Le MVP de votre entreprise vient de donner son préavis de deux semaines - avez-vous un candidat interne qui peut prendre sa place ?

Le roulement du personnel est quelque chose auquel chaque entreprise doit faire face à un moment donné. Ce qui distingue les meilleures entreprises des autres, c'est leur préparation à gérer le départ d'un employé.

Si vous avez du mal à penser à un candidat interne ayant les compétences nécessaires pour être promu en interne, vous pourriez avoir un sérieux problème de gestion des talents. C'est votre travail en tant que professionnel des ressources humaines d'être préparé à des situations comme celle décrite ci-dessus.

Alors, comment pouvez-vous vous assurer de ne jamais être pris au dépourvu par la démission d'un employé ? En créant une stratégie de planification de la succession complète.

Peut-être que vous n'êtes pas inquiet à l'idée d'embaucher un candidat interne pour un poste vacant et que vous êtes confiant dans votre capacité à recruter de nouveaux talents. Bien que cela puisse fonctionner à court terme, il y a beaucoup de problèmes à long terme que la planification de la succession peut résoudre.

Pourquoi la planification de la succession est-elle importante ?

La première étape pour créer une stratégie de planification de la succession réussie est de comprendre pourquoi elle est importante. Voici trois raisons de haut niveau pour lesquelles vous devriez envisager d'intégrer la planification de la succession dans votre stratégie de gestion des talents :

Elle permet à votre entreprise de fonctionner sans heurts

Il y a un sérieux décalage entre le temps moyen qu'un employé est censé donner lorsqu'il démissionne (deux semaines) et le temps moyen qu'il faut pour pourvoir un poste vacant. Selon un article de Hirevue, il faut en moyenne 42 jours pour pourvoir un poste.

Cela signifie que même dans les meilleures circonstances, vous aurez un poste vacant pendant presque un mois entier avant qu'un nouvel employé ne commence. Cela n'est possible que si vous trouvez le candidat parfait, l'interviewez, lui proposez le poste, et qu'il accepte le tout dans les deux semaines où l'employé qui part est encore là.

Admettons-le : il faut plus de temps que cela pour trouver de bons talents externes et les embaucher. Vous devrez peut-être même publier l'offre d'emploi plusieurs fois pour enfin trouver la bonne personne pour le poste, tout en laissant le temps s'écouler avec un poste vacant dans l'un de vos rôles de niveau supérieur.

La planification de la succession résout ce problème. Si vous planifiez à l'avance et développez les talents internes avant que quelqu'un ne démissionne, vous ne serez pas pris au dépourvu lorsqu'un employé partira pour une nouvelle opportunité.

Elle offre un développement de carrière clair aux employés

La planification de la succession ne consiste pas seulement à anticiper le roulement du personnel, elle consiste également à offrir des opportunités de croissance à vos employés actuels.

Le manque d'opportunités de croissance ou de parcours de carrière clairement définis est la principale raison pour laquelle les employés quittent leur emploi pour de nouvelles opportunités. Les employés qui ont le sentiment que leur talent est cultivé sont moins susceptibles de démissionner ou de chercher un nouvel emploi. La planification de la succession est votre moyen de montrer aux employés qu'il y a des possibilités de croissance dans votre entreprise.

La planification de la succession est également parfaite pour les jeunes employés ambitieux qui ne sont peut-être pas prêts pour une promotion mais dont vous ne voulez pas décourager la motivation. La planification de la succession peut donner aux employés plus juniors l'occasion d'apprendre des employés de niveau supérieur et d'explorer ce qu'ils veulent faire dans leur carrière.

Lorsque vous intégrez la planification de la succession dans votre stratégie de gestion des talents, vous signalez à vos employés qu'il existe un chemin de croissance et de succès dans votre entreprise s'ils sont prêts à faire des efforts.

6 étapes pour une planification de la succession réussie

Maintenant que vous comprenez pourquoi la planification de la succession est importante, il est temps de créer votre propre plan de succession. Comme pour la plupart des processus internes, cela ne sera pas rapide mais cela vaudra le temps et l'énergie nécessaires pour le mettre en œuvre.

Jetons un coup d'œil rapide sur la façon de créer un plan de succession :

Si cela semble déroutant, ne vous inquiétez pas. Nous avons préparé un guide détaillé, étape par étape, pour vous. Consultez-le.

1. Identifier les postes clés

La première étape pour une planification de la succession réussie est d'identifier les postes clés de votre organisation. Identifier les postes clés signifie comprendre quels postes causeraient le plus de dommages à votre entreprise s'ils étaient laissés vacants. Cela peut également signifier identifier les postes que vous savez seront bientôt vacants, par exemple si vous savez que quelqu'un va être promu dans les six prochains mois, vous aurez besoin de quelqu'un pour le remplacer une fois qu'il aura fait la transition.

La plus grande erreur que les gens font avec la planification de la succession est de ne pas planifier suffisamment à l'avance. Vous n'avez pas besoin d'attendre que quelqu'un quitte son poste pour commencer à planifier son successeur. Si vous n'avez qu'un seul designer senior, vous devriez former un designer junior pour ce rôle même s'il n'y a aucune indication que votre designer senior a l'intention de partir ou d'être promu prochainement.

Rencontrez les managers de chaque département et identifiez les postes et les employés les plus précieux de votre entreprise. Décidez quels postes vous souhaiteriez pourvoir en interne si ce poste devenait disponible. Cela servira de base à votre plan de succession.

2. Identifier les compétences nécessaires pour chaque poste

L'étape suivante de la planification de la succession consiste à identifier les compétences clés nécessaires pour les postes que vous avez identifiés à l'étape un. Y a-t-il certaines certifications dont cette personne aura besoin ? Y a-t-il certains logiciels que cette personne devra savoir utiliser ? Y a-t-il des clients que cette personne devra connaître ?

Une fois que vous avez identifié les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle, vous saurez sur quoi vous concentrer pour le développement des employés. Soyez intelligent sur la façon dont vous formez vos employés. Comprendre les compétences dont ils ont besoin pour progresser dans leur carrière bénéficiera à la fois à vous et à l'employé.

3. Évaluer votre personnel

Maintenant que vous avez identifié à la fois les postes clés et les compétences qu'ils nécessitent, vous devez choisir les employés que vous allez impliquer.

Ne faites pas l'erreur de limiter votre champ d'action sur les employés que vous choisirez pour la planification de la succession. Certains employés peuvent être parfaitement satisfaits là où ils sont et ne veulent pas de promotion. D'autres peuvent être intéressés par un département complètement différent et vous n'en êtes pas conscient.

Vous devez être transparent avec vos employés sur ce processus et leur offrir l'opportunité de se manifester s'ils sont intéressés. Encouragez les managers de votre entreprise à parler avec chaque employé de leur développement de carrière et de leurs plans de carrière. Ayez une idée de qui semble prêt pour plus de responsabilités et qui pourrait avoir besoin de plus de temps.

Il est vital que vous communiquiez avec vos employés pour qu'ils comprennent ce qui se passe. Vous voulez que les employés plus juniors comprennent que c'est un chemin vers la croissance de carrière. Vous voulez également que les employés seniors sachent qu'ils ne sont pas remplacés ou licenciés simplement parce que vous formez d'autres employés. C'est un équilibre délicat et être honnête est le meilleur moyen d'éviter la peur ou la confusion.

4. Développer un plan de succession et de transfert de connaissances

Une fois que vous avez terminé les trois premières étapes, il est temps de créer le plan de succession lui-même. Asseyez-vous avec tous vos employés (oui, chacun d'entre eux) et demandez-leur de rédiger une description de leurs responsabilités professionnelles. Demandez-leur de détailler sur quels comptes ils travaillent, les rapports dont ils sont responsables, et les mots de passe de leurs comptes d'entreprise.

La réponse pour la plupart des gens est non et c'est pourquoi créer un manuel pour chaque poste est important. Cela servira de base de connaissances pour quiconque prendra un nouveau poste. Cela garantit que, que vous soyez surpris par le départ d'un employé, vous serez toujours préparé.

5. Utiliser votre temps d'inactivité efficacement

La partie la plus longue de la planification de la succession est d'attendre qu'une opportunité s'ouvre. Il ne suffit pas de promettre aux jeunes employés qu'ils pourraient obtenir une promotion un jour. Vous devez passer le temps où ils ne sont pas promus à investir dans leur formation et leur développement.

Bien qu'un nouveau titre flamboyant puisse être agréable, il y a d'autres choses que vous pouvez offrir à vos employés. Créez un plan de développement de carrière et impliquez vos employés dans leur planification de carrière. Demandez-leur quelles formations ils aimeraient acquérir. Guidez-les dans le processus de croissance en tant que professionnel. Offrez-leur de nouvelles façons de se challenger au travail. Mettez-les en relation avec un mentor au travail.

Si vos employés ont toujours l'impression de progresser pendant le temps qu'ils attendent d'être promus, ils sont moins susceptibles de démissionner par ennui ou frustration.

6. Mettre en œuvre, évaluer et ajuster

Maintenant, lorsque le moment viendra enfin de transférer la responsabilité d'un employé à un autre, vous serez prêt.

Vous aurez déjà identifié et formé un autre employé pour qu'il prenne le rôle sans heurts. Vous pouvez utiliser les deux semaines où votre employé partant est encore employé par votre entreprise pour aider à la transition. Cela leur permet de suivre le travail et de poser toutes les questions qui se posent avant que votre employé partant ne parte.

Une fois la transition terminée, vous devriez permettre à votre employé quelques mois pour s'installer dans son nouveau rôle et vous devriez répondre à toutes les questions qu'il pourrait avoir. Vous pourriez constater que votre première tentative de planification de la succession laisse place à l'amélioration et c'est normal. Identifiez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné et améliorez-vous pour la prochaine fois.

Comment mesurer le succès de votre stratégie de planification de la succession

Il peut être difficile de mettre en œuvre une stratégie de planification de la succession entière par vous-même - c'est pourquoi la technologie est votre meilleure amie. Le bon logiciel de planification et de gestion de la succession peut tout faire, de vous aider à créer les plans de succession physiques à identifier et retenir les meilleurs talents.

Les logiciels de planification de la succession disposent d'une variété d'outils qui permettent aux responsables des ressources humaines de suivre les aspirations de carrière des employés, de retenir les talents internes et de promouvoir en interne, réduisant ainsi les coûts associés à l'acquisition de talents.

Si vous n'utilisez pas déjà un logiciel de planification et de gestion de la succession dans votre stratégie actuelle de gestion des talents, vous pourriez envisager d'explorer vos options.

N'attendez pas qu'il soit trop tard

La planification de la succession peut sembler être un sujet inconfortable à aborder avec vos employés au début, mais cela vous évitera un mal de tête plus tard. Si vous abordez la planification de la succession avec une stratégie claire et êtes ouvert avec vos employés, vous verrez des résultats.

Responsables RH, apprenez-en plus sur la façon dont vous pouvez améliorer votre gestion des talents stratégie.