Una guía completa de RFQs para compradores y vendedores

Si has logrado mover a un prospecto por tu embudo de ventas hasta el punto en que quieren empezar a hablar de precios, eso es una buena señal.

Esto significa que todas tus conversaciones previas sobre los beneficios que tu solución puede proporcionar los intrigaron lo suficiente como para considerar comprarla. En el competitivo mercado actual, los productos se están configurando, valorando y cotizando para producir la combinación ideal de características para cada cliente. Y con productos personalizados vienen precios personalizados.

Tu sitio web podría dar a los clientes potenciales una estimación de lo que podría costar tu solución, pero si están serios sobre la compra, enviarán una RFQ para obtener una imagen más exacta.

El proceso de solicitud de cotización es necesario para las empresas que compran y venden productos altamente especializados. Una talla única para todos ya no es una realidad en las ventas B2B de SaaS. Como entidad empresarial, usarás el sombrero tanto de comprador como de vendedor en algún momento: tu empresa también necesita comprar soluciones.

Esto significa que experimentarás enviando y recibiendo RFQs. La lección más importante para ambos lados del proceso de RFQ y de adquisición en general es ser lo más específico posible.

En el lado del comprador, asegurarse de que el proveedor sepa exactamente lo que quieres es la mejor manera de obtener una cotización de precio precisa. Cuando se trata de vender, ser específico es crucial porque una vez aceptadas, esas cotizaciones de precio pueden usarse como documentación legalmente vinculante para la transacción.

RFI vs. RFQ vs. RFP

Las RFQs rara vez están solas en el proceso de compra de un cliente. Junto con una solicitud de cotización a menudo viene una solicitud de información (RFI) y una solicitud de propuesta (RFP). Los tres elementos pueden usarse de manera independiente o en conjunto.

Aunque son formularios de solicitud diferentes, las RFIs, RFQs y RFPs sirven al mismo propósito general: asegurarse de que ambas partes tengan toda la información relevante necesaria para avanzar con el acuerdo. Para los compradores, es el costo y las capacidades de la solución. Para los vendedores, son las expectativas del comprador.

La mejor manera de explicar las RFQs es echando un vistazo más profundo a cada una de estas solicitudes para obtener una mejor comprensión de por qué las empresas las usan, qué suelen incluir y el orden que siguen.

Solicitud de información (RFI)

Una RFI es una solicitud de información. Es el método formal para que los compradores potenciales pidan a los proveedores más información sobre su solución. Entre las RFIs, RFQs y RFPs, las RFIs se envían primero, ya que actúan como una fuente de información preliminar importante para los clientes.

Las RFIs plantearán preguntas abiertas a los proveedores para obtener una buena idea de qué beneficios, características y capacidades puede ofrecer su solución. Lo bueno de enviar una RFI es que todos los detalles que buscas estarán grabados en la mente del representante de ventas, lo que significa que obtendrás tus respuestas más rápido que con otros tipos de solicitudes.

La solicitud de una RFI no promete que se realizará una compra, sino que simplemente exhibe el interés del comprador en lo que ya sabe y una curiosidad por aprender más. Los proveedores solo publicarán cierta información en su sitio web, por lo que los compradores que se están interesando cada vez más en la solución usarán una RFI como parte de su proceso de toma de decisiones.

Si bien recibir una RFI de un cliente es una buena señal de que al menos están un poco interesados en tu producto, es probable que las estén recopilando de múltiples proveedores. Pero no puedes culparlos. Para tomar una decisión de compra informada, necesitan examinar todas sus opciones.

Como comprador, tu RFI debería darte una buena idea del nivel de experiencia del proveedor. Proporciónales algo de información de fondo sobre tu empresa y hazles saber lo que estás tratando de lograr con su producto.

Como vendedor, elabora tu respuesta basándote en toda la información dentro de la RFI, junto con alguna otra investigación que hiciste sobre el prospecto. Su solicitud debería darte una buena idea de su punto de dolor, así que asegúrate de hablar de eso en tu respuesta.

Solicitud de cotización (RFQ)

Después de obtener una RFI y recibir una respuesta, el cliente considerará la información y determinará si el proveedor puede proporcionar una solución valiosa que su empresa necesita. Si este es el caso, el siguiente área de preocupación es el precio. Los clientes obtendrán esta información enviando una solicitud de cotización, o una RFQ.

Una RFQ es una solicitud de cotización sobre una solución altamente específica que un comprador enviará a un proveedor potencial. Estas solicitudes incluirán una lista de requisitos que el cliente está buscando en un producto.

En esta etapa del proceso de compra, el cliente sabe exactamente lo que quiere y dónde puede obtenerlo. El propósito de una RFQ es asegurarse de que la solución pueda comprarse dentro de su presupuesto.

Los clientes potenciales también estarán enviando múltiples RFQs a numerosos proveedores. Sin embargo, si recibes una, muestra que el nivel de interés del comprador ha aumentado desde que recibieron tu respuesta a su RFI.

Como comprador, asegúrate de que tu RFQ incluya una lista detallada de todas las características, capacidades y funcionalidades que estás buscando. Da al proveedor una idea de la duración esperada de tu uso de su solución, la fecha en que te gustaría comenzar a usarla y cualquier término de pago relevante para tu empresa. Todos estos detalles son increíblemente importantes para recibir una respuesta lo más detallada posible.

Como vendedor, cuando respondas con una cotización de precio, asegúrate de que todos los detalles de precios sean exactamente como deseas que sean. Si un cliente firma la cotización de precio con la que respondes, podría convertirse en un documento legalmente vinculante en el proceso de ventas. Así que asegúrate de que con lo que respondas, estés cómodo cumpliéndolo.

Solicitud de propuesta (RFP)

Una solicitud de propuesta es un método que los clientes usarán para obtener información específica de los proveedores, incluido el precio de una solución. Los prospectos que buscan un nuevo producto enviarán RFPs para ofrecer más detalles sobre el problema que enfrentan con la esperanza de que el proveedor responda con algunas resoluciones sugeridas.

Un propósito clave de enviar una RFP es obtener información sobre soluciones específicas para tu problema que tal vez no pensaste durante tu investigación. Las personas dentro de la empresa tienen más experiencia con su producto y deben usarse como recurso para configurar la mejor solución y plan de acción posible.

Al enviar una RFP, necesitas ser lo más específico posible. Da al proveedor detalles sobre tus procesos, necesidades y objetivos finales para la inversión. En este punto, deberías estar listo para realizar una compra. Esta no es tanto una fase de exploración, sino más bien una fase de "construyamos un plan de acción concreto para mi negocio".

Las RFPs también incluirán preguntas sobre el flujo de trabajo de la colaboración, en caso de que se realice una compra. Por ejemplo, el comprador preguntará sobre los procesos de implementación, métodos para mantener el costo bajo control y cualquier preocupación previsible que el proveedor pueda tener sobre el cronograma.

Los clientes podrían pedir estudios de caso, referencias o reseñas de clientes. Si ese es el caso, reclama tu perfil en G2 y deja que tus antiguos clientes hablen por ti.

Aquí tienes un resumen rápido:

El proceso de RFQ

Tu empresa enviará y recibirá muchas RFQs durante su vida útil, y el resultado final del documento casi nunca será el mismo. Sin embargo, el proceso empresarial generalmente seguirá los mismos seis pasos.

Vamos a explicarlo desde la perspectiva del comprador, ya que ellos pasan por cada fase del proceso. En cuanto a los vendedores, todavía hay mucho que aprender de este lado de las cosas.

1. Preparar el documento

Durante la fase de concienciación del viaje del comprador, el cliente comenzará a identificar y definir el punto de dolor que su empresa está experimentando y buscando resolver. Esa etapa de exploración interna puede ser extremadamente útil al comenzar a construir una RFQ, ya que puedes resaltar fácilmente las necesidades que deseas satisfacer.

Al preparar una RFQ, comienza con una breve introducción a tu empresa y el problema que esperas que el proveedor pueda resolver. Esto pondrá en marcha al vendedor, ayudándoles a comenzar a pensar en lo que tu empresa necesita.

Además de tu información de fondo, aquí tienes una lista de cosas que debes incluir en tu RFQ:

• Producto o servicio que te interesa
• Métodos de entrega
• Cantidad de la solución
• Términos de pago
• Método de evaluación
• Cronograma para la revisión y toma de decisiones
• Términos y condiciones del contrato
• Requisitos para enviar la cotización de precio

Podría verse algo así como esta plantilla:

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2. Definir la lista de proveedores

A continuación, el comprador elaborará una lista de posibles proveedores de servicios. El mercado siempre está evolucionando, y nuevas empresas están entrando con innovaciones nunca antes vistas. Tu solicitud de cotización debería estar abierta a más de un postor. Es posible que alguien esté ofreciendo una solución especialmente configurada de la que no estás al tanto.

Aunque tu RFQ muestra interés en el negocio de alguien, no es un contrato vinculante. Esa es la belleza de ello: puedes obtener una descripción detallada de más de una solución potencial y considerar todas tus opciones antes de realizar una compra.

3. Enviar la RFQ

Envía una RFQ a cada proveedor potencial en tu lista. Antes de hacer eso, sin embargo, asegúrate de haber incluido todos los detalles necesarios sobre tu empresa. Para encontrar la mejor solución para tu empresa, el vendedor debe entender los entresijos, procesos, estrategias y, quizás lo más importante, objetivos.

También ten en cuenta los cronogramas y fechas que mencionaste para la presentación. Antes de enviarte una cotización de precio real, el proveedor podría contactarte con algunas preguntas aclaratorias, así que tenlo en cuenta.

4. Analizar las respuestas

Luego es el momento de analizar las respuestas que recibiste. Ten en cuenta tu fecha de vencimiento en esta etapa. Si estableciste una fecha límite para las ofertas, espera hasta que hayas alcanzado esa fecha y luego échales un vistazo a todas después.

Presta atención a características importantes del producto, precio, duración y cualquier otro detalle que pueda ayudar o dificultar tu relación con el proveedor o la resolución del punto de dolor.

5. Tomar una decisión

La forma más obvia de tomar tu decisión es seleccionando al proveedor que ofrece la solución más valiosa al precio más bajo. Aunque esa es una estrategia sólida para elegir comprar a alguien, hay otras cosas a considerar también.

¿Cómo fueron tus conversaciones con el representante de ventas antes de enviar la RFQ? ¿Realmente tenían en mente tus mejores intereses? ¿Son confiables? ¿Son alguien que busca estar en una relación comercial mutuamente beneficiosa y respetuosa? Las respuestas a estas preguntas también deberían influir en tu toma de decisiones.

Después de haber elegido un proveedor, hazles saber las buenas noticias.

6. Avisar a los demás

Otros vendedores estarán esperando una respuesta a su cotización de precio, y es de mala educación dejarlos colgados. No olvides notificar a las otras empresas que recibieron tu RFQ que has decidido avanzar con otra compañía. Es cortesía común, y no quieres quemar puentes.

Cumple con el proceso

El proceso de compra se llama proceso por una razón. Tus acciones, lenguaje y solicitudes como comprador emiten señales importantes que informan a los vendedores sobre tu disposición para comprar.

Enviar una RFQ y obtener una cotización de precio podría ser una de las últimas cosas que hagas antes de realizar una venta o decidir una compra. Sé claro, conciso y no tengas miedo de decirles exactamente lo que quieres.

Una vez que hayas tomado tu decisión de compra o venta, asegúrate de mantener el acuerdo actualizado en el software de gestión de contratos de tu empresa.