¿Qué es el archivado de información?
El archivado de información es un proceso de almacenamiento de datos en grandes sistemas de almacenamiento después de que se identifican como inactivos. El software de archivado de información ayuda a archivar contenido de usuario como SMS, mensajería instantánea y datos de redes sociales públicas y empresariales. Los datos archivados pueden ser recuperados en cualquier momento. Las empresas a menudo utilizan software de archivado de información empresarial (EIA) para implementar el proceso de archivado de información.
Tipos de archivado de información
Dependiendo de para qué se utiliza el archivado o la industria en la que se encuentra una empresa, se utilizará uno de los siguientes tipos de archivado de información:
- Archivos de cumplimiento: Este tipo de archivado de información se utiliza para cumplir con los requisitos regulatorios. Las soluciones de archivado de información de cumplimiento pueden almacenar una variedad de datos en grandes cantidades. Este tipo de archivado de información asegura el cumplimiento y la seguridad mientras se archivan los datos.
- Archivos de análisis: Los archivos de análisis almacenan datos que consisten en información sobre los productos y los clientes. Esto ayuda a mejorar prácticas empresariales como la planificación estratégica y la creación de campañas.
Beneficios de usar el archivado de información
El archivado de información puede ayudar a las organizaciones de muchas maneras diferentes. Algunos de ellos se mencionan a continuación:
- Ahorro de costos: Los datos archivados pueden almacenarse en dispositivos asequibles, siempre que los dispositivos estén protegidos contra fallos. Cuando los datos se trasladan del almacenamiento principal, ayuda a ahorrar energía y costos de centros de datos.
- Compresión de datos: Los datos que ya no se utilizan se comprimen. Esto ahorra hasta un 50% de consumo en almacenamiento. Esto resulta en ahorros anuales en el almacenamiento de datos.
- Cumplimiento regulatorio: Los datos archivados pueden mantenerse durante un tiempo predeterminado con la ayuda de políticas. Esto ayuda a acceder a los datos cuando sea necesario.
- Mejora del rendimiento: Después de mover los datos que ya no se utilizan o datos fríos a archivos, deja a la organización con menos registros para procesar, lo que ayuda a un tiempo de procesamiento más rápido, menor espacio en disco y búsquedas de ventajas más rápidas.
- Gestión del ciclo de vida de los datos: La gestión de datos se vuelve tediosa a medida que aumentan los volúmenes de datos. Archivar los datos no utilizados facilita la gestión del resto.
- Productividad mejorada: Dado que el acceso a los datos archivados es más fácil y rápido, ahorra tiempo a los empleados para centrarse en otras tareas importantes.
Mejores prácticas de archivado de información
El archivado de información o archivado de datos es una parte integral del ciclo de vida de los datos. Para que el archivado funcione, los usuarios deben seguir estas mejores prácticas:
- Hacer copias múltiples: Es esencial tener más de una copia de seguridad de los archivos de información. Se recomienda tener copias almacenadas en la nube y servidores remotos adicionales.
- Seleccionar el proveedor adecuado: Elija el proveedor de retención de datos y nube adecuado. Tener un proveedor de retención de datos confiable puede ayudar a las organizaciones a evitar la pérdida de datos irrecuperable.
- Verificar la integridad de los datos: Es recomendable mantener un control de la integridad de los datos archivados. Debido a que los datos ya no se utilizan, pueden corromperse y existir en la misma condición durante meses sin revisiones regulares.
- Elegir la herramienta de archivado adecuada: Hay varias herramientas de archivado disponibles en el mercado. Algunas soluciones ofrecen archivado de datos, mientras que otras ofrecen soluciones de datos de extremo a extremo con capacidades de archivado de datos integradas.
- Desarrollar una política de archivado de información: Después de cumplir con los requisitos para la estrategia de archivado, es necesario crear una política de archivado que detalle los procesos y procedimientos involucrados.
Archivado de información vs. respaldo de base de datos
El archivado se utiliza generalmente como respaldo de datos por muchas organizaciones. Sin embargo, ambos términos difieren. El respaldo de base de datos es la copia de archivos físicos o virtuales a una ubicación secundaria. El archivado de información es generalmente para reducir el consumo de almacenamiento primario y los costos relacionados. Los datos que no están en uso pero no son obsoletos pueden retirarse del espacio de almacenamiento primario. El respaldo de datos, por otro lado, se utiliza para almacenar datos en almacenamientos externos para un fácil acceso en caso de que los datos originales estén en riesgo.
El archivado de información se utiliza generalmente para acceder a objetos de datos individuales como correos electrónicos y mensajes, junto con metadatos. Por otro lado, el respaldo de datos se utiliza para descubrimientos de datos a gran escala. Los datos de respaldo se escriben en dispositivos de deduplicación para un acceso más rápido a grandes volúmenes de datos.
Shalaka Joshi
Shalaka is a Senior Research Analyst at G2, with a focus on data and design. Prior to joining G2, she has worked as a merchandiser in the apparel industry and also had a stint as a content writer. She loves reading and writing in her leisure.
