Guida all'acquisto di software HRMS e HCM 2024 | G2

Cosa sono i software HRMS e HCM?

I sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) e i software di gestione del capitale umano (HCM) sono piattaforme tecnologiche HR composte da più moduli connessi che gestiscono una gamma di funzioni HR. Aiutano le aziende a gestire compiti amministrativi e strategici chiave, tra cui l'archiviazione e l'organizzazione dei dati dei dipendenti, il reclutamento di nuovi talenti, la valutazione delle prestazioni dei dipendenti e la gestione dei programmi di formazione. Queste grandi suite HR combinano funzioni amministrative più tattiche con la gestione del talento a lungo termine e la pianificazione della forza lavoro. Combinare tutte queste funzioni in un unico sistema facilita il trasferimento senza soluzione di continuità dei dati tra i moduli e offre opportunità di automazione per aiutare i dipendenti a fornire servizi HR in modo più efficiente.

Cosa significa HRMS?

HRMS sta per sistemi di gestione delle risorse umane. Oltre a HRMS, gli acquirenti potrebbero vedere anche altri acronimi utilizzati per descrivere suite software HR. Tali termini sono spesso usati in modo intercambiabile per riferirsi a suite HR con più moduli, e diverse aziende di software che offrono prodotti con funzionalità simili possono usare termini diversi. Ma possono esserci differenze, come quelle di seguito:

• HRIS sta per sistema informativo delle risorse umane. Questi sono tipicamente piattaforme che gestiscono informazioni sul personale, politiche e procedure per un'organizzazione. Includono un modulo Core HR per raccogliere e archiviare i dati dei dipendenti e possono includere anche moduli per piattaforme di gestione delle buste paga, piattaforme di benefici e portali di conformità, tra altre funzioni.
• HCM sta per gestione del capitale umano. Queste sono piattaforme che generalmente incorporano le funzioni di un HRIS, ma aggiungono funzionalità per la gestione del talento e la pianificazione della forza lavoro. Questo potrebbe includere la gestione delle prestazioni, il coinvolgimento dei dipendenti, la pianificazione della carriera, il monitoraggio del tempo e delle presenze, la previsione delle esigenze di lavoro e la pianificazione della successione.
• HRMS o sistemi di gestione delle risorse umane offrono moduli che possono gestire l'intero ciclo di vita del dipendente, dal reclutamento alla pianificazione della successione.

Ai fini di questa guida, HRMS si riferisce a sistemi multi-modulo che gestiscono una gamma di funzioni HR.

Quali tipi di sistemi di gestione delle risorse umane e del capitale umano esistono?

Suite HR integrata

Alcuni prodotti HRMS sono venduti come un unico pacchetto, il che significa che il sistema include più moduli per diverse funzioni HR e che i moduli devono essere acquistati insieme in un'unica piattaforma.

Suite HR modulare

In questo modello, un prodotto HRMS include più moduli che possono essere acquistati in determinate combinazioni o livelli di pacchetto, o individualmente, a seconda delle funzioni di cui l'acquirente ha bisogno.

HRMS e HCM per piccole e medie imprese

Mentre una suite HR completa poteva una volta essere accessibile solo alle grandi aziende, c'è un numero crescente di prodotti HRMS sul mercato che si rivolgono specificamente a piccole o medie imprese. Questi offrono molti degli stessi vantaggi dei prodotti progettati per aziende più grandi, ma sono progettati per servire aziende con un numero di dipendenti nelle decine o centinaia piuttosto che nelle migliaia.

HRMS e HCM per le imprese

Un HRMS progettato per aziende di livello enterprise (quelle con più di 1.000 dipendenti) offrirà moduli simili a quelli progettati per aziende più piccole. Tuttavia, i prodotti enterprise devono essere in grado di scalare per servire migliaia di dipendenti, cosa che non tutti i prodotti HRMS sono progettati per fare. Possono offrire più personalizzazione per le esigenze di buste paga e conformità che cambiano perché l'azienda si trova in più giurisdizioni. Gli acquirenti enterprise hanno anche bisogno di strumenti per supportare strutture organizzative complesse e analisi avanzate per dare un senso a grandi volumi di dati.

HRMS e HCM per aziende multinazionali

Le aziende che operano in più paesi hanno bisogno di un HRMS che possa aiutare l'azienda a rimanere conforme a diverse leggi e regolamenti. Queste piattaforme possono gestire il reclutamento, i benefici, le buste paga e altre aree con flussi di lavoro personalizzati a seconda delle esigenze dell'azienda e dei paesi in cui operano.

Quali sono le caratteristiche comuni dei software HRMS e HCM?

HCM & HRMS sono spesso grandi suite, a volte composte da più di una dozzina di moduli. Le caratteristiche di questi prodotti variano a seconda dei tipi di moduli disponibili. Ogni modulo è come un prodotto individuale a sé stante, con un set di funzionalità distintivo.

Ogni HCM & HRMS includerà una combinazione di questi moduli:

• Core HR: Una parte fondamentale di qualsiasi software HRMS o HCM è il suo database centrale delle informazioni sui dipendenti, noto anche come core HR. Questi moduli archiviano i record dei dipendenti, inclusi informazioni personali, benefici, classificazione del lavoro, storia lavorativa e informazioni sulla retribuzione. Le piattaforme includono comunemente funzionalità self-service in modo che i dipendenti possano visualizzare e aggiornare le loro informazioni secondo necessità.
• Amministrazione dei benefici: Dalla definizione dei pacchetti di benefici alla semplificazione delle iscrizioni ai benefici, i moduli di gestione dei benefici in un HCM o HRMS aiutano i professionisti HR a semplificare i processi di benefici per se stessi e per i dipendenti. Questi moduli consentono agli specialisti HR di personalizzare le offerte di benefici della loro azienda, inclusa la creazione di regole per diversi gruppi di dipendenti o utenti specifici. I dipendenti possono quindi accedere a un portale self-service dove possono iscriversi ai benefici al momento opportuno, visualizzare le loro elezioni esistenti e apportare modifiche se necessario.
• Buste paga: Elaborare le buste paga con l'aiuto del modulo buste paga in un HRMS aiuta i professionisti HR a garantire che i loro calcoli siano accurati e che i pagamenti siano efficienti. I moduli buste paga consentono agli amministratori di impostare processi di buste paga, automatizzare i calcoli e inviare pagamenti ai dipendenti.
• Reclutamento: A seconda del prodotto, un HCM o HRMS potrebbe avere funzionalità di reclutamento di base o una gamma di strumenti per aiutare gli utenti a trovare, attrarre, intervistare e infine assumere candidati per posizioni aperte. La maggior parte dei sistemi avrà almeno un sistema di tracciamento dei candidati per organizzare le informazioni sui candidati e gestire i flussi di lavoro durante il processo di assunzione. Alcuni sistemi aggiungono funzioni aggiuntive come capacità di marketing del reclutamento, pagine di carriera, sourcing automatizzato e funzionalità di comunicazione per entrare in contatto con i candidati.
• Onboarding: Il modulo di onboarding in un HRMS aiuta i team HR a semplificare il processo di formazione dei dipendenti per preparare i nuovi assunti a essere produttivi nei loro ruoli. Questi moduli tracciano i compiti che i dipendenti appena assunti devono completare, organizzano i documenti e facilitano la comunicazione tra l'azienda e il nuovo dipendente prima del loro primo giorno di lavoro.
• Gestione delle prestazioni: Una parte fondamentale degli strumenti di gestione del talento in un HCM o HRMS, i moduli di gestione delle prestazioni gestiscono i processi di valutazione e sviluppo dei dipendenti. Le funzioni di base includono la conduzione di revisioni delle prestazioni, la fornitura di feedback ai dipendenti e la gestione degli obiettivi.
• Gestione dell'apprendimento: Molti prodotti HCM e HRMS hanno un sistema di gestione dell'apprendimento aziendale integrato, che può semplificare la distribuzione di materiali di formazione online e corsi. Le funzioni principali in un LMS includono la disponibilità di materiale didattico online, l'offerta di uno strumento di creazione di contenuti o l'integrazione con uno, e il monitoraggio dei progressi degli studenti. Un LMS tiene anche traccia dei corsi di formazione completati dai dipendenti per scopi di conformità. I moduli LMS più robusti possono includere anche capacità avanzate di creazione di corsi, una libreria di contenuti on-demand, la capacità di gestire formazioni in presenza e la compatibilità con dispositivi mobili.
• Gestione della forza lavoro: Dalla gestione degli orari dei dipendenti alla previsione delle esigenze di lavoro, i prodotti HCM & HRMS offrono una gamma di funzioni sia per la gestione quotidiana della forza lavoro sia per la pianificazione strategica della forza lavoro. Le funzioni di tempo e presenze aiutano le aziende a calcolare automaticamente le ore per i lavoratori, gestire le assenze dei dipendenti, programmare le vacanze dei dipendenti e gestire gli straordinari. Le aziende utilizzano anche questi strumenti per creare orari dei dipendenti, consentire ai dipendenti di iscriversi ai turni e gestire conflitti e cambiamenti di orario. Gli strumenti di analisi tracciano vari metriche della forza lavoro per dare ai manager una visione delle prestazioni della forza lavoro nel tempo. Alcune piattaforme hanno anche capacità predittive in modo che le aziende possano prevedere le future esigenze di lavoro e pianificare di conseguenza.
• Gestione della compensazione: Anche all'interno dell'ombrello della gestione del talento, i moduli per la gestione della compensazione dei dipendenti sono spesso inclusi in un HRMS. Gli strumenti di compensazione aiutano le organizzazioni a stabilire budget di compensazione, visualizzare i livelli di compensazione esistenti, rivedere gli aumenti di merito e generare report che forniscono una visione della compensazione in tutta l'azienda. Poiché questi moduli sono integrati con il resto dell'HRMS, facilitano il trasferimento senza soluzione di continuità dei dati di compensazione aggiornati ad altre parti del sistema, comprese le buste paga e il core HR.
• Conformità HR: Una responsabilità chiave dei dipartimenti HR è mantenere la conformità con le leggi e i regolamenti applicabili. I moduli di gestione della conformità aiutano le aziende a rimanere aggiornate sui cambiamenti normativi in aree come l'idoneità al lavoro, l'assistenza sanitaria e la segnalazione dei dati e garantiscono che le politiche dell'azienda soddisfino la conformità normativa. Questi moduli gestiscono la documentazione come i moduli di riconoscimento del manuale del dipendente o la documentazione del Family and Medical Leave Act. Avere tutte le informazioni sulla conformità ospitate in un unico sistema che si integra con il resto dei dati HR di un'organizzazione aiuta le organizzazioni a rimanere conformi alle normative della loro giurisdizione.
• Analisi HR: Un grande vantaggio di un sistema HRMS o HCM è la possibilità di raccogliere e archiviare grandi quantità di dati organizzativi centralizzati in un sistema connesso. Ma oltre a raccogliere i dati, i prodotti HRMS aiutano le organizzazioni a convertirli in intuizioni azionabili attraverso la generazione di report analitici o dashboard. Questi report possono analizzare una varietà di metriche, come il turnover dei dipendenti, i livelli di compensazione, le tendenze del lavoro, le demografie dei dipendenti e l'uso della tecnologia HR. I leader possono utilizzare questi dati per prendere decisioni che influenzano la ritenzione dei dipendenti o la crescita aziendale.

Quali sono i vantaggi dei software HRMS e HCM?

• Consolidare i dati HR: Utilizzare una piattaforma HRMS o HCM che include moduli per gestire tutte le funzioni HR di un'azienda significa anche che i dati raccolti da quei moduli sono archiviati in un unico database. Uno dei vantaggi di questo approccio è una riduzione degli errori nei dati, poiché il sistema HRMS centrale fornisce una singola fonte di verità, il che significa che più moduli possono fare affidamento sugli stessi dati. Ciò significa che i dati dei dipendenti devono essere inseriti solo una volta e possono quindi essere accessibili da tutti i moduli interconnessi o software che si integrano con l'HRMS. La riduzione dell'inserimento dei dati fa risparmiare tempo ai professionisti HR e riduce anche il potenziale di errori umani. Il software HCM consente anche di ottenere i dati desiderati su richiesta.
• Migliorare l'efficienza del personale HR: Avere un unico sistema che contiene tutti o la maggior parte dei processi HR di un'azienda significa meno passaggi tra le app per completare un compito e un facile monitoraggio dei dipendenti. Ad esempio, quando si integra un nuovo dipendente, un professionista HR potrebbe passare rapidamente tra i moduli di reclutamento, onboarding, core HR e amministrazione dei benefici nell'HRMS, piuttosto che dover utilizzare quattro app diverse per quei compiti. Centralizzare i dati semplifica anche il lavoro che il personale HR deve fare per garantire la conformità con le leggi e i regolamenti applicabili, poiché devono fare affidamento su un unico sistema piuttosto che monitorare e raccogliere informazioni da più sistemi. Un'altra caratteristica del software HCM è l'automazione dei processi HR esistenti.
• Ottimizzare le operazioni aziendali con l'analisi: Centralizzare i processi in un HRMS facilita report e dashboard analitici più avanzati, fornendo ai leader aziendali intuizioni che potrebbero non essere state disponibili se i dati provenienti da più fonti non fossero stati integrati in un unico sistema. I prodotti HRMS spesso hanno un numero considerevole di report pre-costruiti in modo che le aziende possano comprendere meglio diversi aspetti delle loro operazioni, come il turnover del personale, l'adozione di iniziative di formazione o le esigenze di lavoro. Gli utenti possono anche personalizzare questi report e dashboard per analizzare metriche specifiche di loro interesse. Molti prodotti HRMS & HCM si integrano anche con software di terze parti, quindi se un'azienda vuole aggiungere un nuovo strumento al proprio stack software, sarà in grado di condividere dati tra i sistemi.
• Semplificare il reclutamento: Reclutare nuovi talenti per un'organizzazione può essere un'impresa complessa, con i reclutatori che devono gestire la ricerca di candidati, organizzare interviste e condurre valutazioni, il tutto mentre competono con altre organizzazioni che cercano di coprire ruoli simili. HCM & HRMS centralizzano più funzioni di reclutamento in modo che il processo si svolga senza intoppi, sia per i candidati che per il personale di reclutamento.
• Migliorare l'esperienza dei dipendenti: I moduli di gestione del talento robusti sono diventati un'offerta più comune nei moderni prodotti HCM & HRMS, fornendo ai manager HR un nuovo set di strumenti per offrire un'esperienza superiore ai dipendenti. Questo include condurre conversazioni sulle prestazioni efficaci, offrire esperienze di apprendimento significative, fornire una compensazione equa e aiutare i dipendenti a pianificare le loro traiettorie di carriera. Insieme a queste funzionalità spesso vengono report analitici che aiutano i manager a identificare problemi che potrebbero portare al turnover dei dipendenti e ad agire per prevenire che i dipendenti se ne vadano.

Chi utilizza i software HRMS e HCM?

I dipartimenti HR, il personale e i membri del team di aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese alle aziende di grandi dimensioni, utilizzano i software HRMS & HCM per mantenere le funzioni HR core e strategiche. Le piccole imprese e le startup spesso hanno una persona o un piccolo team HR dedicato alla gestione dei processi HR. Le aziende più grandi probabilmente hanno dipartimenti HR che utilizzano un HRMS per gestire i processi in tutta l'organizzazione, forse anche in più paesi. I dipendenti e i manager all'interno di un'azienda potrebbero anche utilizzare alcuni aspetti di un HRMS, come il suo sistema di gestione delle prestazioni o il sistema di gestione dell'apprendimento, mentre altri come il modulo buste paga sarebbero utilizzati principalmente dal team HR.

Quali sono le alternative ai sistemi di gestione delle risorse umane?

In alcuni casi, gli acquirenti potrebbero scoprire che un certo modulo in un software HRMS o HCM non offre la stessa funzionalità robusta che una versione standalone dello stesso software offrirebbe. In tal caso, l'azienda potrebbe voler acquistare il prodotto standalone per ottenere le funzioni di cui la loro organizzazione ha bisogno e integrarlo con il loro HRMS.

Le piccole imprese potrebbero anche non aver bisogno di tutti i moduli in un HRMS e potrebbero optare invece per un software core HR con un set di funzionalità più limitato.

Le sfide con i sistemi di gestione delle risorse umane

Sebbene HCM & HRMS possano beneficiare i team HR, presentano anche le loro sfide:

• Mancanza di integrazioni: Parte dell'attrattiva di un HRMS è che i moduli che fanno parte del sistema si integrano automaticamente tra loro. Ma a volte, un'azienda vuole aggiungere un prodotto software realizzato da un fornitore diverso perché il modulo nell'HRMS non soddisfa le esigenze dell'azienda. Ad esempio, un HRMS potrebbe includere un sistema di tracciamento dei candidati di base nelle sue funzioni di reclutamento, ma l'utente potrebbe voler acquistare una piattaforma di automazione del reclutamento piattaforma per aggiungere capacità di sourcing dei candidati più avanzate. Tuttavia, l'HRMS potrebbe non avere la capacità di integrarsi senza problemi con quel nuovo prodotto. Gli acquirenti dovrebbero considerare di scegliere un HRMS che si integri con una varietà di sistemi di terze parti in modo che condivida i dati in modo efficace con lo stack tecnologico esistente dell'acquirente e con i prodotti che potrebbero acquistare in futuro.
• Mancanza di personalizzazione: Le suite software per le risorse umane sono spesso commercializzate come prodotti "tutto in uno" che coprono qualsiasi funzione di cui il dipartimento HR ha bisogno. Ma gli acquirenti dovrebbero assicurarsi che "tutto in uno" non significhi "taglia unica per tutti". La capacità di personalizzare un sistema HRMS o HCM per adattarsi ai processi esistenti di un'azienda è un fattore cruciale per determinare se la nuova tecnologia HR sarà ampiamente adottata dall'organizzazione e utilizzata con successo dai suoi dipendenti. Ad esempio, il modulo buste paga in un HRMS dovrebbe poter essere personalizzato in base alle pratiche specifiche di buste paga di quell'azienda. Senza la possibilità di personalizzare i moduli in un HRMS, gli utenti potrebbero trovarsi a cercare prodotti aggiuntivi per colmare quelle lacune di funzionalità.
• Costo: Un HCM o HRMS di livello enterprise on-premises è probabilmente troppo costoso per rientrare nei budget delle piccole imprese. Per servire clienti più piccoli, molti fornitori offrono le loro piattaforme in edizioni a livelli, spesso in un modello SaaS in cui gli acquirenti pagano mensilmente per il software HR basato su cloud. Questo può ridurre l'investimento iniziale richiesto per ottenere una licenza per un sistema legacy on-premises. Tuttavia, il prezzo potrebbe essere una barriera all'ingresso per alcune aziende.
• Implementazione: Un HRMS è un investimento significativo per qualsiasi azienda, sia in termini di denaro che di tempo. L'implementazione di un intero nuovo sistema HR richiede mesi, se non anni, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione. Gli acquirenti dovrebbero considerare quale tipo di supporto il venditore HRMS fornisce per garantire che l'implementazione sia efficiente ed efficace e se ha senso assumere una società di consulenza di terze parti per assistere con l'implementazione.

Come acquistare sistemi di gestione delle risorse umane

Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per i sistemi di gestione delle risorse umane

Quando si raccolgono i requisiti per un HRMS, gli acquirenti dovrebbero considerare l'intera gamma di processi HR in tutta l'organizzazione e come un nuovo HRMS potrebbe idealmente aiutarli a gestire meglio quei processi. Questo processo dovrebbe coinvolgere le parti interessate che supervisionano diversi compiti legati alle HR, come le buste paga, l'apprendimento e lo sviluppo e la valutazione dei dipendenti. Gli acquirenti devono valutare quali moduli HRMS (e funzionalità all'interno di quei moduli) sono essenziali e quali sono "nice-to-have". Ad esempio, un'azienda potrebbe volere un HRMS con forti capacità HR self-service ma sta pianificando di mantenere il proprio LMS esistente, quindi trovare un HRMS con una gestione dell'apprendimento robusta non è così importante.

Confrontare i prodotti dei sistemi di gestione delle risorse umane

Crea una lista lunga

Ci sono centinaia di prodotti di tipo HRMS sul mercato, quindi le fasi iniziali del confronto dei prodotti HRMS richiederanno la creazione di un elenco iniziale di soluzioni che soddisfano i requisiti di funzionalità di base dell'azienda. Questo dovrebbe includere moduli indispensabili come le buste paga e il core HR, ma potrebbe anche includere moduli che sono importanti per l'azienda come i moduli di gestione del talento. In questa fase, considera anche la reputazione dell'azienda e l'esperienza di altri acquirenti che si trovano in aziende simili leggendo le recensioni degli utenti reali su G2.com.

Crea una lista corta

Dopo aver creato una lista lunga, è il momento di esaminare ogni prodotto in modo più dettagliato per determinare se soddisferà le esigenze dell'azienda e merita di essere inserito nella loro lista corta. Questo dovrebbe includere la valutazione delle funzionalità aggiuntive di ciascun prodotto oltre a quelle identificate come essenziali per determinare se quella funzionalità aggiuntiva sarebbe vantaggiosa per l'organizzazione. In questa fase, gli acquirenti dovrebbero anche considerare quanto bene ogni HRMS si integra con software di terze parti e considerare l'eliminazione di prodotti che non si integrerebbero bene con altri software che l'acquirente intende continuare a utilizzare. Gli acquirenti possono utilizzare la funzione di confronto su G2.com per valutare le differenze tra i prodotti nella loro lista corta.

Condurre demo

Quando l'azienda è pronta a condurre demo, gli acquirenti dovrebbero avere un'idea delle funzionalità che i prodotti nella lista corta offrono e essere pronti a valutare quanto efficacemente quelle funzionalità soddisfano le esigenze dell'organizzazione. I venditori dovrebbero guidare gli acquirenti attraverso il funzionamento di ciascun modulo HRMS e come i moduli lavorano insieme per creare una grande esperienza utente. Considera quanto sia facile da usare l'interfaccia e quanto rapidamente i dipendenti sarebbero in grado di implementarla nel loro flusso di lavoro quotidiano. Gli acquirenti dovrebbero anche chiedere della possibilità di personalizzare determinati moduli per soddisfare le esigenze specifiche della loro azienda.

Selezione dei sistemi di gestione delle risorse umane

Scegli un team di selezione

Il team di selezione dovrebbe includere diversi stakeholder del team HR, che sarà il maggiore utilizzatore del sistema. Potrebbe anche essere prudente invitare feedback da altre parti dell'organizzazione, poiché i dipendenti e i manager in altre parti dell'azienda probabilmente utilizzeranno alcuni dei moduli HRMS.

Negoziazione

Dopo aver individuato un prodotto preferito, è il momento di negoziare un pacchetto di prezzi. Gli acquirenti devono considerare il modello di prezzo del software, come se il venditore addebita una tariffa di licenza una tantum per il software o una tariffa mensile basata su quanti dipendenti utilizzeranno il prodotto. I venditori HRMS spesso raggruppano i moduli in diversi pacchetti, quindi un'azienda deve considerare quale pacchetto di funzionalità soddisferà meglio le loro esigenze. Potrebbe esserci spazio per negoziare per aggiungere determinate funzioni da un pacchetto superiore senza aumentare il prezzo del contratto. Gli impegni pluriennali creano anche spazio per negoziare sconti.

Decisione finale

Poiché un HRMS tocca molti aspetti delle operazioni di un'azienda, la decisione finale dovrebbe essere esaminata dalla leadership aziendale, in consultazione con il team HR e altri stakeholder rilevanti.

Quanto costano i sistemi HRMS e HCM?

Il modo in cui i sistemi HRMS e HCM sono prezzati varia a seconda del venditore. Alcuni venditori offrono il loro software in un modello di licenza perpetua: pagare una tariffa iniziale e ottenere i diritti per installare il software, sia sui server di un'azienda che con un provider di hosting. Recentemente, molti fornitori di HRMS sono passati a un modello SaaS, in cui gli acquirenti pagano una tariffa mensile che varia a seconda di quanti utenti o dipendenti ha l'azienda e su quali moduli HRMS l'azienda desidera come parte del suo pacchetto.

Ritorno sull'investimento (ROI)

Quando si calcola il ROI, gli acquirenti dovrebbero considerare se il loro software HRMS o HCM contribuirà a un aumento della produttività o dell'efficienza del loro team HR, risparmiando tempo e denaro rispetto ai loro metodi precedenti di svolgimento dei processi HR essenziali. Questi miglioramenti di efficienza dovranno essere valutati rispetto ai costi iniziali e continui dell'HRMS e se altre soluzioni sul mercato potrebbero raggiungere gli stessi obiettivi.