Gestione dei progetti nell'era del lavoro a distanza

Lavorare da casa è una tendenza che sta guadagnando terreno da tempo, con una crescita del 159% negli ultimi 12 anni. Poiché sempre più aziende stanno passando a una forza lavoro remota in risposta alla pandemia di COVID-19, il concetto di lavoro a distanza è più attuale che mai.

Tuttavia, molti utenti hanno preoccupazioni riguardo agli strumenti di gestione dei progetti esistenti che possono creare difficoltà qualora si adottassero politiche di lavoro da casa su larga scala. Sebbene sia facile pensare che le nuove tecnologie—come il cloud computing e i dispositivi mobili—renderanno il lavoro a distanza molto facile, purtroppo ci sono ancora molti prodotti software legacy in uso oggi che renderanno difficile la transizione al lavoro remoto.

Sebbene strumenti come videoconferenze e collaborazione in team possano aiutare i lavoratori remoti a collaborare con successo al di fuori dell'ufficio, il software tradizionale come la gestione dei progetti non è pronto per questo tipo di lavoro. Anche se il software di gestione dei progetti è collaborativo per definizione, ci sono alcune sfide significative che i fornitori devono considerare:

• Molte aziende utilizzano ancora software on-premises, che non aiuta il lavoro remoto. I dipendenti che utilizzano la gestione dei progetti on-premises spesso hanno bisogno di reti private virtuali (VPN) per accedere al software, senza contare che questo tipo di software è solitamente installato su una workstation e non può essere utilizzato su altri computer.
• Sebbene il software cloud possa essere utilizzato ovunque, molti nuovi strumenti di gestione dei progetti non sono abbastanza robusti da coprire l'intero ciclo di vita di un progetto. Di conseguenza, le aziende devono utilizzare software aggiuntivi come la gestione delle risorse o la gestione del flusso di lavoro.
• La capacità di collaborare sui progetti è solitamente limitata ai project manager. Altri dipendenti e utenti esterni possono accedere ai progetti tramite portali, integrazioni e trasferimenti di dati, spesso scambiando anche documenti e fogli di calcolo.

Perché il lavoro remoto è importante per la gestione dei progetti?

Ci sono molte statistiche e rapporti di mercato del settore sui benefici del lavoro remoto, ma non molti sulla gestione dei progetti remota. Abbiamo esaminato 500 recensioni di software di gestione dei progetti su G2 che menzionavano il lavoro remoto e abbiamo notato quanto segue:

• Il software di gestione dei progetti che aiuta gli utenti a lavorare da remoto ha ricevuto recensioni positive: l'88% degli intervistati che utilizza la gestione dei progetti da remoto considera il prodotto sulla giusta strada.
• L'adozione del software aumenta quando il software di gestione dei progetti viene utilizzato da remoto. Come mostrato di seguito, i revisori che utilizzano la gestione dei progetti da remoto hanno avuto tassi di adozione più elevati rispetto alla media della categoria.

Cosa stanno facendo i fornitori per rendere più facile la gestione dei progetti remota?

I fornitori di software hanno adottato approcci diversi per affrontare le sfide sopra menzionate. La maggior parte dei fornitori di software di gestione dei progetti on-premises ha spostato le proprie offerte sul cloud nell'ultimo decennio. Alcuni hanno cercato di riscrivere il codice per rendere il software più flessibile, mentre altri hanno replicato il software on-premises nel cloud.

Quando si tratta di collaborazione, la maggior parte dei fornitori offre funzionalità per aiutare i project manager a lavorare a stretto contatto. Le funzionalità di collaborazione variano notevolmente tra i prodotti, dal fornire agli utenti semplici strumenti di chat, alla gestione e creazione di documenti, fino alla gestione completa del portafoglio progetti.

Una tendenza più recente è l'avvento di un nuovo tipo di software chiamato gestione del lavoro. Sebbene la gestione del lavoro non sia ancora chiaramente definita, il suo scopo è espandere la funzionalità delle caratteristiche di gestione dei progetti in tutta l'azienda e al di fuori di essa. Questo approccio, combinato con la possibilità di utilizzare il software online, consente a tutti i dipendenti di lavorare sui progetti, ovunque si trovino.

Come possono gli acquirenti trovare le migliori opzioni per gestire i progetti da remoto?

In poche parole: Esplora quante più opzioni possibili. La categoria di gestione dei progetti di G2 elenca più di 500 prodotti, ma pochi acquirenti hanno il tempo o le risorse per valutarli tutti. Ecco perché le recensioni dei colleghi sono così critiche: possono aiutare i decisori a restringere la ricerca e concentrarsi sui migliori prodotti per le loro specifiche esigenze e requisiti aziendali. Detto ciò, gli acquirenti non dovrebbero concentrarsi esclusivamente sulle recensioni. La maggior parte dei prodotti offre prove o versioni gratuite, che possono dare agli acquirenti un'idea migliore di ciò che possono realizzare con il software.

Quando si tratta di prendere una decisione, gli acquirenti devono scegliere con saggezza. Le aziende potrebbero essere tentate di utilizzare software gratuiti come la gestione delle attività o la gestione dei progetti di base, che sono più convenienti; mentre queste soluzioni potrebbero funzionare ora e nel prossimo futuro, è importante considerare se un prodotto può supportare la crescita di un'azienda. Inoltre, se un'azienda prevede di espandere il lavoro remoto, il software scelto dai decisori dovrebbe rendere facile per tutti lavorare da casa.

Può anche accadere il contrario: dirigenti che scelgono di spendere molti soldi per un software che dovrebbe essere il migliore sul mercato, senza preoccuparsi di vedere se quel miglior software si adatta effettivamente alle esigenze della loro azienda. Prodotti come PPM o PSA, ad esempio, offrono molte funzionalità avanzate di cui non tutte le organizzazioni avranno bisogno.

Purtroppo, non esiste un software ideale per la gestione dei progetti. La buona notizia è che non hai bisogno di un software perfetto; hai solo bisogno di quello giusto.

Per rendere più facile per te trovare e valutare il software di gestione dei progetti per il lavoro remoto, abbiamo creato nove categorie sotto l'ombrello di Project, Portfolio & Program Management. Oltre alla gestione dei progetti, queste categorie possono aiutarti a trovare software di base come la gestione delle attività, o suite avanzate per la gestione dei progetti e del portafoglio o la gestione dei progetti di capitale.