Cos'è un diagramma di Gantt? Come può aiutare a pianificare il tuo prossimo progetto

Che il tuo business riguardi il software o il paracadutismo, pianificare i tuoi compiti può essere eccitante e impegnativo.

C'è solo un certo numero di ore in un giorno. Devi spendere quelle ore preziose nel modo più efficiente e produttivo possibile. Uno dei modi più semplici per farlo è utilizzare i diagrammi di Gantt. I diagrammi di Gantt rendono la gestione dei progetti e dei processi molto più semplice. Possono aiutare te e il tuo team a eliminare gli sforzi inutili e a essere il più produttivi possibile.

Molte aziende utilizzano software di mappatura mentale per creare diagrammi di Gantt per gestire progetti e processi.

I diagrammi di Gantt sono utilizzati nel business e nella gestione dei progetti per illustrare eventi programmati sotto forma di barre. Prendono il nome dal loro inventore, Henry Gantt, e furono ampiamente utilizzati durante la Prima Guerra Mondiale per il coordinamento tra governo, militari, imprese industriali e appaltatori della difesa.

I diagrammi di Gantt rappresentano visivamente i dati del progetto come barre orizzontali impilate. Una barra mostra quando ogni compito o progetto inizia in relazione agli altri. Ciò significa che puoi facilmente vedere quali compiti sono stati completati o quando non c'è abbastanza tempo per completare progetti e compiti non correlati. È più facile vedere come avviene il progresso giornalmente, settimanalmente e mensilmente. Questo rende facile eliminare il tempo e lo sforzo sprecati.

I diagrammi di Gantt possono essere creati utilizzando software o un pennarello su una lavagna. I project manager e i membri del team li utilizzano per visualizzare le date di inizio, fine e le pietre miliari di un programma di progetto in un formato visivo.

Perché usare un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è efficace perché introduce la gestione visiva dei compiti, un approccio all'organizzazione dei compiti. Puoi monitorare il tuo compito utilizzando un'interfaccia grafica semplice piuttosto che dipendere da centinaia di liste di cose da fare o gestire le scadenze tra fogli di lavoro, cartelle di file e caselle di posta.

I diagrammi di Gantt sono semplici perché sono grafici – consentono agli utenti di vedere tutto chiaramente in un unico posto, fungendo da punto di riferimento per il team.

I diagrammi di Gantt possono aiutare a risparmiare tempo poiché sono così semplici. Riducendo il numero di ore che i dipendenti trascorrono a cercare risposte o a seguire i compagni di squadra per chiedere informazioni sul progresso di un lavoro e se hanno bisogno di qualcosa per continuare a lavorare. Quando fatto correttamente, un diagramma di Gantt può semplificare anche il progetto più complesso.

Storia dei diagrammi di Gantt

Nel 1896, Karol Adamiecki, un ingegnere meccanico e insegnante polacco, progettò quello che sarebbe diventato il primo diagramma di Gantt. Per migliorare la produttività, creò la legge dell'armonia nell'amministrazione, evidenziando la necessità di team efficaci, pianificazione e produzione adeguata. Inventò l'armonogramma, che fu un precursore del diagramma di Gantt. Non fu rilasciato fino al 1931 e fu disponibile solo in polacco.

Entro il 1917, l'ingegnere americano Henry L. Gantt trasse ispirazione per il suo diagramma dall'armonogramma di Adamiecki. Il diagramma di Gantt divenne un metodo per descrivere il carico di risorse e la gestione della produzione nelle industrie. Fu anche cruciale nella valutazione della produttività del personale.

I diagrammi di Gantt furono inizialmente costruiti utilizzando oggetti tangibili come carta e blocchi. Alcuni dei primi furono impiegati presso impianti di produzione di armi durante la Prima Guerra Mondiale per supervisionare gli straordinari obiettivi di produzione per aiutare efficacemente gli sforzi bellici.

I diagrammi di Gantt furono semplicemente disegnati a mano fino agli anni '80. L'introduzione della tecnologia informatica aprì la strada a diagrammi di Gantt più complessi. Diventarono anche più facili da adattare e modificare secondo necessità. Oggigiorno, i diagrammi di Gantt sono frequentemente utilizzati con strumenti di mappatura mentale o software di gestione dei progetti.

Per cosa si usa un diagramma di Gantt?

I diagrammi di Gantt aiutano a visualizzare il progresso di numerose attività e progetti che si svolgono contemporaneamente all'interno di un'azienda. I team moderni li usano per pianificare e organizzare progetti per ottimizzare l'impiego delle risorse e completare iniziative prioritarie prima di iniziare compiti meno significativi. Queste sono informazioni vitali da avere mentre si gestiscono progetti per diverse ragioni:

• Monitoraggio del progresso: I project manager possono monitorare il completamento di ciascun compito e regolare di conseguenza la cronologia del progetto. I grafici evidenziano anche quali obiettivi sono stati raggiunti in tempo, il che aiuta a identificare punti di forza e debolezze nella produttività del personale.
• Pianificazione del progetto: I manager possono assegnare scadenze, pietre miliari e orari a diverse sezioni del progetto.
• Amministrazione delle risorse: I project manager possono sincronizzare l'allocazione delle risorse con la cronologia del progetto. Possono osservare quanto tempo richiede ciascun procedimento e allocare le risorse di conseguenza.

I diagrammi di Gantt funzionano da soli, ma possono anche collaborare bene con altri. Sono un ottimo compagno per la metodologia di gestione dei progetti a cascata, dove le aspettative del cliente vengono raccolte all'inizio di un progetto. Un piano lineare viene costruito per soddisfarle poiché rappresentano linearmente le informazioni del progetto e ogni passaggio dipende dal compito precedente. Questo può essere chiaramente mostrato nei diagrammi di Gantt.

I team di progetto agili creano i propri obiettivi e utilizzano input costanti dei clienti per rivedere i loro piani in tempo reale. Nella gestione dei progetti agili, i diagrammi di Gantt possono aiutare a confrontare un vecchio piano con una nuova modifica e determinare l'impatto del cambiamento sulla strategia generale.

Quando è appropriato un diagramma di Gantt?

Come puoi capire se un diagramma di Gantt è appropriato per gestire i progetti? Un diagramma di Gantt è utile per qualsiasi progetto che abbia un piano! Tuttavia, ci sono alcuni segnali evidenti che avrai bisogno di un diagramma di Gantt per completare il lavoro.

Componenti di un diagramma di Gantt

Interpretare un diagramma di Gantt si riduce a comprendere come i vari componenti si uniscono per farlo funzionare. Per essere considerato un diagramma di Gantt, deve presentare un elenco di compiti con barre che rappresentano le date di inizio e fine di ciascun compito. Tuttavia, la maggior parte dei project manager di successo espande la capacità di un diagramma di Gantt integrando componenti aggiuntivi.

Ecco i principali componenti di un diagramma di Gantt e come funzionano in un piano di progetto:

Date

Le date sono uno dei componenti essenziali di un diagramma di Gantt poiché indicano ai team di progetto quando il progetto inizia e termina, nonché quando ciascun compito deve avvenire. Le date sono chiaramente visibili sulla maggior parte dei diagrammi di Gantt, e gli occhi della maggior parte degli stakeholder si spostano presto in alto al grafico, dove risiedono le scadenze.

Compiti

Il primo passo nella gestione del progetto è suddividere un progetto in compiti individuali. I grandi progetti hanno quasi sempre una moltitudine di sottocompiti. L'elenco dei compiti è noto come WBS nel gergo della gestione del progetto. Un diagramma di Gantt supporta i project manager tenendo traccia di tutti i sottocompiti in un piano in modo che nulla venga trascurato. I compiti sono visualizzati sul lato sinistro della pagina.

I project manager devono essere attenti perché se i compiti sono piccoli, c'è il rischio di una gestione inefficace. Se i compiti sono troppo grandi, i team perdono il vantaggio del controllo del progetto. Ogni compito dovrebbe preferibilmente richiedere tra le 8 e le 80 ore per essere completato.

Barre

Le barre rappresentano il periodo di tempo assegnato per completare ciascun compito. Questo assicura che ogni sottocompito sia completato in tempo, il che consente al progetto complessivo di finire in tempo. Queste sono visualizzate orizzontalmente sul lato destro del diagramma di Gantt e indicano il progresso, la durata e le date di inizio e fine.

Pietre miliari

Le pietre miliari sono attività critiche per il completamento e il successo di un progetto. A differenza dei semplici dettagli che devono essere soddisfatti, raggiungere una pietra miliare fornisce un senso di realizzazione e slancio in avanti.

Le pietre miliari sono rappresentate su un diagramma di Gantt come diamanti (o altre forme) alla fine di una certa barra del compito. Le pietre miliari possono anche significare eventi importanti, scadenze, decisioni e consegne.

Dipendenze

In un mondo ideale, tutti i compiti del progetto sono interdipendenti. Mentre alcune attività possono essere completate in qualsiasi momento, altre devono essere eseguite prima o dopo l'inizio o il completamento di un altro sottocompito. Ad esempio, non si inizia un ricevimento di nozze prima delle promesse nuziali.

Infatti, questo esemplifica il tipo più comune di dipendenza dei compiti: un compito non può iniziare finché il compito precedente non è completato. Questo è noto come dipendenza.

Le dipendenze dei compiti sono rappresentate come una freccia da un compito all'altro sul diagramma di Gantt.

Indicatore della linea verticale

Un indicatore della linea verticale descrive la data attuale sul grafico, che è un altro approccio per monitorare il progresso del progetto. Ti consente di gestire efficacemente il tuo tempo poiché puoi vedere a colpo d'occhio quanto lavoro rimane e se sei in programma per consegnare il progetto in tempo.

ID del compito

Nell'ambiente aziendale altamente competitivo di oggi, stai senza dubbio affrontando più ruoli contemporaneamente. Includere l'ID del compito sul diagramma di Gantt consente a tutti i coinvolti di identificare facilmente il compito più rilevante.

Risorse

Non tutti i diagrammi di Gantt includono il nome dei proprietari dei compiti. Ma se il tuo progetto coinvolge un gruppo di individui, includere i loro nomi e le loro responsabilità può essere altamente vantaggioso. Identificare e allocare le risorse consente ai supervisori di gestire dipendenti, strumenti e talenti in modo più efficiente.

Esempio di diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt ti supporta nello sviluppare, eseguire e controllare le tue strategie aziendali. Questo è un esempio di come i diagrammi di Gantt potrebbero aiutarti a creare una campagna vincente di ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO).

Una campagna SEO è un tentativo ben pianificato di aumentare i posizionamenti SEO di una pagina o di un sito web. Un semplice diagramma di Gantt può aiutare i team SEO a:

• Assegnare lavoro e stabilire scadenze
• Impostare dipendenze e pietre miliari
• Monitorare il progresso
• Partecipare ad attività di team

Una campagna SEO coinvolge molte variabili. Un'azienda deve allocare risorse in modo efficace per soddisfare le esigenze della sua strategia SEO. I diagrammi di Gantt supportano gli utenti suddividendo grandi progetti in parti più piccole per delegare compiti e condividere responsabilità.

Un piano di progetto SEO può anche essere utilizzato come punto di riferimento per valutare i risultati. Le pietre miliari e gli obiettivi del piano ti mostreranno se sei sulla buona strada e quali aree richiedono ulteriore attenzione. Gli strumenti che i diagrammi di Gantt utilizzano ti forniscono tutto ciò di cui hai bisogno per pianificare come un esperto.

Con il software di diagrammi di Gantt, puoi facilmente creare cronologie per i tuoi sforzi SEO, monitorare il progresso dei compiti, gestire le dipendenze ed eseguire campagne.

Uno dei vantaggi più significativi dei diagrammi di Gantt è che possono suddividere un grande progetto in piccoli pezzi di lavoro noti come compiti. Questo consente a coloro che lavorano su una campagna di ottenere una comprensione visiva più precisa delle cronologie.

Questo aiuta i collaboratori a comprendere i compiti dipendenti e come qualsiasi cambiamento influisce sullo sviluppo complessivo. Ad esempio, i team possono suddividere l'intera ricerca SEO in compiti come analisi dei concorrenti, ricerca delle parole chiave e analisi del pubblico per attrarre il pubblico corretto.

Poiché i diagrammi di Gantt mostrano la percentuale di completamento di ciascuna attività, i membri del team comprendono come organizzare la loro strategia e concentrazione. Sia i manager che i membri del team possono utilizzare questo per misurare il progresso e evidenziare sia gli errori che i successi. I membri del team ad alte prestazioni possono sfruttare queste informazioni per dimostrare responsabilità o offrire aiuto ai colleghi che stanno lottando.

Audit, ottimizzazione on-page e generazione di contenuti sono componenti critici di qualsiasi sforzo SEO. Questi momenti significativi possono essere considerati come pietre miliari che consentono agli altri di identificare rapidamente date importanti e spuntarle man mano che vengono completate.

Come creare un diagramma di Gantt

I sistemi di gestione dei progetti che integrano i diagrammi di Gantt offrono ai leader una migliore comprensione dei carichi di lavoro del team e della disponibilità potenziale, consentendo una pianificazione più precisa. Sebbene non esistano due diagrammi di Gantt identici, ci sono alcune procedure di base che devi eseguire indipendentemente dalla tecnologia che scegli.

• Esamina l'ambito del progetto. Riunisci il tuo team per decidere l'ambito del progetto. Discuti gli obiettivi che vuoi raggiungere ora e gli obiettivi che vuoi salvare per il futuro. Come sarà diviso il lavoro tra i membri del team? Quali sono le principali dipendenze? Quali risorse avrai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi?
• Stabilisci un intervallo di tempo. Considera il tuo diagramma di Gantt come una rappresentazione del tuo progetto su una cronologia. Mentre tutti i compiti hanno un chiaro punto finale, potresti avere alcune responsabilità di follow-up con il tuo cliente dopo aver terminato il progetto. Potresti dover includere alcune scadenze post-facto per queste attività.
• Aggiungi compiti con scadenze. Per visualizzare correttamente il tuo elenco di compiti, assicurati che ciascun compito abbia una data di inizio e fine definita in modo che possano essere chiaramente visti su un grafico a barre. Se non fornisci date di inizio e fine dei compiti, i tuoi compiti appariranno come punti nel tempo, il che è difficile da vedere nel contesto della visione complessiva. Date di inizio e fine chiaramente definite aiutano il tuo team a capire quando dovrebbero iniziare a lavorare su un compito. In questo modo, non saranno colti di sorpresa da un incarico importante dovuto il giorno successivo.
• Identifica le dipendenze. È naturale nei grandi progetti avere certe attività che non possono iniziare finché altri compiti non sono stati completati. Mostra le dipendenze tra i compiti nel tuo diagramma di Gantt per mantenere il progetto in funzione senza intoppi.
• Imposta le pietre miliari. Le pietre miliari sono punti fissi nel tempo. Considerale come punti di controllo per indicare il completamento di parti importanti del progetto. Le pietre miliari sono frequentemente vicino alla conclusione delle fasi del progetto, ma non esiste un metodo unico per impostare le pietre miliari per il tuo team, specialmente perché ogni team e progetto è unico.
• Aggiorna i compiti man mano che i piani cambiano. I piani inevitabilmente cambiano, ed è per questo che il tuo diagramma di Gantt dovrebbe essere in grado di adattarsi alle tue esigenze. Cerca un sistema che ti permetta di trascinare e rilasciare i compiti e modificare dinamicamente le dipendenze in tempo reale. In questo modo, puoi sempre mantenere i tuoi progetti in pista, anche quando accade l'inaspettato.

Come usare un diagramma di Gantt

Iniziare con i diagrammi di Gantt è facile. Gli usi più comuni per questo tipo di grafico sono:

1. Sviluppare una strategia di marketing: Gli sforzi di marketing più grandi richiedono un'eccellente coordinazione e collaborazione, ma tenere traccia di tutti i componenti in movimento è impegnativo. Pertanto, è fondamentale visualizzare il tuo lavoro come una serie di compiti con assegnatari e stime di tempo per ciascun sforzo. In questo modo, i team riconoscono chi è responsabile di cosa e come la loro azione influisce sugli altri e sull'obiettivo complessivo.
2. Delimitare le consegne ai clienti: Quando fornisci ai clienti un programma di tutte le tue consegne, stabilisci aspettative chiare su quanto tempo richiederà ciascun compito. Stabilendo questi parametri, puoi fornire ai clienti e agli stakeholder una chiara comprensione dell'ampiezza e della durata delle tue consegne.
3. Organizzare un lancio di prodotto: Puoi usare una roadmap per delineare l'intera strategia per un lancio di prodotto, dall'ideazione al lancio e oltre. I team possono vedere più facilmente le sfide prima che inizino, comprendere le dipendenze tra le fasi e capire tutto ciò che sta accadendo visualizzando tutto su una cronologia.
4. Sviluppare una strategia di marketing: Gli sforzi di marketing più grandi richiedono un'eccellente coordinazione e collaborazione, ma tenere traccia di tutti i componenti in movimento è impegnativo. Pertanto, è fondamentale visualizzare il tuo lavoro come una serie di compiti con assegnatari e stime di tempo per ciascun sforzo. In questo modo, i team riconoscono chi è responsabile di cosa e come la loro azione influisce sugli altri e sull'obiettivo complessivo.

Vantaggi dei diagrammi di Gantt

Un vantaggio fondamentale di un diagramma di Gantt è la sua capacità di fornire una visione d'insieme di un progetto. Offre ai manager e ai lavoratori una panoramica ad alto livello dei compiti essenziali del progetto e delle loro scadenze. Il grafico ti consente di monitorare il progresso del progetto mostrando come i compiti sono correlati.

Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo dei diagrammi di Gantt:

• Aumenta l'efficienza e aiuta nella gestione delle risorse. I diagrammi di Gantt supportano i project manager nel determinare scadenze di progetto raggiungibili e nel fissare obiettivi basati sulle risorse disponibili. Entrambi questi vantaggi aumentano la produttività.
• Promuove il lavoro di squadra e la produttività. I compagni di squadra hanno accesso alle stesse informazioni, il che mantiene tutti aggiornati sullo stato del progetto. Di conseguenza, tutti i membri del team, compresi i dipendenti remoti, possono essere ritenuti responsabili dei loro compiti. I membri del team possono utilizzare il grafico per definire ruoli e responsabilità.
• Supporta un monitoraggio migliore. I leader di progetto e i membri del team possono utilizzare i diagrammi di Gantt per valutare i flussi di lavoro per le limitazioni e modificare i loro sforzi di conseguenza. I diagrammi di Gantt aiutano i project manager a tenere traccia delle pietre miliari e dei compiti durante il progetto. I membri del team possono vedere rapidamente quali elementi del diagramma di Gantt mancano.
• Gestisci diversi progetti. I diagrammi di Gantt potenziano i team che stanno cercando di destreggiarsi. È più facile per i supervisori valutare quali risorse sono essenziali in quali momenti e apportare le opportune modifiche.

Limitazioni dei diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt non sono privi di difetti. Uno dei maggiori problemi con l'impiego dei diagrammi di Gantt in grandi progetti è la loro complessità. I grafici potrebbero anche non riuscire a rappresentare accuratamente le complessità di alcuni compiti e il tempo che il tuo team necessita per completarli.

Ecco alcuni dei problemi più comuni con i diagrammi di Gantt:

• Poca informazione sulle dipendenze dei compiti. I diagrammi di Gantt fanno spazio alle dipendenze, ma solo a un livello superficiale all'interno di compiti specifici del progetto. Per compensare questo, un team di progetto potrebbe impiegare una tecnica di revisione della valutazione del programma (PERT) insieme a un diagramma di Gantt. Un diagramma PERT include frecce che evidenziano l'ordine in cui i membri del team devono completare compiti specifici prima di passare al successivo.
• Mancanza di specificità. I diagrammi di Gantt aiutano a presentare una panoramica ad alto livello dei progetti in corso. Tuttavia, possono lasciare alcune cose aperte all'interpretazione. Questo è particolarmente vero per quanto riguarda i progetti IT su larga scala come DevOps. Spesso vengono trascurate informazioni specifiche riguardanti obiettivi, date e aspettative.
• Le barre dei compiti non mostrano il volume di lavoro per ciascun compito. La lunghezza di una barra del compito nel diagramma di Gantt indica quanto tempo può richiedere per completare un lavoro, ma la durata non rappresenta le risorse esatte necessarie per tale compito. Alcuni compiti con barre piccole possono richiedere risorse sostanziali mentre alcuni compiti con barre lunghe possono utilizzare poche risorse. Il diagramma di Gantt è ingannevole quando si tratta di esprimere la quantità di lavoro e risorse necessarie. Di conseguenza, sono necessari vari strumenti insieme al diagramma di Gantt per allocare e gestire accuratamente le risorse.

Best practices

Ci sono alcuni semplici principi da seguire se vuoi creare un diagramma di Gantt che tutti possano usare ed esplorare. Segui questi consigli e best practices per creare un bel diagramma di Gantt che sia semplice da aggiornare e gestire.

• Diventa dettagliato con i tuoi compiti. Più puoi essere dettagliato con i compiti, più è facile monitorare il progresso e i processi che portano alle consegne. Rivedi la tua struttura di suddivisione del lavoro e identifica le tue azioni per svilupparla.
• Ordina i compiti in gruppi o fasi. Formare gruppi di compiti rende il tuo piano più semplice da rivedere e comprendere. Consente anche al tuo team e agli stakeholder di identificare i compiti relativi a una consegna o a una fase.
• Non assegnare mai compiti senza prima confermare la disponibilità del team. Se sei abbastanza fortunato da avere una soluzione che mostra la disponibilità completa del team, sfruttala! Sapere quanto è occupato il tuo team e in quali progetti sono coinvolti ti aiuta a consegnare il lavoro in tempo e a migliorare lo spirito di squadra. Conoscere la disponibilità generale del tuo team ti consente di adattare la tua strategia per soddisfare le esigenze del lavoro di progetto attuale o modificare le pietre miliari che hai impostato.

Visualizza il tuo successo

Visualizzare il tuo piano di progetto è un passo cruciale per ogni team. I diagrammi di Gantt sono utili perché forniscono ai team una rappresentazione visiva di dove il loro lavoro può sovrapporsi, aiutando il tuo team a pianificare progetti e a dare priorità ai compiti.

Non riesci a gestire i tuoi compiti? Usa software di gestione dei compiti per supervisionare i compiti individuali e organizzare il flusso di lavoro quotidiano del tuo team.