Réconciliations

Qu'est-ce que la réconciliation ?

La réconciliation est un processus comptable visant à vérifier l'exactitude des données rapportées et enregistrées. Elle garantit que les informations dans ces deux ensembles correspondent. La réconciliation vérifie que les chiffres sont corrects et que les soldes des comptes sont cohérents, précis et complets.

La réconciliation est une étape critique en comptabilité et en finance. Elle aide à déterminer que les transactions sont saisies correctement et complètement tout en utilisant des contrôles pour vérifier leur exactitude.

La plupart des entreprises utilisent des logiciels de comptabilité pour enregistrer les transactions et réconcilier les écarts entre un relevé bancaire et un livre de caisse. Cependant, la réconciliation utilise également l'effort humain pour enregistrer les transactions saisies par erreur, omises ou dues à des problèmes bancaires.

De nombreuses entreprises utilisent des logiciels ou des outils de réconciliation pour rationaliser et automatiser le processus de réconciliation des comptes. Ces solutions logicielles peuvent améliorer considérablement l'efficacité en automatisant la correspondance des données, en identifiant les écarts et en générant des rapports détaillés. Ces outils aident les entreprises à maintenir des dossiers financiers précis, à réduire les erreurs et à garantir la conformité avec les normes et réglementations comptables.

Logiciel Réconciliations

Logiciel mentionnant réconciliations comme fonctionnalité ou terme.

BlackLine Financial Close Management

FloQast

Sage Intacct

QuickBooks Online

Adra by Trintech

Xero

Qu'est-ce que la réconciliation des comptes ?

La réconciliation des comptes est le processus de comparaison et d'alignement des dossiers ou états financiers pour s'assurer qu'ils sont cohérents et précis. Cela implique de vérifier les transactions, les soldes et d'autres données financières entre des sources, telles que les relevés bancaires et les dossiers de l'entreprise, pour identifier et résoudre les écarts.

La réconciliation des comptes garantit que toutes les informations financières sont précises, complètes et à jour, ce qui aide à prévenir les erreurs et la fraude et à fournir une transparence financière. C'est une pratique vitale pour maintenir l'intégrité des rapports financiers et la prise de décision.

La réconciliation des comptes est la forme la plus basique d'audit. Les comptables l'entreprennent pour le grand livre ou d'autres comptes incohérents. Ils examinent et font correspondre les transactions répertoriées dans le grand livre général (GL) d'une entreprise avec ses livres auxiliaires.

Bien qu'un relevé bancaire soit souvent utilisé comme document de support pour vérifier les transactions du grand livre général, les entreprises peuvent utiliser de nombreux autres documents de support pour réconcilier un compte. Ceux-ci incluent les rapports de solde de clôture, les retours et les allocations, les journaux de ventes, les notes de crédit, etc.

Pourquoi la réconciliation est-elle importante en comptabilité ?

Les réconciliations de comptes garantissent l'intégrité et la justesse financière d'une entreprise. Les entreprises doivent réconcilier explicitement tout solde de grand livre avec des erreurs graves ou matérielles. Cela leur permet de détecter rapidement et de soumettre les modifications nécessaires au grand livre.

De nombreuses entreprises manquent de temps pour terminer la réconciliation en comptabilité, mettant en péril les processus commerciaux quotidiens. Les entreprises qui utilisent des logiciels de comptabilité et de finance bénéficient d'un risque d'erreur réduit et d'un environnement de contrôle préventif.

Les entreprises effectuent généralement des réconciliations de comptes sur une base mensuelle, bien qu'elles aient la flexibilité de le faire plus fréquemment. Une stratégie axée sur le risque guide les entreprises à prioriser une réconciliation plus fréquente de certains comptes avec un potentiel d'erreurs plus élevé.

Exemples de réconciliation

Les exemples de réconciliations incluent :

• Faire correspondre un relevé bancaire avec des enregistrements de trésorerie internes.
• Aligner un relevé de créances avec les factures des clients.
• Vérifier les relevés des fournisseurs par rapport aux factures impayées.

Causes des écarts de réconciliation

La fréquence des réconciliations dépend de la nature de l'entreprise et du type de réconciliation. Il y a quatre raisons principales pour lesquelles les soldes des comptes ne correspondent pas aux documents sous-jacents :

• Fraude : Certains fraudeurs sont des génies pour effacer les traces, mais la plupart ne le sont pas. Prêter attention aux détails et faire examiner les réconciliations par quelqu'un qui ne travaille pas sur ce compte peut aider à découvrir de nombreuses fraudes.
• Transactions manquantes : Parfois, l'activité transactionnelle est enregistrée dans le grand livre général mais pas dans d'autres documents. Peu importe à quel point l'équipe comptable est attentive, il arrive qu'une transaction passe entre les mailles du filet. La réconciliation aide à détecter de telles erreurs.
• Différences de timing : Parfois, un dépôt ou un paiement effectué dans le logiciel de comptabilité peut ne pas apparaître sur les états financiers mensuels. C'était un problème bien plus important lorsque les chèques papier étaient le principal moyen de paiement pour les commerçants et les travailleurs. Cependant, avec des données de transaction financière quasi instantanées, les entreprises peuvent mesurer le temps entre l'argent quittant un compte et atteignant un autre en minutes ou en heures plutôt qu'en jours ou en semaines.
• Erreurs : Des erreurs peuvent survenir à tout moment lors d'une transaction. Quelqu'un saisissant la transaction peut taper un numéro incorrect ou échanger des chiffres, ou un fournisseur peut effectuer une transaction sur le mauvais compte. Parfois, une réconciliation précédente correspond aux mauvais éléments, causant un temps d'arrêt important jusqu'à ce que le problème initial soit résolu. Toutes ces erreurs peuvent survenir à tout moment dans le cycle de vie d'une entreprise. Cependant, si une entreprise ne réconcilie pas régulièrement ses comptes, elle peut manquer des erreurs au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Types de réconciliation

Les différents types de réconciliations sont :

• Réconciliation bancaire : La réconciliation des relevés bancaires valide le solde bancaire dans les livres d'une entreprise en le comparant au relevé bancaire réel. La réconciliation bancaire est un contrôle interne que de nombreuses entreprises emploient pour garantir la cohérence des données entre les documents financiers et les dossiers officiels. Chaque transaction sur le relevé bancaire est vérifiée par rapport aux dossiers internes d'une entreprise pour faire correspondre les deux enregistrements.
• Réconciliation des fournisseurs : La réconciliation des fournisseurs est le processus de réconciliation des comptes fournisseurs d'un fournisseur avec le relevé du fournisseur. Dans ce cas, une entreprise réconcilie le solde du fournisseur dans ses livres avec le solde du fournisseur dans les livres du fournisseur. Cela garantit qu'il n'y a pas d'incohérences ou d'erreurs entre le montant qu'un fournisseur facture à une entreprise et les produits ou services reçus. Les relevés des fournisseurs ne sont pas automatiquement soumis et sont régulièrement recherchés pour réconcilier ces comptes.
• Réconciliation des clients : Les entreprises qui accordent des conditions de crédit à leurs clients effectuent une réconciliation des clients ou une réconciliation des comptes clients. Pour détecter les incohérences, ce processus compare le grand livre des comptes clients au compte de contrôle des créances dans le grand livre général. Il aide également à détecter les activités frauduleuses des comptes clients.
• Réconciliation interentreprises : Avec la réconciliation interentreprises, une société holding unifie tous les grands livres de ses filiales pour éliminer les flux interentreprises. Elle analyse les écarts potentiels entre les filiales causés par des erreurs de facturation et d'autres transactions telles que les prêts, les dépôts et les intérêts. Cela est nécessaire pour normaliser la croissance des actifs, des passifs, des revenus et des coûts dus aux transactions interentreprises.
• Réconciliation spécifique à l'entreprise : Cela est unique et propre à chaque entreprise. Par exemple, les entreprises basées sur des produits effectuent un inventaire pour garantir que la valeur de l'inventaire sur le bilan représente correctement la valeur des marchandises en stock. Cela nécessite qu'une personne compte physiquement le nombre de produits conservés.

Avantages de la réconciliation

La réconciliation est essentielle pour tous les types d'entreprises. Voici quelques-uns de ses principaux avantages :

• La réconciliation aide à détecter la fraude ou les transactions surfacturées.
• Elle réduit le risque de non-conformité en assurant l'exactitude en cas d'audit.
• Elle révèle un mauvais comportement financier, tel que le vol ou les problèmes de déclaration.

Que comprend la réconciliation d'un compte ?

La réconciliation des comptes suit un ensemble de procédures de base, qu'elle soit effectuée manuellement ou automatiquement. Voici le processus étape par étape pour effectuer une réconciliation de compte :

• Comparez le registre de compte de l'entreprise avec le relevé bancaire. Vérifiez chaque paiement et dépôt sur le registre de compte interne correspondant au relevé. Notez toutes les transactions sur le relevé bancaire sans documentation supplémentaire, comme un reçu de paiement ou un talon de chèque.
• Tous les paiements sortants sont enregistrés dans les dossiers internes d'une entreprise et le compte bancaire. Soustrayez tous les chèques, les activités de distributeur automatique de billets (DAB) ou d'autres frais du solde du relevé. Identifiez tous les frais sur le relevé bancaire non reflétés dans les dossiers de l'entreprise. Soyez attentif aux chèques non compensés, aux paiements automatiques enregistrés en interne et non compensés, aux coûts d'impression de chèques, aux frais de service DAB et à d'autres frais bancaires tels que les fonds insuffisants, les découverts ou les frais de dépassement de limite.
• Assurez-vous que tous les paiements entrants sont enregistrés dans les dossiers internes de l'entreprise et le compte bancaire. Identifiez tous les dépôts non enregistrés et les crédits de compte et ajoutez-les au solde du relevé. Faites les entrées si la banque indique des dépôts non inclus dans les dossiers internes.
• Vérifiez les erreurs bancaires. Les erreurs bancaires sont rares, mais le montant approprié doit être ajusté ou déduit du solde du compte lorsqu'elles se produisent. Les entreprises doivent informer la banque rapidement pour signaler le problème.
• Vérifiez les soldes pour confirmer qu'ils sont exacts. Le solde du relevé bancaire doit maintenant correspondre à la somme dans les dossiers de l'entreprise. Les entreprises doivent préparer un calendrier de support qui décrit les disparités entre les livres internes d'une entreprise et les comptes bancaires en fonction du nombre d'incohérences.