Planificación de Inscripción

¿Qué es la planificación de la matrícula?

La planificación de la matrícula es el proceso de desarrollar y gestionar la oferta de programas de una institución. Es una de las responsabilidades más importantes del equipo de admisiones de una escuela. Un buen plan de matrícula puede ayudar a una universidad a alcanzar sus objetivos, mientras que un plan defectuoso puede causar serios problemas.

La planificación estratégica de la matrícula requiere tiempo, habilidad y experiencia para asegurar que haya suficientes recursos disponibles para satisfacer la demanda de matrícula proyectada de un instituto. Las instituciones educativas emplean software de gestión de admisiones y matrícula para manejar todo el proceso de admisiones y matrícula de estudiantes de la escuela.

Como parte de la gestión estratégica de la matrícula (SEM), la planificación de la matrícula requiere un proceso de pensamiento táctico que considere la misión de la institución y el papel que juega la gestión de la matrícula en el logro de las misiones de la institución.

La gestión de la matrícula se divide en cuatro categorías principales:

1. Gestión de admisiones: Un componente esencial de la gestión de la matrícula y el esfuerzo coordinado que mueve y guía a los estudiantes desde ser prospectos hasta inscribirse y más allá. La función de admisiones colabora estratégicamente con los departamentos encargados de administrar la matrícula, orientación, currículo y éxito estudiantil de una institución.
2. Retención: La capacidad de una institución para retener y reinscribir estudiantes de un año al siguiente se conoce como retención. La reputación de cada escuela independiente se basa en la retención. Los miembros de la comunidad (particularmente maestros, líderes escolares, consejeros y aquellos a cargo de las admisiones) deben ser tanto exitosos como estar alineados para que los estudiantes tengan éxito. Es crítico recopilar y evaluar datos para ayudar a las instituciones a reconocer a los individuos con bajo rendimiento y aquellos al borde de abandonar.
3. Investigación: La recopilación y evaluación de datos sobre factores internos y externos que impactan la matrícula, el rendimiento estudiantil y la imagen de la institución es parte del proceso de investigación. El personal debe investigar diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente o incluso de manera ad hoc, y esa investigación debe reflejar adecuadamente las opiniones de los interesados de la escuela y las proyecciones de matrícula. Los datos permiten a las instituciones educativas hacer modificaciones basadas en necesidades en áreas críticas que influyen en el entorno de vida y aprendizaje.
4. Marketing: El proceso de hacer coincidir las fortalezas y características distintivas de un producto o servicio con los requisitos, intereses y habilidades reconocidos de los compradores potenciales y luego promocionarlos en consecuencia. Las iniciativas de marketing en instituciones independientes incluyen definir la imagen institucional, establecer objetivos de matrícula para cumplir con los objetivos generales, determinar el nicho de mercado de la institución y combinar los esfuerzos de marketing y comunicación.

La planificación de la matrícula observa patrones ambientales amplios y evalúa cómo impactan en el grupo más amplio de estudiantes elegibles para postularse a una universidad o institución. Luego establece objetivos para el cuerpo estudiantil y se involucra con iniciativas en todo el campus para asegurar que estos objetivos sean consistentes con las actividades de marketing, reclutamiento, admisión, fijación de matrículas, asistencia financiera, académicos y éxito estudiantil.

El equipo de planificación recopilará información de los departamentos interesados y analizará los objetivos clave durante la planificación de la gestión estratégica de la matrícula. Luego se diseñan los modelos para representar los muchos escenarios potenciales a los que deben aspirar los departamentos de admisiones y ayuda financiera de una institución y cómo las iniciativas de éxito estudiantil deben alinearse con la nueva base optimista de estudiantes.

El proceso de planificación estratégica de la matrícula es frecuentemente llevado a cabo por una oficina de gestión de la matrícula o de admisiones. Muchas instituciones contratan consultores para asistirlos en este proceso.

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¿Por qué es importante la planificación de la matrícula?

A medida que las universidades y colegios continúan reajustando sus presupuestos para ser más fiscalmente responsables, la necesidad de una planificación efectiva de la matrícula se vuelve primordial.

Aunque las instituciones de educación superior, como las escuelas secundarias o los colegios comunitarios, no pueden esperar aumentar la matrícula de nuevos estudiantes cada año, pueden optimizar sus estrategias de matrícula para asegurar que alcancen los objetivos de matrícula para sus programas académicos. Las estrategias incluyen reclutamiento, retención de estudiantes, gestión de la demanda y reclutamiento de estudiantes potenciales, entre otros.

La planificación efectiva de la matrícula proporciona datos relevantes y precisos que son críticos para la escuela en su conjunto. Permite a un establecimiento educativo mejorar los asuntos académicos, evaluar su propuesta de valor y presentar una historia más atractiva a las familias y benefactores potenciales. Es un elemento esencial de la planificación de viabilidad financiera y del proceso de toma de decisiones, ya que ayuda a detectar movimientos del mercado.

Beneficios de la planificación estratégica de la matrícula

La planificación estratégica de la matrícula es uno de los principales factores que contribuyen a la excelencia académica en un establecimiento. La planificación estratégica de la matrícula de una escuela implica elaborar y mantener un esquema de admisión adecuado y beneficioso para aumentar la población estudiantil.

La planificación de la matrícula ayuda a una institución de diversas maneras, incluyendo:

• Apoyar la salud financiera y de matrícula a largo plazo.
• Entregar objetivos rentables creando una estrategia liderada por elementos de acción con el ROI en mente.
• Proporcionar objetivos realistas y verificables para el reclutamiento de estudiantes, el rendimiento estudiantil y la presencia en el mercado de la escuela.
• Asegurar que el objetivo de la institución y la condición actual estén en sincronía con el mercado competitivo en evolución.

Elementos de un plan estratégico de matrícula

La planificación estratégica de la matrícula es un enfoque holístico para el reclutamiento y la matrícula que ayuda a delinear lo que se debe hacer para lograr los objetivos de matrícula. Un plan efectivo de gestión de la matrícula incorpora los siguientes elementos:

• Evaluación institucional y situacional: La evaluación institucional y situacional, como un análisis FODA, se centra en las fortalezas y debilidades institucionales, así como en las oportunidades y peligros externos. Incluye datos sobre tendencias de matrícula y competidores locales para programas académicos especializados y diferenciados.
• Estrategia de reclutamiento y matrícula de estudiantes: Define los objetivos y metas para el reclutamiento de estudiantes basados en programas de grado y modo de aprendizaje. Además, incluye las métricas exactas y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que el personal utilizará para evaluar si se han cumplido o no los objetivos.
• Estrategia de retención y éxito estudiantil: Incluye objetivos, tácticas y narrativas sobre aspectos críticos como el compromiso académico (facultad), ayuda financiera, compromiso entre pares (actividades extracurriculares) y programas de apoyo académico. Esta sección también debe incluir mediciones precisas y KPI para cada una de las tácticas de retención seleccionadas.
• Estrategia de marketing: Debido a que muchos gerentes de matrícula también están a cargo del marketing, una sección sobre estrategia de marketing es crucial para un plan efectivo de gestión de la matrícula. El eslogan, la promesa de marca, las cualidades de la marca y una breve explicación de la evidencia para explicar por qué la estrategia de marca es relevante y aplicable deben incluirse en esta sección del plan. Más significativamente, la investigación de mercado, la publicidad, el sitio web de la universidad y las técnicas de marketing directo deben ser reconocidas y abordadas.
• Estrategia de apoyo financiero estudiantil: Algunas universidades utilizan extensamente descuentos en matrículas, y otras escuelas dependen de la financiación gubernamental. Si se incluye una sección sobre ayuda financiera estudiantil, debe cubrir el método de descuento, las tasas de descuento objetivo y los ingresos netos por matrícula para las cohortes de estudiantes entrantes.

Mejores prácticas para la planificación de la matrícula

La educación superior está continuamente observando las tendencias de matrícula y las próximas demografías para establecer objetivos para cada escuela. Esto ayuda a aumentar los esfuerzos de reclutamiento y la tasa de retención de la matrícula de pregrado.

Aquí hay algunas mejores prácticas a seguir al crear un plan de gestión estratégica de la matrícula:

• Establecer objetivos de matrícula alcanzables en lugar de pronósticos para el éxito de la matrícula. Los objetivos de matrícula también deben ir más allá de una sola cifra. Deben dividirse en subpoblaciones basadas en su especialidad, etnicidad, región, transferencia, etc.
• La matrícula está impulsada por el compromiso. Tener un buen conjunto de indicadores clave de rendimiento de marketing y reclutamiento para seguir ayuda a las escuelas a evaluar sus esfuerzos anuales y tomar decisiones críticas sobre la asignación de presupuesto y estrategia. También les permite cambiar su enfoque en tiempo real en lugar de esperar hasta el final del ciclo.
• La ayuda financiera debe otorgarse para que los estudiantes puedan recibir lo que necesitan cuando planean inscribirse. Proporcionar información precisa a los estudiantes potenciales sobre los gastos de su institución y las posibilidades, programas y procedimientos de ayuda financiera.
• Crear una base de datos de reclutamiento y un grupo de consultas. Utilizar un software de gestión de la matrícula que se integre con herramientas existentes como el software de sistemas de información estudiantil (SIS) o el software de gestión escolar para agilizar el intercambio de datos de asuntos estudiantiles recopilados por la escuela.
• Mantener la confidencialidad de la información de los estudiantes potenciales y existentes y respetar la naturaleza privada de estos datos bajo las leyes federales, estatales y locales.