado di riassumere i risultati e presentarli ai rappresentanti di vendita e alle persone ai piani alti. Senza contare che tutto deve essere facilmente digeribile e includere tutte le informazioni rilevanti per quel particolare periodo di tempo.
Per fare ciò, la tua azienda può fare affidamento su rapporti di vendita che comunicano le prestazioni attuali del tuo team di vendita.
Cos'è un rapporto di vendita?
Un rapporto di vendita è un documento che fornisce una panoramica dello stato attuale del dipartimento vendite di un'azienda. Questi rapporti possono mostrare tendenze nel tempo, analizzare strategie e processi e rivelare le prestazioni complessive del team.
Una grande parte della generazione di risultati è tracciare le vendite per tenere il polso dei progressi che stai facendo. I rapporti di vendita consentono alle aziende, ai team di vendita e ai singoli rappresentanti di fare proprio questo: vedere esattamente come stanno andando rispetto agli obiettivi personali e aziendali. In questo modo, le aree che richiedono miglioramenti possono essere identificate e lavorate, mentre i processi già di successo possono essere ulteriormente ottimizzati.
Le informazioni nei rapporti di vendita vengono utilizzate anche nel processo decisionale per le aziende. Prima di intraprendere azioni aziendali serie, i leader analizzeranno se lo stato attuale delle vendite porterà al supporto finanziario di cui hanno bisogno per andare avanti.
Ogni tipo di rapporto di vendita includerà probabilmente le stesse metriche e indicatori chiave di prestazione (KPI) delle vendite. Ciò significa che per aggiornare i rapporti per una nuova settimana, mese o trimestre, tutto ciò che devi fare è inserire i dati attuali per adattarli al periodo di tempo per cui stai riportando.
Perché i rapporti di vendita sono importanti?
Il tuo team di vendita è il tuo principale generatore di entrate, e mentre ci sono molti altri dipartimenti che contribuiscono alla loro capacità di vendere, le metriche e i KPI del team di vendita si traducono strettamente nel successo complessivo dell'azienda. La reportistica delle vendite mostra se quel successo è raggiungibile o meno.
I dati inclusi nei rapporti di vendita efficaci sono organizzati in modo da comunicare informazioni importanti ai loro spettatori. A seconda di chi è quel spettatore e di cosa vuole ottenere dal rapporto, queste raccolte di dati possono essere realizzate per quello scopo specifico.
Ad esempio, è possibile che un singolo rappresentante di vendita voglia vedere le proprie prestazioni mensili. Forse un manager delle vendite vuole controllare i progressi dei suoi diretti. O forse un dirigente vuole raccogliere informazioni da presentare al consiglio. La bellezza dei rapporti di vendita è che possono essere realizzati per servire tutti questi scopi.
Consiglio: Per produrre facilmente rapporti per più pubblici, assicurati di utilizzare un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per farlo rapidamente e accuratamente.
I dati di vendita mostrati nei rapporti vengono utilizzati per informare le strategie riguardanti la crescita delle vendite, l'identificazione e l'acquisizione del cliente ideale e l'ottimizzazione del processo di vendita. Dopo che sono stati implementati nuovi approcci, i rapporti di vendita possono quindi essere utilizzati per misurare la crescita tra due o più periodi di vendita.
In generale, i rapporti di vendita sono importanti perché mantengono l'azienda consapevole dei progressi, aiutano a individuare potenziali problemi nelle strategie di vendita e, in ultima analisi, alimentano un processo decisionale migliore.
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Tipi di rapporti di vendita
Ci sono diversi tipi di rapporti di vendita, e ciascuno riflette un certo periodo di tempo durante il quale un'azienda misurerà particolari attività e risultati di vendita. Un rapporto di vendita è essenzialmente una reiterazione di metriche, e quei valori sono determinati dal periodo di tempo su cui si sta riportando.
Ad esempio, se volessi capire la durata media del ciclo di vendita della tua azienda, sarebbe meglio guardare un rapporto annuale piuttosto che un rapporto settimanale.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di rapporti di vendita che la tua azienda dovrebbe iniziare a generare, insieme ad alcune metriche rilevanti.
Rapporti di vendita giornalieri
I rapporti di vendita giornalieri raccolgono e presentano dati riguardanti il lavoro di un giorno. Questi possono essere generati per riflettere i progressi di un singolo professionista delle vendite o del dipartimento nel suo insieme.
Sebbene ci sia molto lavoro che può essere fatto in un giorno, le possibilità di vedere molti affari chiusi in un dato giorno sono scarse – quelle cose richiedono tempo e sono spesso distribuite durante l'anno. I rapporti di vendita giornalieri si basano su metriche di processo, che differiscono dalle metriche di risultato.
Una metrica di processo è una misurazione che può essere direttamente controllata dal rappresentante di vendita, come il numero di chiamate che fanno in un giorno. Una metrica di risultato è più focalizzata sul quadro generale, come la dimensione media dell'affare, che può essere influenzata da un rappresentante, ma non è direttamente sotto il loro controllo.
I rapporti di vendita che raccolgono dati per un giorno non sono la fine di tutto, delle prestazioni di un team. È solo un giorno, e tutti hanno giorni no qua e là. Tuttavia, se vedessi un problema nel tuo rapporto annuale e lo tracciassi fino a livelli di attività ripetutamente bassi giorno dopo giorno, questi rapporti possono tornare utili.
Su base giornaliera, potresti voler riportare le seguenti metriche di vendita:
- Tempo di risposta al lead: Il tempo impiegato da un rappresentante di vendita per seguire un lead che ha contattato la tua azienda. Il tempo medio di risposta al lead è di 42 ore per le aziende B2B, ma è importante stabilire il proprio benchmark dopo aver raccolto dati di vendita coerenti.
- Conversazioni con i clienti avute: Il numero di telefonate, videochiamate o incontri di persona che i rappresentanti hanno con lead, potenziali clienti e clienti. Questo rivelerà i livelli di coinvolgimento dei clienti fino a quel punto nel processo di acquisto.
- Nuovi lead generati: Il numero di lead generati dalle conversazioni con i potenziali clienti. Questa metrica sarà presa in considerazione insieme ai tassi di conversione per prevedere le vendite future.
- Opportunità generate: Il numero di lead convertiti in opportunità, che rivelerà l'impatto delle strategie e delle tattiche di generazione di lead implementate per spostarli ulteriormente nel funnel di vendita.
- Incontri organizzati: Il numero di incontri organizzati dagli sforzi di contatto. Tracciare il numero di email inviate o telefonate fatte è ancora rilevante, ma il numero di incontri organizzati da quelle conversazioni è un indicatore migliore di quanto siano efficaci quegli sforzi.
- Numero complessivo di punti di contatto: Il numero di volte in cui un rappresentante ha interagito con un cliente in un dato giorno.
- Velocità di vendita: L'importo delle entrate di vendita generate in un solo giorno. Questa metrica viene utilizzata per misurare quanto velocemente i venditori stanno spostando i clienti lungo il pipeline di vendita.
Rapporti di vendita settimanali o mensili
I rapporti di vendita settimanali compilano tutti i dati di ogni giorno della settimana per ottenere una panoramica di come è andata la settimana lavorativa. I rapporti mensili faranno lo stesso ma per le settimane in un mese.
Questi rapporti sono un passo avanti per ottenere un quadro più ampio della produttività complessiva delle vendite. Ciò significa anche che alcune delle metriche di vendita misurate nei rapporti di vendita settimanali e mensili tenderanno più verso le metriche di risultato.
I rapporti di vendita settimanali e mensili sono più spesso utilizzati per analizzare le prestazioni di un singolo rappresentante di vendita. Farlo su base trimestrale o annuale lascia troppo spazio per commettere più errori, e farlo su base giornaliera non lascia abbastanza tempo per ottenere un quadro accurato delle prestazioni. Quando analizzati settimanalmente e mensilmente, i manager possono individuare punti deboli e correggerli prima che continuino.
A seconda del dettaglio che vuoi raccogliere dal rapporto, potresti ancora includere le metriche del rapporto giornaliero nei tuoi rapporti settimanali e mensili.
Ecco alcune altre misurazioni che possono essere preziose da analizzare su base settimanale e mensile:
- Volume di vendita per canale: Vendite totali e entrate generate da ciascun canale di contatto iniziale utilizzato per contattare un potenziale cliente che si è convertito in cliente. Questa metrica viene utilizzata per identificare i canali di comunicazione che vedono più successo e quelli che necessitano di una ristrategizzazione.
- Vendite per regione: Vendite totali e entrate generate da ciascuna regione o territorio. Ancora una volta, questo rivelerà dove i rappresentanti dovrebbero dare priorità al tempo in base a più opportunità, così come i territori che richiedono approcci ottimizzati.
- Punteggio di opportunità di vendita: Punteggio di opportunità individuale che riflette quanto è probabile la vendita. I punteggi di opportunità aiutano i rappresentanti a dare priorità al loro tempo in base a quanto è promettente una conversione.
- Entrate chiuse per rappresentante: L'importo delle entrate generate da ciascun rappresentante di vendita. Misurare questo su base settimanale e mensile offrirà spunti sui rappresentanti che sono sulla buona strada per raggiungere le quote di vendita e quelli che stanno lottando per farlo.
- Tassi di upsell e cross-sell: Il numero di opportunità di upsell e cross-sell ai clienti esistenti che sono state sfruttate.
- Valore a vita del cliente (CLV): Il valore potenziale di una relazione a lungo termine con un cliente. Il CLV gioca un ruolo nel determinare quanto è appropriato spendere per acquisire e mantenere relazioni con i clienti.
- Valore medio dell'affare: L'importo medio di denaro generato in un singolo affare di vendita. Il valore medio dell'affare informerà le tue previsioni di vendita.
- Rapporti del funnel di vendita: I tassi di conversione tra ciascuna fase del tuo funnel di vendita. Quando misuri questo, assicurati di guardare al grande rapporto da lead a chiusura, ma anche alle fasi intermedie per identificare problemi sia nella tua strategia di vendita complessiva che nei metodi utilizzati per spostare i clienti lungo il funnel.
Rapporti di vendita trimestrali o annuali
Quando si conclude un trimestre o un anno di attività, vorrai concludere con un rapporto per riflettere il lavoro svolto.
I tuoi rapporti di vendita trimestrali e annuali potrebbero sembrare relativamente simili, poiché entrambi includeranno indicatori chiave di prestazione delle vendite di alto livello che racchiudono le prestazioni complessive. Questi registri delle attività di vendita saranno fortemente coinvolti nell'informare la pianificazione a lungo termine per il futuro dell'azienda, che si riverserà nelle attività di vendita quotidiane.
Riassumere il lavoro di un trimestre o di un anno in un unico rapporto non riuscirebbe a dipingere l'intero quadro di ciò che il tuo team di vendita ha fatto in quel periodo di tempo. Per questo motivo, i rapporti di vendita trimestrali e annuali spesso consistono in sotto-rapporti al loro interno.
Ecco alcuni che potrebbero essere inclusi:
- Rapporto KPI di vendita: Un rapporto KPI di vendita, noto anche come rapporto di prestazione di vendita, si concentra sul quadro generale e su qualsiasi metrica che parli della redditività e del successo dell'azienda. Le metriche includono entrate, margini di profitto, crescita e punteggio netto del promotore.
- Rapporto di conversione delle vendite: Traccia tutte le metriche associate al funnel di vendita, al pipeline di vendita e alle attività associate alla conversione dei clienti. Le metriche includono il rapporto da lead a conversione, il rapporto da lead a opportunità e il rapporto da opportunità a chiusura.
- Rapporto sulla lunghezza del ciclo di vendita: Include dati riguardanti il tempo necessario per convertire un potenziale cliente in cliente, tipicamente presentato in media. Le metriche rifletteranno di solito il numero di potenziali clienti in ciascuna fase del funnel e quanto tempo vi rimangono.
- Dashboard delle attività di vendita: Tiene traccia delle azioni dei rappresentanti di vendita, sia a livello di team che individuale. Queste metriche vengono prese in considerazione quando si valutano i problemi nei tassi di conversione, poiché una bassa attività di vendita può essere un ostacolo. Le attività includono telefonate effettuate, email inviate e il numero medio di interazioni avute per chiudere un affare.
È importante notare che finché stai comunicando dati preziosi in un modo che sia facile da digerire, non c'è un modo sbagliato di costruire un rapporto di vendita. Le metriche suggerite per i periodi di tempo sopra menzionati sono state semplicemente utilizzate per illustrare l'idea che man mano che i periodi di tempo si allungano, le metriche riflettono questo dando un quadro più ampio delle prestazioni del team di vendita. Tutti i rapporti di vendita possono essere utilizzati per trovare aree di miglioramento per un'azienda.
Come scrivere un rapporto di vendita
Ora che hai alcune metriche di esempio da includere in ciascun tipo di rapporto di vendita, è il momento di costruirli. Ecco i passaggi nel processo di reportistica delle vendite che garantiranno che comunichi informazioni di vendita preziose alle persone per cui è stato destinato.
Definisci il pubblico e lo scopo
Il tuo primo passo è definire il tuo pubblico. Ci sono molte persone all'interno della tua organizzazione che possono beneficiare di un rapporto di vendita.
All'interno del team di vendita stesso, i rappresentanti e i manager cercano aggiornamenti settimanali per ottenere spunti attuabili sul miglioramento dei processi e delle prestazioni. I dirigenti utilizzeranno rapporti trimestrali e annuali per capire quanto sia effettivamente redditizia la loro azienda, e possibilmente presentare quei risultati al consiglio. I team di marketing e operazioni di vendita avranno bisogno di dati per determinare come possono supportare meglio le vendite.
Mettiti nei panni del lettore e chiediti cosa vorrebbero sapere. Questo ti aiuterà a rivelare uno scopo più specifico del rapporto piuttosto che solo trasmettere informazioni generali sulle vendite. Considera i background dei lettori e usa un linguaggio che sarebbe il più vantaggioso per la conversazione.
Stabilisci un periodo di tempo
I rapporti di vendita costruttivi riflettono dati di un particolare lasso di tempo, quindi il passo successivo è stabilire quale vuoi riportare. Questo sarà determinato dal pubblico e dallo scopo del rapporto. Se vuoi mostrare ai dirigenti la crescita anno su anno rispetto ai periodi precedenti, sarà un rapporto annuale. Se vuoi vedere il cambiamento che i rappresentanti di vendita appena assunti del mese scorso hanno fatto, sarà un rapporto mensile.
Ricorda che più lungo è il periodo di tempo, più generali saranno i dati. Questo non è un male, solo un fatto da tenere a mente.
Raccogli i dati
Con il tuo periodo di tempo in mente, è il momento di raccogliere le informazioni. Poiché un rapporto di vendita è una raccolta di dati, pensa in termini di metriche e cosa dicono sui progressi del team di vendita.
Il software di analisi delle vendite può aiutarti non solo a creare vari tipi di rapporti, ma porterà anche i risultati un passo avanti indicando le aree del team di vendita che stanno sotto o sovraperformando e prevedendo le vendite future.
Comunica i tuoi risultati
Ora che hai i dati appropriati a portata di mano, devi comunicare i tuoi risultati in un modo che sia digeribile e prezioso per il pubblico. Molte volte questo avverrà sotto forma di visualizzazione dei dati, che è il processo di traduzione dei dati in grafici, tabelle o diagrammi per comunicare meglio le informazioni.
Offri contesto
L'idea principale di creare un rapporto di vendita è rivelare dati, ma dovrai offrire un po' di più per arrivare al tuo pubblico. Non limitarti a mettere dei numeri su un foglio di carta e inviarlo. Fornisci il contesto di cui il lettore ha bisogno per ottenere il massimo dal rapporto di vendita. Spiega i fattori interni ed esterni che spiegano il successo o il fallimento di un certo periodo di tempo.
I numeri non mentono
I rapporti di vendita offrono l'intuizione più accurata su quanto bene stiano performando i rappresentanti e i team di gestione delle vendite. Anche se a volte questa può essere una verità spaventosa da presentare, possono anche offrire motivazione per riparare ciò che è rotto e trovare nuovi modi per chiudere affari.
Mentre i rapporti di vendita avvengono alla fine di un periodo di tempo, vedere i progressi in tempo reale ogni giorno con dashboard di vendita può anche essere un grande motivatore per il team.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
