Características de SuiteFiles

La marca personalizada se puede aplicar a través del proceso de firma

Conceda acceso para seleccionar datos, entidades, objetos, etc. en función de los usuarios, el rol de usuario, los grupos, etc.

El software está constantemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que realizaron.

Acceda a informes predefinidos y personalizados para supervisar la actividad y el almacenamiento de los usuarios

Se integra a otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint

Permite la integración personalizada con sistemas externos

Permite al firmante firmar documentos de forma fácil e intuitiva

Recuerda a los firmantes los documentos que están a la espera de ser firmados y las fechas de caducidad de los documentos

El proceso de autenticación es seguro y sin problemas

El usuario puede enviar y firmar documentos fácilmente en dispositivos móviles

Sendor/Adminstrators pueden configurar y rastrear documentos fácilmente a través de múltiples pasos de firma

Envíe documentos que requieran firma a 1000 firmantes a la vez

Proporciona informes estándar y una fácil creación de informes personalizados para administrar el proceso de firma

Fácil de crear bloques de firma en todos los tipos/formatos de documentos electrónicos requeridos

Cumple con los cumplimientos regulares requeridos

Realiza un seguimiento de todo el historial de firmas de documentos para cumplir con las regulaciones requeridas

Proporciona características para permitir el escalado para grandes organizaciones

Proporciona funcionalidad que administra la sincronización de archivos entre PC y dispositivos móviles para garantizar que los archivos estén actualizados sin importar en quién o en qué dispositivo estén actualizados.

Posibilidad de acceder a documentos a través de una interfaz web sin que se instale un cliente en un dispositivo

Admite todos los tipos de archivos requeridos, incluidos, entre otros: Google Docs, MS Office, imágenes, videos, etc.

Puede encontrar fácilmente archivos a través de una búsqueda simple y / o avanzada

Las aplicaciones de iOS, Android y Windows Phone proporcionan funcionalidad que permite al usuario realizar las mismas funciones que en un PC

Permite a los usuarios recibir actualizaciones cuando los archivos se han actualizado, agregado, eliminado o movido.

Permite a los usuarios compartir archivos/carpetas individuales con personas externas o internas a la organización. Posibilidad de asignar privilegios de edición o solo visualización.

Los usuarios pueden trabajar simultáneamente en archivos.

Proporciona un registro de auditoría de los cambios y permite a los usuarios volver a una versión específica

Proporciona capacidad de mensajería instantánea interna y/o externa.

Ofrezca funciones de gestión de proyectos como la creación de tareas y el seguimiento dentro de la aplicación.

Permite a las empresas realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos dentro de la aplicación.

Proporciona una aplicación móvil.

Permite que varios usuarios colaboren en un solo documento y vean las ediciones en tiempo real

Permite a los usuarios comunicarse en tiempo real a través de chat y comentarios dentro del documento

Proporcionar repositorio para colaborar en correo electrónico, clientes, trabajos y tareas

Crear tareas y subtareas con asignado, estado y fecha de vencimiento

Proporcionar acceso en tiempo real a los archivos con las versiones más actualizadas

Permite al administrador proporcionar acceso segmentado a la herramienta en función del rol. Fácil de crear nuevos usuarios y eliminar usuarios.

Capacidad para controlar por usuario / grupo acceso a archivos / carpetas, permisos de uso compartido externo, políticas de edición, restricciones de ubicación del dispositivo, uso compartido por dispositivo, etc.

Los administradores pueden restringir el acceso a los archivos por dispositivo en caso de pérdida / robo de dispositivos, así como a los usuarios que ya no trabajan para la organización. También puede proporcionar la capacidad de borrar archivos de dispositivos de forma remota.

Administrar los límites de almacenamiento por usuario o grupo

Elija el centro de datos en el que deben almacenarse sus archivos

Almacena y transfiere archivos en un entorno seguro

Permite a los usuarios colaborar simultáneamente en un documento dentro de la aplicación.

Almacena diferentes versiones de un documento.

Permite a los usuarios proporcionar una firma electrónica dentro de la plataforma.

Permite a las empresas solicitar archivos de los clientes.

Permite a las empresas solicitar comentarios sobre proyectos o documentos de los clientes.

Integre con software como ERP o CRM para utilizar datos para la generación de documentos

Permite a los usuarios generar documentos utilizando información de hojas de cálculo

Capacidad para generar nuevos documentos utilizando otros documentos en múltiples formatos

Incluir plantillas para varios tipos de documentos, como facturas o presupuestos

Automatice la generación de documentos basada en reglas personalizables

Permitir a los usuarios personalizar documentos con fines de personalización de marca

Definir y gestionar flujos de trabajo para la distribución de documentos

Crear una programación para entregar documentos en momentos predefinidos

Proporcionar la capacidad de generar y entregar documentos por lotes

Se integra con calendarios para vincular documentos relevantes para reuniones o citas

Incrusta documentos en vivo en sitios web

Se integra con aplicaciones de terceros, como software de mensajería instantánea empresarial, herramientas de colaboración y software de gestión de proyectos

Realiza un seguimiento de los cambios realizados en los documentos y accede a todo el historial de revisiones

Al revisar documentos, proporciona sugerencias que pueden ser aceptadas o rechazadas por el propietario del documento

Proporciona herramientas de edición y corrección como revisión ortográfica y gramatical

Exporta archivos en varios formatos de archivo, incluidos .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html

Importa documentos en múltiples formatos de archivo para editarlos

Transforma un documento en una página web y lo publica en Internet

Posibilidad de insertar gráficos, incluyendo fotos, cuadros, dibujos, gráficos, etc.

Ofrece múltiples plantillas editables para documentos que incluyen folletos, currículums, calendarios, boletines, etc.

Ofrecer varios temas de color que se pueden aplicar al documento

Compatible con el sistema operativo Microsoft Windows

Compatible con el sistema operativo macOS

Soporta sistema operativo Linux

Proporcionar portales para que los clientes se comuniquen con los contadores

Automatice las solicitudes y recordatorios de los clientes

Consolidar la comunicación entre contadores y clientes

Estandarice el proceso de incorporación con plantillas

Evaluación de tareas y listas de comprobación para nuevos clientes

Crear un nuevo cliente en el sistema una vez que se acepte propsal

Sepa dónde se encuentra cada trabajo, quién está trabajando en qué y qué se dice a los clientes

Compartir, guardar y organizar archivos

Proporcionar una pista de auditoría detallada

Reciba notificaciones en tiempo real por correo electrónico y/o mensajería instantánea sobre nuevas asignaciones, actualizaciones y fechas de vencimiento

Administre integraciones para contabilidad, gestión de proyectos, correo electrónico, integración de datos o plataformas similares

Condensa documentos largos o texto en un breve resumen.

Condensa documentos largos o texto en un breve resumen.

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante

Capacidad para descomponer y planificar procesos de múltiples pasos

Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante

Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos

Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante

Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos

Mejora el rendimiento basado en la retroalimentación y la experiencia

Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas

Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin que se lo pidan.

Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.

Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin necesidad de que se lo pidan.

Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante