Offboarding dei Dipendenti: Come Evitare di Bruciare i Ponti

È comune per le organizzazioni andare oltre le aspettative quando accolgono un nuovo assunto nel loro team.

Fai un tour guidato dell'ufficio e offri persino il pranzo al nuovo membro del dipartimento. Lo stesso tempo e impegno dovrebbero essere dedicati quando un dipendente decide di separarsi dalla tua azienda. Per questo motivo, devi avere un processo di offboarding completamente sviluppato affinché possa essere un'esperienza positiva per tutti i coinvolti. Spesso, utilizzare un software di offboarding può aiutare a facilitare la transizione, unificando il processo in un'unica posizione e aiutando a creare i documenti essenziali.

Per chi lavora nel campo delle risorse umane, pensa al processo di offboarding dei dipendenti come l'esatto opposto dell'onboarding, che riguarda il garantire che un nuovo dipendente si familiarizzi con l'organizzazione, le persone e la cultura una volta assunto.

Molto entra nel processo di offboarding e ci sono vari passaggi da seguire prima che il dipendente lasci. Quando fatto correttamente, può fare la differenza tra separarsi amichevolmente e bruciare i ponti.

Perché l'offboarding dei dipendenti è importante?

Come professionista delle risorse umane, è cruciale che tu comprenda perché l'offboarding è così importante, indipendentemente dal settore in cui opera la tua azienda.

Quando un dipendente decide di separarsi dalla tua organizzazione, diventerà un sostenitore o un antagonista. Un sostenitore parlerà bene della tua azienda, invierà nuovi candidati e rimarrà in contatto con i dipendenti ancora impiegati lì. Un antagonista non raccomanderà potenziali candidati per posizioni aperte, potrebbe parlare male di te ad altre organizzazioni e generalmente brucerà ponti lungo il percorso.

Inoltre, c'è sempre la possibilità che un dipendente in uscita "ritorni", cioè lasci la tua organizzazione e decida di tornare. La probabilità di ciò aumenta se hanno avuto un'esperienza di offboarding positiva.

Riassumere ex dipendenti ha anche alcuni vantaggi aggiuntivi. Ad esempio, può essere conveniente, poiché un dipendente che ritorna conosce già l'azienda, si adatta alla cultura e sarà più produttivo più rapidamente rispetto a qualsiasi nuovo assunto che potresti considerare.

Un'esperienza di offboarding positiva, simile ad avere un processo di reclutamento positivo, da un punto di vista pratico e aziendale, può anche essere cruciale quando si tratta di sicurezza dei dati. Se la partenza di qualcuno non è stata volontaria, o la loro esperienza di offboarding si è inasprita, potrebbe risultare in un dipendente in uscita che cancella file, interrompe la cultura aziendale o addirittura rende pubblico un database clienti.

Quando hai un processo di offboarding efficace, puoi limitare qualsiasi possibilità di malintesi o incomprensioni dopo che un dipendente fa la sua prossima mossa. È nel tuo interesse avere una comprensione completa della loro esperienza nella tua azienda prima che si separino. Questo aprirà ulteriori opportunità di sviluppo, networking e crescita in futuro.

Quando completare il processo di offboarding

Come responsabile delle risorse umane, ci sono tre situazioni che sperimenterai in cui un dipendente sta lasciando la tua azienda e dovrai eseguire il processo di offboarding:

• Quando un dipendente si dimette: tramite dimissioni o dopo che un periodo contrattuale è terminato
• Pensionamento: il dipendente ha deciso che è il momento di uscire dalla forza lavoro
• Licenziamento o licenziamento: l'azienda decide che non vuole più quel dipendente all'interno dell'organizzazione, sia per motivi di prestazioni personali che per problemi finanziari aziendali

Ogni situazione ha il suo insieme di migliori pratiche e regole generali che dovresti seguire per garantire che tutto vada liscio.

Quando un dipendente si dimette

Se un dipendente in uscita si dimette e lascia l'azienda di sua volontà, è importante che tu non prenda la sua decisione di lasciare personalmente. Dovresti sempre mirare a mantenere un atteggiamento professionale e gentile, rimanendo rispettoso e equo riguardo al loro motivo di separazione.

Tieni presente che, poiché è la decisione personale del dipendente di lasciare, non è intesa a ferire i sentimenti degli altri. Non è nemmeno un riflesso sull'azienda.

È nell'interesse di tutti rimanere in buoni rapporti dopo la separazione, incoraggiandoli a unirsi al gruppo di ex alunni della tua azienda e incoraggiandoli a rimanere di supporto all'azienda e a coloro che rimangono.

Puoi creare un gruppo di ex alunni di ex dipendenti tramite LinkedIn o un sistema formale di gestione degli ex alunni. In ogni caso, incoraggiali a unirsi una volta che lasciano l'azienda e poi usa la rete per condividere notizie aziendali, ottenere feedback sulla tua azienda o chiedere referenze.

Quando un dipendente va in pensione

Le stesse regole generali e migliori pratiche per quando un dipendente si dimette si applicano anche quando decidono di andare in pensione. Tuttavia, ci sono alcune migliori pratiche aggiuntive da seguire.

Per cominciare, vorrai ricontrollare le regole dei regimi pensionistici dei dipendenti (EPS) per assicurarti di essere in conformità. Vorrai anche determinare il pagamento finale di pensionamento per il dipendente, con l'aiuto del tuo team finanziario o contabile, per essere sicuro che ottengano ciò a cui hanno diritto.

È anche comune, una volta ricevuta la notifica, ridurre gradualmente le ore di lavoro del dipendente fino al giorno del loro pensionamento. E infine, considera di organizzare una festa di pensionamento per il dipendente e di fargli un regalo di pensionamento. È probabile che siano stati con la tua azienda per lungo tempo e meritano di essere onorati e riconosciuti per il loro duro lavoro e dedizione.

Quando si licenzia o si licenzia un dipendente

Purtroppo, a volte licenziare o licenziare un dipendente è semplicemente inevitabile, il che può rendere il processo di offboarding più difficile.

Ovviamente vorrai essere gentile, comprensivo e farlo a porte chiuse per non imbarazzare il dipendente. Pianifica abbastanza tempo per l'incontro in modo che non sembri affrettato. Assicurati che tutte le azioni intraprese dall'azienda siano legali e, quando appropriato, informa gli altri membri di quel dipartimento che uno dei loro colleghi è stato licenziato.

Come completare il processo di offboarding

È chiaro che il processo di offboarding non può essere preso alla leggera. Per farlo correttamente, segui questa lista di controllo per l'offboarding dei dipendenti. Per renderlo più facile, l'abbiamo suddiviso in tre fasi: quando ricevi la notifica da un dipendente, il giorno in cui avverrà l'offboarding e dopo che il dipendente se ne va.

Quando ricevi la notifica

Nella maggior parte delle situazioni, tranne che per il licenziamento e il licenziamento di un dipendente, tu come responsabile delle risorse umane, o il responsabile di quel dipendente specifico, riceverai una notifica che lasceranno l'azienda. Tipicamente, questa notifica è di due settimane, ma può variare fino a due mesi in anticipo.

Una volta ricevuta la notifica, è il momento di completare la documentazione necessaria.

Infine, dovrai documentare le responsabilità e i compiti generali di quel dipendente in modo da avere un'idea chiara di quali conoscenze e informazioni devono essere trasmesse prima che l'offboarding ufficiale avvenga. Se pubblicherai la loro posizione come lavoro aperto, questo aiuterà a creare una descrizione del lavoro su cosa aspettarsi dai potenziali candidati.

Che qualcun altro all'interno del loro dipartimento assuma le loro responsabilità o che tu stia assumendo qualcuno per sostituirli, dovrai conoscere tutti i loro processi, progetti attuali, documenti necessari e clienti di cui sono responsabili.

Avere queste informazioni garantirà una transizione fluida per chiunque assumerà il loro ruolo una volta che saranno offboardati.

Il giorno dell'offboarding del dipendente

Il giorno dell'ultimo giorno del dipendente in azienda, è cruciale che tu recuperi e ritiri tutto l'hardware, il software, i dettagli di contatto e le credenziali necessari da loro.

Alcuni beni aziendali che vorrai raccogliere includono:

• Chiavi dell'ufficio
• Carte di accesso all'ufficio
• Computer portatile di lavoro
• Telefono cellulare di lavoro
• Carte di credito aziendali
• Cartelle e file importanti
• Uniforme aziendale

Successivamente viene l'intervista di uscita del dipendente. Mentre alcuni potrebbero trovare questo passaggio non necessario, è un passaggio importante nel processo di offboarding poiché ti dà la possibilità di ascoltare il dipendente, specialmente poiché il dipendente non sentirà la pressione di sorvolare su qualsiasi cosa che potrebbe necessitare di correzioni all'interno dell'azienda e della cultura aziendale.

Inoltre, l'intervista di uscita è un'ottima opportunità per toccare tutti i contributi e i successi che il dipendente ha raggiunto mentre era con l'azienda e ringraziarlo ulteriormente per tutto il suo duro lavoro. Utilizzare un software per l'intervista di uscita può aiutare a garantire che nessuno dei passaggi venga perso, aiuta anche a tenere traccia dell'esperienza del dipendente e utilizzare gli apprendimenti in futuro.

Abbiamo chiesto alla Coordinatrice delle Risorse Umane, Alyssa Kowalczyk di Control Solutions, i suoi pensieri sull'importanza delle interviste di uscita. Ha condiviso quanto segue: "Un'intervista di uscita è preziosa per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal settore. Aiuta a ottenere feedback dal dipendente su come l'azienda può migliorare in aree come la cultura, i processi quotidiani, come sta andando la gestione, quali processi dovrebbero essere cambiati, formazione aggiuntiva che potrebbe essere stata fornita e altro ancora."

"Quando si sfruttano le interviste di uscita, può rendere la tua azienda un posto di lavoro migliore sia per i dipendenti attuali che per quelli nuovi."

Alyssa Kowalczyk
Coordinatrice delle Risorse Umane di Control Solutions, LLC

Infine, se il dipendente sta lasciando di sua volontà o sta andando in pensione, mostra il tuo apprezzamento per tutto il duro lavoro e la dedizione che hanno dato all'azienda organizzando una celebrazione di offboarding. Questo può essere qualcosa di semplice come un pranzo di lavoro o un happy hour. Puoi anche considerare di fare un passo in più e fargli un regalo di addio.

Dopo che il dipendente se ne va

Una volta che ti sei ufficialmente separato dal dipendente, dovrai cancellare qualsiasi dato sensibile relativo all'organizzazione dai loro dispositivi personali e revocare tutti i diritti di accesso digitale, come al portale dei dipendenti o all'email aziendale. Fare ciò garantisce che non sei a rischio di conformità in futuro, oltre a proteggere le informazioni aziendali da vari tipi di violazioni dei dati.

Puoi anche pulire la loro scrivania o spazio personale, specialmente se qualcun altro sta letteralmente e figurativamente prendendo il loro posto. Infine, aggiorna qualsiasi organigramma per evitare confusione interna e rimuovi il dipendente in uscita dal libro paga.

Strumenti di offboarding

Per garantire che nulla venga perso nella tua lista di controllo per l'offboarding dei dipendenti, considera di sfruttare il software di offboarding per rendere il processo più semplice. Questi strumenti coordineranno tutti i passaggi necessari semplificando il lavoro amministrativo che deve essere fatto quando un dipendente esce o viene licenziato.

Il software giusto può anche eliminare la documentazione non necessaria e consentire una migliore comunicazione su entrambi i lati del processo. Se il dipendente viene licenziato, queste applicazioni possono anche tracciare il progresso dei moduli e della documentazione necessaria per il licenziamento. Soprattutto, il software di offboarding può anche catturare dati per aiutare a prevenire che futuri alti performer lascino la tua azienda e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.

Il buono nel dire addio!

Mentre alcuni addii saranno più difficili di altri, un processo di offboarding adeguato rende dire addio a un dipendente un po' più facile per tutti i coinvolti. L'offboarding completa il ciclo di vita del dipendente per quell'individuo nella tua organizzazione, ma ciò non significa che sia un addio per sempre!

Se ti trovi a fare offboarding di più dipendenti del solito, forse è il momento di rilasciare un sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti per poter meglio valutare la felicità dei tuoi dipendenti.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.