All'inizio di ogni compito, che sia pensato direttamente o meno, viene fissato un obiettivo.
Corri una maratona. Costruisci un castello di sabbia. Avvia un'attività.
Mentre intraprendiamo questi viaggi verso quell'obiettivo, potremmo ricevere un po' di aiuto lungo la strada. Il tuo personal trainer potrebbe aiutarti a prepararti per la maratona, un amico potrebbe arrivare con la pala perfetta, o la banca potrebbe fare un salto di fede e accettare la tua domanda per un prestito.
Tuttavia, queste anime gentili non possono essere di alcun aiuto se non comunichi i tuoi obiettivi con loro. Presentarsi in palestra non dice esattamente al tuo allenatore che vuoi essere in grado di correre una maratona. Devi dirglielo.
Comunicare gli obiettivi è necessario per il successo di qualsiasi operazione. Quando si affronta qualcosa con un team, aggiornamenti freschi mantengono tutti sulla stessa pagina e l'operazione sulla strada giusta per raggiungere quell'obiettivo comune. E l'unico modo per farlo è mantenere il flusso di informazioni attraverso i canali di comunicazione interni.
Già familiare con le basi della comunicazione interna? Vai avanti:
- Comunicazione interna nel business
- Canali di comunicazione interna
- Barriere della comunicazione interna
- Competenze di comunicazione interna
Comunicazione interna: le basi
La comunicazione interna avviene quando colleghi, collaboratori e figure autoritarie inviano e ricevono informazioni tra loro. I messaggi sono specificamente adattati per situazioni in cui il mittente e il destinatario fanno parte della stessa azienda.
Cos'è la comunicazione interna?
La comunicazione interna è responsabile del flusso attivo di informazioni tra le persone all'interno di un'organizzazione. Lo scopo della comunicazione interna è garantire che tutti nell'organizzazione abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare verso, e infine raggiungere, un obiettivo comune.
Se hai mai avuto un lavoro, hai comunicato internamente.
Differenza tra comunicazione interna ed esterna
Prima di procedere, è importante notare la differenza tra comunicazione interna ed esterna, perché sebbene siano simili, servono a due scopi completamente diversi.
La comunicazione interna avviene quando le persone che fanno parte della stessa organizzazione inviano e ricevono informazioni tra loro. I messaggi non sono condivisi con nessuno al di fuori dell'organizzazione.
Esempi di comunicazione interna:
- Chiamare il tuo capo per parlare degli obiettivi del trimestre
- Incontrarsi con il tuo team per discutere di un progetto
- Fermarsi alla scrivania di un collega per salutare
La comunicazione esterna avviene quando un'azienda condivide informazioni con entità al di fuori dell'organizzazione. Le persone all'interno dell'organizzazione probabilmente hanno ancora accesso alle informazioni, ma lo scopo del messaggio è informare il pubblico esterno.
Esempi di comunicazione esterna:
- Tenere una conferenza stampa
- Inviare un tweet sull'account Twitter pubblico dell'azienda
- Pubblicare un articolo sul blog del tuo sito web
Bene, ora che abbiamo coperto questo, immergiamoci più a fondo nella comunicazione interna.
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Comunicazione interna nel business
Nel business, ci sono due diversi tipi di comunicazione interna che sono determinati dalle persone coinvolte nella consegna e ricezione del messaggio.
Comunicazione interna verticale
La comunicazione interna verticale avviene tra persone a diversi livelli dell'azienda. Le informazioni si muovono verso il basso dai superiori ai loro subordinati o verso l'alto da quei subordinati ai loro superiori.
Questo tipo di comunicazione interna riconosce l'esistenza di una gerarchia nelle aziende. Quando ci sono nuove politiche di cui i dipendenti devono essere a conoscenza, le persone con autorità devono avvisare i loro dipendenti. Allo stesso modo, quando c'è una funzione difettosa di un'azienda che può essere risolta solo dalla direzione superiore, è responsabilità dei dipendenti portarla all'attenzione dei loro superiori.
Gli obiettivi specifici possono variare tra superiori e subordinati, ma entrambi lavorano verso l'obiettivo comune dell'azienda. Mantenere la comunicazione tra questi gruppi è necessario affinché ciò accada.
Comunicazione interna orizzontale
La comunicazione interna orizzontale avviene quando le informazioni vengono inviate e ricevute tra persone allo stesso livello gerarchico di un'azienda. Può avvenire a tutti i livelli, ma il messaggio è esclusivo per quel gruppo.
Questo tipo di comunicazione interna è utilizzato ampiamente quando i progetti richiedono lavoro di squadra e collaborazione. Quando si lavora in un team, la comunicazione è necessaria per specificare obiettivi, risolvere problemi e prendere decisioni.
Il lavoro di squadra è una cosa meravigliosa. Condividere un obiettivo simile con qualcun altro rende molto più facile raggiungerlo. Ma l'unico modo per lavorare insieme è con una comunicazione interna efficace.
Canali di comunicazione interna
Inviare un messaggio interno può avvenire utilizzando tutti i tipi di comunicazione. Tuttavia, ci sono canali specifici che sono più adatti per determinati argomenti. Scegliere il canale giusto è cruciale per essere efficienti e rispettosi quando si invia un messaggio efficace.
Canali di comunicazione interna verbale
La comunicazione verbale contribuisce notevolmente al flusso di informazioni all'interno di un'organizzazione. È utilizzata in una varietà di situazioni, come riunioni di gruppo, brainstorming e chiacchiere informali in ufficio.
La comunicazione verbale è il modo migliore per la gestione di condividere informazioni sensibili. Essere promossi, ottenere un aumento o ricevere una nuova responsabilità può essere un grande affare per alcuni. Parlare con loro faccia a faccia dimostra che li apprezzi e apprezzi i loro obiettivi personali. Tuttavia, se qualcuno è fuori portata, una telefonata o strumenti di videoconferenza possono intervenire e fornire un tocco personale simile.
Canali di comunicazione interna scritta
La comunicazione scritta è la tua migliore opzione quando invii grandi quantità di informazioni. Quando fatta correttamente, le email, i memo o le newsletter che includono queste informazioni dovrebbero essere facili da comprendere per i destinatari e da consultare in un secondo momento.
Sì, la comunicazione scritta è fondamentale quando si inviano messaggi lunghi. Tuttavia, è anche utile quando si inviano messaggi su semplici compiti quotidiani. I messaggi istantanei, i messaggi di testo e le email sono ottimi strumenti per fare domande rapide e chiarire informazioni.
Barriere della comunicazione interna
Come tutti gli altri tipi di comunicazione, anche quella interna ha le sue sfide. Esaminiamo alcune comuni barriere della comunicazione interna che la tua azienda potrebbe incontrare.
Parlare a più generazioni
I luoghi di lavoro di oggi contengono persone di una vasta gamma di gruppi di età. Un divario di conoscenze nella tecnologia della comunicazione potrebbe rendere difficile essere coerenti con gli strumenti utilizzati. Inoltre, le generazioni più giovani potrebbero voler interagire utilizzando troppi tipi diversi di software di comunicazione interna, e le informazioni possono andare perse.
| Consiglio: Dai un'occhiata a questi diversi tipi di comunicazioni interne software, e conduci una sessione di formazione approfondita su quello che pensi possa funzionare meglio per la tua azienda. In questo modo tutti avranno le competenze appropriate di cui hanno bisogno per essere buoni comunicatori. |
Mantenere il pubblico coinvolto
Alcuni messaggi di comunicazione interna possono essere estesi e noiosi. Non importa quanto si sforzino di superare grandi quantità di informazioni, alcune persone trovano difficile concentrarsi per tutto il tempo in cui stanno leggendo o ascoltando un messaggio lungo.
| Consiglio: Aggiungi qualche tipo di comunicazione visiva ai tuoi messaggi scritti per spezzare il testo, specialmente quando sono coinvolti numeri. |
Non abbastanza canali di comunicazione
Certi canali di comunicazione sono migliori per situazioni specifiche. Se la tua azienda utilizza solo canali di comunicazione formali che servono a scopi ultra professionali, i messaggi rapidi ai colleghi non avranno un posto dove essere inviati e ricevuti. E se usi solo canali informali, non c'è posto per la professionalità.
| Correlato: Leggi su messaggistica sul posto di lavoro e perché è così importante per l'ufficio moderno. |
Troppi canali di comunicazione
D'altra parte, puoi anche avere troppi canali di comunicazione. Le persone potrebbero non sapere quale canale è migliore per il loro messaggio, e le informazioni possono perdersi nel mare dei canali.
Competenze di comunicazione interna
Superare tutte quelle barriere della comunicazione interna può sembrare scoraggiante. Non temere, le competenze di cui hai bisogno sono qui.
Competenze generali di comunicazione
Questo potrebbe sembrare ovvio, ma per avere successo nella comunicazione interna, devi avere conoscenza di tutti i tipi di comunicazione. Le competenze di comunicazione verbale e scritta sono un must.
Conoscenza dell'argomento
Per circolare informazioni accurate e pertinenti, devi avere una solida comprensione dell'argomento di cui stai discutendo. Essere il primo a distribuire informazioni ti rende il punto di riferimento per domande, preoccupazioni e chiarimenti da quel momento in poi.
Riconoscere il pubblico
Comprendere il tuo pubblico è necessario prima di inviare un messaggio di comunicazione interna. Dai un'occhiata ai tuoi destinatari e valuta la loro conoscenza attuale sull'argomento che stai presentando. Un collega al tuo stesso livello potrebbe sapere tutto ciò che sai tu. Un nuovo membro del team potrebbe aver bisogno di più background sull'argomento, ma fare lo stesso con un membro del C-suite è una perdita di tempo.
Sfruttare gli strumenti
La quantità di strumenti per la comunicazione interna è travolgente. Ma sono lì per una ragione. Strumenti online come email, messaggistica istantanea e software di videoconferenza eliminano lo stress di comunicare con persone che sono fuori portata. Usali.
| Gli strumenti di comunicazione interna possono essere utili, ma possono anche essere fonte di distrazione. Dai un'occhiata ai nostri consigli su Slack per rimanere produttivi al lavoro mentre sei anche un comunicatore eccezionale. |
Concentrarsi sul messaggio
Prima di inviare un messaggio, pensa ai punti chiave che vuoi che il tuo pubblico recepisca. Concentrarsi su quei punti fornirà alle persone all'interno della tua azienda le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare verso gli obiettivi condivisi dell'organizzazione. Come destinatario, individua quello che pensi sia l'idea principale e ritorna ad essa se ti perdi nel volume del messaggio.
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Voce interna
Raggiungere gli obiettivi può essere difficile. Ma è ancora più difficile quando hai un team non informato. Che tu stia lavorando in un team di due o venti, dai priorità alla comunicazione interna.
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Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
