Tutti noi vorremmo lavorare in modo più intelligente e non più duro, ma come riuscirci rimane complicato.

Per molti di noi, il problema del lavorare in modo più intelligente deriva dalle nostre abilità di gestione del tempo. Spesso si trascorre troppo tempo concentrandosi su tutto e non abbastanza tempo concentrandosi sulle cose che portano risultati.

Ci sono molti metodi popolari che le aziende usano per snellire i processi, uno dei più popolari è il Principio di Pareto.

Il Principio di Pareto funziona individuando ciò che influenza i ricavi e mantiene i clienti soddisfatti. Concentrandosi sul 20% dei fattori di successo, i team possono lasciare da parte ciò che è meno importante. Questo ti aiuterà a creare un team più snello e forte.

Come funziona il Principio di Pareto?

Alla sua base, il Principio di Pareto opera sotto la teoria che la maggior parte del tuo successo deriverà dal completamento dei pochi compiti vitali che guidano il business.

Questi compiti e aree di focus di alta importanza rappresentano la maggior parte del tuo successo. È il tuo 20%. Questo non significa che l'altro 80% non aiuterà a guidare le vendite e aumentare i ricavi. Il Principio di Pareto è progettato per aiutarti a dare priorità a ciò che merita più tempo e attenzione.

Il Principio di Pareto nella vita reale

Supponiamo che tu gestisca una panetteria e che tu abbia un flusso affidabile di clienti che si presentano ogni mattina. Vendi una varietà di prodotti da forno, panini e persino bevande. Dopo un rapido sguardo alle tue vendite negli ultimi sei mesi, noti che il tuo prodotto più venduto è il caffè.

Rispetto alla quantità di sforzo necessaria per creare tutto il resto, preparare il caffè al mattino richiede circa il 20% della tua energia. Tuttavia, rappresenta circa l'80% delle tue vendite complessive.

Utilizzando il Principio di Pareto per aumentare i profitti, vorresti concentrarti sull'espansione della tua selezione di caffè prima di concentrarti sulla creazione di nuovi articoli alimentari per il tuo menu. In questo scenario, il caffè è il tuo 20% vitale e tutto il resto rientra in quell'80%.

La storia del Principio di Pareto

Che ci crediate o no, il Principio di Pareto è più vecchio dei vostri nonni! Tutto iniziò a metà del 1800 quando un ingegnere ed economista italiano di nome Vilfredo Pareto notò qualcosa di particolare sulla distribuzione della ricchezza in Italia. Pareto osservò che l'80% della terra in Italia all'epoca era posseduta da un misero 20% della popolazione.

Decise di portare le sue scoperte fuori dall'Italia e scoprì che questo stesso principio si applicava agli altri paesi che studiò. Questa prima osservazione della regola dell'80/20 si riduceva a un semplice pensiero: spesso nella vita, le cose non sono distribuite in modo uniforme.

Il Principio di Pareto moderno

Quindi, come si trasformano le osservazioni sulla proprietà terriera italiana in una metodologia di gestione dei progetti?

Entra in scena Joseph Juran, un ingegnere rumeno e consulente di gestione che prese il lavoro di Pareto sull'economia e lo applicò alla forza lavoro moderna. Juran sostenne che in quasi ogni situazione aziendale circa l'80% delle vendite proviene dal 20% dei clienti.

Questa idea fu successivamente ampliata per includere tutti gli aspetti di un'azienda, inclusi le prestazioni dei dipendenti e il successo dei prodotti. A Juran è attribuita la creazione dell'interpretazione moderna del Principio di Pareto che le aziende usano oggi.

Il futuro del Principio di Pareto

Una delle evoluzioni più interessanti della regola dell'80/20 è arrivata con l'ascesa delle aziende software as a service (SaaS). Le aziende che offrono SaaS devono fare maggior affidamento su forti relazioni con i clienti e il Principio di Pareto aiuta immensamente.

I team di successo dei clienti possono abbinare il Principio di Pareto con il loro attuale software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per tracciare quali clienti hanno più bisogno di supporto, quali generano più entrate e influenzano maggiormente il risultato finale.

Utilizzare la regola dell'80/20 in tandem con il lato tecnico del software CRM può aiutarti a dare un senso a tutti i dati. Tenendo a mente il Principio di Pareto, puoi trovare i conti che generano più valore per la tua azienda con i dati del tuo CRM e fare in modo di concentrare i tuoi sforzi per mantenere quei clienti soddisfatti. È una vittoria per te e il tuo team!

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Pro e contro del Principio di Pareto

Sebbene ci siano alcuni chiari vantaggi nell'usare il Principio di Pareto, ci sono anche alcuni svantaggi. Un errore comune quando si utilizza questo metodo è non adattare il quadro al proprio team e alla propria azienda. Prima di impegnarti completamente in questa nuova strategia, è importante conoscere i rischi.

Applicare il Principio di Pareto alla tua azienda

Il Principio di Pareto è bello in teoria, ma come dovresti metterlo in pratica?

Dipende dal tuo ruolo nella tua azienda. Manager e dipendenti usano il Principio di Pareto in modo molto diverso. Come applichi questa strategia dipende anche dal settore in cui lavori.

Quali settori usano il Principio di Pareto?

La risposta semplice è che ogni azienda può beneficiare dell'uso del Principio di Pareto. Tuttavia, i settori che si concentrano sul servizio clienti o sulla produzione di prodotti sono meglio attrezzati di altri per mettere in pratica la regola dell'80/20.

Questo è semplicemente perché hanno metriche di successo coerenti e misurabili (clienti trattenuti o prodotti venduti) che possono mettere in prospettiva utilizzando la regola dell'80/20.

Questo non significa che non puoi usare il Principio di Pareto nella gestione dei progetti o nelle risorse umane. Significa solo che dovrai lavorare di più per definire cosa significa successo all'interno del quadro dell'80/20.

Esempi aziendali del Principio di Pareto

Ciò che rende il Principio di Pareto così popolare è che può essere applicato a molteplici aspetti del mondo degli affari.

Ecco come il Principio di Pareto può essere utilizzato in diversi aspetti del business:

• Si può presumere che il 20% dei tuoi dipendenti generi l'80% della produzione.
• Può significare che il 20% delle caratteristiche del prodotto causa l'80% dei bug del programma.
• Può significare che il 20% dei tuoi clienti rappresenta l'80% dei reclami.

Tutti questi esempi ti aiuteranno a prendere decisioni su quali conti concentrarti, quali dipendenti premiare, ecc. La cosa più importante da ricordare è che il Principio di Pareto non è una regola rigida e veloce, è un quadro per guidare il processo decisionale.

Usare il Principio di Pareto come dipendente

Il Principio di Pareto non è solo per manager o CEO, puoi usare questa strategia per la tua gestione del tempo. Che tu stia cercando di ottenere una promozione presto o semplicemente sperando di diventare migliore nel tuo lavoro, questi consigli possono aiutarti.

Usare la regola dell'80/20 per gestire verso l'alto

Gestire verso l'alto si riferisce ai dipendenti che perseguono attivamente opportunità professionali dai loro manager. Questi dipendenti non aspettano che il loro capo assegni loro compiti, trovano ciò che non funziona e offrono soluzioni.

Esempio: Jenna lavora nel team dei contenuti come associata e si rende conto che il processo di revisione tra pari non sta funzionando in modo fluido come potrebbe. Invece di aspettare che qualcun altro dica qualcosa, Jenna prepara una proposta e la porta all'attenzione del suo capo. La proposta non si limita a evidenziare il problema, offre anche la soluzione e dà a Jenna la possibilità di gestire un grande progetto.

Questo è un classico esempio di gestione verso l'alto. Anche i manager sono persone e a meno che tu non alzi la mano e chieda opportunità, sei bloccato con ciò che gli altri ti danno.

Puoi usare il Principio di Pareto per identificare quali dei tuoi compiti quotidiani richiedono la maggior parte della tua attenzione, così come quali nuove opportunità puoi cogliere per aumentare quell'80% di produzione. Nell'esempio sopra, Jenna ha trovato una parte del processo che non funzionava ma era ancora necessaria per il successo del team. Ha detto qualcosa e ha aiutato a migliorare i risultati. Queste tattiche ti aiuteranno a diventare un leader tra i tuoi compagni di squadra.

Organizza il tuo tempo in modo più intelligente

Per molti di noi, le nostre responsabilità lavorative sono state ereditate dalla persona che ci ha preceduto. C'è una buona probabilità che tu stia facendo qualcosa nel tuo lavoro quotidiano che consuma molto del tuo tempo e non produce grandi risultati.

Una soluzione che puoi utilizzare è sfruttare la regola dell'80/20 con la Matrice di Decisione di Eisenhower. Se un tuo compito non produce risultati altamente desiderati, puoi parlare con il tuo capo di delegare quel compito o addirittura rimuoverlo completamente dal tuo lavoro.

Se puoi mostrare al tuo capo perché qualcosa è una perdita di tempo e offrire una soluzione su cosa fare dopo, puoi adattare il tuo ruolo per allinearlo meglio con gli obiettivi aziendali. Questo dimostra che stai innovando e pensando a modi per lavorare in modo più intelligente con il tuo tempo.

Avanza nella tua carriera

Se stai cercando di ottenere un aumento o una promozione, il Principio di Pareto può aiutarti. Prenditi un momento per inventariare tutto ciò che hai realizzato nell'ultimo anno, come tutti i tuoi progetti che generano entrate, eventuali conti che hai aiutato a chiudere, ecc. Identifica tutto ciò che hai fatto che rientra in quell'80% di crescita aziendale e usalo a tuo vantaggio.

Mostra al tuo capo come il tuo lavoro ha specificamente influenzato le aree di crescita più alte per il tuo team e l'azienda. Argomenta come dovrebbe essere il tuo nuovo ruolo per aiutare a scalare quei progetti e chiedi il denaro che pensi che quel lavoro valga! Rendi facile per il tuo capo capire il tuo valore. Mostra loro che sei nel 20% dei loro migliori performer.

Usare il Principio di Pareto come manager

Come manager delle persone, usare il Principio di Pareto può essere un'arma a doppio taglio. Può aiutarti a individuare i tuoi migliori performer, ma può anche lasciare i dipendenti sentirsi esclusi. Solo perché qualcuno non è attualmente nel tuo 20% dei migliori performer non significa che non possa arrivarci un giorno. Perfezionare questo equilibrio tra strategia ed empatia è cruciale.

Concentra la tua strategia

La regola dell'80/20 è perfetta per prevedere gli obiettivi del team e la visione complessiva dell'azienda. Siediti con il tuo team e scopri quale 20% dei tuoi progetti genera i risultati più significativi.

Se sei un product manager, scopri quali delle tue caratteristiche del prodotto i clienti apprezzano di più. Se sei un content manager, scopri quali argomenti generano più traffico organico. Quando elimini le cose che non generano risultati, puoi aiutare il tuo team a concentrarsi su ciò che è importante.

Delega il lavoro in modo più efficiente

L'errore più grande che puoi fare come manager è concentrarti solo sul 20% dei dipendenti che generano la maggior parte della produzione. Solo perché hai una manciata di alti performer non significa che gli altri dipendenti siano sacrificabili.

Invece, riorienta i carichi di lavoro in base a chi fornisce alti risultati. Metti il tuo 20% di dipendenti migliori su progetti importanti, i pochi compiti vitali, e consenti ai tuoi performer moderati di raccogliere l'80% del lavoro che non genera i risultati più grandi.

E naturalmente, traccia tutto ciò che deleghi. Senza gli strumenti giusti, questi compiti delegati possono perdersi e confondersi lungo il percorso. Utilizzare un software di gestione dei progetti ti consente di assegnare compiti ai dipendenti e tracciare i progressi del progetto in un unico posto.

Scopri come il software di gestione dei progetti può rendere la delega dei compiti più facile che mai. Leggi le recensioni degli utenti reali da persone come te.  

Non rimanere troppo bloccato sui numeri

Il Principio di Pareto è un quadro per portare a termine le cose, non è una regola concreta. La suddivisione per la tua azienda potrebbe sembrare diversa dal tipico 80/20. Potrebbe essere solo 90/10 o addirittura 40/60.

Per questo motivo dovresti usarlo come guida piuttosto che come vangelo. Non seguire ciecamente il Principio di Pareto senza prima applicarlo ai tuoi dipendenti. Sii disposto a essere flessibile quando lo applichi al tuo team e a come lavorano.

Detto ciò, è importante sempre dare il massimo impegno. Anche se puoi completare l'80% del lavoro con il 20% del tempo, hai comunque bisogno del 100% alla fine per finire con un buon prodotto o soluzione completa.

Concentrati su ciò che conta

Il Principio di Pareto è una lente con cui vedere i tuoi flussi di lavoro quotidiani. Usa questa strategia di gestione del tempo per concentrarti sui compiti che generano entrate, migliorano le prestazioni dei dipendenti e la tua produttività complessiva.

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