¿Qué es la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja es un método de contabilidad que se centra en los fondos disponibles. Las empresas utilizan esta técnica para registrar transacciones cuando realizan o reciben un pago. En otras palabras, estas empresas solo reconocen una transacción después de recibir una venta o un pago a un proveedor por productos o servicios. El efectivo se refiere a saldos bancarios, cheques, billetes, monedas y giros postales.
Aunque la contabilidad de caja puede solo ayudar a gestionar las finanzas de algunas empresas, el software de contabilidad puede ahorrar tiempo y otros recursos a través de una gestión eficiente de los datos financieros.
¿Quién usa la contabilidad de caja?
Dado que el método de contabilidad de caja registra ingresos y gastos cuando se realiza la transferencia de efectivo, no es factible para grandes corporaciones, empresas que manejan inventario u organizaciones que brindan servicios a crédito.
Bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), las empresas y corporaciones estadounidenses con un ingreso promedio anual de más de 25 millones de dólares durante tres años consecutivos están obligadas a usar un método de contabilidad de acumulación.
Sin embargo, para las personas autónomas y las pequeñas empresas, siempre que las ventas sean inferiores a la marca de 25 millones de dólares, se puede utilizar cualquiera de los métodos de contabilidad, dependiendo de los requisitos de su banco. Para las pequeñas empresas, el método de base de caja es fácil para mantener registros financieros sin preocuparse por cuentas por cobrar o cuentas por pagar. También les da una idea clara de cuánto dinero tienen para compras.
64%
de los propietarios de negocios en EE. UU. gestionan la contabilidad de forma independiente.
Fuente: fitsmallbusiness.com
Ejemplo de contabilidad de caja
Supongamos que la empresa ABC vende ingredientes alimenticios. Factura a un cliente 2,000 dólares por materias primas el 10 de mayo y recibe el pago el 10 de junio, según su política de crédito de 30 días.
Según el método de contabilidad de caja, la empresa registra la venta en el estado de flujo de caja el 10 de junio, cuando se recibe el monto.
Al considerar los gastos, si la empresa ABC realiza una solicitud de compra de 800 dólares por un ingrediente el 22 de abril y paga al proveedor el 22 de mayo, la empresa registra el monto el 22 de mayo.
El estado de resultados de ABC se vería así:
|
Estado de Resultados de Contabilidad de Caja de ABC (Estado de Pérdidas y Ganancias) |
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|
Mes |
Costo de bienes vendidos ($) |
Ingresos recibidos ($) |
Monto de PO levantado ($) |
Gastos pagados ($) |
Ingreso neto ($) |
|
Abril |
0 |
0 |
800 |
0 |
0 |
|
Mayo |
2,000 |
0 |
0 |
800 |
-800 |
|
Junio |
0 |
2,000 |
0 |
0 |
2,000 |
Como se ve en el ejemplo anterior, usando el método de caja, junio parece ser un mes rentable y mayo uno de pérdidas. Sin embargo, al analizar más a fondo, podemos ver que mayo es el mes que ha registrado ventas sin ningún gasto.
Ventajas de la contabilidad de caja
Las pequeñas empresas pueden encontrar muchas ventajas al usar la contabilidad de base de caja.
- Curva de aprendizaje razonable: La contabilidad es simple y directa con este método de contabilidad. Mantener registros se puede hacer manualmente o utilizando cualquier software de contabilidad, sin la ayuda de un profesional externo.
- Información actualizada sobre el flujo de caja: Para las pequeñas organizaciones, la contabilidad de caja es una excelente manera de entender cuánto dinero tiene la empresa a mano. Esta evaluación a corto plazo proporciona una imagen clara del flujo de caja, y al estudiarlo, el departamento de contabilidad puede evaluar el uso de los recursos.
- Fines fiscales: Las declaraciones de impuestos solo se presentan sobre el efectivo recibido, lo que permite a las empresas programar sus transacciones a su favor al ralentizar o acelerar los gastos.
- Gestión más fácil de registros: El método de caja es un sistema de entrada única que registra cada transacción como efectivo una vez, lo que hace que el seguimiento de registros sea más sencillo.
Desventajas de la contabilidad de caja
Aunque la falta de complejidad es atractiva, la contabilidad de caja también tiene desventajas.
- Precisión a corto plazo: Al considerar la rentabilidad a largo plazo, los registros de contabilidad de caja pueden ser engañosos. Dado que el método de caja no considera los montos facturados o los gastos futuros, los datos de ganancias pueden ser inexactos. Por ejemplo, una empresa que registra menos ventas en un mes mientras recibe pagos pendientes muestra ese mes como altamente rentable, mientras que el ingreso neto es menor.
- Oportunidades para discrepancias de datos: El método de contabilidad de caja es vulnerable a errores humanos simples e intenciones humanas maliciosas. Es posible que empleados deshonestos manipulen registros al no cobrar cheques recibidos, aumentar gastos y ocultar ingresos.
- Restricciones: GAAP requiere que las empresas produzcan registros financieros utilizando el método de contabilidad de acumulación, ya que registra las ventas cuando ocurren. Según el IRS, las corporaciones, las empresas que mantienen inventario o las empresas con un ingreso promedio anual superior a 25 millones de dólares también deben usar la contabilidad de acumulación.
- Préstamo: Algunos prestamistas pueden preferir los estados financieros de base de acumulación al otorgar un préstamo, ya que cuentan una historia más precisa de la salud financiera de una empresa.
Contabilidad de caja vs. contabilidad de acumulación
Las empresas deben decidir sobre un sistema de contabilidad porque impacta en los cálculos de impuestos. La diferencia entre la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulación es cuándo se registran los ingresos y los gastos.
El método de contabilidad de caja solo registra ingresos y gastos cuando el efectivo cambia de manos. El flujo de entrada y salida de efectivo se registra para transacciones financieras. Las cuentas por cobrar (recibos de efectivo) y las cuentas por pagar no son un factor; solo se agregan a un estado de resultados cuando se liquida la factura.
Además, no se monitorean inventarios, pagos parciales o cuentas incobrables. En este caso, el único ingreso imponible es el dinero recibido al vender un producto o servicio.
Es adecuado para propietarios de pequeñas empresas, autónomos, freelancers y contratistas independientes.
El método de contabilidad de acumulación es más complejo y requiere más tiempo. Reconoce los ingresos ganados y los gastos acumulados, independientemente de cualquier efectivo acreditado o debitado. Los estados financieros registran todas las cuentas por cobrar, por pagar y actualizaciones de inventario. Por lo tanto, proporcionan una imagen más precisa de la salud financiera de una empresa para la planificación a largo plazo.
Es un método conforme a GAAP que los bancos aceptan y los inversores requieren. Con la contabilidad de base de acumulación, incluso los pagos pendientes o los ingresos acumulados son imponibles.
Las empresas grandes y pequeñas pueden emplear la contabilidad de base de acumulación, y es obligatoria para las empresas cuyos ingresos anuales promedio superan los 25 millones de dólares.
Registrar y gestionar el flujo de caja es imperativo para manejar las finanzas. Echa un vistazo a cómo la gestión de efectivo puede ayudar a mantener la estabilidad financiera.
Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.
