Introducción al Proyecto 101: Pasos Esenciales para un Comienzo Exitoso

Piense en la última vez que fracasó en el trabajo. ¿Cuáles son las posibilidades de que podría haber evitado ese fracaso si hubiera tomado un poco más de tiempo para planificar?

Si es un gerente de proyectos, la respuesta a esa pregunta es obvia. Le pagan por ser el 'Planificador en Jefe' de sus equipos de proyecto. El fracaso de un proyecto proviene de la falta de comunicación, presupuestos excedidos y obstáculos imprevistos.

Aunque algunas de esas cosas son inevitables, hay una estrategia que puede utilizar para aumentar sus posibilidades de éxito en el proyecto.

Estrategia de incorporación de proyectos

Construir flujos de trabajo y procesos desde cero es un desafío. Encontrar el equilibrio entre la planificación previa y la sobrepreparación puede ser complicado. Quiere sentirse listo para abordar las cosas de frente, pero también debe dejarse espacio para evolucionar con el proyecto.

La incorporación de proyectos permite el espacio perfecto para hacer todo eso y más. Este proceso de cuatro pasos responderá a todas las preguntas relacionadas con un proyecto, le permitirá construir su equipo de ensueño para el proyecto y prepararse a usted y a su equipo para el éxito.

1. Reúnase con el cliente

Ya sea que el cliente sea un socio externo o alguien dentro de su empresa, este es un primer paso importante a tomar. Comunicar las expectativas de un proyecto antes de que comience aumenta las posibilidades de que el proyecto tenga éxito.

Siéntese con el cliente y discuta su visión para el proyecto. ¿Qué le están pidiendo a usted y a su equipo? Déles espacio para discutir sus pensamientos y luego enfoque el tema.

Cubrir estos aspectos básicos permitirá a su equipo profundizar en los requisitos del proyecto. Discuta estos detalles a fondo antes de iniciar su proyecto. Esto previene confusiones y hace que todos estén en la misma página.

2. Confirme la viabilidad del proyecto

Después de haber discutido los detalles del proyecto, puede avanzar confirmando que el proyecto es viable. La mayoría de los equipos prefieren comenzar con un estudio de viabilidad antes de crear una lista de verificación de incorporación de proyectos. Un estudio de viabilidad responde si un proyecto es posible y una lista de verificación del proyecto describe cómo se completará un proyecto.

Cómo realizar un estudio de viabilidad del proyecto

Antes de que su proyecto pueda comenzar, es importante verificar si es posible. Un estudio de viabilidad consiste en investigar antes de la aprobación de un proyecto. Incluye examinar el costo propuesto de un proyecto, los recursos requeridos, el ROI y más.

Los estudios de viabilidad de proyectos no son blanco y negro. Por ejemplo, puede encontrar que un proyecto no tendrá éxito en su estado actual, pero podría tener éxito si se extiende el plazo.

Será responsabilidad de su equipo descubrir estos matices y comunicarlos al cliente. Puede que se necesiten algunas rondas de ida y vuelta antes de llegar a un proyecto que esté preparado para el éxito.

Cómo crear una lista de verificación de incorporación de proyectos

Después de haber determinado la viabilidad de su proyecto, es hora de crear un plan. Su lista de verificación del proyecto es una visión general de alto nivel del proyecto. Es menos detallada que un plan de proyecto oficial y se utiliza principalmente para mantener a su cliente y a su equipo interno en la misma página.

Lo que hace que las listas de verificación de incorporación de proyectos sean populares es que cualquier tamaño de equipo puede utilizarlas. Proporcionan claridad y estructura a cada proyecto mientras le dan a su equipo una hoja de ruta con la que trabajar. Una buena lista de verificación de incorporación de proyectos es exhaustiva y consistente sin importar el tipo de proyecto en el que esté trabajando.

El propósito de su lista de verificación de incorporación de proyectos es responder a todas las preguntas del proyecto en un solo lugar. Nadie debería preguntarse quién está trabajando en qué o cuáles son las expectativas. Su lista de verificación actúa como la Estrella del Norte para todo lo relacionado con su proyecto.

3. Construya su equipo de proyecto

No debería construir su equipo de proyecto hasta que haya finalizado la lista de verificación del proyecto. Es importante entender qué trabajo necesita hacerse antes de decidir quién lo hará. Evite formar un equipo de proyecto hasta que entienda qué implicará un proyecto.

No subestime la importancia de este paso. Hable con las personas que ha seleccionado para el proyecto y asegúrese de no olvidar a nadie. Será difícil agregar personas al proyecto una vez que haya comenzado. Consiga a todos los que necesita desde el principio.

Presente al equipo

Una vez que haya reunido a su equipo de proyecto, puede presentar a todos. No subestime la importancia de reunirse como grupo antes de comenzar su proyecto. Programe una reunión de inicio del proyecto para discutir los detalles del proyecto a fondo. También debe enviar un correo electrónico de presentación del equipo del proyecto con todos en copia.

El mayor error que puede cometer es asumir que todos ya se conocen. Tomar algunos pasos adicionales para presentar a su equipo y construir relaciones dará sus frutos. Presente a los miembros del equipo por título y explique su papel en la finalización exitosa del proyecto.

Mantenga las reuniones en marcha

Después de haber presentado a su equipo, necesitará establecer la frecuencia de sus reuniones. Aunque sería agradable reunirse una vez y luego separarse para completar su trabajo, la comunicación es clave para el éxito del proyecto.

Algunos equipos prefieren reunirse una vez a la semana, mientras que otros prefieren una reunión diaria para discutir el proyecto. Antes de tomar decisiones, tome el pulso de la frecuencia con la que a su equipo le gusta reunirse.

Siempre tenga en cuenta las cargas de trabajo de sus compañeros de equipo. Puede que quiera reunirse a diario, pero eso podría no funcionar para otros empleados. Encuentre un término medio que no interrumpa el trabajo diario de todos.  

4. Cree un plan de proyecto

El paso final en su proceso de incorporación de proyectos es completar el plan de proyecto. Su plan de proyecto amplía lo que construyó en el esquema del proyecto creando pasos accionables para cada parte del proceso.

Este también es el momento en que debe agregar contexto al proyecto en relación con sus compañeros de equipo. Explique qué es el proyecto y cómo cada uno de ellos juega un papel en su finalización. Debe usar su reunión de presentación del equipo del proyecto para entregar cualquier documento relevante, inicios de sesión de software, notas del proyecto o URL a sus compañeros de equipo.

La gestión de proyectos puede hacer que organizar a todos en su equipo sea mucho más fácil. Combinar conceptos con herramientas puede ayudarle a crear un plan de proyecto y distribuir el contenido requerido a su equipo. Usar software de gestión de proyectos le da la ventaja de poder asignar fácilmente a los miembros del equipo a diferentes tareas a medida que las desarrolla.

Una vez que tenga el plan de proyecto completamente desarrollado, puede comenzar a completarlo. Al cargar el proceso con la incorporación de proyectos, ha eliminado los obstáculos del camino de su equipo.

Ahora que la mayoría de sus preguntas han sido respondidas, puede concentrarse en sumergirse directamente en el proyecto en cuestión. Planificar con anticipación siempre da sus frutos a largo plazo.

Desafíos de la incorporación de proyectos

No hay nada peor que llegar a la mitad de un proyecto solo para darse cuenta de que no se alinea con los objetivos generales de la empresa. O peor aún, descubrir que está en un proyecto del que nadie le informó en primer lugar.

Estos tipos de problemas son más comunes de lo que piensa. El 75% de los empleados dice que cree que sus proyectos están condenados desde el principio.

Fuente: Dilbert

La incorporación de proyectos es su oportunidad para prevenir el desperdicio de tiempo y recursos antes de que sucedan. Aquí hay algunos problemas comunes de proyectos que su estrategia de incorporación de proyectos ayudará a solucionar con anticipación.

Falta de comunicación en el proyecto

El cliente quiere una cosa, pero su equipo de desarrollo le dice que no es posible, y su equipo de ventas pide la luna. La incorporación y planificación de proyectos le ayudará a involucrar a todos en un proyecto en la misma página antes de comenzar. Esto ayuda a gestionar las expectativas y asegurar que todos trabajen hacia el mismo objetivo compartido.

Falta de herramientas necesarias

Si le pidiera que me tejiera una bufanda pero no le proporcionara agujas de tejer o hilo, ¿cree que aún podría hacer una bufanda? Podría ser capaz incluso sin las herramientas tradicionales, pero le tomaría mucho más tiempo y esfuerzo.

Esta misma lógica debe aplicarse a cualquier proyecto que su equipo emprenda. La incorporación de proyectos requiere que se siente con su equipo y determine qué necesitará para llevar el proyecto a la meta antes de comenzar.

Presupuestos de proyectos excedidos

Nada detendrá un proyecto más rápido que quedarse sin presupuesto. Según el artículo anterior, el 55% de los gerentes de proyectos citaron el exceso de presupuesto como una razón para el fracaso del proyecto.

Cuando su equipo establece todo el ciclo de vida del proyecto dentro de su incorporación de proyectos, las posibilidades de exceder su presupuesto disminuyen drásticamente. Involucrar a todos desde el principio le ayudará a establecer metas más realistas para su presupuesto del proyecto.

Comprensión de la prioridad del proyecto

Hay muy pocas personas que trabajan en un proyecto a la vez antes de pasar al siguiente. Puede ser difícil para los empleados involucrados en múltiples proyectos priorizar sus flujos de trabajo diarios. La incorporación de proyectos ayuda a comunicar la importancia del proyecto a todos los involucrados.

Esto puede incluir qué prioridad tiene en su trabajo diario o cuán flexibles pueden ser los plazos del proyecto. Es una pequeña parte de lograr que su equipo de proyecto esté en la misma página.

Insatisfacción del cliente

Si su proyecto incluye un cliente externo, hay un nivel de importancia en entregar exactamente lo que el cliente quiere. La incorporación de proyectos incluye una fase de resumen del cliente donde su equipo comunica las expectativas con el cliente.

Incluir esto como una parte formal del proceso ayudará a su equipo a entregar un proyecto que haga feliz a su cliente. También ahorra a su equipo múltiples rondas de ediciones de ida y vuelta. Esto ayuda a llevar a un mejor proyecto entregado a tiempo y dentro del presupuesto.

¡Suba a bordo con la incorporación de proyectos!

Como cualquier nuevo proceso, su estrategia de incorporación de proyectos tomará tiempo para acostumbrarse. Pero una vez que su equipo se haya ajustado a sus nuevos flujos de trabajo, encontrará que trabajan mejor, más rápido y más inteligentemente que nunca.

Explore cómo definir y lograr hitos del proyecto para asegurar un progreso fluido y resultados exitosos.

Este artículo fue publicado originalmente en 2022. Ha sido actualizado con nueva información. robusto