Características de Progress ShareFile
Plataforma (14)
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Marca personalizada
La marca personalizada se puede aplicar a través del proceso de firma
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Administración de usuarios, roles y accesos
Conceda acceso para seleccionar datos, entidades, objetos, etc. en función de los usuarios, el rol de usuario, los grupos, etc.
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Internacionalización
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Rendimiento y fiabilidad
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API de integración
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Rendimiento y fiabilidad
El software está constantemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que realizaron.
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Informes y auditoría
Acceda a informes predefinidos y personalizados para supervisar la actividad y el almacenamiento de los usuarios
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Sistema de integración de registros
Se integra a otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint
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Apis
Permite la integración personalizada con sistemas externos
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Internacionalización
Permite a las organizaciones multinacionales utilizar la herramienta de manera efectiva en múltiples idiomas y monedas.
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Rendimiento y fiabilidad
El software está constantemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que realizaron.
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Informes y auditoría
Acceda a informes predefinidos y personalizados para supervisar la actividad y el almacenamiento de los usuarios.
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Sistema de integración de registros
Se integra con otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
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Apis
Permite la integración personalizada con sistemas externos.
Proceso de firma (8)
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Firma de documentos
Permite al firmante firmar documentos de forma fácil e intuitiva
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Recordatorios y vencimientos
Recuerda a los firmantes los documentos que están a la espera de ser firmados y las fechas de caducidad de los documentos
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Proceso de inicio de sesión
El proceso de autenticación es seguro y sin problemas
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Firmas móviles
El usuario puede enviar y firmar documentos fácilmente en dispositivos móviles
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Flujo de trabajo de firma
Sendor/Adminstrators pueden configurar y rastrear documentos fácilmente a través de múltiples pasos de firma
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Firmas digitales masivas
Envíe documentos que requieran firma a 1000 firmantes a la vez
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Informes
Proporciona informes estándar y una fácil creación de informes personalizados para administrar el proceso de firma
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Creación de documentos de firma
Fácil de crear bloques de firma en todos los tipos/formatos de documentos electrónicos requeridos
Seguridad y escalabilidad (3)
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Cumplimiento normativo
Cumple con los cumplimientos regulares requeridos
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Historial de firmas y auditoría
Realiza un seguimiento de todo el historial de firmas de documentos para cumplir con las regulaciones requeridas
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Escalabilidad empresarial
Proporciona características para permitir el escalado para grandes organizaciones
Administración de archivos (16)
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Sincronización de dispositivos
Proporciona funcionalidad que administra la sincronización de archivos entre PC y dispositivos móviles para garantizar que los archivos estén actualizados sin importar en quién o en qué dispositivo estén actualizados.
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Interfaz web
Posibilidad de acceder a documentos a través de una interfaz web sin que se instale un cliente en un dispositivo
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Compatibilidad con tipos de archivo
Admite todos los tipos de archivos requeridos, incluidos, entre otros: Google Docs, MS Office, imágenes, videos, etc.
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Buscar
Puede encontrar fácilmente archivos a través de una búsqueda simple y / o avanzada
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Aplicaciones móviles
Las aplicaciones de iOS, Android y Windows Phone proporcionan funcionalidad que permite al usuario realizar las mismas funciones que en un PC
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Compatibilidad con tipos de archivo
Admite todos los tipos de archivos requeridos, incluidos, entre otros: Google Docs, MS Office, imágenes, videos, etc.
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Metadatos
Agrega automáticamente metadatos descriptivos como el tamaño del archivo y la fecha de carga, tiene campos de metadatos estándar como palabras clave y permite la definición de campos y vocabulario personalizados.
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Versiones
Realice un seguimiento de las versiones que cambian gradualmente del mismo archivo.
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Colaboración
Varios usuarios pueden colaborar en la creación, anotación y revisión de documentos.
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Ensamblado de documentos
Generar automáticamente documentos basados en plantillas y envío de formularios.
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Creación de formularios
Capaz de crear y administrar formularios de usuario enviables.
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Portales y Sitios
Capaz de crear portales y sitios de usuario.
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Disposición
Archive, elimine o revoque automáticamente el acceso a los archivos que han llegado al final de su ciclo de vida.
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Buscar
Puede encontrar fácilmente archivos a través de una búsqueda simple y / o avanzada.
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Interfaz web
Posibilidad de acceder a documentos a través de una interfaz web sin necesidad de instalar un cliente en un dispositivo.
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Aplicaciones móviles
Las aplicaciones para teléfonos iOS, Android y Windows proporcionan una funcionalidad que permite a los usuarios realizar las mismas funciones que en un equipo.
Colaboración (4)
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Seguimiento de archivo
Permite a los usuarios recibir actualizaciones cuando los archivos se han actualizado, agregado, eliminado o movido.
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Uso compartido de archivos
Permite a los usuarios compartir archivos/carpetas individuales con personas externas o internas a la organización. Posibilidad de asignar privilegios de edición o solo visualización.
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Edición simultánea
Los usuarios pueden trabajar simultáneamente en archivos.
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Seguimiento de cambios / Registros de auditoría
Proporciona un registro de auditoría de los cambios y permite a los usuarios volver a una versión específica
Administración (6)
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Administración de usuarios y roles
Permite al administrador proporcionar acceso segmentado a la herramienta en función del rol. Fácil de crear nuevos usuarios y eliminar usuarios.
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Políticas y controles
Capacidad para controlar por usuario / grupo acceso a archivos / carpetas, permisos de uso compartido externo, políticas de edición, restricciones de ubicación del dispositivo, uso compartido por dispositivo, etc.
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Administración de dispositivos
Los administradores pueden restringir el acceso a los archivos por dispositivo en caso de pérdida / robo de dispositivos, así como a los usuarios que ya no trabajan para la organización. También puede proporcionar la capacidad de borrar archivos de dispositivos de forma remota.
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Límites de almacenamiento
Administrar los límites de almacenamiento por usuario o grupo
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Zonas de almacenamiento
Elija el centro de datos en el que deben almacenarse sus archivos
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Seguridad
Almacena y transfiere archivos en un entorno seguro
Flujo (5)
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Automatización de procesos
Especificar una serie de condiciones y acciones puede automatizar los procesos internos, es personalizable a las complejidades de las necesidades de la organización y fácil de configurar y ejecutar.
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Condiciones
El motor de flujo de trabajo proporciona condiciones relevantes y personalizables en las que ejecutar reglas.
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Actividades
Cualquier acción que un usuario pueda realizar en el sistema se puede especificar como una acción automatizada.
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Administración de registros
El sistema proporciona las herramientas necesarias y la funcionalidad para mantener evidencia de actividades comerciales y cumplir con los requisitos gubernamentales o los estándares de la industria.
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Gestión de casos
El sistema proporciona funcionalidad especializada para agrupar contenido estructurado y no estructurado, automatizar procesos adaptables de varias personas y establecer plazos para casos abiertos. Además, los casos se pueden completar y cerrar con la información asociada almacenada y auditable.
Arreglo (4)
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Actividades
Proporcionar actividades y tareas estándar que los usuarios puedan personalizar
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Flujos
Los usuarios pueden crear flujos fácilmente utilizando funciones de arrastrar y soltar
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Dependencias
Definir y administrar dependencias entre tareas y flujos de trabajo
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Notificaciones
Incluir modificaciones que se pueden usar con flujos de trabajo
Gestión (6)
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Actualizaciones
Capacidad para actualizar varios flujos de trabajo al mismo tiempo
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Auditoría
Mantener un historial de todos los cambios en el flujo de trabajo
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Integración
Integración con ERP o software de gestión de proyectos
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Administración de archivos
Función de arrastrar y soltar para transferir archivos y directorios.
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Sincronización
Admite la sincronización de directorios remotos y locales.
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Rendimiento
El protocolo ofrece transferencia de datos de alto rendimiento.
Conceptos básicos de la plataforma (7)
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Permisos de documento
Proporciona opciones granulares de permisos de usuario relacionadas con la visualización y edición de documentos
Móvil
Ofrece acceso al usuario a través de plataformas móviles
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Seguridad de documentos
Proporciona opciones de seguridad sólidas, como autenticación de dos factores, controles de inicio de sesión único o escaneo de huellas digitales
Organización de listas de proyectos y tareas
Capacidad para organizar proyectos y tareas recurrentes en flujos de trabajo estandarizados.
Plantillas de proyecto
Proporciona plantillas de proyectos de marketing, que pueden incluir calendarios editoriales, planes de proyectos de marketing, solicitudes creativas, gestión de campañas, calendario de eventos, etc.
Roles de los miembros del equipo
Capacidad para asignar a los miembros del equipo roles específicos en proyectos específicos.
Alertas y notificaciones automatizadas
Capacidad para enviar alertas y notificaciones automáticas cuando los proyectos han sido actualizados y/o obligados.
Contenido de la plataforma (1)
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Uso compartido de archivos
Tiene capacidades seguras de uso compartido de archivos para uso compartido interno o externo
Funcionalidad adicional de la plataforma (2)
Trituración remota
Permite a los usuarios revocar rápidamente el acceso a los documentos incluso después de la descarga
Filigranas
Genera automáticamente marcas de agua en los documentos cuando se descargan, visualizan o imprimen
Datos de la plataforma (1)
Informes
Proporciona métricas sobre el historial del usuario, como vistas de documentos y ediciones
Rendimiento de la plataforma (2)
Carga masiva
Permite a los usuarios cargar varios archivos a la vez
Búsqueda de texto completo
Encuentra contenido o archivos usando palabras clave, metadatos, etiquetas, etc.
Planificación de contenido (2)
Organización del contenido
Capacidad para organizar el contenido y gestionar las aprobaciones durante el proceso de creación de contenido.
Asignación de tareas
Capacidad para asignar tareas de contenido a escritores, diseñadores y editores.
Otras características (2)
Integraciones
Capacidad para integrarse con otras herramientas, incluidas herramientas de gestión de proyectos, herramientas de productividad, tecnología de marketing, herramientas de publicación, etc.
Informes
Capacidad para exportar todas las actividades de marketing a un informe PDF para compartir fácilmente los resultados con las partes interesadas relevantes.
Funcionalidad (4)
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Transferencia de archivos
Permite la transferencia de archivos entre equipos remotos a través de una red.
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Soporte de idiomas
Soporta Unicode, es decir, está disponible en varios idiomas.
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Copia de seguridad de archivos
Permite la copia de seguridad de archivos enormes.
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Soporte móvil
Admite accesibilidad a través de diferentes sistemas operativos y dispositivos móviles.
Seguridad (3)
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Encriptación
Transforme o codifique los archivos antes de la transferencia para garantizar la seguridad.
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Autenticación
Garantiza la identidad y los derechos de un cliente para acceder a un servidor.
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Control de acceso
Permite un acceso limitado de los usuarios a través de las transferencias de archivos y servidores.
Rendimiento de la campaña de marketing (2)
Seguimiento del rendimiento y el ROI
Capacidad para realizar un seguimiento del rendimiento de la campaña de marketing y el retorno de la inversión (ROI).
Seguimiento de actividades
Capacidad para comparar los planes de marketing con la actividad histórica.
IA generativa (1)
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Generación de texto
Permite a los usuarios generar texto basado en un mensaje de texto.
Agente AI - Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) (3)
Ejecución Autónoma de Tareas
Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Interacción en Lenguaje Natural
Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas
Toma de decisiones
Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.
AI Agente - Colaboración de Contenido en la Nube (3)
Ejecución Autónoma de Tareas
Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Integración entre sistemas
Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos
Interacción en Lenguaje Natural
Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas
Firma electrónica de IA agentica (6)
Ejecución Autónoma de Tareas
Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Integración entre sistemas
Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos
Aprendizaje adaptativo
Mejora el rendimiento basado en la retroalimentación y la experiencia
Interacción en Lenguaje Natural
Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas
Asistencia proactiva
Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin que se lo pidan.
Toma de decisiones
Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.
AI Agente - Gestión de Flujos de Trabajo (7)
Ejecución Autónoma de Tareas
Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Planificación en múltiples pasos
Capacidad para desglosar y planificar procesos de múltiples pasos
Integración entre sistemas
Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos
Aprendizaje adaptativo
Mejora el rendimiento basado en la retroalimentación y la experiencia
Interacción en Lenguaje Natural
Participa en conversaciones similares a las humanas para la delegación de tareas
Asistencia proactiva
Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin necesidad de que se lo pidan.
Toma de decisiones
Toma decisiones informadas basadas en los datos disponibles y los objetivos.
AI Agente - Calendario de Marketing (4)
Ejecución Autónoma de Tareas
Capacidad para realizar tareas complejas sin intervención humana constante
Planificación en varios pasos
Capacidad para desglosar y planificar procesos de múltiples pasos
Integración entre sistemas
Funciona en múltiples sistemas de software o bases de datos
Asistencia proactiva
Anticipa necesidades y ofrece sugerencias sin necesidad de que se lo pidan.





