Comment utiliser la communication asynchrone au travail

Trouver des moyens efficaces de communiquer peut être un véritable défi.

Avec l'essor des équipes à distance et des organisations mondiales, les méthodes traditionnelles de communication évoluent. Bien que le besoin d'appels téléphoniques et de réunions reste constant, il y a une préférence croissante pour les méthodes de communication asynchrones.

Ces styles de communication, qui ne nécessitent pas de réponses immédiates, deviennent discrètement la norme pour beaucoup d'entre nous, que nous le reconnaissions ou non.

Le décalage temporel entre l'envoi de la communication initiale et la réception d'une réponse peut aller de quelques secondes à plusieurs jours ou mois plus tard.

Même si les individus se trouvent dans le même bâtiment, la communication asynchrone peut aider les équipes à rester plus concentrées et à éliminer les distractions tout au long de la journée. Elle est couramment adoptée par les équipes hybrides ou à distance opérant dans divers lieux et fuseaux horaires.

L'email, une forme de communication asynchrone, est populaire dans presque tous les secteurs. Cependant, d'autres peuvent utiliser des technologies plus sophistiquées comme le logiciel de file d'attente de messages (MQ) pour prioriser et stocker les messages après l'envoi des réponses.

Communication synchrone vs asynchrone

Alors que la communication asynchrone ne dépend pas d'une réponse immédiate en temps réel, la communication synchrone fait le contraire. C'est là que des réponses instantanées sont nécessaires, et dans de nombreux cas, des interactions en face à face sont requises.

La communication synchrone se déroule généralement par des appels téléphoniques, des réunions en personne ou virtuelles, où tous les participants sont censés répondre en temps réel. Alternativement, des exemples de communication asynchrone incluent l'email, les textos ou les vidéos enregistrées.

Types de communication asynchrone

De nos jours, il existe de nombreuses options pour les entreprises cherchant à utiliser la communication asynchrone dans leur organisation. Les plus couramment utilisées sont :

• Email
• Slack ou d'autres outils de messagerie instantanée
• Commentaires sur les logiciels de gestion de projet
• Vidéo enregistrée
• Documents annotés dans des logiciels basés sur le cloud
• Messages texte
• Notes vocales

Bien que certaines de ces méthodes puissent également être considérées comme de la communication synchrone en raison de réponses rapides, elles permettent tout de même des délais dans le temps de réponse.

Avantages de la communication asynchrone

La communication asynchrone est devenue de plus en plus courante dans les contextes professionnels et personnels. Les avancées technologiques ont permis un passage des méthodes traditionnelles de communication, transformant notre façon d'interagir et de collaborer.

Productivité améliorée

Les interruptions au travail peuvent être incroyablement distrayantes. Que ce soit la sonnerie d'un appel entrant, le bourdonnement d'une notification ou un collègue passant pour une discussion rapide, cela perturbe la concentration et déraille le flux de travail.

La communication asynchrone signifie que les individus peuvent être plus concentrés sur leur travail et répondre aux communications à un moment qui leur convient le mieux. Non seulement cela leur permet de se concentrer plus productivement sur leurs tâches, mais cela permet également des horaires de travail flexibles.

Meilleure communication pour les équipes à distance

Dans un environnement à distance, même lorsque les membres de l'équipe sont dans le même fuseau horaire, coordonner les réunions peut être difficile en raison des horaires conflictuels et des engagements personnels. Les méthodes asynchrones comblent le fossé en permettant aux équipes distribuées de collaborer efficacement indépendamment de l'emplacement.

Communication documentée

Lorsque les équipes travaillent exclusivement par appels téléphoniques ou réunions en personne, tout résultat important dépend des compétences de prise de notes des personnes impliquées. Sans documentation approfondie, des informations importantes peuvent être manquées ou oubliées.

Avec la communication asynchrone, tous les échanges et détails essentiels sont enregistrés dans le logiciel utilisé. Les emails peuvent être sauvegardés, les commentaires peuvent être conservés dans le logiciel de gestion de projet et, dans de nombreux cas, les informations peuvent être recherchées dans ces outils, ce qui facilite la révision des détails plus tard.

Réflexion et clarté accrues

Tout le monde ne peut pas trouver des réponses sur le champ. La communication asynchrone permet le temps de recherche afin que des idées précieuses puissent faire avancer les projets.

Au lieu de se fier à des réactions instinctives ou impulsives, les gens peuvent peser le pour et le contre, évaluer différentes options et articuler leurs pensées plus clairement. Le résultat assure une collaboration d'équipe plus productive.

Meilleures pratiques pour utiliser la communication asynchrone

Une orientation appropriée sur l'utilisation efficace des méthodes asynchrones peut favoriser une meilleure prise de décision et un engagement envers les objectifs de l'équipe.

Créer un plan de communication clair

Toute méthode de communication qui est censée être utilisée doit être documentée dans le plan de communication d'une entreprise. Ce plan doit délimiter quand utiliser des méthodes asynchrones par opposition à des méthodes synchrones, comment la communication doit être priorisée, et toute information sur les délais de réponse attendus.

Incorporer la communication synchrone

Même avec les meilleurs outils asynchrones en place, parfois, la meilleure façon de communiquer est de décrocher le téléphone et de parler directement à quelqu'un. Cela est particulièrement vrai dans les situations urgentes qui nécessitent une réponse immédiate.

Les politiques de communication devraient indiquer quand la communication synchrone est attendue et fournir des limites suggérées qui maintiennent les équipes productives. Par exemple, des suggestions comme garder les appels ou les réunions sous 30 minutes peuvent aider à éviter des réunions inutilement longues qui prennent du temps de travail précieux.

Communiquer clairement les horaires de travail

Pour les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires, il est essentiel de communiquer quand vous serez en ligne et disponible pour vérifier les messages.

De nombreux outils asynchrones se connectent maintenant aux plateformes de calendrier, permettant à votre statut de se mettre à jour et de se synchroniser automatiquement. Ainsi, si vous êtes en réunion ou hors du bureau, les membres de l'équipe peuvent anticiper des réponses retardées en conséquence.

Planifier du temps de concentration

Réserver du temps pour un travail concentré peut aider à gérer les distractions et encourager la créativité. Ajouter des blocs de temps à votre calendrier signalera une indisponibilité pendant cette période spécifique, surtout si vos outils sont synchronisés.

Certains outils asynchrones comme les boîtes de réception d'email ou les plateformes de messagerie instantanée ont également des fonctionnalités de mise en sourdine, ce qui signifie que vous pouvez toujours être connecté mais ne pas recevoir de notifications pendant une période définie. Cela limite les distractions pendant que vous effectuez un travail en profondeur.

Construire des espaces de travail partagés

La meilleure façon d'être transparent avec la communication asynchrone est d'utiliser des espaces de travail partagés. Ceux-ci rendent tout travail terminé plus visible à travers toute l'équipe et gardent toute la communication au même endroit. C'est essentiel pour des réponses asynchrones faciles et pour documenter toutes les conversations autour des projets de travail.

Meilleur logiciel de file d'attente de messages pour la communication asynchrone

Avec le logiciel de file d'attente de messages, la communication entre différents systèmes informatiques peut être plus rationalisée, permettant aux équipes de répondre aux messages où et quand elles le souhaitent. Ces systèmes sont généralement utilisés par des professionnels de l'informatique comme les administrateurs système et les développeurs de logiciels pour automatiser leurs tâches de communication. De plus, ils priorisent les messages envoyés au sein de différents systèmes informatiques.

Pour être inclus dans la catégorie des logiciels de file d'attente de messages, les plateformes doivent :

• Faciliter la messagerie asynchrone
• Stocker, livrer et supprimer des messages
• Documenter les informations de communication
• Permettre un contrôle administratif sur les autorisations de messagerie

* Ci-dessous se trouvent les cinq principales solutions de logiciels de file d'attente de messages (MQ) du rapport Grid de G2 du printemps 2024. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. IBM MQ

IBM MQ connecte les applications à travers des environnements multi-cloud et hybrides pour permettre aux entreprises de toutes tailles de communiquer plus efficacement. Les messages entre applications sont livrés une fois, garantissant que les réponses sont complétées rapidement par les individus qui ont besoin de ces informations de toute urgence.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Avec ses performances élevées, ses fonctionnalités de scalabilité et de sécurité, IBM MQ simplifie le processus d'intégration, facilitant l'échange de données efficace à travers divers environnements. Son interface intuitive et ses outils de gestion complets rendent facile la configuration, la surveillance et le dépannage des flux de messagerie. »

- IBM MQ Review, Sanket J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Besoin de plus d'options de codage et de traçage d'application & exemples : Springboot, Python, etc. Besoin de tracer au niveau de l'API par objet MQ pour un débogage ciblé. Au niveau du réseau, j'aimerais que le logiciel IBM intègre un traceroute TCP. »

- IBM MQ Review, Frank B.

2. MuleSoft Anypoint

Tout comme un système de gestion de projet, MuleSoft Anypoint connecte plusieurs plateformes de messagerie asynchrone en une seule application pour permettre une vue unique sur des centaines de systèmes ou d'applications. Avec des options sans code et pro-code, les équipes peuvent construire des automatisations qui rendent la messagerie plus efficace.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« MuleSoft Anypoint Platform est une plateforme d'intégration facile à apprendre où la gestion de tout le cycle de vie de l'API peut être effectuée à partir d'une seule plateforme. Vous pouvez concevoir vos APIs en utilisant RAML qui est très facile à comprendre, puis vous pouvez développer des APIs en utilisant Anypoint Studio et effectuer des tests. Appliquer des politiques à plusieurs APIs est également très facile à apprendre. »

- MuleSoft Anypoint Review, Yash G.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La plateforme MuleSoft Anypoint doit améliorer sa stratégie de déploiement. Actuellement, elle n'offre pas de retour en arrière de déploiement à la version précédente. La gestion des accès devrait être simplifiée. »

- MuleSoft Anypoint Review, Kavyasree S.

3. RabbitMQ

RabbitMQ est une application de courtier de messages open-source, avec un système léger et facile à déployer qui fonctionne à la fois dans le cloud et sur plusieurs systèmes d'exploitation majeurs. Le logiciel prend en charge la plupart des plateformes de développeurs, rendant le travail et la messagerie asynchrones rapides et simples.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« J'aime la facilité avec laquelle j'ai pu implémenter RabbitMQ. C'était super facile à configurer, il fonctionne sur docker, il a un panneau d'administration, et a tellement de bibliothèques clientes. »

- RabbitMQ Review, Tomasz J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Certains clients pourraient trouver la procédure de configuration et de configuration de RabbitMQ initialement complexe, surtout pour ceux qui sont nouveaux dans les structures de file d'attente de messages. De plus, le dépannage des problèmes associés au réseau ou au clustering peut être difficile pour les clients qui ne sont pas bien versés dans ces domaines. »

- RabbitMQ Review, Akash M.

4. Apache Kafka

Apache Kafka est une plateforme de traitement de flux open-source écrite à la fois en Scala et en Java. Le logiciel est principalement utilisé dans les industries de la fabrication, de la banque, de l'assurance et des télécommunications. Il collecte et partage des analyses de flux de manière asynchrone et exécute des pipelines de données et des intégrations à haute performance pour des applications critiques.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Il est open source, à l'épreuve des pannes, et facile à utiliser. Ils fournissent également une formation pour apprendre Kafka. Vous pouvez facilement l'intégrer à votre environnement de production. »

- Apache Kafka Review, Sanchit J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Intégrer Kafka dans les applications existantes est une tâche un peu complexe, car cela nécessite une équipe d'experts techniques pour réellement mettre en place l'infrastructure Kafka, ce qui ajoute finalement des coûts et des efforts. »

- Apache Kafka Review, Mahesh P.

5. Google Cloud Pub/Sub

Google Cloud Pub/Sub est un service de messagerie asynchrone, généralement utilisé pour l'analyse de flux et l'intégration de données. Des producteurs et consommateurs d'événements peuvent être créés au sein du système pour communiquer de manière asynchrone lors d'événements de streaming, tout en fournissant une distribution en temps réel et des analyses de données.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Il est très facile d'intégrer tous les outils Google Cloud et chaque outil peut être facilement connecté à un autre et chaque outil peut être simplement géré par authentification. »

- Google Cloud Pub/Sub Review, Pardeep D.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Le prix est un peu élevé par octet envoyé, ce qui nous oblige à faire des sacrifices en termes de nombre d'applications différentes auxquelles nous pouvons envoyer les données et combien nous pouvons envoyer. »

- Google Cloud Pub/Sub Review, Matthew W.

Communiquez à votre propre rythme

Que vous vous en teniez aux méthodes asynchrones traditionnelles comme l'email ou que vous incorporiez de nouvelles technologies comme la messagerie instantanée, la capacité des équipes à répondre à leur propre rythme peut apporter des avantages significatifs à votre organisation. Bien qu'elles ne soient jamais des solutions universelles, les outils asynchrones peuvent être un moyen utile d'augmenter la productivité et la collaboration au sein de votre équipe.

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