Garantire il Successo del Progetto: Come Ottenere la Tua Prossima Vittoria

Il successo è una delle qualità più soggettive della vita, che tutti noi cerchiamo disperatamente di misurare.

È il denaro che ci rende di successo? Un numero significativo di follower sui nostri social media? O l'orgoglio di crescere figli che sanno distinguere il bene dal male? Prendiamoci una pausa prima che il panico dell'esistenza si insinui.

Come project manager, il nostro lavoro dipende interamente da quanto bene vanno i nostri progetti. E quando si tratta di misurare i risultati dei nostri progetti, questa idea di successo diventa più concreta.

Abbiamo tutti criteri di successo e software di gestione dei progetti nel nostro arsenale, ma dobbiamo conoscere i nostri obiettivi prima di camminare verso di essi.

In ogni fase della pianificazione preliminare del progetto, i project manager sono responsabili dell'identificazione di obiettivi, scopi e risultati. Questo aiuta a determinare in seguito il successo di un progetto, poiché possiamo guardare indietro e dire: "Ho raggiunto quegli obiettivi in modo significativo?"

Se sei ancora confuso e ti chiedi se la tua ultima impresa sia stata o meno un completo fallimento, usa questo articolo come guida per misurare il successo del tuo progetto.

Elementi di un progetto di successo

Prima di mappare le nostre aspettative, dobbiamo conoscere prima i nostri criteri. Quali sono alcune aree in cui non possiamo fare a meno di avere successo?

• Comprendere le esigenze dei tuoi utenti finali. Cosa vogliono i tuoi clienti? No, davvero. Fare supposizioni non ci porterà da nessuna parte. Hai ricerche a supporto di ciò che pensi che vogliano?
• Fai l'inventario o fai scorta. Determina le risorse, il budget e la tempistica necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.
• Crea una metodologia di gestione del progetto: Riassumi le tue tempistiche in base alla disponibilità, al talento e alle risorse di ciascun collaboratore per arrivare a un risultato designato.
• Pianifica per creste e valli. Roma non è stata costruita in un giorno, e nemmeno il tuo progetto lo sarà. Stabilisci una base per il tuo team con cui lavorare. Avere uno standard aiuta sempre a stabilire le aspettative.
• Imposta e monitora i metrici. Identifica quali metrici vuoi utilizzare per misurare il successo di un progetto. Controllali tutte le volte che vuoi.
• Parla il linguaggio giusto. Comunica con gli stakeholder e il tuo team -- tutti coloro che devi tenere informati. Conoscere le loro aspettative e cosa sta andando bene e cosa no ti aiuterà immensamente.
• Fai ciò che dici. Fare un salto di fede è molto più facile quando il salto è di pochi centimetri invece che di un piano. Quindi, fare semplicemente ciò che ti sei prefissato di fare è un'ottima misura del successo del progetto.

Una volta stabiliti i parametri di riferimento, diventa molto più facile raggiungere gli obiettivi.

Come misurare il successo di un progetto?

Quali sono alcuni dei key performance indicators (KPI) che dovresti controllare?

Produttività

Considera questa metrica come una misura delle capacità complessive di un'azienda. Possiamo quindi controllare la relazione tra i nostri input e output. Questo potrebbe sembrare ovvio, ma abbiamo bisogno di più output che input.

Margine di profitto lordo

Il nostro obiettivo finale è sempre quello di beneficiare l'azienda, soprattutto finanziariamente. Puoi dire molto sul successo di un progetto in base a come sta influenzando questa metrica.

Come bonus, avere un alto margine di profitto ci aiuta a ottenere le risorse e il budget di cui abbiamo bisogno per i nostri progetti, oltre alla soddisfazione degli stakeholder.

Ritorno sull'investimento (ROI)

Il ROI di un progetto sono i dollari guadagnati per l'importo investito. Questo guarda specificamente ai profitti realizzati dal progetto invece che a un importo complessivo.

Costo effettivo

Questo è un numero piuttosto semplice. Non sono necessarie rapide operazioni matematiche per determinare quanto hai speso per un progetto rispetto al costo stimato.

Controllare questi KPI è un ottimo modo per sapere dove si trova il tuo progetto rispetto al resto dell'organizzazione.

I nostri KPI possono essere semplificati in base alle aspettative che abbiamo stabilito per loro. Avere questi punti di riferimento rende più facile raggiungere gli obiettivi.

Migliori pratiche per un progetto di successo

Oltre ai KPI e alle aspettative, il successo di un progetto dipende da ciò che fai ogni giorno. Non si può negare che possa diventare opprimente - una lista di controllo giornaliera per un obiettivo mensile, per una revisione trimestrale o per una performance annuale. Ma avere queste cose in mente rende la vita molto più facile.

Programma e traguardi

Il tuo progetto è più di una semplice metafora di una maratona -- è anche la somma delle tue corse giornaliere. È essenziale analizzare regolarmente il tuo ritmo. Se sei a tre settimane dall'inizio di un progetto e non sei dove vuoi essere, è il momento di riorganizzarti, assumere più dipendenti o sviluppare una nuova strategia.

Hai avuto successo nel tuo programma se sei stato in grado di rispettare le scadenze come previsto. Le tue stime originali di completamento del progetto erano corrette? Se sì, allora puoi considerare quest'area un successo.

Se ancora non l'hai fatto, chiediti perché hai mancato queste scadenze e impara da esse per i progetti futuri.

Budget del progetto

Rimanere entro il budget di un progetto è cruciale. Molte persone non possono permettersi di sforare il budget e devono annullare tutto se lo fanno. Il successo di un progetto dipende quasi interamente dal fatto che coloro che lo eseguono possano rimanere entro i limiti stabiliti inizialmente.

È importante esaminare regolarmente ciò che hai speso. Questo ti aiuta a correggere il tuo corso se stai andando verso un percorso di spese eccessive.

Dopo aver completato un progetto, utilizza l'analisi finale del budget per misurarne il successo. Se sei stato in grado di raggiungere gli obiettivi e i risultati con le risorse che avevi previsto inizialmente, consideralo una vittoria. Altrimenti, dovrai analizzare dove sono finiti tutti quei soldi – come me, dopo il Kate Spade Surprise Sale.

Qualità del lavoro e ambito

Questo elemento è anche soggettivo, ma come professionista responsabile del progetto, dovresti essere in grado di determinare se il lavoro completato è all'altezza delle aspettative che hai stabilito. Il sito web soddisfa tutte le esigenze di un cliente e lo fa in modo graficamente attraente? È funzionale e l'esperienza utente è sopra la media?

La recinzione costruita attorno a una casa nel sud del Texas resisterà ai venti di un uragano? La scarpa da corsa progettata dal tuo team può aiutare gli atleti durante una stagione di allenamento e gare?

È essenziale misurare la qualità di un prodotto o servizio rispetto alle esigenze o aspettative dell'utente. Se ciò che hai creato sembra buono ma non può resistere agli elementi a cui è sottoposto, puoi considerare quel progetto un fallimento.

Soddisfazione degli esecutivi

Tutti i progetti hanno dirigenti al timone per aiutare a prendere decisioni, sia che si tratti di allocare o rimuovere risorse. È fondamentale rimanere in contatto con i tuoi stakeholder durante il progetto e alla sua conclusione. Per uno, saranno in grado di aiutarti se ti trovi in difficoltà sei mesi dopo l'inizio del progetto.

Inoltre, la loro soddisfazione avrà un impatto significativo sul fatto che il progetto possa essere considerato complessivamente un successo.

Confronto con i documenti originali

Prima che la maggior parte dei progetti inizi, dovrebbe essere creata una documentazione che prometta ai clienti o alla tua azienda un insieme specifico di risultati. Controlla frequentemente quella documentazione, come il tuo business case e il tuo studio di fattibilità, per assicurarti di essere sulla buona strada per mantenere quelle promesse.

Inoltre, assicurati di includere il business case come parte della tua revisione finale. Hai o non hai soddisfatto le tue aspettative? Un business case è un documento completo e dovrebbe essere tanto parte della tua revisione quanto lo è stato nella preparazione del progetto.

E questo è tutto

La gestione dei progetti riguarda tutta la riflessione. Proviamo, falliamo, riusciamo, impariamo e poi facciamo tutto di nuovo la prossima volta. L'unico modo in cui un project manager può davvero fallire è rifiutarsi di imparare dalle numerose lezioni che i loro progetti hanno in serbo.

Vuoi saperne di più sulla gestione dei progetti? Leggi come le pratiche di gestione dei progetti tradizionali possono mantenerlo classico.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.