Qu'est-ce que la gestion de la portée ?
La gestion de la portée, ou gestion de la portée du projet, est la quantité totale de travail qui doit être effectuée pour livrer un produit, un résultat ou un service spécifique, avec des caractéristiques et des fonctionnalités particulières. C'est généralement la phase initiale du processus de planification du projet.
Le processus de gestion de la portée détaille tout ce dont un projet a besoin et définit le succès du projet. Son objectif principal est de définir et de contrôler ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas dans le projet.
Une gestion efficace de la portée permet de déterminer :
- Les objectifs du projet
- Les exigences
- La stratégie
- La justification
- Les contraintes
- Les estimations de coûts et de budget
- Les livrables
- Les délais
Sans un plan de gestion de la portée complet, les équipes sont plus susceptibles de passer du temps à faire un travail qui pourrait ne pas être nécessaire pour terminer le projet. Lorsqu'elle est effectuée correctement et avec un logiciel de gestion de projet efficace, la gestion de la portée garantit que la portée d'un projet est clairement définie et cartographiée.
Étapes de la gestion de la portée
Il y a cinq processus impliqués dans une gestion efficace de la portée. Ce sont :
- Planification : Les plans sont créés sur la base des contributions du planificateur de projet et des principales parties prenantes du projet. Le plan inclut également des détails sur la manière de gérer les circonstances imprévues tout au long du projet.
- Collecte : Après la planification, les exigences du projet doivent être définies en ayant des conversations avec les parties prenantes, en menant des entretiens, des enquêtes, et plus encore pour aider à gérer les attentes. Ce document détaille exactement ce qui est attendu et peut aider à éviter les obstacles tout au long du projet.
- Définition : Ensuite, créez une déclaration de portée du projet basée sur les exigences et développez une base pour toutes les activités du projet. Cette déclaration sert de guide tout au long du projet, et les membres de l'équipe devraient pouvoir s'y référer pour se rappeler ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Cela devrait être utilisé pour créer une structure de répartition du travail (WBS), qui décompose l'ensemble du projet en tâches plus petites.
- Contrôle : Prenez le temps de documenter, suivre et soit approuver soit désapprouver tout changement qui doit se produire en fonction des lacunes existantes au sein d'une organisation. Les livrables sont ensuite examinés pour approbation par un client, un gestionnaire ou une partie prenante.
- Clôture : Enfin, effectuez un audit des livrables et évaluez les résultats du plan initialement développé et voyez ce qui peut être amélioré pour les projets futurs.
Avantages de la gestion de la portée
Lorsque le temps et les efforts appropriés sont consacrés à la création d'un plan de gestion de la portée du projet bien défini, les organisations et les planificateurs de projet peuvent éviter des problèmes courants.
Ces problèmes incluent :
- Changer constamment les exigences nécessaires pour que le projet soit un succès
- Changer la direction du projet, même lorsque l'équipe est déjà à mi-chemin du travail
- Réaliser que le résultat final n'est pas ce qui était attendu ou promis au client
- Dépasser le budget convenu ou estimé
- Prendre beaucoup de retard sur les jalons et les délais du projet
Les équipes voient le bénéfice d'une gestion efficace de la portée en ayant une idée claire du temps, du travail et du coût impliqués dans la réalisation d'un projet.
Éléments de base de la gestion de la portée
Une partie critique d'une gestion efficace de la portée est la création d'une déclaration de portée précise. Ce document décrit les objectifs, les délais et les relations qui façonneront le projet de l'intégration à la fin. Plus ce document est complet, moins l'équipe rencontrera de risques et de perturbations en cours de route.
Les éléments de base de ce document incluent :
- Cas d'affaires : Pourquoi une organisation a besoin de ce projet spécifique et les avantages attendus.
- Description du projet : Un aperçu détaillé du livrable final du projet.
- Critères de succès : Les composants indispensables qui feront le succès du projet, convenus par les clients, les parties prenantes et les clients.
- Limitations : Une explication des ressources ou des problèmes qui peuvent limiter le projet, retarder le résultat final ou faire dépasser le budget à l'équipe.
- Hypothèses : Tout ce qui est supposé affecter le résultat final du projet.
Meilleures pratiques de gestion de la portée
Lors de la gestion de la portée, suivez ces conseils et meilleures pratiques pour garantir le succès.
- Développez une structure de répartition du travail pour fournir à l'équipe une décomposition de la déclaration de portée en tâches plus petites et plus gérables.
- Définissez la portée aussi clairement que possible pour éviter un travail et un stress inutiles.
- Créez un processus collaboratif lors de la définition de la portée pour éviter toute mauvaise interprétation, promesse excessive ou confusion avec les exigences.
- Consultez toutes les parties prenantes pertinentes et essentielles concernant la portée du projet.
- Assurez-vous que le document de portée réel n'est pas modifié, changé ou édité pendant l'exécution du projet pour éviter toute confusion quant à ce qui a été initialement discuté ou promis.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
