Alcance del Proyecto

¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance de un proyecto es un conjunto de parámetros que describe los objetivos, entregables y plazos de un proyecto. Define exactamente qué se debe hacer para completar el proyecto.

El objetivo del alcance de un proyecto es crear una estructura dentro de la cual el equipo pueda trabajar. Esto ayuda a prevenir un problema conocido como crecimiento del alcance, cuando los entregables van más allá de lo que se había delineado en el alcance original del proyecto. No solo el crecimiento del alcance añade trabajo y estrés extra al equipo, sino que también puede volverse costoso a medida que comienzan a aparecer retrasos en el cronograma.

Crear una declaración de alcance del proyecto desde el principio es una de las mejores maneras de evitar esto. Documenta claramente los detalles del proyecto y puede usarse con software de gestión de proyectos para una asignación de tareas y gestión de presupuesto más efectivas.

Tipos de alcance del proyecto

Cualquier proyecto debe tener un alcance del proyecto delineado desde el principio. Algunos de los tipos comunes de alcance de proyectos empresariales son:

• Alcance de proyecto de software. Al desarrollar o implementar nuevo software, los equipos técnicos deben delinear las funciones y objetivos asociados con la nueva tecnología. Elaborar una declaración de alcance también puede obtener el apoyo de los interesados para el nuevo software.
• Alcance de proyecto de marketing. Cualquier campaña de marketing a gran escala necesita alcances de proyecto. Esto asegura que todos los elementos del marketing tanto offline como online estén incluidos, permitiendo a los gestores de proyectos asignar tareas individuales a los miembros del equipo de marketing.
• Alcance de proyecto de eventos. No importa el tamaño del evento, un alcance de proyecto puede ayudar a mantenerlo dentro del presupuesto. La información del lugar, detalles de catering, horarios y estimaciones de asistentes deben formar parte del alcance del proyecto del evento.

Elementos básicos de un alcance de proyecto

Al elaborar una declaración de alcance del proyecto, se deben abordar varias piezas clave de información.

• Metas y objetivos. Ningún proyecto tendrá éxito si el resultado previsto no se declara claramente antes de comenzar el trabajo. Los gestores de proyectos necesitan comunicar los resultados finales a los interesados y al equipo en general.
• Entregables. Estas son tareas que deben completarse para finalizar un proyecto. Las tareas y los miembros del equipo responsables de ellas deben documentarse para mantener a todos responsables de su trabajo. Los entregables pueden tener sus propios plazos para mantener el proyecto general avanzando.
• Restricciones o problemas previstos. Si hay problemas que un gestor de proyectos prevé durante el curso del proyecto, también deben anotarse en el alcance del proyecto. Las formas sugeridas para superarlos o las opciones alternativas también son útiles para agregar.
• Hitos y plazos. Los plazos del proyecto son piezas esenciales de información para incluir en el alcance. Perder hitos puede causar serios problemas en el proyecto, como gastar de más o no cumplir con las expectativas del cliente.
• Presupuesto. Saber cuánto dinero se está asignando al proyecto en su conjunto es vital, pero los equipos también necesitan delinear presupuestos individuales para los entregables. Algunos entregables pueden exceder su presupuesto asignado, lo que significa que el gestor de proyectos tiene que reasignar dinero de otras áreas para adherirse al plan financiero general.
• Recursos disponibles. Aparte del presupuesto, también es importante detallar qué otros recursos tiene el equipo a su disposición. Esto podría ser recursos físicos como equipos o software o personal disponible que pueda ayudar con los entregables del proyecto.

Beneficios de un alcance de proyecto

Hay muchos beneficios que provienen de elaborar un alcance de proyecto, que se reducen a tres áreas críticas:

• Gestión del costo del proyecto. El gestor de proyectos es responsable de mantener todo dentro del presupuesto. Cuando esto se delinea claramente en el alcance del proyecto, hay menos posibilidades de excederse.
• Programación del proyecto. Cuando los plazos son claros, el proyecto sigue avanzando al ritmo esperado. Esto mantiene los recursos disponibles para el proyecto cuando se necesitan, sin afectar los horarios de otros miembros del equipo o quitar recursos de otros proyectos.
• Enfocarse en los resultados del proyecto. Cada proyecto debe tener un objetivo final. Trabajar bajo un alcance de proyecto significa que las tareas individuales permanecen presentes junto con el proyecto más amplio. Mantiene a los equipos enfocados en las áreas correctas, especialmente aquellas que tienen un impacto financiero en el negocio.

Mejores prácticas para el alcance del proyecto

Al trabajar en un nuevo proyecto, delinear el alcance desde el principio es la mejor manera de mantener los objetivos en el camino. Los gestores de proyectos deben definir el alcance del proyecto:

• Delineando primero los objetivos. Las metas y resultados del proyecto son el paso más importante en cualquier alcance de proyecto. Los equipos necesitan saber qué esperan lograr antes de que se puedan asignar tareas y entregables individuales. El destino del proyecto siempre es el primer aspecto a decidir.
• Recopilando información sobre recursos. Los gestores de proyectos deben trabajar con otros departamentos para averiguar qué recursos están disponibles. Este acceso afecta los plazos y hitos, por lo que construir un plan de gestión de recursos es útil antes de concretar las fechas de vencimiento.
• Elaborando una declaración de alcance. Redactar una declaración de alcance pone toda la información relevante en un solo lugar. La declaración debe explicar las partes más importantes del alcance del proyecto, incluidos los miembros del equipo y los plazos involucrados. Los entregables individuales no necesariamente tienen que delinearse aquí. En su lugar, se puede usar software de gestión de proyectos para rastrear estas tareas. Los hitos y plazos principales son suficientes para la declaración de alcance.
• Refiriéndose frecuentemente a la declaración. Es fácil que los proyectos se desvíen, tanto en términos de presupuesto como de tiempo. Al revisar la declaración de alcance regularmente, los gestores de proyectos pueden obtener una mejor imagen de los obstáculos que enfrentan. Los gestores entonces tienen tiempo para hacer correcciones antes de que ocurran errores costosos.

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