Comunicación verbal: Estás diciendo más de lo que piensas

Las palabras son difíciles de ignorar.

Es difícil mantener la boca cerrada cuando sentimos fuertemente sobre un tema e imposible apagar nuestros oídos cuando escuchamos algo desagradable. Debido a esto, la comunicación verbal tiene el poder de hacernos retroceder y empujarnos hacia adelante en los negocios.

Todos los tipos de comunicación implican un mensaje que viaja de un emisor a un receptor. El emisor tiene la información y luego, utilizando un canal de comunicación, la entrega al receptor.

La comunicación verbal puede ser complicada ya que el tiempo entre el emisor y el receptor es casi nulo. Las formas de comunicación escrita pueden quedar sin leer o ser pasadas por alto por error, pero la comunicación verbal deja todo sobre la mesa.

Comunicación verbal en los negocios

No importa la industria en la que trabajes o el tamaño de tu negocio, la comunicación verbal es una habilidad necesaria. Se utiliza todos los días con o sin pensar y si se necesita una respuesta, se espera de inmediato.

La comunicación verbal ocurre en una serie de situaciones diferentes en el lugar de trabajo. Cualquier interacción que involucre a dos o más personas, hablando y escuchando se considera comunicación verbal. La gran dependencia de las reuniones en persona, llamadas telefónicas y videoconferencias en los negocios, por lo tanto, requiere su uso regular.

4 tipos de comunicación verbal

Los diferentes aspectos de la comunicación verbal son estáticos, mientras que la forma en que se ejecutan es dinámica. Esto hace que las combinaciones de tipos de mensajes sean infinitas y la interpretación adecuada de ellos aún más importante. Malinterpretar el mensaje de alguien o las partes de la comunicación verbal utilizadas puede llevar a una respuesta tonta o a confiar en información poco confiable. A continuación se enumeran las cuatro partes de la comunicación verbal y por qué son importantes para comprender o presentar completamente un mensaje.

1. Preparación

La preparación es el acto de prepararse para un evento determinado. En la comunicación verbal, los mensajes compartidos pueden ser tan ensayados como un discurso de aceptación escrito en los Oscar, o tan irreflexivos como una reacción vocal al ser picado por una abeja.

En los negocios, la cantidad que debes prepararte para una interacción verbal depende de algunas cosas. Aquí hay un par de preguntas que debes hacerte antes de entrar en una situación donde la comunicación verbal dominará.

¿Con quién estás comunicándote?

Considera a tu audiencia. Si estás pasando por el escritorio de un colega para aclarar algo, simplemente ten tu pregunta lista. Si estás dirigiéndote a todo un equipo, podrías querer tener una lista rápida de temas lista para usar. Sin embargo, si estás reuniéndote con tu jefe y te preguntas cómo pedir un aumento, querrás prepararte, y tal vez incluso ensayar.

¿Cuál es el tema de discusión?

Contempla el tema en cuestión. Los temas típicos discutidos en una reunión semanal con tu gerente podrían surgir naturalmente y requerir poco o ningún preparativo. Por otro lado, temas delicados como el salario, las promociones y la controversia en el lugar de trabajo podrían requerir más tiempo de preparación.

¿Qué necesita lograrse al final de la discusión?

Establece un objetivo para los temas a cubrir. La comunicación verbal no estructurada puede llevar a desviarse del tema. Aunque las conversaciones no relacionadas pueden interrumpir temas más serios y actuar como un buen refresco, el tiempo de todos es valioso y no debe desperdiciarse. Un conjunto preparado de temas ayudará a mantener la reunión en el camino correcto, y si el tiempo lo permite, una breve mención de la nueva máquina de capuchino en la cocina, entonces que así sea.

Aunque prepararse puede ser un dolor, es una gran manera de ser más eficiente al comunicarse verbalmente.

2. Elección de palabras

La elección de palabras es exactamente lo que parece: la elección de palabras. Pasar tiempo extra considerando el proceso de comunicación puede parecer tonto. La mayoría de las veces al hablar no pensamos en las palabras que usamos. Simplemente salen. Sin embargo, la teoría de la comunicación nos muestra que el proceso de hablar en realidad tiene mucho que ver. En los negocios, profundizar un poco más en el proceso de comunicación vale la pena, especialmente con la elección de palabras.

Primero, y lo más importante, se debe considerar al público. Si tu uso de la comunicación verbal es para integrar a empleados de nivel inicial, podría ayudar a atenuar los términos complicados de la industria o tomarse un segundo extra para explicar lo que significan. Por otro lado, al hablar con veteranos, no hay necesidad de perder su tiempo con definiciones.

La elección de palabras también es situacional. Cuando un evento determinado requiere interacción utilizando comunicación verbal, las palabras elegidas darán a los receptores del mensaje una comprensión de cómo deben interpretar el mensaje. Algunas palabras son más positivas y indulgentes mientras que otras son negativas y distribuyen culpa. Esto se conoce como la connotación de la palabra. Veamos un ejemplo.

Supongamos que estás a punto de confrontar a tu jefe sobre pedir una nueva impresora. Ella continuamente afirma que son caras y que la impresora actual funciona perfectamente bien. Debido a que no estás de acuerdo, decides insistir un poco más en ello esta vez. Considera las siguientes opciones.

“Estás siendo tacaña.”

“Aprecio que seas frugal.”

Las frases anteriores técnicamente significan lo mismo: tu jefe es económica y cuidadosa con el dinero. Sin embargo, frugal tiene una connotación mucho más positiva que tacaña, cambiando completamente la interpretación. Dado que tu objetivo era halagar a tu jefe para conseguir una nueva impresora, la última podría ser tu mejor opción.

Aunque las palabras tienden a salir de nuestra boca sin mucho pensamiento, hay momentos en los que vale la pena el esfuerzo extra de elegir las correctas al usar la comunicación verbal.

3. Tono

En la comunicación verbal, el tono se conoce como la actitud detrás de las palabras. Interpretar correctamente el tono de alguien es tan importante como entender las palabras que dice.

Uno de los factores más significativos del tono de un mensaje es el énfasis. El contenido de una oración o frase puede permanecer completamente sin cambios, pero si el énfasis se mueve de una palabra a otra, se puede implicar algo diferente. Aquí hay un ejemplo rápido de cómo el énfasis puede ajustar el contexto. Considera estas dos oraciones y coloca el énfasis en las palabras en cursiva.

“Yo entregué mi informe de ventas a tiempo.”

“Yo entregué mi informe de ventas a tiempo.”

Esas declaraciones tienen exactamente las mismas palabras. Sin embargo, cuando se enfatiza el “Yo”, insinúa que aunque tú entregaste tu informe de ventas a tiempo, tal vez alguien más no lo hizo. Cuando se coloca el énfasis en “ventas”, implica que aunque su informe de ventas se terminó a tiempo, tal vez un tipo diferente de informe llegó tarde.

Al igual que las otras partes de la comunicación verbal, tu audiencia y objetivo determinarán tu tono de voz. Hablar con un grupo de amigos sobre tu nueva película favorita tendrá un tono mucho más relajado que presentar tus números de tráfico web al CEO, lo cual será más profesional. Recuerda adoptar el tono apropiado en una conversación.

No es raro que las personas reaccionen más al tono de un orador que a sus palabras reales. Presta atención a la situación y ajusta tu tono en consecuencia.

4. Escucha y retroalimentación

Una de las bellezas de la comunicación verbal es la posibilidad de retroalimentación. El receptor no está allí solo para absorber el mensaje, sino para enriquecer la conversación con preguntas, frases reformuladas y, a veces, incluso críticas.

Para contribuir con retroalimentación relevante, es necesario escuchar. O mejor aún, escuchar activamente. Cuando el receptor tiene en cuenta el tono, el énfasis y la elección de palabras para el significado general del mensaje, está escuchando activamente.

No es divertido para nadie cuando una conversación es completamente unilateral, así que escucha y contribuye.

¡Habla!

La comunicación verbal es crucial para el éxito de un negocio. No solo es una herramienta clave para presentar información profesional, sino que la charla de oficina ayuda a crear un ambiente donde las personas se sientan cómodas y felices de trabajar. Mejora tus habilidades de comunicación verbal para crear un equipo productivo y satisfecho.