Dashboard di Vendite: Esempi e Consigli per Aiutarti a Crearne Uno

Imbattersi in un'immagine in un mare di dati è un sollievo travolgente.

Gli esseri umani possono sopportare solo un certo numero di parole, numeri ed equazioni prima di dimenticare tutto ciò che abbiamo appena tentato di digerire.

Se c'è un campo che trabocca di montagne di dati, è quello delle vendite. Quasi tutto nel regno delle vendite deve essere contemporaneamente quantificabile e facile da interpretare, il che spiega l'uso diffuso di dashboard di vendita e software di analisi delle vendite.

I dashboard di vendita sono utili quando si valuta la performance e si prendono decisioni aziendali. I manager guardano i dashboard per rimanere aggiornati sui metriche di performance del team di vendita quando creano strategie di vendita, elaborano piani di compensazione, assegnano bonus e identificano aree che necessitano di miglioramento.

Come creare un dashboard di vendita

A seconda degli obiettivi principali della tua azienda, il tuo dashboard di vendita potrebbe apparire completamente diverso da quello dei tuoi concorrenti, il che è perfettamente normale. Finché sai dove si trovano le tue priorità e segui i passaggi seguenti, il tuo dashboard di vendita offrirà valore al tuo team.

1. Determina le metriche

Il primo passo per creare qualsiasi tipo di dashboard di vendita è scegliere le metriche che verranno incluse.

Il modo migliore per farlo è guardare i tuoi obiettivi attuali. Il punto di avere un dashboard di vendita è poter controllare i progressi sui tuoi obiettivi altamente prioritari, quindi ha senso che quelle siano le metriche che vorresti visualizzare.

Per iniziare, scegli un obiettivo e poi seleziona alcune metriche chiave che parlano maggiormente del suo raggiungimento o fallimento. Ad esempio, se uno dei tuoi obiettivi principali per il trimestre è migliorare il tuo processo di qualificazione dei lead, potresti creare un dashboard di vendita con i tuoi tassi di conversione e le metriche di attività. Entrambi questi fattori sono primari nella qualificazione dei lead, quindi dovrebbero essere prioritari sul dashboard.

Fai questo con ogni obiettivo che cercherai di raggiungere nel mese, trimestre o anno successivo. Le metriche su determinati dashboard potrebbero coprire più di un obiettivo. Assicurati solo che non diventino troppo affollati.

2. Scegli la visualizzazione del dashboard

Il passo successivo è identificare come verrà utilizzato il dashboard e da chi.

Lo scopo del dashboard è tenere i rappresentanti aggiornati sui loro obiettivi individuali o aiutare i manager a individuare facilmente i migliori performer? Considera i diversi pubblici che visualizzeranno il dashboard e scegli cosa potrebbero voler vedere di più.

Anche se la questione in gioco è la stessa (conversioni, performance, durata del ciclo di vendita, ecc.), persone in posizioni diverse sono interessate a metriche diverse. Ad esempio, supponiamo che tu stia creando un dashboard di conversione delle vendite che un rappresentante, un manager e un dirigente di livello C utilizzeranno tutti.

• Per i rappresentanti: Poiché il rappresentante è responsabile della conversione del maggior numero possibile di lead in clienti, vorranno sapere quanti lead stanno entrando nel pipeline.
• Per i manager: Poiché i manager devono essere in grado di individuare le aree nel processo di vendita che necessitano di miglioramento, saranno più preoccupati per il tasso di conversione tra ogni fase del ciclo di vendita.
• Per i dirigenti di livello C: I dirigenti cercano numeri complessivi che racchiudano la performance generale di un'azienda in modo da poter trasmettere tali informazioni agli investitori. La loro preoccupazione principale è il rapporto di conversione dei lead.

La visualizzazione del dashboard può anche riferirsi a dove il dashboard viene visualizzato di più, quindi assicurati che sia accessibile su desktop, tablet e dispositivi mobili.

3. Scegli un fornitore

Successivamente, dovrai scegliere un software che ti aiuterà a creare il tuo dashboard di vendita. Oltre al software di analisi delle vendite, ci sono altre opzioni che puoi considerare. Se la tua azienda utilizza un CRM, probabilmente ha una funzione di reportistica che ti consente di creare dashboard per il tuo team.

Gli strumenti di visualizzazione dei dati possono tradurre le metriche e gli indicatori chiave di prestazione della tua azienda in un grafico, una tabella o un grafico in tempo reale, rendendo facile interpretare la performance e i progressi verso gli obiettivi.

Quando scegli un fornitore, assicurati che il software includa tutte le funzionalità necessarie per il dashboard di vendita della tua azienda. Alcuni strumenti hanno più capacità di altri, e trovare la giusta soluzione per la tua azienda è importante prima di fare un investimento. Cose come aggiornamenti in tempo reale, istantanee storiche e personalizzazione sono tutti fattori importanti.

4. Estrai i dati

Con il fornitore che hai scelto, è il momento di importare tutti quei dolci, dolci dati!

Se intendi integrare il tuo dashboard di vendita con il tuo CRM, dovresti essere in grado di sincronizzare facilmente i tuoi dati tra i due software. Strumenti come il software di analisi delle vendite possono prendere dati dal tuo CRM per creare i grafici richiesti. Se la tua azienda ha tenuto traccia dei dati di vendita manualmente, dovrai costruire il report da zero importando tutte le informazioni necessarie nello strumento di visualizzazione dei dati.

5. Crea report

Dopo aver caricato i tuoi dati, è il momento di creare il report di vendita. Assicurati di avere tutti i dati attuali che desideri visualizzare caricati nello strumento - il software non può leggere la tua mente.

Ci sono più modi per visualizzare i dati, e a seconda delle informazioni e dell'analisi che stai conducendo, certe visualizzazioni potrebbero essere più applicabili.

Confronto

Molte volte, le aziende cercano di vedere la loro crescita e i progressi su un dashboard confrontando la stessa metrica di due periodi di tempo diversi. Ad esempio, il fatturato nel Q1 del 2024 rispetto al fatturato nel Q1 del 2023.

Quando si confrontano i dati, la tua opzione migliore e più semplice per la visualizzazione dei dati è un grafico a barre o un grafico a linee.

Composizione

Le aziende cercano anche di comprendere le parti che compongono il tutto. Ad esempio, se la metrica in questione è il fatturato, vorranno vedere il fatturato per rappresentante, per prodotto e per territorio. In questo modo, possono vedere quanto un certo rappresentante, prodotto o territorio sta contribuendo al risultato finale e quali stanno lottando per portare il proprio peso.

Quando si guarda alla composizione di un set di dati, le tue migliori opzioni per la visualizzazione sono un grafico a barre impilate o un grafico a torta.

Assicurati di scegliere il giusto tipo di visualizzazione dei dati quando crei report in modo che le informazioni siano il più facili possibile da decifrare.

6. Condividi con il team

Infine, rendi i dashboard di vendita accessibili al tuo team. I rappresentanti di vendita, i manager e i dirigenti di livello C dovrebbero essere in grado di personalizzare la visualizzazione in modo da poter vedere le metriche che contano di più per loro.

Raccogli feedback da tutte le parti e modifica il dashboard se necessario.

Esempi di dashboard di vendita

Come detto sopra, ogni azienda valuterà certi obiettivi e metriche rispetto ad altri. Tuttavia, ci sono alcuni indicatori chiave di prestazione comuni che sono considerati cruciali quando si traccia il progresso.

Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di dashboard di vendita.

Dashboard di performance di vendita

Un dashboard di performance di vendita si concentra sul quadro generale – KPI di vendita. Qualsiasi cosa vista come una metrica generale che può parlare della performance dell'intera azienda viene mantenuta su questo dashboard.

Queste metriche sono spesso le prime ad essere esaminate quando si visualizzano i progressi verso gli obiettivi e si condividono informazioni con importanti stakeholder. Alla fine di un mese, trimestre o anno, le metriche del dashboard di performance di vendita vengono utilizzate per prevedere gli obiettivi per il periodo successivo, creare report di vendita e identificare aree in cui il tuo team sta lottando.

Le metriche viste come indicatori chiave di prestazione possono variare da azienda a azienda, quindi adatta il tuo dashboard di performance di vendita in base a ciò che rappresenta il vero successo per il tuo team. Fai attenzione a non includere troppe metriche poiché ci sono altri dashboard per tracciare valori più specifici. Di seguito è riportato un esempio di alcuni comuni indicatori chiave di prestazione di vendita.

Le metriche tracciate includono le seguenti:

• Fatturato totale: il reddito che un'azienda genera dalle normali attività aziendali, un indicatore chiave di redditività
• Margine di profitto: la quantità di denaro rimasta dalle vendite una volta considerato il costo delle merci vendute, una rappresentazione ancora migliore della redditività di un'azienda
• Crescita delle vendite: l'aumento o la diminuzione del fatturato di due periodi di tempo diversi, mostrando se un'azienda sta crescendo nella giusta direzione
• Rapporto di chiusura: la quantità di proposte inviate rispetto alla quantità di affari chiusi, indicando l'efficacia del team di vendita
• Durata del ciclo di vendita: la quantità di tempo necessaria per convertire un potenziale cliente in un cliente, che mostra quanto rapidamente ed efficientemente il tuo team di vendita muove i clienti lungo il pipeline
• Punteggio netto del promotore (NPS): un indice, basato sul feedback dei clienti, che mostra quanto un acquirente sia soddisfatto della tua azienda

Dashboard di conversione delle vendite

Il dashboard di conversione delle vendite traccia tutte le metriche associate al processo di vendita e al percorso dell'acquirente. In un mondo perfetto, ogni lead si trasformerebbe in un'opportunità e ogni opportunità si trasformerebbe in una vendita. Tuttavia, poiché il nostro mondo è lontano dall'essere perfetto, è importante che i team di vendita misurino la quantità di clienti che arrivano fino in fondo al pipeline di vendita.

Quando si cerca di migliorare le conversioni complessive, è necessario affrontare prima ogni singola parte. Osservare il tasso di conversione tra ogni singola fase del ciclo di vendita aiuterà i rappresentanti e i manager a individuare aree di successo – e, cosa più importante – aree che stanno lottando.

Ad esempio, la tua azienda potrebbe avere un ottimo rapporto opportunità-chiusura, il che significa che i tuoi rappresentanti stanno dando dimostrazioni di valore eccezionali, ma non avere abbastanza lead per supportare i tuoi obiettivi. Questo prezioso insight potrebbe cambiare il modo in cui trovi e qualifichi i lead.

Il dashboard di conversione delle vendite è essenzialmente una versione dashboard del tuo pipeline di vendita — vedi dove ogni cliente si trova attualmente nel processo di acquisto. Di seguito è riportato un esempio che copre ogni aspetto di un dashboard di conversione delle vendite.

Oltre al numero di clienti in ogni fase, le metriche tracciate includono le seguenti:

• Rapporto lead-to-conversion: il numero di lead rispetto alla quantità di affari chiusi, quindi fondamentalmente il numero di lead necessari per ottenere una conversione
• Lead convertiti: il numero di lead convertiti entro un periodo di tempo specifico
• Rapporto lead-to-opportunity: il numero di lead che si convertono in opportunità
• Rapporto opportunity-to-win: il numero di opportunità che si convertono in affari chiusi-vinti

Dashboard del pipeline di vendita

Il tempo medio necessario per convertire un potenziale cliente in un cliente pagante può parlare direttamente al tuo tasso di conversione. Se la durata del tuo ciclo di vendita è troppo lunga, i clienti potrebbero abbandonare a causa della noia e del ritmo lento. D'altra parte, se stai muovendo i clienti troppo velocemente, potrebbero sentirsi spinti a comprare e quindi sottovalutati.

Per ottimizzare la durata del tuo ciclo di vendita a un giusto mezzo che soddisfi sia te che i tuoi clienti, devi prima comprendere il suo stato attuale.

Il dashboard del pipeline di vendita divide ogni parte del processo di vendita in fasi distinte che sono più rilevanti per il cliente: opportunità, proposta, negoziazione e chiusura. Lo scopo di mettere tutte queste informazioni in un dashboard è comprendere la durata media del ciclo di vendita per la tua azienda. Con queste informazioni, puoi valutare la produttività delle vendite, identificare cosa non funziona e trovare modi per renderlo il più efficiente possibile.

Oltre al numero di giorni che il cliente medio trascorre in una certa fase del ciclo di vendita, la metrica chiave qui è la durata media dell'intero ciclo di vendita. Questo viene misurato totalizzando il numero di giorni necessari per chiudere un affare e dividendolo per il numero di affari chiusi.

Classifica delle vendite

Il dashboard della classifica delle vendite evidenzia il rappresentante di vendita con le migliori performance in quel momento. I rappresentanti di vendita sono competitivi e vedere i numeri impressionanti di qualcun altro motiverà gli altri rappresentanti a dare il massimo, sia individualmente che come team.

Alcune aziende creeranno classifiche di vendita per ogni ruolo. Ad esempio, potresti avere una classifica delle vendite che mostra il rappresentante di sviluppo delle vendite con le migliori performance e un'altra che mostra il miglior account executive.

Le classifiche di vendita mostrano le metriche che la tua azienda valuta di più, purché possano essere applicate a un singolo rappresentante. Le metriche comuni della classifica delle vendite includono il fatturato, la quantità di affari chiusi e la dimensione media di quegli affari.

Dashboard delle performance dei prodotti

È sempre una buona idea diversificare le tue metriche, specialmente in base ai tuoi diversi prodotti. Tracciare la performance di ogni soluzione che fornisci ai tuoi clienti offre un'idea di quali prodotti stanno performando bene e quali non stanno portando il loro peso.

Queste intuizioni alimentano poi discussioni importanti. Stiamo mirando al pubblico giusto? Ci stiamo concentrando troppo su un territorio che non sta comprando? C'è un problema comune che i clienti stanno affrontando quando usano questa soluzione? Dobbiamo aumentare i nostri sforzi di marketing per un prodotto in particolare?

Qualsiasi metrica che coinvolga le vendite di una soluzione dovrebbe essere inclusa nel tuo dashboard delle performance dei prodotti. Ecco alcuni esempi:

• COGS per prodotto: la quantità di denaro necessaria per vendere ogni soluzione
• Fatturato per prodotto: il reddito che ogni soluzione genera
• Vendite per campagna: il metodo utilizzato per attirare i clienti ad acquistare la tua soluzione

Dashboard delle attività di vendita

I dashboard delle attività di vendita tracciano le azioni dei rappresentanti di vendita, un altro dashboard che scende nei dettagli più minuti. Questo dashboard offre un'idea di cosa fanno i rappresentanti quotidianamente. I dashboard delle attività possono anche essere suddivisi per rappresentante per vedere chi sta portando il team e chi ha bisogno di darsi una mossa.

Anche se importanti, i dashboard delle attività di vendita non sono la prima linea di metriche visualizzate per misurare la performance. I manager delle vendite spesso guardano al dashboard delle attività se altre metriche stanno lottando.

Ad esempio, se non ci sono abbastanza lead qualificati che entrano nel funnel di vendita per supportare gli obiettivi di fatturato e affari chiusi di questo periodo, potrebbe esserci un problema con quante chiamate di qualificazione dei lead vengono (o non vengono) fatte.

Le metriche tracciate sul dashboard delle attività di vendita sono attività quotidiane di base, come chiamate effettuate, email inviate e il mix di affari mensile, che è una suddivisione delle fasi in cui si trovano attualmente gli affari.

Un'altra metrica importante è la media delle attività per affare vinto, che si riferisce al numero di volte in cui l'azienda ha interagito con il cliente prima che venisse effettuata una vendita.

Consigli per il dashboard di vendita

Quando costruisci il tuo dashboard di vendita, assicurati di tenere a mente i seguenti consigli. Potrebbero fare la differenza tra un dashboard efficace o uno che confonde il tuo team.

Concentrati sul layout

Il punto di visualizzare i dati è organizzarli e presentarli in modo ordinato. Se il tuo dashboard di vendita è disordinato e disorganizzato, ti ritroverai al punto di partenza.

Non sovraccaricare il tuo dashboard di vendita con troppi colori e dettagli, o probabilmente distrarrai lo spettatore dal motivo per cui il dashboard è stato creato in primo luogo: i dati.

Una grande parte del mantenere un layout pulito è abbracciare il minimalismo. Non sovraccaricare il tuo dashboard di vendita con troppe metriche. Sii selettivo e concentrati sui valori che parlano di più al successo in quell'area.

Come regola generale, non superare più di 10 punti dati su un singolo dashboard. Se ti trovi a voler includere di più, dividi un dashboard in due più specifici con metriche più ristrette.

Rendilo facilmente accessibile

Lo scopo principale di un dashboard di vendita varierà a seconda di chi lo guarda. Tuttavia, indipendentemente dalla posizione di qualcuno nella tua azienda, tutti dovrebbero avere accesso al dashboard di vendita. Le vendite potrebbero essere l'unico team che genera direttamente reddito, ma ogni altro dipartimento può essere influenzato dal fatto che quegli sforzi abbiano successo o meno.

Comprendere i progressi complessivi dell'azienda è importante per ogni membro del team, quindi rendi il dashboard disponibile a chiunque sia interessato a vederlo.

Offri accesso alle equazioni

Quando i rappresentanti guardano il loro dashboard di vendita, potrebbero voler approfondire un po' di più cosa comporta ottenere un solido fatturato medio per account, margine di profitto e così via.

Assicurati di includere l'accesso alle equazioni che danno il risultato finale. È importante che i rappresentanti sappiano su quali metriche devono concentrarsi per avere un impatto positivo sul quadro generale.

Mantienilo coerente

Dovresti rimanere coerente quando crei dashboard. Se un rappresentante è abituato a guardare un certo dashboard per un dato che deve essere costantemente aggiornato, non vuoi spostarlo, rendendolo impossibile da trovare.

Il punto di utilizzare i dashboard di vendita è avere i dati pronti, non sparsi su più piattaforme. Mantieni un livello di coerenza con le strutture di denominazione, le icone e i visual, gli intervalli di date (misurando in base a mesi, trimestri, ecc.) e persino gli schemi di colore. Visivamente, nulla dovrebbe sembrare fuori dall'ordinario per gli spettatori del dashboard di vendita.

Usalo per motivare il team

Quando si guardano le metriche di vendita, è facile analizzare i dati e trarre conclusioni su cosa deve essere migliorato. Ma che dire di ciò che viene fatto bene?

Oltre ad agire come uno strumento per aggiornare i rappresentanti, i manager e i dirigenti, i dashboard di vendita possono anche agire come un ottimo modo per motivare i rappresentanti e celebrare le vittorie. Includere una classifica delle vendite è un ottimo modo per attirare i rappresentanti con un piccolo concorso o competizione.

Offri un premio al leader delle vendite per quel mese, trimestre o anno. I rappresentanti apprezzeranno il riconoscimento e altri saranno motivati a vincere vendendo di più.

Mostra loro con cosa stai lavorando

I team di vendita funzionano sui dati. Comprendere i progressi verso gli obiettivi può influenzare le attività e la motivazione di un rappresentante, il processo decisionale di un manager e la visione di un dirigente sulla redditività complessiva dell'azienda.

Inizia a utilizzare i dashboard di vendita per visualizzare i tuoi dati importanti e mostrare alle persone cosa può fare il tuo team. Letteralmente.

Se vuoi portare la tua visualizzazione dei dati un passo avanti, usa una piattaforma di business intelligence per trasformare quei risultati in intuizioni azionabili che possono migliorare il processo decisionale e la strategia aziendale. 

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.