¿Qué es el seguimiento de inventario?
El seguimiento de inventario es el proceso de supervisar y rastrear el stock de una empresa. Esto incluye monitorear las partes del inventario, ubicaciones y cantidades. El seguimiento de inventario es necesario cuando se intenta utilizar los presupuestos de la empresa de manera efectiva y satisfacer las demandas de los clientes de manera eficiente.
El papel del seguimiento de inventario en el proceso de gestión de la cadena de suministro radica en mantener la precisión en cada etapa de la cadena de suministro. El seguimiento y la gestión de inventario se consideran uno de los primeros pasos en la cadena de suministro. Sienta las bases para garantizar recursos disponibles que eventualmente serán productos terminados en manos de los consumidores al final de la cadena de suministro.
A medida que los artículos avanzan en el proceso de inventario, la necesidad de un monitoreo cuidadoso aumenta. Implementar un sistema de seguimiento exitoso puede proporcionar a las empresas las herramientas que necesitan para optimizar sus estrategias de inventario y toda la estructura de la empresa.
El seguimiento de inventario es solo un aspecto de la gestión de inventario. Mantener un registro de los conteos de inventario y asegurar una precisión completa puede ser extremadamente laborioso y tedioso. Por eso algunas empresas utilizan software de gestión de inventario para automatizar este proceso. El software de gestión de inventario permite a una empresa monitorear ventas, compras, entregas e incluso revelar errores en el proceso de seguimiento, todo en una sola interfaz.
Tipos de inventario a rastrear
Antes de encontrar un método de seguimiento de inventario adecuado, una empresa debe identificar qué artículos planea rastrear. Las categorías de inventario pueden diferir según las necesidades de la empresa y el portafolio de productos, pero la mayoría de las empresas pueden categorizar sus materiales de inventario en cuatro tipos diferentes.
- Materias primas: Materiales utilizados para la producción de activos de la empresa. Esto incluye materiales directos utilizados para fabricar productos y materiales indirectos que no son parte física de un producto pero son necesarios en el proceso de producción.
- Suministros de proyecto: Artículos que se utilizan en el proceso de proyectos en curso de la empresa. Esto incluye mano de obra, equipo de construcción y materiales de embalaje y envío.
- Artículos completados: Bienes que han pasado por producción y fabricación y se consideran cumplidos.
- Suministros de reparación: Materiales mantenidos en inventario para ser utilizados en reparaciones necesarias o mantenimiento regular de producción.
Beneficios del seguimiento de inventario
Un plan de seguimiento de inventario exitoso debería ayudar a las empresas a gestionar su inventario sin esfuerzo. Los beneficios del seguimiento de inventario describen lo que puede hacer para ayudar a una empresa a funcionar de manera más eficiente, tanto dentro como fuera del proceso de gestión de inventario.
- Mejorar la precisión. Prestar especial atención al seguimiento del inventario crea menos oportunidades para discrepancias en los conteos de inventario. Hacer una lista y revisarla dos veces solo permitirá un proceso de gestión de inventario más preciso en general.
- Mejorar la productividad. El seguimiento de inventario crea un entorno donde todas las estadísticas y datos de inventario son confiables y están actualizados. Cuando la información es confiable, las empresas pueden moverse con agilidad y facilidad. Un inventario inexacto crea contratiempos, y se gasta más tiempo corrigiendo errores que permaneciendo en la tarea.
- Aumentar la lealtad del cliente. A medida que el seguimiento de inventario permite que ocurra la eficiencia, el producto de la empresa se moverá sin problemas a través del proceso de inventario. Cuando la velocidad de cumplimiento de pedidos aumenta debido a esa eficiencia, el cliente recibe su producto más rápido de lo anticipado. Esta satisfacción del cliente crea lealtad del cliente en el futuro.
- Reducir costos excesivos. Cuando el inventario no se mantiene adecuadamente, hay mayores riesgos de escasez y excedentes. Una empresa puede optar por comprar o evitar comprar artículos si asume que ya tiene una cierta cantidad en stock. Un conteo de inventario inexacto puede significar costos adicionales o menos recursos disponibles.
- Asignar costos de manera efectiva. A medida que se reducen los costos, las empresas podrán asignar el presupuesto de inventario de manera más constructiva. El seguimiento de inventario abre más espacio para gastar dinero en necesidades de inventario. Las necesidades también se hacen más claras con el seguimiento de inventario, ya que la información actualizada hace que las necesidades de inventario sean más evidentes.
- Prevenir pérdidas. A medida que mejora el sistema de seguimiento de inventario, una empresa tiene menos probabilidades de perder o extraviar artículos. Como resultado, el tiempo y el dinero que se podrían haber gastado buscando o reemplazando estos artículos ya no se desperdician.
- Ganar visibilidad de la cadena de suministro. Al descubrir problemas dentro del proceso de seguimiento de inventario, una empresa puede darse cuenta de qué sistemas de toda la cadena de suministro necesitan ser rediseñados. Obtener retroalimentación de equipos de la cadena de suministro como proveedores y partes interesadas también puede revelar oportunidades para una mejora general.
Técnicas de seguimiento de inventario
Si una empresa tiene inventario, puede implementar un proceso de seguimiento de inventario. Mantener un registro cercano del stock de la empresa no está limitado al tamaño de un negocio o al presupuesto asignado al inventario. Hay varias formas en que una empresa puede elegir rastrear su inventario según sus objetivos y necesidades.
- Seguimiento manual es el más básico de los métodos de inventario, generalmente realizado con un simple lápiz y papel. El seguimiento manual, cuando se realiza diariamente, puede ayudar a una empresa a obtener más visibilidad de problemas evidentes o compras necesarias. Este método es más popular entre las pequeñas empresas.
- Hojas de cálculo podrían ser la opción adecuada si una empresa encuentra favorable el seguimiento manual pero desea un método más organizado. En una hoja de cálculo, la información de inventario se puede actualizar y calcular sin margen de error matemático o malentendidos.
- Un sistema de tarjetas se puede utilizar para mantener a todos informados sobre las necesidades de inventario próximas. La tarjeta "kanban" en el sistema de tarjetas ayuda al equipo de inventario a notificar a los compradores de la empresa sobre el stock bajo. Cuando los empleados notan que un artículo necesita ser comprado o reabastecido, la tarjeta se completa con información que incluye descripción del artículo, cantidad, fecha de compra, ubicación, número de parte y fecha esperada para la recompra.
- Un sistema de código de barras da a las empresas la capacidad de personalizar códigos de barras según sus estándares de organización de inventario. Los códigos de barras se colocan en cada artículo y se pueden sincronizar con un sistema de software o aplicación que actualiza la ubicación del artículo en tiempo real. Los códigos de barras se pueden escanear a medida que avanzan en el proceso de inventario y se registran en un sistema de software de código de barras para asegurar que se contabilicen en cada paso.
- Un sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID) se puede utilizar para dar a las empresas un enfoque relativamente sin intervención para mantener los conteos de inventario. Las etiquetas RFID se colocan en cada artículo en inventario y emiten una señal de radio que lleva toda la información esencial sobre la parte. Esta información se puede enviar a un sistema de software o aplicación que rastrea cada movimiento del artículo utilizando esas frecuencias de radio.
- Software basado en la nube es ideal para empresas que pueden necesitar acceder a la información de inventario desde cualquier parte del mundo. Los conteos de inventario se pueden actualizar constantemente, con toda la información sincronizada en cualquier dispositivo que use el software. Algunos software basados en la nube incluso ofrecen la capacidad de utilizar capacidades de software de planificación de la demanda, lo que solo ayudará a aumentar la eficiencia de la gestión de inventario.
Mejores prácticas de seguimiento de inventario
Incluso después de elegir la técnica de seguimiento ideal, todavía hay cosas que se pueden hacer para asegurar la precisión del conteo de inventario en cada paso. Aquí hay algunos consejos clave a tener en cuenta al rastrear inventario:
- Priorizar el etiquetado. Al recibir cualquier artículo que planea unirse al inventario de la empresa, etiquetar ese artículo lo antes posible debe ser de la más alta prioridad. Dependiendo del método de seguimiento de inventario, como el uso de códigos de barras o etiquetas RFID, el etiquetado puede verse diferente. Organizar los artículos según el sistema de la empresa hará que el proceso sea mucho más fluido a medida que se asignan a su espacio de inventario.
- Utilizar la previsión de la demanda. La planificación de la demanda del cliente puede ayudar a una empresa a predecir cuánta inventario puede ser necesaria en un momento dado. Además, mantener datos históricos de demanda a lo largo del tiempo es esencial para preparar las compras de inventario. Usar datos históricos ayuda a notar tendencias del mercado y cuál puede ser el plan ideal para responder a las condiciones cambiantes cuando se trata de inventario futuro.
- Mantener stock de respaldo. Aunque la planificación de la demanda es extremadamente útil, no está garantizada. Por lo tanto, las empresas deben considerar mantener inventario de respaldo que pueda ayudar en un aumento repentino de la demanda. Este stock debe ser de materiales no perecederos que puedan almacenarse para un día lluvioso.
- Tomar inventario en tránsito. Muchas empresas priorizan mantener el conteo de stock mientras se encuentra en la ubicación principal de inventario. A medida que las cosas avanzan en el proceso de inventario, las posibilidades de perder un conteo preciso aumentan. Las empresas deben asegurarse de que el inventario se cuente en cada paso, especialmente cuando está en tránsito.
- Realizar controles regulares. Incluso después de elegir una técnica de seguimiento adecuada, una empresa debe crear un sistema para el conteo constante de inventario. Esto incluye control de calidad para asegurar que todo el inventario disponible sea utilizable. Mantener la información de inventario lo más actualizada posible permitirá un proceso de gestión mucho más fluido en cada paso.
- Automatizar el sistema de seguimiento. Con los continuos avances en inteligencia artificial, el software de seguimiento de inventario se está volviendo más confiable. Considere utilizar este software para agilizar el proceso de conteo y hacer que la gestión de inventario sea más eficiente en su conjunto.
Seguimiento de inventario vs. seguimiento de activos
El seguimiento de inventario y el seguimiento de activos se confunden frecuentemente debido a su aplicación similar en la organización de recursos de la empresa; sin embargo, la diferencia más significativa entre los dos radica en lo que se está rastreando y por qué.
El seguimiento de inventario es la organización de artículos que una empresa utiliza activamente o utilizará en la producción de productos. Estos artículos se monitorean constantemente y requerirán reabastecimiento a medida que se produzcan productos.
El seguimiento de activos es la organización de artículos valiosos. Los artículos físicos pueden incluir muebles de la empresa, vehículos y computadoras. Otros activos que se pueden rastrear incluyen licencias de software, patentes y contratos. Estos artículos generalmente están disponibles de manera constante y requieren poco reabastecimiento.
A diferencia del seguimiento de inventario, las empresas generalmente no consideran demasiadas opciones en cuanto a cómo rastrean sus activos. Hoy en día, las empresas prefieren rastrear sus activos digitalmente utilizando identificaciones de activos y un sistema de seguimiento virtual o software de seguimiento de activos. Los activos requieren información extensa debido a su papel en las finanzas de la empresa. Los activos deben ser rastreados eficientemente para asegurar que la empresa no pague impuestos excesivos, y las reclamaciones de seguros se pueden hacer tan pronto como un artículo se identifique como perdido o robado.
El seguimiento de activos y el seguimiento de inventario son similares en muchos aspectos. Uno de esos aspectos incluye cómo se organizan. Tanto el seguimiento de activos como el seguimiento de inventario se pueden organizar utilizando métodos como el uso de códigos de barras y etiquetas RFID. Ambos pueden utilizar software de seguimiento para automatizar el proceso de conteo y categorización. El seguimiento de activos y el seguimiento de inventario también se utilizan para evitar escasez y excedentes, asignar presupuestos de manera efectiva y ahorrar tiempo valioso.
El seguimiento de activos y el seguimiento de inventario son necesarios para asegurar que una empresa esté al tanto de todos los recursos de la empresa y que la producción de productos funcione eficientemente con todos los artículos necesarios para cumplir con los objetivos.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
